KEMENTRIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS MATARAM
UNIT KEGIATAN MAHASISWA UNIVERSITAS SENI DAN BUDAYA
Sekretariat : Jl. Pemuda No.36, Gedung Arena Budaya
Universitas Mataram, Mataram CP. (087701049922)
Email : senbudunram@gmail.com, Instagram: @senbud_unram, Youtube: Senbud Unram

LAPORAN PERTANGUNGJAWABAN KESTARI DAN HUMAS WORKSHOP SUARA 2023

 Job Description

Tidak
No. Job Description Terlaksana
Terlaksana
Menjalin komunikasi dan koordinasi antar panitia
1. 
maupun komunikasi internal sesama anggota divisi
Membuat rincian anggaran biaya (RAB) divisi kestari
2. 
dan humas

Membuat segala hal yag berkaitan dengan surat-

3. 
menyurat dan proposal

4. Bekerjasama dengan sekretaris 

Membuat proposal sponsorship dengan bekerja sama
5. 
dengan divisi PDD

Mencari Sponsorship maupun Media Partner untuk

6. 
kelangsungan acara

7. Membuat daftar hadir panitia dalam setiap rapat 

Bertanggung jawab atas pencetakan id card dan formulir
8. 
pendaftaraan peserta

9. Bertanggung jawab atas registrasi panitia dan peserta 

Mencetak sertifikat bagi pemateri dan ucapan

10. 
terimakasih

Menjalin komunikasi dan koordinasi antar panitia

11. 
maupun komunikasi internal sesama anggota divisi

Membantu divisi acara untuk menghubungi pengisi

12. 
acara, bintang tamu, dan peserta

13. Membuat daftar disposisi surat dan undangan 

Bertanggung jawab atas surat-surat yang berhubungan
14. dengan acara seperti perizinan acara, perizinan tempat 
dan sebagainya

 Permasalahan
1. Jarang mengadakan pertemuan internal yang berkala yang menyebabkan kurangnya chemistry
2. Kurang komunikasi dengan divisi lain terkait kolaborasi yang menyebabkan miss komunikasi
dan keterlambatan selesainya jobdesc
3. Kurangnya anggota yang menyebabkan kurang efektifnya pembagian PJ
4. Kurang kesadaran beberapa anggota terhadap PJ masing-masing
5. Kurang persiapan untuk beberapa PJ
6. Kurangnya sponsor dan media partner yang didapat
7. Kurang hemat dalam membeli kebutuhan

 Solusi
1. Bangun komunikasi dan chemistry yang kuat tak hanya dengan anggota sedivisi namun juga
dengan divisi lain agar setiap jobdesc bisa terselesaikan dengan baik dan lancar
 2. Siapkan beberapa PJ pengganti karena beberapa PJ terkadang merangkap sebagai talent, sakit,
ada kegiatan mendadak atau lainnya
3. Sangat penting melakukan briefing yang intens untuk memastikan PJ memahami tugas masing-
masing
4. Pastikan semua kebutuhan PJ dalam menjalankan tugasnya lengkap agar tidak buru-buru di
menit-menit sebelum acara dimulai
5. Sangat penting untuk memastikan para PJ menjaga barang-barang yang dipakai serta
mengembalikannya secepat mungkin dalam keadaan yang baik.
6. Lebih gesit, teliti, dan menyeluruh dalam mencari sponsor dan media partner
7. Sebelum berbelanja, cari toko yang tidak terlalu mahal

 Saran untuk Divisi Kestari selanjutnya

1. Teliti dalam membuat surat. Catat nomor surat terakhir
2. Pastikan anggota memahami acara secara keseluruhan
3. Rekrut anggota sesuai kebutuhan. Jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit
4. Tetap komunikasikan apa yang sudah kalian kerjakan agar tidak terjadi misscom
5. Tetap jalin komunikasi tak hanya pada anggota sesame divisi namun juga divisi lain
6. Susun dengan baik dan mendetail terkait poin-poin jobdesc beserta rencana deadline nya untuk
menghindari tugas yang diberikan secara mendadak dan untuk mengefisienkan waktu.
7. Berikan keterangan deadline yang jelas untuk setiap PJ yang dibagikan
8. Kerjakan jobdesc sedini mungkin agar tidak tergesa-gesa nantinya.
9. Buat list sebanyak-banyaknya untuk sponsor dan media partner
10. Teliti dalam mengarsipkan bukti transaksi (struk/nota) apapun. Bila perlu difoto
11. Sediakan printer sendiri agar tidak boros
12. Survey tempat membeli keperluan yang murah
13. Pastikan anggota memahami acara secara keseluruhan
14. Kestari harus datang lebih awal di setiap rapat untuk mengabsen

 Rancangan Anggaran Biaya

No. Barang Keterangan Harga Jumlah Total

1. Bingkai Sertifikat 1 pcs Rp. 39.000 4 Rp. 156.000
2. Kertas sertifikat 1 lembar Rp. 1.000 4 Rp. 5.000
3. Jilid /jilid Rp. 5.000 5 RP. 25.000
4. Laminating 1 lembar Rp. 3.000 2 Rp. 6.000
5. Print 1 lembar Rp. 5.00 50 Rp. 25.000
Jumlah Rp. 217.000

 Laporan Pengeluaran Divisi Acara

No. Barang Harga Jumlah Total
1. Mika Name Tag Panitia - 13 buah Rp19.500
2. Cetak Sertifikat untuk 4 Rp3.500 4 Rp14.000
pemateri
3. Bingkai Sertifikat untuk 4 Rp38.300 4 bingkai Rp153.200
Pemateri
4. Cetak Rp250 20 lbr Rp5.000
- Surat Peminjaman
(5 lbr)
- Absen Peserta dan Keterangan:
Panitia (5 lbr) - Cair dari
- Plang Parkir Peserta benpat
dan Panitia (2) =
- Plang Jalur Masuk Rp238.000
dan Keluar (2) - Total belanja
- Timekeeper (6 lbr) kestari =
- Proposal Rp245.900
5. Laminating Rp4.000 4 Rp16.000 - Sisa
- Plang Parkir Peserta =
dan Panitia Rp7.900
- Plang Jalur Masuk
dan Keluar
6. Amplop + Print Rp500 2 lbr Rp1.500  List Surat
7. Gunting Rp16.700 1 Rp16.700
8. Print Sertifikat Rp3.500 + 5 lbr Rp20.000
Rp6.000
TOTAL Rp245.900
No. Nomor Surat Surat
1. 001/PH/SP/Pan- PEMINJAMAN TEMPAT TAPAL KUDA
WORKSHOP/UKMU-SB/V/
2023
2. 002/PH/SP/Pan- PEMINJAMN LAMPU SOROT DAN COKROL
WORKSHOP/UKMU-SB/V/ PANJANG KE KMHD
2023
3. 003/PH/SP/Pan- SURAT PEMINJAMAN FOTOBOOT KE HMA
WORKSHOP/UKMU-SB/V/
2023
4. 004/PH/SP/Pan- PEMINJAMAN LCD DAN PROYEKTOR KE
WORKSHOP/UKMU-SB/V/ KMHD pusat
2023
5. 005/PH/SP/Pan- PEMINJAMAN LCD DAN PROYEKTOR KE
WORKSHOP/UKMU-SB/V/ UKMU PRAMUKA
2023
6. 006 – 009/PH/SP/Pan- NO. SERTIFIKAT PEMATERI
WORKSHOP/KD-e/UKMU-
SB/VI/2023
7. 010/PH/SP/Pan- PEMINJAMAN HT KE GAMATIKA
WORKSHOP/UKMU-SB/VI/
2023
8. 011-044/PH/SP/Pan- NO.SERTIFIKAT PANITIA
WORKSHOP/KD-e/UKMU-
SB/VI/2023
9. 045-067/PH/SP/Pan- NO. SERTIFIKAT PESERTA
WORKSHOP/KD-e/UKMU-
SB/VI/2023