Alamat Web : www.dpmptsp.sidoarjokab.go.

id
Tampilan aplikasi SIPPADU Back office
Menu sippadu BackOfiice
 PANDUAN OPERASIONAL APLIKASI PERIZINAN

SIPPADU
SISTEM INFORMASI PERLAYANAN PERIZINAN TERPADU
DPMPTSP KABUPATEN SIDOARJO

©2016 – 2021 Rev.2

 DAFTAR ISI
SOFTWARE SMARCHLINK SIPPADU

GAMBARAN UMUM SOFTWARE

MODUL-MODUL SOFTWARE
- BAGIAN PEMBUATAN AKUN
- HALAMAN PEMBUKA/LOGIN
- HALAMAN UTAMA APLIKASI
- BAGIAN PERMOHONAN IZIN
- MODUL KEAMANAN (PENGELOLAAN PASSWORD)
- MODUL TRACKING STATUS IZIN
- MODUL RUANG PUBLIK
- MODUL KNOWLEDGEBASE
PENUTUP
 SOFTWARE SIPPADU

GAMBARAN UMUM
Perkembangan teknologi yang semakin cepat, mengharuskan kita untuk beradaptasi dalam
pemanfaatannya guna mendukung efisiensi dan efektifitas kinerja di lingkungan kita. Dalam hal ini
DPMPTSP Sidoarjo telah memberikan layanan berbasis teknologi informasi guna memberikan
kemudahan layanan dalam bidang perizinan di lingkungan Kabupaten Sidoarjo. Layanan ini akan
menjadi media interaksi antata DPMPTSP Kab. Sidoarjo dengan Masyarakat/Pemohon, dimana hal
ini akan berfungsi dalam mendukung program pemerintah dalam transparansi dan percepatan
dalam pelayanan perizinan.
Dalam pemanfaatannya, aplikasi ini menggunakan sitem pengelolaan dokumen secara
terpusat, dimana aplikasi dan database terdapat di server sedangkan user/pengguna dalam
mengakses dapat memanfaatkan media browser (contoh: Internet Explorer, Firefox dll) sehingga hal
ini dapat diakses juga melalui perangkat PC, Notebook, ataupun Smartphone. Untuk mengakses
aplikasi ini dapat dilakukan dilingkungan DPMPTSP Kab. Sidoarjo dengan layanan bantuannya
ataupun melalui akses menggunakan internet dari jarak jauh. Tampak di bawah adalah gambaran
kedepan sistem perizinan berbasis Teknologi Informasi yang akan mempermudah dan mempercepat
pelayanan perizinan.

Gb. Arsitektur Perizinan Berbasis IT (Bertahap)

Modul-modul aplikasi perizinan yang akan dibahas tahap ini meliputi :

- Pendaftaran Akun
- Manajemen Perizinan secara Elektronik (Permohonan s/d Selesai)
- Modul Tracking Perizinan
HALAMAN PEMBUKA

Sebagai awal dalam memanfaatkan aplikasi ini, anda nantinya dapat mengakses melalui
media browser (seperti firefox dll) dengan alamat yang akan ditentukan, misalkan di
http://sippadu.dpmptsp.sidoarjokab.go.id/bppt/int, tampak seperti gambar di bawah ini.

Login

Login

Daftar Akun

Gb. Halaman Pembuka Aplikasi

Sebagai langkah awal penggunaan aplikasi, sebagai pemohon diminta untuk

mendaftar/membuat akun, agar nantinya dapat masuk kedalam sistem aplikasi. Pada bagian
halaman login terdapat fungsi Login, Daftar Akun, dan Lupa Akun? Bila mana pemohon lupa
password. Untuk membuat/mendaftarkan akun, lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik pada link +Daftar Akun, maka tampak gambar seperti di bawah ini :

2. Isi dengan lengkap form yang harus diisi sesuai peruntukkannya dan perhatikan syarat-
syaratnya. Misalkan seperti gambar di bawah ini.

3. Kemudian klik tombol Proses Registrasi, maka tampak seperti ini, yang artinya data sudah
terkirim dan anda akan mendapatkan email balasan untuk melakukan konfirmasi akun tersebut
adalah akun dengan email anda.
4. Kemudian cek email,

5. Kemudian buka email dan lakukan klik url untuk verifikasi.

6. Jika berhasil akan tampak informasi seperti ini.

7. Setelah verifikasi berhasil, maka user akses sudah dapat digunakan. Verifikasi dapat dilakukan
apabila tidak lebih dari 1 hari. Bila melebihi waktu yang diberikan, maka pemohon wajib
mengulang proses tersebut.
HALAMAN UTAMA APLIKASI (MENU UTAMA)

Untuk masuk pada halaman aplikasi, diperlukan User dan Password atau akun. Oleh karena itu,
masukkan User Name berupa email dan password yang sudah anda buat.
Jika login berhasil maka tampak halaman utama aplikasi SIPPADU sebagai berikut :
 Menu

Gb. Halaman Menu Utama

Halaman utama aplikasi ini, merupakan tampilan utama saat login berhasil atau dapat
diakses secara berulang di menu Home. Secara umum menu dibagi menjadi beberapa bagian atau
modul, yaitu :
 Bagian Permohonan Izin
Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin.

 Bagian Knowledgebase
Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin.
 Bagian Notif/Info Bayar Retribusi
Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin.

 Bagian Data Pemohon

Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin.

 Bagian Download
Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin.

 Bagian Simulator (Kalkulator IMB)

Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin.

 Bagian Support/Bantuan Chat

Merupakan bagian layanan pengajuan izin atau pendaftaran izin.

 Bagian Ruang Informasi Izin Dalam Proses s/d Selesai

Merupakan bagian layanan yang akan memberitahukan izin dalam tahap sedang diproses oleh
Operator/ Petugas Perizinan. Pada bagian ini pemohon dapat melakukan koreksi apabila diminta
oleh operator atau dapat dilakukan cetak tanda terima sampai sebelum SK disahkan.

 Bagian Informasi
Bagian ini berisi informasi umum yang diperlukan yang diposting oleh pihak DPMPTSP Sidoarjo.

 Tracking Status Izin

Merupakan bagian untuk memudahkan pemohon dalam mengontrol/mengetahui tahapan
proses izin dan statusnya.

BAGIAN PERMOHONAN IZIN

Pada tahap ini merupakan kegiatan permohonan izin untuk diinputkan kedalam sistem
aplikasi. Tahap ini dilakukan oleh pemohon sendiri dengan identitas waktu pembuatan akun.

Tahap ini meliputi :

1. Tahap 1 (Pemilihan Jenis Izin)
Memilih izin yang akan diajukan. Pada tahap ini juga akan menyimpan data awal atau data
Pemohon yang pernah digunakan jika sudah ada sebelumnya, sehingga pemohon tidak perlu
input lagi, selanjutnya klik untuk melanjutkan.
2. Tahap 2 (Isi Data Pemohon)
Mengisi data pemohon jika belum ada pemohon sebelumnya. Isi dengan lengkap, kemudian
lanjutkan ditahap berikutnya.

3. Tahap 3 (Pengisian Data Izin/Layanan)

Isi data izin selengkap-lengkapnya dan disamping kanan terdapat daftar berkas yang
dipersyaratkan, siapkan dokumen dalam bentuk scan dalam format pdf paling besar 10Mb
tiap Filenya. Setelah data lengkap, lanjutkan tahap berikutnya.
4. Tahap 4 (Upload Berkas)
Setelah mengisi data izin dengan benar dan dilanjutkan, maka tampak fasilitas upload
berkas, lakukan berulang sampai dengan dokumen terisi lengkap. Jika persyaratan sudah
terpenuhi, maka tampak kotak persetujuan untuk ditandai, dan lanjutkan untuk
penyelesaiannya.
 Gb. Contoh Upload Berkas

Gb. Persetujuan Upload Berkas

Persyaratan diatas hanyalah contoh demo dengan keterangannya.

5. Tahap 5 (Izin Selesai)

Tahap akhir dari permohonan izin, selanjutnya pemohon akan mendapatkan informasi
seperti gambar berikut.

Setelah permohonan selesai, maka pemohon dapat melihat status permohonannya masuk
dalam ruang Izin Dalam Proses. Dari bagian ini, pemohon dapat melihat sewaktu-waktu
perkembangan dari izin yang disampaikan dan jika permohonan sudah diterima maka
pemohon dapat mencetak Tanda Terima Register sebagai tanda berkas sudah diterima
untuk diproses selanjutnya.

Namun jika berkas permohonan terdapat kekurangan, maka permohonan akan dikoreksi
atau dikembalikan dan pemohon dapat memperbaikinya. Tampak dalam gambar dibawah
ini.
 Gb. Status Revisi Permohonan

Gb. Notifikasi di dalam Aplikasi dan Email

 Gb. Koreksi/Revisi berkas permohonan

Dan jika berkas sudah disampaikan kembali serta diterima, maka tampak permohonan dapat
status diterima dan register dapat dicetak sendiri.
 Gb. Perubahan status permohonan yang sudah diterima

Gb. C etak Gb. Contoh Cetak tanda terima salah satu izin.

Pada bagian izin, di dalam sudah terdapat informasi Riwayat Berkas yang berfungsi melihat
status/progres tahapan izin sudah sampai bagian mana, waktu dan keterangan/informasi
yang menyertainya.

Riwayat Berkas ini juga merupakan bagian yang dapat diakses secara langsung pada modul
tracking status izin.
Setelah permohonan selesai, pemohon akan mendapatkan informasi tentang
permohonannya pada bagian Arsip Izin, yang berarti permohonan izin sudah selesai dan
dapat diambil.
MODUL KEAMANAN (PENGELOLAAN PASSWORD)

Pada modul ini berfungsi untuk melakukan penggantian password akses terhadap aplikasi
ini. Pengguna dapat melakukan penggantian di bagian icon pengguna pojok kanan atas. untuk
menggunakannya, isikan data berikut:
Nama User : (nama user id yang digunakan untuk login ke aplikasi ini)
Password Lama : (password lama yang digunakan untuk login ke aplikasi ini)
Passoword Baru: (password baru yang hendak untuk mengganti password lama)
Kemudian tekan tombol "Rubah" maka akan ada konfirmasi jika perubahan berhasil atau tidak.

Gb. Form Penggantian Password

Gb. Form Penggantian Password
MODUL TRACKING (STATUS IZIN)

Modul tracking, membantu pemohon dalam mengetahui status permohonan izinnya. Untuk
menggunakan modul ini pemohon dapat mengakses pada url website atau menu bagian tracking
aplikasi SIPPADU DPMPTSP Kab. Sidoarjo (http://sippadu.sidoarjo.go.id). Dengan memasukkan kode
pendaftaran/register maka akan diketahui status dan tahapan izin dari berkas yang dimohon.

Menu Tracking

Setelah menekan link Tracking, maka akan tampak tampilan berikut :

 Gb. Form Tracking

Masukkan Nomor Pendaftaran atau Nomor Register yang terdapat dalam Tanda Terima, kemudian
klik tombol Proses, sehingga tampak informasi dari permohonan anda.

Gb. Hasil Tracking

MODUL RUANG PUBLIK (RUBIK) / BANTUAN CHAT

Modul ini merupakan sarana untuk memberi kemudahan pengguna dalam menyampaikan
pertanyaan perihal perizinan. Mekanisne penyampaian menggunakan sistem tiket yang dibuat
hirarkis mulai dari pengajuan sampai tiket ditutup dalam satu topik, sehigga antara pertanyaan dan
jawaban akan terpaket dalam satu informasi/topik.

Pertanyaan-pertanyaan dalam modul ini akan dijawab oleh petugas DPMPTSP. Pengguna dapat
mengakses menu Bantuan/Chat setelah masuk kedalam sistem aplikasi menggunakan akun
SIPPADU. Tampak menu Bantuan/Chat dalam gambar di bawah ini :

Gb. Menu Akses

Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut :

1. Setelah menu muncul seperti gambar di atas, selanjutnya klik tombol “Buka Tiket”
2. Selanjutnya isi maksud dan tujuan permintaan bantuan dalam Ruang Publik ini. Setelah
terisi, anda akan mendapatkan tiket pelayanan bantuan.

3. Setelah dapat tiket, silahkan lihat progres jawaban dengan klik item yang dimaksud.
Perkembangan layanan bantuan dapat dimonitor dalam ruang ini.

4. Anda dapat memberikan balasan pada ruang ini pada topik ini juga.
5. Anda akan mendapatkan update/jawaban dari layanan ini sampai dengan tuntas dan dapat
diakhiri dengan penutupan tiket bantuan.

6. Close, artinya topik ini sudah diakhiri.

MODUL KNOWLEDGEBASE

Modul ini merupakan sarana untuk memberikan kemudahan kepada pengguna tentang
wawasan seputar pelayanan perizinan. Artinya ruang ini sebagai katalog informasi perizinan, yang
merupakan rekap dari berbagai pertanyaan yang sering disampaikan pemohon. Sehingga dapat
membantu pemahaman tentang perizinan kepada pemohon.

Untuk menggunakannya yaitu dengan :

1. Masuk pada menu “Knowledgebase”

Menu

2. Ekplore ruang informasi in dengan mencari topik yang dimaksud

PENUTUP

Dengan tersedianya aplikasi smarchlink sippadu, diharapkan secara bersama-sama akan

terwujud keseragaman data dan penyajian informasi dalam pengelolaan data-data perizinan dalam
kondisi yang cepat, tepat dan akurat. Aplikasi tidak berhenti sampai disini, namun masih
memerlukan modul-modul tambahan guna meningkatkan fungsi aplikasi lebih optimal yang dapat
membantu percepatan pelayanan secara cepat, tepat, transparan dan akuntable.