1 2
Christopher David Rolophan Pakpahan* , Evangs Mailoa
1,2
Universitas Kristen Satya Wacana; Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
3
Jurusan Teknik Informatika, FTI UKSW, Salatiga
e-mail: *1672018066@student.uksw.edu, 2evangs.mailoa@uksw.edu
Abstrak
Administrasi penjualan mempunyai peran penting sebagai penghubung pelanggan dan
perusahaan dalam menjual suatu barang. Namun seiring dengan berjalannya waktu, penerapan
teknologi menjadi kunci penting dalam mengelola penjualan dan produksi dalam suatu
perusahaan. Masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem penjualan dan produksi
secara manual(dicatat), yang membuat perusahaan tersebut kurang efisien sehingga merugikan
perusahaan. Maka dari itu dibuatlah suatu website yang terintegrasi dengan sistem
administrasi penjualan dan produksi menggunakan metode prototype. Website yang diinginkan
diperoleh dari analisis permasalahan customer, serta perancangan sistem dan aplikasi.
Berdasarkan analisis kepuasan pengguna didapatkan hasil dengan kepuasan bernilai 3.8,
sehingga sistem dan website layak digunakan oleh perusahaan. Website ini diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam mengelola penjualan dan produksi, mempermudah pengelolaan
dan mengurangi human error. Sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian yang
diakibatkan oleh kelalaian dari pekerjaan manual ketika mengoperasikan bisnis dalam
perusahaan.
Abstract
Sales administration has an important role as a liaison between customers and
companies in selling an item. But over time, the application of technology has become an
important key in managing sales and production in a company. There are still many companies
that use the sales and production system manually (noted), which makes the company less
efficient so that it is detrimental to the company. Therefore, a website is made that is integrated
with the sales and production administration system using the prototype method. Website
obtained from analysis of customer problems, as well as system and application design. Based
on the analysis of user satisfaction, the results obtained with satisfactory satisfaction 3.8, so
that the system and website are suitable for use by the company. This website is expected to help
companies manage sales and production, simplify management and reduce human errors. So
that the company does not suffer losses caused by negligence from manual work when running a
business within the company.
1. PENDAHULUAN
sal kata atau etimologis administrasi berasal dari Bahasa Inggris yang berarti
A “Administration”, dengan bentuk infinitif yaitu to administer yang sering juga diartikan
sebagai to manage (mengelola). Administrasi dalam artian sempit sering diartikan
sebagai kegiatan ketatausahaan. Sedangkan administrasi dalam artian yang luas sering diartikan
sebagai kerjasama. Istilah ini berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia
atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah disepakati [1].
PT. INDO ACIDATAMA merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
pembuatan pakaian jadi, kimia dasar, kemasan dari plastik serta perdagangan impor dan ekspor.
Memiliki pabrik yang terletak di Jl. Raya Solo-Sragen Km. 11,4 Kemiri, Kebakkramat,
Karanganyar, Surakarta, Indonesia dan memiliki kantor pusat yang berada di Graha Kencana,
9th Floor-Suite A Jl. Raya Perjuangan 88, Jakarta Barat 11530, Indonesia. Penjualan terbesar
didalam perusahaan adalah produksi Chemical yang berisi 3 produk yaitu: Ethanol(C2H5OH),
Acetic Acid(CH3COOH), Ethyl Acetate(CH3COOC2H5).
Administrasi penjualan pada perusahaan masih dilakukan secara manual, contohnya
seperti pencatatan data customer yang masih dicatat dalam dokumen, komunikasi mengenai
pesanan yang harus disampaikan secara bertatap muka, dan pencatatan hasil produksi yang
ditulis dalam dokumen. Ini membuat kinerja yang dihasilkan oleh para karyawan perusahaan
belum cepat dan efisien. Hal itu terlihat pada seringnya kesalahan pencatatan pesanan,
kesalahan dalam komunikasi, dan keterlambatan produksi barang. Berdasarkan permasalahan
yang telah dipaparkan, perlu adanya pembangunan sistem administrasi penjualan dan produksi
berbasis website. Penggunaan website yang flexible diharapkan dapat membantu permasalahan-
permasalahan dalam perusahaan seperti mengatasi komunikasi pada pabrik dan kantor pusat
dikarenakan jarak yang jauh, implementasi website yang lebih mudah dari pada desktop. maka
dari itu diharapkan perusahaan lebih cepat dan efisien.
Web yang dibangun menggunakan Bahasa PHP dan menggunakan MYSQL sebagai
databasenya tanpa menggunakan framework tambahan lainnya. PHP Native adalah bahasa
pemrograman atau instruksi yang dibuat tanpa campur tangan pengembang lain untuk
prosesnya, sehingga instruksi atau kode program tersebut hanya dapat dipahami sepenuhnya
oleh pembuat website [3].
Website ini menggunakan metode prototype yang bertujuan untuk memaksimalkan
kebutuhan perusahaan berdasarkan dengan masalah yang dihadapi. Metode ini lebih ideal
daripada metode lainnya dikarenakan client dapat merevisi terus menerus program prototype
yang sudah dibuat agar sesuai dengan yang diinginkan. Pengembangan sistem administrasi
pengelolaan penjualan dan produksi secara terintegrasi berbasis website ini, mendapatkan hasil
penilaian sebesar 3.8 dari 10 jawaban responden yang diukur menggunakan Teori Kaplan &
Norton. Ini menunjukkan bahwa perusahaan puas dengan pembuatan website tersebut.
2. METODE PENELITIAN
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
3281 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Destember 2022, Hal. 3279-3292 E-ISSN 2503-2933
Perancangan Sistem Informasi Penjualan (Studi Kasus pada Toko Apollo) menyimpulkan
bahwa system yang dilakukan secara manual memiliki beberapa kelemahan serta dapat
menyebabkan terhambatnya proses bisnis pada perusahaan. Dengan adanya system dan aplikasi
berbasis website ini, dapat menghasilkan data yang lebih tepat dan akurat sehingga
meningkatkan hasil penjualan dan mengurangi human error[5].
Selanjutnya adalah “Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Pada PT Era Makmur
Cahaya Damai Bekasi” bertujuan untuk membuat PT. Era Makmur Cahaya Damai menjadi
lebih efisien dalam konteks penjualan dengan menggunakan web. Metode yang digunakan
adalah metode waterfall, diharapkan dengan system yang diciptakan dapat memudahkan dalam
transaksi penjualan dan meningkatkan pendapatan[6].
Berdasarkan penelitian-penelitian yang sudah ada sebelumnya, serta saran yang telah
diberikan oleh penulis sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa pembuatan sistem
administrasi penjualan dan produksi berbasis website pada perusahaan dapat meningkatkan
efisiensi, mengurangi human error, dan meningkatkan profit dalam perusahaan tersebut.
Kegiatan
Perancangan Sistem
Perancangan Aplikasi
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3279-3292 E- ISSN 2503-2933 3282
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
3283 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Destember 2022, Hal. 3279-3292 E-ISSN 2503-2933
Gambar 3 merupakan flowchart business process dari PT. INDO ACIDATAMA Tbk.
Mempunyai satu pihak luar yaitu customer, dan memiliki empat departemen dalam perusahaan
yaitu marketing, production, warehouse, finance.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3279-3292 E- ISSN 2503-2933 3284
Gambar 4 merupakan use case diagram dari business system yang telah dibuat untuk
perusahaan dalam menjalankan penjualan dan produksi, terdapat empat aktor yang mempunyai
peranan dalam penjualan dan produksi, aktor pertama merupakan customer yang menyerahkan
data kepada marketing, menerima pesanan, dan pembayaran. Untuk aktor yang kedua berasal
dari pihak perusahaan yaitu Marketing, bertugas sebagai penerima data customer, pembuatan
sales order, Pembuatan delivery order, pembuatan invoice beserta faktur pajak. Aktor yang
ketiga adalah Production yaitu mengeluarkan perintah untuk produksi dan memproduksi. Aktor
keempat adalah warehouse bertugas sebagai penerima hasil Produksi dan menerbitkan delivery
order. Aktor kelima yaitu finance bertugas sebagai penerima pembayaran dari customer.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
3285 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Destember 2022, Hal. 3279-3292 E-ISSN 2503-2933
Gambar 5 merupakan activity diagram digunakan dalam system penjualan dan produksi
di perusahaan. dimulai dari customer menyerahkan data dan penerimaan barang, lalu marketing
input data customer, lalu cek barang, pembuatan perintah pengiriman, pembuatan invoice dan
faktur pajak. Selanjutnya adalah production bertugas sebagai pembuatan barang dan penyerahan
hasil produksi. Selanjutnya warehouse bertugas sebagai penerima hasil produksi, mengeluarkan
surat jalan dan pengeluaran barang. Selanjutnya adalah bagian finance yaitu penerima
pembayaran dan melakukan update mengenai pembayaran
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3279-3292 E- ISSN 2503-2933 3286
Gambar 6 merupakan class diagram system dimana berisi class-class yang terdapat
didalam system penjualan dan produksi. Beberapa tabel memiliki relasi terhadap table lainnya
untuk dapat terhubung satu dengan lain. Mempunyai 7 tabel dengan 3 tabel master sebagai
porosnya.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
3287 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Destember 2022, Hal. 3279-3292 E-ISSN 2503-2933
Gambar 10 adalah halaman sales order, yang bertugas dalam modul ini adalah
departemen marketing. Dengan cara menginputkan customer details, jumlah barang yang
dipesan, unit, nama barang, price, discount, tax, notes, payment. Modul ini dapat melakukan
create, read, and delete.
Gambar 11 adalah halaman delivery order, yang bertugas dalam modul ini adalah
departemen warehouse. Dengan cara pembuatan delivery order dan akan diteruskan menjadi
delivery note guna memberikan perintah untuk pengeluaran barang dan pengiriman barang yang
akan keluar dari gudang. Modul ini dapat melakukan create, read, update, and delete. Isi dari
modul ini adalah SO.No, D.O, quantity, unit, item, SMU, price, total, discount, Tax, grandtotal,
status, delivery date, notes.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3279-3292 E- ISSN 2503-2933 3288
Gambar 12 adalah halaman delivery note, yang bertugas dalam modul ini adalah
departemen warehouse. Dengan cara pembuatan delivery note guna memberikan perintah untuk
pengeluaran barang dan pengiriman barang yang akan keluar dari gudang. Modul diambil dari
delivery order yang menghasilkan output menjadi delivery note. Isi dari modul ini adalah
SO.No, D.O, quantity, unit, item, SMU, price, total, discount, Tax, grandtotal, status, delivery
date, notes.
Gambar 13 adalah halaman invoice, yang bertugas dalam modul ini adalah departemen
marketing. Dengan cara pembuatan invoice sesuai dengan data barang yang dikeluarkan oleh
warehouse.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
3289 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Destember 2022, Hal. 3279-3292 E-ISSN 2503-2933
Kode Program 1 merupakan code dari halaman delivery order, dengan cara memilih SO.No lalu
item secara otomatis akan terisi sesuai dengan sales order SO.No tersebut serta penghitungan
dasar dari discount, tax, dan total.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3279-3292 E- ISSN 2503-2933 3290
Kode Program 2 merupakan invoice, code tersebut adalah function (#print) untuk mencetak
invoice dari barang yang sesuai dengan delivery note.
3.3 Pengujian
Pengujian sistem terhadap kepuasan user, dilakukan dengan pembagian form kuesioner
kepada 10 karyawan perusahaan yang akan menggunakan sistem tersebut. Kuesioner terdiri dari
8 pertanyaan mengenai pengembangan sistem administrasi penjualan dan produksi secara
terintegrasi berbasis website dengan menggunakan skala Likert.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
3291 Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Destember 2022, Hal. 3279-3292 E-ISSN 2503-2933
Rata-rata tingkat kepuasan user terhadap sistem dan aplikasi yang telah dibuat dapat
dilihat pada tabel 4.
ሺ5 ∗ 3ሻ + ሺ4 ∗ 4ሻ + ሺ3 ∗ 2ሻ + ሺ2 ∗ 1ሻ + ሺ1 ∗ 0ሻ 38
ࡾࡷ = = = 3.8
10 10
4. KESIMPULAN
Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini dapat digunakan untuk mengatasi masalah
dalam perusahaan. Sistem yang terintegrasi ini dapat digunakan oleh karyawan PT. INDO
ACIDATAMA agar tidak lagi bekerja secara manual. Penggunaan metode prototype ini sangat
sesuai dengan perusahaan, dalam metode ini pembuatan website sangatlah terbantu dikarenakan
client memberitahu website seperti apa yang dimau dan dapat direvisi ketika belum sesuai
dengan yang diinginkan client. Hasil penilaian yang telah dilakukan oleh pengguna didapat nilai
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Jatisi ISSN 2407-4322
Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3279-3292 E- ISSN 2503-2933 3292
sebesar 3.8, tergolong dalam kategori puas. Sehingga sistem ini dianggap layak digunakan oleh
perusahaan dalam mengelola penjualan dan produksi.
5. SARAN
DAFTAR PUSTAKA
[1]. Marliani Lina, “Definisi Administrasi Dalam Berbagai Sudut Pandang”, Jurnal Unigal,
Vol 5, No 4, 2018.
[2]. JavaCreatifity. 2014. Panduan Cerdas Membangun Website Super Keren. Elek Media
Komputindo. Jakarta.
[3]. Y.E. Robby, A. Yuthsi, Y.D. Yanuarius, and R. Wahyu, “Analisis Perbandingan Bahasa
Pemrograman PHP Laravel Dengan PHP Native pada Pengembangan Website”,
EXPERT Jurnal Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi vol 11, No 1, 2021.
[4]. R. Farhan, P. Nuraini, “Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web pada PT. Mustika
Jati”, Kalbiscentia, Volume 5 No 1, Februari 2018.
[5]. W. Thommy, Abriyono, “Perancangan Sistem Informasi Penjualan (Studi Kasus pada
Toko Apollo)”, Jurnal InTekSis, Vol 3 No 2, 2016.
[6]. F. Mikhael, K. Heri, “Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web pada PT Era Makmur
Cahaya Damai Bekasi”, Information System For Educators And Professionals Vol 1, No
2, Juni 2017.
[8]. A. Supriyatna and V. Maria, “Analisis Tingkat Kepuasan Pengguna dan Tingkat
Kepentingan Penerapan Sistem Informasi DJP Online Dengan Kerangka PIECES dan
Importance Performance Analysis”, Khazanah Inform. J. Ilmu Komput. Dan Inform.,
Vol. 3, No. 2, pp. 88–94, 2017.
Christopher, et., al [Pengembangan Sistem Administrasi Pengelolaan Penjualan dan Produksi Secara Terintegrasi
Berbasis Website]