SHARING TIPS DAN TRIK SEPUTAR E-PURCHASING

PADA KATALOG ELEKTRONIK

Yaniar Dyah Ayu

Surabaya 12 April 2023
BIODATA
PROFIL

Nama :Yaniar Dyah Ayu Mirahanim, S.Farm,Apt.

Tempat Tanggal Kelahiran :Surabaya,26 Januari 1987

Alamat :JL.Wonorejo Selatan VII/57 A Surabaya

Nomor Telepon :0895393126811

Email :mimiarmaya@gmail.com.
PENDIDIKAN & SERTIFIKASI
Pendidikan terakhir : Program Profesi Apoteker Universitas Airlangga
Sertifikasi Pengadaan : 1. Sertifikasi Kompetensi LKPP Pengadaan Barang Jasa
Level 1
2. Sertifikasi Kompetensi LKPP Pengelola Pengadaan Barang Jasa
Jenjang Muda
RIWAYAT PEKERJAAN
Pekerjaan sekarang : 1. Pejabat Pengadaan Barang Jasa Bidang Penunjang Medik dan Diklit RSUD
Haji Provinsi Jawa Timur (Tahun 2016- sekarang)

2. Kepala Instalasi Pengadaan Barang Jasa RSUD Haji Provinsi Jawa Timur (Tahun
2021-sekarang)
TAHAPAN PROSES E-PURCHASING
PADA KATALOG ELEKTRONIK
I. Persiapan Pengadaan E-purchasing
II. Pelaksanaan E-purchasing
a. Negosiasi Harga
b. Mini kompetisi
III. Penilaian Kinerja Penyedia dalam E-
Purchasing
I. PERSIAPAN PENGADAAN E-
PURCHASING PADA KATALOG
ELEKTRONIK
KENDALA

Produk yang tersedia di

Belum mengetahui detil
ekatalog banyak dan
spesifikasi produk yang
bervariasi Ragam dan
dibutuhkan
harganya

Stok/ketersediaan produk
Pertimbangan penggunaan di dalam e katalog
PDN dan produk ber TKDN bervariasi
I. PERSIAPAN PENGADAAN E-
PURCHASING PADA KATALOG
ELEKTRONIK
TIPS
Menyiapkan dokumen spesifikasi produk yang dibutuhkan
Melaksanakan survey pasar baik di dalam atau diluar katalog
elektronik
Mencari Produk dalam Ekatalog dalam semua etalase

Mengecek Sertifikat TKDN

Mengoptimalkan menu Membandingkan produk

(3 produk) untuk mengecek harga dan spesifikasi bila produk sejenis
yang tayang lebih dari satu produk

Melakukan perencanaan pengadaan e purchasing dengan metode Mini kompetisi

Mengoptimalkan Menu Chatting dan Kontak penyedia untuk konfirmasi produk

 MENYIAPKAN DOKUMEN SPESIFIKASI PRODUK
YANG DIBUTUHKAN

Menyiapkan kertas kerja bila perlu (dokumen usulan

nota dinas permohonan purchasing dari PPK
,dokumen spesifikasi, dokumen survey harga , DLL)

Screenshoot data pencarian produk Baik di ekatalog

maupun diluar ekatalog, kemudian didokumentasikan
tersendiri
MENCARI PRODUK DI EKATALOG DALAM SEMUA ETALASE
MENCARI PRODUK DALAM EKATALOG DALAM SEMUA
ETALASE
MENGECEK SERTIFIKAT TKDN

Dari link di informasi produk di ekatalog

MENGECEK SERTIFIKAT TKDN
Mengecek Sertifikat TKDN
MEMBANDINGKAN PRODUK
MENU CHATTING DAN KONTAK PENYEDIA UNTUK
KONFIRMASI PRODUK
MENU CHATTING DAN KONTAK PENYEDIA UNTUK
KONFIRMASI PRODUK
Menu Chatting dan Kontak penyedia untuk konfirmasi produk
Menu Chatting dan Kontak penyedia untuk konfirmasi produk
 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
Negosiasi Harga

KENDALA

Pengisian catatan form persetujuan PDN di awal pemesanan produk

Informasi KLPD yang diisi manual/tidak muncul otomatis pada setiap
pemesanan

RUP tidak muncul saat pemesanan

Ekatalog macet atau error

Pengisian negosiasi harga

Paket terbatal sistem

Produk tidak datang sampai pada batas waktu yang ditentukan

II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS

Isi form persetujuan pernyataan penggunaan PDN dengan lengkap

(dapat ditambahkan alasan/justifikasi singkat ) untuk produk terpilih
 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS
Input informasi KLPD dengan lengkap di menu profil agar info KLPD dapat
senantiasa tampil otomatis setiap pemesanan
 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS
Input informasi KLPD dengan lengkap di menu profil agar info KLPD dapat
senantiasa tampil otomatis setiap pemesanan
II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS

Menarik data RUP secara manual di menu master data

 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS
Menarik data RUP secara manual di menu master data
 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS
Ekatalog macet /Error

Cek koneksi Internet, Restart PC berkala, bersihkan riwayat pencarian

di laman yang digunakan untuk membuka akun LPSE

Dokumentasikan setiap peristiwa /kejadian macet

Menghubungi LKPP melalui :

Call Center: (021) 2993 5577 atau 144 (Senin - Jumat: 07.00 - 18.00
WIB)
Helpdesk Katalog (khusus Whatsapp) : 0811-5577-0000 atau dapat
langsung klik pada link berikut Helpdesk WA (Jam Konsultasi pukul
09.00 s/d 12.00 dan 13.00 s/d 15.00 WIB Setiap hari kerja)
 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS
Isi negosiasi harga dengan lengkap,perhatikan best price, lengkapi tanggal
pengiriman sesuai kebutuhan ,
catatan diisi dengan lengkap sesuai spek yang diputuhkan (Ketentuan pengisriman,
harga ongkir, masa kadaluwarsa produk, sertifikat purna jual,garansi,dll)
 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS

Cek notifikasi paket & Komunikasikan setiap paket pengadaan pada penyedia baik
melalui chat, whatsapp, email untuk mencegah paket terbatal sistem
 II. PELAKSANAAN E PURCHASING
TIPS
Produk tidak datang sampai menjelang batas kirim/melebihi batas pengiriman

Komunikasi intens dengan penyedia baik penyedia barang maupun

principal mulai awal pemesanan, via chat/whatsap/email serta
dokumentasikan setiap proses

Isi E kontrak untuk melengkapi kewajiban sebagai pemesan untuk

mendorong penyedia melaksanakan kewajiban pengiriman barang

Meminta surat keterlambatan pengiriman / Ketidak mampuan

pemenuhan produk pada penyedia bila ada kendala

Menyesuaikan /addendum kontrak/ membatalkan pesanan disertai

dengan pernyataan alasan secara detil

Bila produk datang terlambat dan penyedia dinilai kurang /tidak

kooperatif dapat dimasukkan sebagai pengurangan poin saat
pengisian penilaian kinerja penyedia
 III. PENILAIAN KINERJA PENYEDIA
KENDALA

Jumlah paket yang dibuat cukup banyak

Pengisian e kontrak untuk Paket digabung untuk satu distributor

Pengisian data pengiriman barang dari penyedia yang belum
lengkap
 III. PENILAIAN KINERJA PENYEDIA
TIPS
Jumlah paket yang dibuat cukup banyak (belanja obat obatan/BMHP)--
seluruh paket yang dipesan secara periodic didata kemudian melakukan
klasifikasi (berdasarkan tingkat kesulitan pemenuhan produk/ pelayanan
distributor/dan pendataan seluruh paket

Komunikasi intens dengan penyedia terkait seluruh pesanan terlebih bila satu
distributor mendapat pesanan > 1 paket dengan jangka waktu bervariasi
mulai dari awal sampai dengan pengiriman produk dan seterusnya..

Tetap melakukan Pengisian e kontrak untuk beberapa Paket digabung untuk

satu distributor bila perlu lakukan addendum segera bila ada penyesuaian
pada paket yang dipesan
TERIMA KASIH