Google Calender untuk

Undangan/Agenda PUPR

Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Google Calender

Google Calendar adalah sebuah aplikasi yang

berfungsi untuk melakukan pengelolaan agenda dan
jadwal secara digital yang menyerupai tampilan
kalender.

1
Persiapan

1. Pegawai harus memiliki akun Google Workspace

PUPR (email PUPR).
2. Disarankan menginstal aplikasi google calendar
di ponsel masing-masing pegawai. Aplikasi dapat
diunduh di Playstore dan AppStore.

2
 Membuka Google Calendar

Google Calender dapat diakses/dibuka melalui email PUPR. Fitur tersedia di sebelah kanan
atas (ikon 9 titik). Atau akses langsung di browser ke link https://calendar.google.com/ 3
Tampilan Google Calender Menu Setting

Pilihan Tampilan
1. Tahun
2. Bulan
3. Minggu
4. Hari

Pilihan Kalender
Yang di Subscribe
(diikuti)

5
Subscribe Calender
1. Tekan Tombol “+” (plus) di
Menu Other Calendar
(Kalender Lainnya)
2. Pilih Subscribe to calendar
(Berlangganan kalender)

6
Subscribe Calender
1. Masukkan nama email/nama
pegawai yang akan
ditambahkan kalendernya
2. Nanti akan muncul pop up
untuk meminta akses
kalender ke akun pegawai
yang ditambahkan. Tekan
pilihan “Minta Akses”

7
Subscribe Calender

1. Pegawai yang ditambahkan

kalendernya akan menerima
pesan seperti ini
2. Untuk menerima
permohonan akses kalender,
pegawai tersebut harus
menekan link yang diberikan
pada email.

8
Subscribe Calender
1. Akan muncul notifikasi (pop-up) untuk
persetujuan pemberian akses ke kalender
pegawai.
2. Untuk permission/izin dapat dipilih :
a. Hanya dapat melihat status free/busy
(detail tidak ditampilkan)
b. Dapat melihat seluruh detail agenda
c. Dapat merubah agenda
d. Dapat merubah dan mengelola agenda
3. Kemudian tekan “Send”

9
Subscribe Calender
1. Kalender pegawai yang kita
subscribe (ikuti) akan muncul
di halaman depan.
2. Jika ingin melihat agenda
kelender yang di subscribe,
bisa memilih/mencentang
kalender pegawai yang
diinginkan

10
Membuat Undangan

1. Lihat akun
pimpinan/rekan
kerja untuk
melihat jadwal
kosong/agar
tidak bentrok
2. Pilih create atau
pilih kotak pada
tanggal yang
akan dibuatkan
undangan

11
Membuat Undangan
1. Akan muncul pop up untuk
pengisian detail agenda
2. Pilih More Options untuk
memperbesar jendela

12
Membuat Undangan (Judul dan Waktu)
1. Masukkan Judul Undangan
2. Terdapat 2 Cara untuk
memasukkan Waktu
Undangan
a. Mengisi langsung di
detail. Isi tanggal,
kemudian hilangkan
centang di pilihan “All
day”, kemudian
masukkan waktu.
b. Pilih menu Find Time.
Kemudian pilih slot di
tabel sesuai jadwal yang
tersedia.

13
Membuat Undangan (Tempat)
Terdapat tiga opsi untuk
memasukkan tempat undangan :
1. Menambah lokasi melalui
peta. Masukkan alamat lokasi
pada peta.
2. Menambah lokasi di kotak
deskripsi. Tulis lokasi di
deskripsi.
3. Menambah lokasi melalui
rooms. Pilih rooms/ruangan
yang tersedia.

14
Membuat Undangan (Video Conference)
Terdapat dua opsi untuk video
conference meeting :
1. Menggunakan Google
Meeting. Pilih Add Google
Meet, kemudian isi meeting
ID.
2. Menggunakan Zoom. Pilih
Zoom Meeting. Kemudian
login ke akun Zoom. Isi detail
meeting

15
Membuat Undangan (Deskripsi)
Isi detail undangan di kolom
deskripsi. Jika diperlukan untuk
melampirkan dokumen, dapat
menggunakan tombol
attachment.

16
Membuat Undangan (Notifikasi & Guests)

1. Notifikasi digunakan untuk

memberi pemberitahuan/alert
kepada para undangan
sebelum agenda dimulai.
2. Masukkan akun email para
undangan di kolom guests.
Nama akun akan muncul
otomatis dengan
memasukkan beberapa
bagian kata dari nama asli
atau nama email.

17
Membuat Undangan (Mengirim Undangan)
Untuk mengirim undangan, tekan
tombol “Save”, kemudian tekan
send.

18
Meralat Undangan

1. Pilih jadwal yang akan

dilakukan perubahan
2. Kemudian akan muncul pop
up detail agenda. Pilih “edit”
3. Ubah detail agenda yang
perlu penyesuaian
4. Kemudian tekan “save” dan
“send”

19
Menerima Undangan
1. Undangan yang dikirim
melalui Google Calendar
akan diterima oleh pegawai
melalui Email PUPR.
Undangan juga akan
muncul di Google Calendar
pegawai.
2. Jika ada ralat/update
undangan, maka akan
muncul email
pemberitahuan kepada
pegawai, dan otomatis
akan merubah agenda di
Google calendar pegawai.
3. Pegawai dapat memilih
opsi hadir, tidak hadir atau
tentative

20
Terima Kasih

Helpdesk Pusdatin
0811-19-500-600 (Whatsapp Center Pusdatin)

Pusat Data dan Teknologi Informasi

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
2021