BAB 3

ANALISIS SISTEM

Pada bab ini akan dijelaskan tentang profil perusahaan, analisis terhadap

kondisi saat ini, analisis permasalahan dan analisis kebutuhan sistem yang dibuat

dalam laporan kerja praktik.

3.1 PROFIL PERUSAHAAN

Sebagai badan usaha dagang CV. Rajawali Nuansa Indah memiliki

produk-produk makanan dan multivitamin untuk segala jenis burung berkicau.

CV. Rajawali Nuansa Indah menjalankan usahanya melalui distributor-

distributornya di Jakarta dan Surabaya.

Untuk distributor di Surabaya, CV. Rajawali Nuansa Indah beralamat di Jl.

Bukit Palma C3/33 Citraland Surabaya. Setiap hari Senin Jumat distributor buka

mulai jam 08.00 WIB 17.00 WIB. Melayani pembelian secara langsung dan

pengiriman menggunakan JNE.

3.2 KONDISI SAAT INI

Saat ini CV. Rajawali Nuansa Indah melayani penjualan berbagai macam

jenis produk untuk kebutuhan burung berkicau seperti makanan, minuman,

multivitamin, perawatan, produk herbal, suplemen dan obat. Penjualan produk-

produk tersebut dijual dengan cara konvensional yaitu dengan bertemu secara
langsung di alamat distributor atau dengan pemesanan menggunakan telepon dan

SMS. Untuk pembayaran dapat dilakukan dengan cara tunai atau transfer

menggunakan rekening BCA.

Pembeli diharuskan untuk membayar sebelum menerima barang. Jika

pembeli memilih barang untuk dikirim maka ada penyesuaian harga sesuai lokasi

kirim sebelum pembayaran dilakukan. Pengiriman dilakukan menggunakan JNE

pada sore hari.

3.2.1 PRODUK

Distributor CV. Rajawali Nuansa Indah menyediakan produk-produk

kebutuhan burung berkicau seperti makanan, minuman, multivitamin, perawatan,

suplemen, produk herbal dan obat herbal dengan merek antarai lain B.M.W

Master, F1, Metabolis Black Crystal, BMW Mint, Protein Maestro, Bio M dan

Voer Mestro. Selain menjual produk-produk hasil produksi sendiri distributor di

Surabaya juga menjual produk - produk dari Birdplus Laboratories.

3.2.2 PENJUALAN

Proses penjualan distributor dilakukan dengan cara pembeli datang ke

tempat distributor di Jl. Bukit Palma C3/33 Citraland Surabaya atau dengan cara

telepon dan SMS. Pembeli kemudian dapat memilih produk mana saja yang

tersedia, setelah selesai pembeli dapat melakukan pembayaran secara tunai atau

dengan transfer melalui BCA. Tambahan tarif kirim akan dibebankan kepada

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya

pembeli apabila pembeli ingin barangnya dikirim menggunakan ekspedisi. Setelah

selesai transaksi akan dicatat di dalam buku.

3.2.3 STOK

Produk-produk disuplai dari Jakarta dan kemudian disimpan di dalam

gudang untuk selanjutnya dijual kepada pelanggan. Selain menyimpan produk

hasil produksi sendiri, terdapat produk-produk dengan merek hasil produksi

perusahaan lain yaitu dari Birdplus Laboratories. Distributor Surabaya melakukan

proses stok kembali jika dalam catatan menunjukkan stok barang akan habis.

Suplai dikirim menggunakan ekspedisi dari PT. KIB dari Jakarta dan diambil

oleh distributor di Gudang Pintu-A Jalan Cepu Surabaya.

3.2.4 PEMBAYARAN

Setelah pembeli memilih dan menentukan jumlah produk-produk yang

dinginkan, pembeli dapat melakukan pembayaran secara tunai di tempat atau

transfer ke rekening BCA. Untuk pembayaran menggunakan transfer pembeli

harus menunjukkan bukti transfer terlebih dahulu berupa; struk, screenshot, atau

nomor referensi disertai dengan nomor rekening pengirim, nama Bank dan nama

pemilik rekening sebelum menerima barang untuk proses verifikasi.

3.2.5 PENGIRIMAN

Pengiriman bersifat opsional dan terdapat biaya tambahan yang

dibebankan kepada pembeli sesuai dengan tarif ongkos kirim JNE. Opsi ini akan

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya

ditanyakan oleh administrator sebelum pembeli melakukan pembayaran. Setelah

barang dikirim pembeli akan mendapatkan nomor resi untuk pengecekan barang.

Segala risiko pengiriman akan menjadi tanggung jawab pembeli.

3.3 ANALISIS PERMASALAHAN

Dengan sistem penjualan yang masih konvensional seperti saat ini

distributor CV. Rajawali Nuansa Indah mengalami beberapa permasalahan seperti

informasi ketersediaan barang-barang untuk para konsumen yang kurang aktual.

Karena untuk mengetahui ketersediaan barang para konsumen harus menanyakan

dahulu kepada pihak distributor perihal ketersediaan barang dengan cara datang

langsung atau via telepon dan SMS.

Menanyakan ketersediaan barang melalui telepon akan membuat pembeli

mengeluarkan biaya telepon. Jika dalam waktu yang bersamaan penjual sedang

sibuk melayani telepon dari calon pembeli lain pembeli yang ingin mengetahui

informasi ketersediaan barang harus menunggu layanan tersebut hingga selesai.

Hal ini berisiko pembeli membatalkan pesanan karena merasa terlalu lama

menunggu.

Semakin banyak calon pembeli yang ingin mendapatkan informasi

ketersediaan barang semakin besar masalah yang timbul karena keterbatasan

tenaga fisik dari penjual dalam melayani pembeli. Selain itu untuk informasi

ongkos kirim penjual harus melakukan pengecekan terlebih dahulu kepada pihak

JNE, hal ini juga memakan waktu.

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya

 Pembayaran juga dapat memunculkan masalah apabila pembeli tidak

membawa uang yang cukup untuk dibayarkan secara tunai saat barang sudah

dipilih, sebagai konsekuensinya pembeli harus membayar secara transfer di ATM

terdekat, mengambil uang di rumah, menyesuaikan apa yang dipesan atau

membatalkan pesanan.

Pencatatan data pelanggan yang menggunakan buku juga menimbulkan

masalah seperti risiko buku hilang, risiko buku rusak dan memakan waktu relatif

lama saat melakukan pencarian data. Jika terdapat banyak pelanggan maka

diperlukan banyak buku. Hal tersebut akan berpengaruh memperlama waktu

pencarian, pencatatan, pengubahan data pelanggan di masa mendatang seiring

penambahan pelanggan.

3.4 KEBUTUHAN SISTEM

Berdasarkan analisis permasalahan C.V Rajawali Nuansa Indah

membutuhkan sebuah sistem penjualan berbasis online atau toko online untuk

meningkatkan kinerja pada penyediaan informasi produk, perhitungan total

pembayaran, perhitungan ongkos kirim, pencatatan data pelanggan, transaksi dan

informasi pembayaran. Pengeluaran dari segi biaya dan waktu juga dapat

dipangkas dengan sistem toko online.

3.4.1 KEBUTUHAN INFORMASI PRODUK

Sistem toko online dapat digunakan untuk menampilkan informasi

kategori, merek, berat, foto dan harga barang kepada penjual maupun pembeli.

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya

Penjual dapat membuat, memperbarui dan menghapus data barang untuk

kemudian disajikan kepada pembeli. Pembeli akan dengan mudah mendapatkan

informasi terbaru mengenai informasi barang dan tidak perlu lagi menanyakan

kepada penjual melalui telepon dan SMS pembeli lebih hemat biaya.

3.4.2 KEBUTUHAN PERHITUNGAN TOTAL BELANJA

Dengan toko online pembeli dapat memperoleh informasi total yang harus

dibayar sesuai jumlah barang-barang yang ditambahkan dalam troli. Perhitungan

dilakukan secara otomatis oleh sistem sehingga diperoleh hasil yang tepat dan

meminimalkan risiko kelalaian manusia dan menghemat waktu.

3.4.3 KEBUTUHAN CEK ONGKOS KIRIM

Dengan toko online yang terintegrasi dengan API dari rajaongkir.com

untuk pengecekan ongkos kirim penjual tidak perlu lagi melakukan pengecekan

setiap kali ada pembeli yang ingin menggunakan jasa pengiriman JNE. Proses

pengecekan ongkos kirim dapat dilakukan secara otomatis dengan informasi

ongkos kirim terbaru.

3.4.4 KEBUTUHAN INFORMASI PEMBAYARAN

Pelanggan yang ingin melakukan pembayaran membutuhkan informasi

cara pembayaran baik secara langsung maupun melalui transfer BCA. Hal itu

memerlukan informasi yang benar dan jelas. Dengan toko online yang dapat

mengirim notifikasi via email kebutuhan tersebut dapat dipenuhi. Di dalam

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya

notifikasi email ini juga dapat diberikan petunjuk untuk melakukan verifikasi

pembayaran sehingga penjual dan pembeli akan terbantu.

3.4.5 KEBUTUHAN MENCATAT DATA PELANGGAN

Pelanggan perlu dicatat datanya seperti nama, telepon, alamat dan

transaksinya. Hal tersebut berguna agar pelanggan tidak perlu berulang-ulang

memberikan data yang sudah pernah diberikan dan agar pelayanan dari distributor

lebih baik. Dengan toko online sebelum melakukan pembayaran pelanggan harus

sudah melakukan login dan untuk dapat login pembeli harus sudah melakukan

registrasi dengan mengisi data yang diperlukan. Hal tersebut memastikan data dan

transaksi tercatat dengan tepat.

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya