Pengolahan Kata Maju

BUKU INFORMASI
MENGOPERASIKAN PIRANTI LUNAK

PENGOLAH KATA TINGKAT MAJU
TIK.OP02.012.01
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
DIREKTORAT BINA STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PELATIHAN KERJA
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lantai 6A Jakarta Selatan
2015
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Kegiatan Pemrograman Komputer TIK.OP02.012.01
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................................2

BAB I PENDAHULUAN .........................................................................................................4
A. Tujuan Umum ....................................................................................................4
B. Tujuan khusus ....................................................................................................4
BAB II BEKERJA DENGAN TEMPLATE .....................................................................................5
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Bekerja Dengan Template ...............................5
1. Jenis-jenis Template yang Sudah Tersedia ......................................................5
2. Cara Menggunakan Template yang Sudah Tersedia .........................................5
3. Cara Membuat Template Baru .......................................................................7
4. Cara Membuat Paragraph Styles ....................................................................9
5. Cara Mengaplikasikan Paragraph Styles ........................................................ 12
6. Cara Membuat Font Styles .......................................................................... 12
7. Cara Mengaplikasikan Font Styles ................................................................ 13
8. Cara Memodifikasi Styles............................................................................. 13
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Bekerja dengan Template ............................. 15
C. Sikap Kerja dalam Bekerja dengan Template ........................................................ 15
BAB III MENGGAMBAR DAN BEKERJA DENGAN GAMBAR ......................................................... 16
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menggambar dan Bekerja dengan Gambar...... 16
1. Cara Membuat Obyek Gambar pada Dokumen............................................... 16
2. Cara Memilih Obyek Gambar ....................................................................... 16
3. Cara Mengatur Obyek Gambar..................................................................... 18
4. Cara Menghapus Obyek Gambar .................................................................. 19
5. Cara Memasukkan Clip-Art .......................................................................... 19
6. Cara Memasukkan Gambar dari File ............................................................. 21
7. Cara Memindahkan Posisi Obyek Gambar dalam Dokumen.............................. 22
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Menggambar dan Bekerja dengan Gambar ..... 24
C. Sikap Kerja dalam Menggambar dan Bekerja dengan Gambar ................................ 24
BAB IV MEMBUAT SURAT MASAL (MAIL MERGE).................................................................... 25
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Membuat Surat Masal ( Mail Merge ) .............. 25
1. Perbedaan antara Dokumen Surat dan Dokumen Data ................................... 25
2. Cara Membuat Data Penerima (recipient)...................................................... 25
3. Cara Menambah Data Penerima (recipient) ................................................... 27
4. Cara Pembuatan Dokumen Surat ................................................................. 28
5. Cara Menjalankan Fungsi Surat Masal........................................................... 29
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Membuat Surat Masal (Mail Merge) ................ 32
C. Sikap Kerja dalam Menggambar dan Bekerja dengan Gambar ................................ 32
BAB V BEKERJA OUTLINE DAN DOKUMEN PANJANG ............................................................. 33
Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Halaman: 2 dari 46
Buku Informasi Versi: 2015
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Bekerja Outline dan Dokumen Panjang ........... 33
1. Cara Membuat Outline Dokumen ................................................................. 33
2. Cara Membuat Footnote.............................................................................. 35
3. Cara Membuat Secara Otomatis Daftar Isi, Daftar Gambar dan Daftar Tabel ..... 36
4. Cara Menggabungkan Beberapa Dokumen Menjadi Dokumen Master ............... 41
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Bekerja Outline dan Dokumen Panjang........... 42
C. Sikap yang Diperlukan dalam Bekerja Outline dan Dokumen Panjang...................... 43
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................. 44
A. Dasar Perundang-undangan ............................................................................... 44
B. Buku Referensi ................................................................................................. 44
C. Majalah atau Buletin.......................................................................................... 44
D. Referensi lainnya .............................................................................................. 44
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN................................................................................. 45
A. Daftar Peralatan/Mesin ...................................................................................... 45
B. Daftar Bahan .................................................................................................... 45
LAMPIRAN ............................................................................................................................ 46
Lampiran - .................................................................. Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PENYUSUN............................................................................................................... 46

Halaman: 3 dari 46
BAB I PENDAHULUAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu mengoperasikan
piranti lunak pengolah kata tingkat maju.
B. Tujuan khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi
Mengoprasikan piranti lunak pengolah kata tingkat maju guna memfasilitasi
peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan
sebagai berikut :
1. Dapat bekerja dengan template dengan menggunakan piranti lunak pengolah
kata meliputi: menggunakan template yang tersedia, membuat template
baru, membuat dan mengaplikasikan paragraph styles, membuat dan
mengaplikasikan font styles, dan memodifikasi styles
2. Dapat menggambar dan bekerja dengan gambar dengan menggunakan
piranti lunak pengolah kata meliputi: membuat obyek gambar pada dokumen,
memilih obyek gambar, mengatur obyek gambar, menghapus obyek gambar,
memasukkan obyek clip-art, memasukkan gambar dari file dan memindahkan
posisi obyek gambar.
3. Dapat membuat surat masal atau mail merge dengan menggunakan piranti
lunak pengolah kata meliputi : Mengerti perbedaan antara dokumen surat
dan dokumen data, Membuat data penerima (recipient), menambah data
penerima (recipient), membuat dokumen surat dan menjalankan fungsi surat
masal.
4. Dapat membuat outline dan dokumen panjang dengan menggunakan piranti
lunak pengolah kata, meliputi : membuat outline dokumen, membuat
footnote, membuat daftar isi serta daftar gambar dan daftar tabel secara
otomatis, dan menggabungkan beberapa dokumen menjadi dokumen master

Halaman: 4 dari 46
BAB II BEKERJA DENGAN TEMPLATE

BAB II
BEKERJA DENGAN TEMPLATE
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Bekerja Dengan Template

1. Jenis-jenis Template yang Sudah Tersedia
Template adalah master file untuk membuat sebuah dokumen baru dengan
format serta tampilan yang siap pakai. Dengan menggunakan template, kita
dapat membuat dokumen baru dengan cepat tanpa harus berfikir tentang
format penulisan seperti ukuran margin, gaya font dan ukuran serta jarak
dikarenakan sudah ditentukan sesuai dengan template yang dipilih. Pada
pembahasan di buku informasi ini, penulis menggunakan aplikasi perangkat
lunak Microsoft Word 2010 (Ms.Word 2010) sebagai perangkat simulasi
sebagai pendukung pembelajaran.
Pada Microsoft Word 2010 telah disediakan banyak sekali template yang bisa
digunakan oleh pengguna baik yang bersifat offline maupun online yang
sewaktu-waktu dapat diunduh. Untuk penggunaan template yang bersifat
offline, pengguna dapat menggunakannya langsung tanpa harus terhubung
ke internet.Template-template yang disediakan oleh Ms.Word 2010 secara
offline diantaranya adalah :
a. Adjacency Letter
b. Adjacency Merge Letter
c. Adjacency Report
d. Adjacency Resume
e. Apothecary Letter
Sedangkan untuk yang online tersedia lebih banyak lagi template yang dibagi
berdasarkan kategori, Di antaranya adalah :
a. Basic
b. Blue
c. Business
d. Card
e. Education
2. Cara Menggunakan Template yang Sudah Tersedia

Halaman: 5 dari 46
Untuk menggunakan template yang telah tersedia pada Ms.Word 2010

adalah sebagai berikut :
a. Pilih tab File untuk menuju tampilan Backstage
b. Pilih New
c. Pilih Sample template untuk memilih template yang tersedia offline
atau kategori Office.com template untuk download template yang
tersedia online. Seperti pada tampilan di bawah ini :
Gambar 1. Jendela New Document
d. Pilih template yang dikehendaki, lalu pilih Create.
Gambar 2. Jendela Sample templates
e. Dokumen baru sesuai dengan template yang dipilih akan muncul dan
siap digunakan
Halaman: 6 dari 46
3. Cara Membuat Template Baru

Selain menggunakan template yang tersedia, baik secara offline maupun
online, pada Ms.Word 2010 pengguna juga dapat membuat template sendiri
sesuai dengan tujuannya masing-masing. Pembuatan template baru, dapat
dilakukan dengan cara membuat dari nol atau membuatnya dari dokumen
yang telah tersedia dan mengubahnya menjadi template baru. Untuk
membuat template dari nol langkah-langkah yang dilakukan adalah :
a. Pilih tab File untuk menuju tampilan Backstage
b. Pilih New
c. Pilih My templates
Gambar 3. Jendela New Document (My templates)
d. Pilih Template, lalu pilih OK

Gambar 4. Jendela New
e. Template baru akan ditampilkan, rancang template sesuai dengan

tujuan dari pembuatan template.

Halaman: 7 dari 46
Gambar 5. Rancangan Template
f. Setelah rancangan selesai, template dapat disimpan dengan cara

memilih tab File lalu pilih Save.
g. Tentukan lokasi penyimpanan dan beri nama file template tersebut.
Extensi dari file template pada Ms.Word 2010 adalah “.dotx”.
Gambar 6. Jendela Save As
h. Lalu pilih Save.

Halaman: 8 dari 46
4. Cara Membuat Paragraph Styles

Pada Ms.Word 2010, sebuah paragraph dapat diberikan style atau format
yang berbeda-beda sesuai dari kehendak dari pengguna. Diantaranya
adalah:
a. Paragraph Alignment
Paragraph alignment adalah format yang diberikan kepada sebuah
paragraph atau lebih untuk secara otomatis meratakan bagian sisi-
sisinya. Caranya :
a. Pilih tab Home
b. Pilih salah satu dari 4 jenis alignment yaitu :
1. Align Text Left (rata kiri) :membuat paragraph menjadi rata
kiri.
2. Center (rata tengah) : membuat paragraph menjadi terpusat di
tengah.
3. Align Text Right (rata kanan) : membuat paragraph menjadi
rata kanan.
4. Justify ( rata kiri dan kanan) : membuat paragraph menjadi rata
kiri dan kanan.
Gambar 7. Paragraph Alignment
b. Indent Paragraphs
Indent paragraphs digunakan untuk memformat sebuah paragraph
atau lebih untuk memberikan posisi yang berbeda pada baris pertama
atau sebaliknya dari suatu paragraph. Contohnya dapat dilihat pada
gambar di bawah ini :

Halaman: 9 dari 46
Gambar 8. Indent Paragraphs
Untuk memberikan indent pada paragraph dapat dilakukan minimal

dengan dua cara yaitu :
1) Menggeser langsung First Line Indent dan Hanging Indent pada
Ruler di halaman Ms.Word 2010.
Gambar 9. First Line Indent & Hanging Indent
2) Melalui tab Page Layout, lalu pilih tombol ekspansi paragraph.

Setelah muncul layar paragraph lalu pilih jenis indent pada kotak
combo box special pada kategori Indentation. Lalu tentukan ukuran
indent pada kotak combo box. Seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 10. Jendela Paragraph

Halaman: 10 dari 46
c. Border dan Shading

Border dan shading pada pemformatan paragraph dapat digunakan
untuk memberikan garis serta warna background pada sebuah
paragraph atau lebih. Seperti pada contoh di bawah ini :
Gambar 11. Border and Shading
Caranya adalah sebagai berikut

1) Pilih tab Home lalu pilih kelompok paragraph.
2) Lanjutkan seperti gambar di bawah ini :
Gambar 12. Shading
Gambar 13. Border and Shading

Halaman: 11 dari 46
5. Cara Mengaplikasikan Paragraph Styles

Paragraph styles dapat diaplikasikan pada sebuah paragraph dengan cara
memberikan fokus atau meletakkan kursor pada paragraph yang
bersangkutan, lalu paragraph styles dapat di aplikasikan sesuai dengan cara
yang telah dijelaskan di pembahasan sebelumnya. Untuk mengaplikasikan
pada banyak paragraph maka setiap paragraph yang akan diberikan styles
harus di blok terlebih dahulu.
6. Cara Membuat Font Styles
Pemformatan font pada Ms.Word 2010 memiliki banyak variasi sesuai
dengan kehendak dan tujuan pengguna. Format font yang dapat diterapkan
pada huruf di Ms.Word 2010 diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Bold : Untuk menebalkan huruf.
b. Italic : Untuk memberikan kemiringan pada huruf.
c. Underline : Untuk memberikan garis bawah pada huruf.
d. Strikethrough : Untuk memberikan garis tengah pada huruf.
e. Subscript : Untuk membuat huruf lebih kecil dan berada di bawah
ukuran normal.
f. Superscript : Untuk membuat huruf lebih kecil dan berada di atas
ukuran normal.
g. Text Effect : Untuk memberikan efek pada huruf.
h. Text Highlight Color : Untuk memberikan warna background pada
huruf.
i. Font Color : Untuk memberikan warna huruf.
j. Clear Formating : Untuk menghapus format pada huruf.
k. Change Case : Untuk mengganti case pada huruf.
l. Shrink Font :Untuk mengecilkan ukuran huruf.
m. Grow Font : Untuk membesarkan ukuran huruf.
n. Font Size : Untuk mengganti ukuran huruf.
o. Font : Untuk mengganti jenis huruf.
Format-format yang dijelaskan di atas dapat diterapkan dengan cara:
a. Memilih tab Home

Halaman: 12 dari 46
b. Lalu pilih format yang dikehendaki pada group Font. Seperti pada
gambar di bawah ini :
Gambar 14. Font Styles
7. Cara Mengaplikasikan Font Styles

Untuk mengaplikasikan style atau format pada huruf di Ms.Word 2010
dapat dilakukan dengan cara memblok kumpulan huruf ataupun teks yang
akan diberikan format tertentu, lalu pilih format yang dikehendaki seperti
pada pembahasan sebelumnya. Untuk penulisan di awal adalah dapat
dilakukan langsung cara memilih format yang dikehendaki
8. Cara Memodifikasi Styles
Untuk memformat paragraph maupun huruf pada Ms.Word 2010, selain
seperti pembahasan di atas, dapat dilakukan dengan menggunakan fitur
styles. Fitur styles pada Ms.Word 2010 adalah format built in, atau format
bawaan dari aplikasi tersebut. Fitur styles terletak pada tab Home.
Gambar 15. Memodifikasi Styles
Pengguna dapat membuat style yang baru ataupun memodifikasi styles

yang sudah ada. Cara memodifikasi styles adalah sebagai berikut :
a. Pilih tombol ekspansi di Styles Group.

Halaman: 13 dari 46
Gambar 16. Tombol Ekspansi di Styles Group
b. Klik kanan pada styles yang akan dimodifikasi di jendela styles dan pilih
Modify.
Gambar 17. Jendela Styles
c. Pada jendela Modify Style ubah format style sesuai dengan tujuan, lalu
pilih OK.
Gambar 18. Jendela Modify Style

Halaman: 14 dari 46
d. Style yang telah dimodifikasi sudah dapat digunakan sesuai dengan

format yang tadi dibuat.
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Bekerja dengan Template
1. Menggunakan template yang tersedia
2. Membuat template baru
3. Membuat paragraph styles
4. Mengaplikasikan paragraph styles
5. Membuat font styles
6. Mengaplikasikan font styles
7. Memodifikasi styles
C. Sikap Kerja dalam Bekerja dengan Template
1. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam menggunakan template yang
sudah tersedia.
2. Harus cermat, teliti dan berfikir inovatif dalam membuat template baru.
3. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam membuat dan mengaplikasikan
paragraph styles.
4. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam membuat dan mengaplikasikan font
styles.
5. Harus cermat, teliti dan berfikir inovatif dalam memodifikasi styles.

Halaman: 15 dari 46
BAB III MENGGAMBAR DAN BEKERJA DENGAN GAMBAR

BAB III
MENGGAMBAR DAN BEKERJA DENGAN GAMBAR
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menggambar dan Bekerja dengan

Gambar
1. Cara Membuat Obyek Gambar pada Dokumen
Pada Ms.Word 2010, ada banyak jenis gambar yang dapat dimasukkan ke
dalam dokumen. Jenis-jenis gambar tersebut adalah :
a. Picture atau file gambar dari eksternal
b. Clip art yaitu gambar yang telah disediakan oleh aplikasi
c. Shapes yaitu gambar obyek sederhana yang disediakan oleh aplikasi
d. SmartArt yaitu gambar yang menyertakan diagram.
e. Chart yaitu diagram untuk menampilkan visualisasi data
f. Screenshot yaitu tampilan atau gambar jendela yang sedang terbuka.
Gambar 19. Obyek Gambar
Obyek gambar pada Ms.Word 2010 dapat dibuat dengan fitur Shapes.
2. Cara Memilih Obyek Gambar
Fitur Shapes pada Ms.Word 2010 memiliki banyak bentuk yang dapat dipilih
sesuai dengan tujuan pembuatan. Jenis-jenis shapes yang dapat digunakan
dibagi menjadi beberapa kelompok yaitu :
a. Lines : Untuk membuat shape garis dengan berbagai bentuknya
b. Rectangles : Untuk membuat shape berbentuk kotak
c. Basic Shapes : Untuk membuat shape dengan bentuk dasar lainnya
d. Block Arrows : Untuk membuat shape dengan bentuk tanda panah

Halaman: 16 dari 46
e. Equation Shapes : Untuk membuat shape dengan bentuk operator

aritmatika
f. Flowchart : Untuk membuat shape dengan bentuk gambar dasar
diagram alir.
g. Stars and Banners : Untuk membuat shape dengan bentuk bintang
dan banner
h. Callouts : Untuk membuat shape dengan bentuk lingkaran percakapan
Adapun cara memilih obyek gambar adalah :
a. Pilih tab Insert
b. Pada group Illustrations pilih Shapes
c. Lalu pilih shape yang akan digunakan
Gambar 20. Jendela Shapes
d. Sebagai contoh menggunakan shape hexagon, klik pada area kosong di

dalam dokumen, drag untuk menentukan ukuran dari shape dan lepas.
Gambar 21. Shape bentuk Hexagon

Halaman: 17 dari 46
3. Cara Mengatur Obyek Gambar

Obyek gambar yang telah dibuat dapat diatur atau dimodifikasi sesuai
dengan tujuannya. Hal-hal yang dapat dimodifikasi dari sebuah shape
diantaranya:
a. Isi (warna) dari shape
b. Bentuk dan warna garis pada shape
c. Effect dari shape
d. Memberikan teks pada shape
Untuk memberikan isi, bentuk garis dan efek dari shape dapat dilakukan
dengan cara :
1) Klik pada shape yang akan dimodifikasi
2) Pilih tab Format
3) Pada group Shape Styles, pilih jenis modifikasi yang akan diterapkan.
Gambar 22. Shape Styles
Sedangkan untuk memberikan teks pada shape dapat dilakukan dengan

cara :
a. Klik kanan pada shape yang akan ditambahkan teks.
b. Pilih Edit Text.
Gambar 23. Mengedit Teks

Halaman: 18 dari 46
c. Isi teks di dalam shape.

Gambar 24. Mengisi teks
4. Cara Menghapus Obyek Gambar

Obyek gambar yang telah dibuat dapat dihapus dengan cara :
a. Pilih shape yang akan dihapus
b. Tekan tombol Delete pada keyboard.
5. Cara Memasukkan Clip-Art
Untuk menampilkan ilustrasi dari informasi yang akan disampaikan pada
dokumen, seseorang dapat menambahkan gambar-gambar yang berkaitan
dengan informasi yang akan disampaikan. Untuk itu Ms.Word 2010
menyediakan fasilitas Clip-Art dengan untuk mendapatkan gambar-
gambar yang memang sudah otomatis tersedia pada saat menginstall
aplikasi tersebut. Cara memasukkan clip-art pada Ms.Word 2010 adalah
sebagai berikut:
a. Pilih tab Insert.
b. Klik Clip Art di group Illustrations.
Gambar 25. Memilih Clip-Art

Halaman: 19 dari 46
c. Pilihan clip art akan tampil pada task pane di sebelah kanan dokumen.
d. Masukkan kata kunci pada kotak Search for: yang berkaitan dengan
gambar yang diinginkan.
Gambar 26. Search for pada Clip Art
e. Jika ingin mendapatkan gambar yang tersedia online maka kotak ceklis
Include Bing content diceklis.
Gambar 27. Include Bing Content

Halaman: 20 dari 46
f. Lalu pilih tombol Go yang berada di samping kotak Search for:

g. Klik gambar yang dikehendaki.
h. Gambar akan masuk ke dalam dokumen.
Gambar 28. Memasukkan Clip Art
6. Cara Memasukkan Gambar dari File

Selain menggunakan fitur Clip Art, Ms.Word 2010 juga menyediakan
fasilitas untuk memasukkan gambar personal yang disediakan oleh masing-
masing pengguna ke dalam dokumen. Caranya adalah sebagai berikut :
a. Arahkan cursor di mana gambar akan diletakkan.
b. Pilih tab Insert.
Gambar 29. Memilih Submenu Picture

Halaman: 21 dari 46
c. Pilih Picture di group Illustrations.

d. Pilih gambar yang diinginkan lalu klik Insert untuk menambahkan
gambar ke dalam dokumen.
Gambar 30. Memilih gambar
e. Gambar telah berhasil dimasukkan ke dalam dokumen.

Gambar 31. Tampilan Gambar di dalam Dokumen
7. Cara Memindahkan Posisi Obyek Gambar dalam Dokumen

Obyek Gambar yang telah berhasil di masukkan ke dalam dokumen, dapat
diubah atau dipindahkan posisinya terhadap obyek-obyek lainnya pada
dokumen seperti obyek teks ataupun paragraph. Pada Ms.Word 2010,
obyek gambar dapat ditempatkan di beberapa posisi yaitu :

Halaman: 22 dari 46
a. In Line with Text : Gambar akan terletak segaris dengan teks di

sampingnya.
b. Square : Gambar akan terletak di dalam teks, dengan posisi teks
berbentuk kotak di sekeliling gambar.
c. Tight : Gambar akan terletak di dalam teks, dengan posisi teks
mengelilingi lekuk dari gambar.
d. Through : Gambar akan terletak di dalam teks.
e. Top and Bottom : Teks akan terletak di atas dan bawah gambar.
f. Behind Text : Gambar akan terletak di belakang teks.
g. In Front of Text : Gambar akan terletak di depan teks.
Cara untuk memindahkan posisi obyek gambar dalam dokumen adalah :

a. Klik kanan pada obyek gambar yang akan diubah posisinya.
b. Pilih Wrap Text.
c. Pilih posisi yang dikehendaki.
Gambar 32. Peletakkan gambar

Halaman: 23 dari 46
Untuk mendapatkan pilihan posisi lainnya dapat memilih More layout

Options. Selain itu posisi obyek gambar juga bisa dimodifikasi melalui tab
Format, lalu ke position di group Arrange.
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Menggambar dan Bekerja dengan

Gambar
1. Membuat obyek gambar pada dokumen
2. Memilih obyek gambar
3. Mengatur obyek gambar
4. Menghapus obyek gambar
5. Memasukkan clip-art
6. Memasukkan gambar dari file
7. Memindah posisi obyek dalam dokumen
C. Sikap Kerja dalam Menggambar dan Bekerja dengan Gambar
1. Harus cermat, teliti dan inovatif dalam membuat obyek gambar pada
dokumen.
2. Harus cermat, teliti dan berfikir evaluatif dalam memilih, mengatur dan
menghapus obyek gambar.
3. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam memasukkan obyek clip-art.
4. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam memasukkan gambar dari file.
5. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam memindah posisi obyek gambar
dalam dokumen.

Halaman: 24 dari 46
BAB IV MEMBUAT SURAT MASAL (MAIL MERGE)

BAB IV
MEMBUAT SURAT MASAL (MAIL MERGE )
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Membuat Surat Masal ( Mail

Merge )
1. Perbedaan antara Dokumen Surat dan Dokumen Data
Mail Merge atau surat masal adalah salah satu fitur yang ada di Ms.Word
2010 yang membantu pengguna membuat banyak dokumen berdasarkan 1
template. Pada pembuatan surat masal atau Mail Merge, pengguna perlu
menggunakan 2 buah aplikasi perangkat lunak yaitu aplikasi pengolah kata
untuk membuat dokumen surat atau template dan aplikasi database untuk
membuat dokumen data atau database.
Dokumen surat digunakan sebagai frame ataupun bingkai yang akan
ditampilkan atau dicetak dalam media lainnya. Isi dari dokumen surat
adalah bersifat statis karena merupakan template. Sedangkan dokumen
data digunakan sebagai tempat penyimpanan data-data yang akan
digunakan atau dimasukkan ke dalam dokumen surat. Dengan terpisahnya
antara dokumen surat dan dokumen data, maka ketika ada perubahan data
baik ada penambahan maupun pengurangan data, tidak mempengaruhi
template yang ada.
2. Cara Membuat Data Penerima (recipient)

Pada pembuatan surat masal, surat yang dicetak akan bersifat banyak
dengan penerima yang berbeda-beda. Dengan demikian diperlukan data
penerima yang tersimpan di dalam database ataupun dokumen data. Untuk
pembuatan database ataupun dokumen data, diperlukan aplikasi yang
mendukung format database yang memang telah disediakan bersama
paket instalasi Ms.Office 2010 seperti Ms.Excel 2010 maupun Ms.Access
2010. Pada pembuatan surat masal, data penerima dapat diambil dari
database yang telah dibuat sebelumnya pada Ms.Excel, Ms.Access,
Ms.Outlook maupun dengan membuat database baru. Caranya adalah
sebagai berikut :

Halaman: 25 dari 46
a. Pilih tab Mailings.

b. Pilih Select Recipients.
c. Pilih database yang akan digunakan.
Gambar 33. Memilih Database pada Mail Merge
d. Untuk pembuatan data penerima baru, maka bisa dilanjutkan

dengan memilih Type New List.
e. Pada jendela New Address List isikan beberapa field sesuai dengan
yang akan ditampilkan pada surat yang akan disampaikan.Lalu tekan
tombol OK.
Gambar 34. Jendela New Address List
f. Pada jendela Save Address List, berikan nama sesuaikan dengan

isinya, lalu tekan tombol Save.
Gambar 35. Jendela Save Address List

Halaman: 26 dari 46
g. Data Penerima berhasil dibuat.
3. Cara Menambah Data Penerima (recipient)

Pada saat pembuatan surat masal, ada kalanya ada penambahan data
penerima yang perlu dilakukan. Melanjutkan pembahasan sebelumnya,
untuk penambahan data penerima (recipient) yang sudah dibuat
sebelumnya dapat dilakukan dengan cara :
a. Pilih tab Mailings.
b. Pilih Edit Recipient List. Pada jendela Mail Merge Recipients di
kotak Data Source pilih database yang telah dibuat sebelumnya lalu klik
tombol Edit.
Gambar 36. Jendela Mail Merge Recipients (Menambah recipient)
c. Pada jendela Edit Data Source, pilih tombol New Entry. Lalu
masukkan data penerima yang baru di masing-masing kolom.

Halaman: 27 dari 46
Gambar 37. Jendela Edit Data Source
d. Jika ada yang perlu ditambahkan lagi pilih tombol New Entry, tetapi
jika sudah selesai pilih tombol OK. Jika ada kotak konfirmasi pilih Yes.
e. Data penerima berhasil ditambahkan. Lalu tekan tombol OK.
Gambar 38. Penambahan Data Penerima (Recipient)
4. Cara Pembuatan Dokumen Surat

Seperti pada pembahasan sebelumnya bahwa dokumen surat dibuat
sebagai kerangka ataupun template yang akan memuat data-data yang
sebelumnya dibuat di dokumen data. Pada pembuatan surat masal dengan
data yang telah dibuat di pembahasan sebelumnya maka data penerima

Halaman: 28 dari 46
seperti title, nama serta alamat penerimanya dapat dikosongkan. Hal itu
dikarenakan data-data tersebut akan diambil dari database. Sebagai contoh
adalah seperti ditampilkan pada surat undangan dibawah ini :
Gambar 39. Contoh Dokumen Surat
5. Cara Menjalankan Fungsi Surat Masal

Ketika dokumen data dan dokumen surat telah dibuat, langkah selanjutnya
adalah memasukkan data pada dokumen data ke dalam dokumen surat.
Sehingga pada saat proses pencetakkan, setiap surat yang tercetak
memiliki penerima dengan data yang berbeda-beda sesuai dengan
dokumen data. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Pada dokumen surat, letakkan kursor di tempat data akan ditampilkan.
b. Pilih tab Mailings lalu di group Write & Insert Fields pilih Insert
Merge Field.

Halaman: 29 dari 46
Gambar 40. Memilih Insert Merge Fields
c. Pilih kolom yang akan ditampilkan

Gambar 41. Memilih kolom dalam Insert Merge Fields
d. Sesuaikan letak dan kolom yang akan ditampilkan, sehingga pada

dokumen surat yang perlu diisi dengan data penerima akan terisi field
dari dokumen data.
Gambar 42. Hasil Mail Merge

Halaman: 30 dari 46
e. Untuk melihat hasilnya dapat dilakukan dengan cara memilih Preview

Results di group Preview Results.
Gambar 43. Memilih Preview Results
f. Pada nama dan alamat telah terisi data dari data penerima.
Gambar 44. Hasil Mail Merge setelah di Preview Results
g. Untuk melihat lembar surat dengan penerima berbeda dapat dilakukan

dengan menekan tombol Next Record.
Gambar 45. Memilih Record yang lain
h. Dari hasil bisa dilihat bahwa tiap lembar surat memiliki nama serta
alamat yang berbeda-beda sesuai dengan data penerima yang dibuat
sebelumnya.

Halaman: 31 dari 46
Gambar 46. Hasil Mail Merge untuk Record yang Lain
i. Jika dokumen telah siap dicetak, dapat dilakukan dengan cara memilih
Finish & Merge.
Gambar 47. Finish & Merge
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Membuat Surat Masal (Mail

Merge)
1. Mengidentifikasi perbedaan antara dokumen surat dan dokumen data.
2. Membuat data penerima (recipient).
3. Menambah data penerima (recipient).
4. Membuat dokumen surat.
5. Menjalankan fungsi surat masal.
C. Sikap Kerja dalam Menggambar dan Bekerja dengan Gambar

1. Harus cermat, teliti dan berfikir analitis dalam memahami perbedaan antara
dokumen surat dan dokumen data.
2. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam membuat dan menambah data
penerima (recipient).
3. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam membuat dokumen surat.
4. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam menjalankan fungsi surat masal.

Halaman: 32 dari 46
BAB V BEKERJA OUTLINE DAN DOKUMEN PANJANG

BAB V
BEKERJA OUTLINE DAN DOKUMEN PANJANG
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Bekerja Outline dan Dokumen

Panjang
1. Cara Membuat Outline Dokumen
Microsoft Word 2010 menyediakan fitur tampilan outline yang dapat
digunakan untuk mempermudah dalam membuat tata tulis yang lebih baik.
Selain itu fitur outline juga dapat digunakan untuk mempersiapkan untuk
membuat daftar isi secara otomatis. Adapun cara membuat serta
menggunakan fitur outline adalah sebagai berikut :
a) Membuat Kerangka Tulisan. Kerangka tulisan diharapkan dibuat di awal
penulisan untuk mempermudah merapihkan penulisan-penulisan
berikutnya.
Gambar 48. Contoh Kerangka Penulisan
b) Pilih menu View lalu pilih Outline pada group Document Views.
Gambar 49. Memilih Submenu Outline

Halaman: 33 dari 46
c) Untuk Daftar Isi, serta BAB di berikan level 1
Gambar 50. Memilih Level 1 pada Kerangka Penulisan
d) Untuk satu tingkat di bawahnya diberikan level 2
Gambar 51. Memilih Level 2 pada Kerangka Penulisan
e) Untuk kembali ke tampilan normal pilih Close Outline View
Gambar 52. Close Outline View

Halaman: 34 dari 46
f) Sehingga tampilannya adalah sebagai berikut :

Gambar 53. Tampilan Akhir pada Pembuatan Outline
2. Cara Membuat Footnote

Footnote secara bahasa berarti catatan kaki adalah catatan yang diberikan
oleh penulis untuk menampilkan sumber rujukan dari kata maupun kalimat
yang ada pada tulisan. Footnote di tampilkan di halaman dari kata maupun
kalimat itu berada. Footnote sendiri diletakkan di bagian bawah dari halaman
bersangkutan. Pada Microsoft Word 2010, footnote dapat dibuat dengan
cara :
a) Tempatkan kursor pada lokasi dimana acuan dari footnote akan
ditempatkan.
Gambar 54. Contoh Dokumen untuk Pemberian Footnote
b) Pilih Reference lalu pilih Insert Footnote pada group Footnotes,

atau dengan menekan tombol Alt+Ctrl+F
Gambar 55. Cara Memasukkan Footnote

Halaman: 35 dari 46
c) Isi penjelasan dari footnote yang bersangkutan.
Gambar 56. Memberikan teks untuk footnote
d) Footnote telah berhasil dibuat.
Gambar 57. Hasil Tampilan setelah diberikan Footnote
3. Cara Membuat Secara Otomatis Daftar Isi, Daftar Gambar dan Daftar Tabel
Pada pembuatan dokumen yang besar serta kompleks, kadang-kadang
banyak hal yang dikurangi bahkan ditambahkan dalam prosesnya.
Pengurangan serta penambahan akan mempengaruhi daftar isi dan
sejenisnya. Mengacu pada hal-hal tersebut maka diperlukan format daftar isi
yang akan berganti secara otomatis menyesuaikan nama serta nomor
halaman dari dokumen tersebut. Untuk daftar gambar dan daftar tabel
memiliki cara yang sama dengan cara membuat daftar isi secara otomatis.
Adapun cara membuat daftar isi secara otomatis adalah sebagai berikut :
a) Tentukan styles dari kalimat maupun kata yang akan ditampilkan di
daftar isi

Halaman: 36 dari 46
Gambar 58. Memberikan Style pada Kalimat (1)
Gambar 59. Memberikan Style pada Kalimat (2)
b) Letakkan cursor dimana daftar isi otomatis akan ditempatkan lalu pilih
Menu References lalu pilih Table of Contents pada group Table of
Contents
Halaman: 37 dari 46
Gambar 60. Cara Memilih Table of Contents
c) Pilih Insert Table of Contents.
Gambar 61. Cara Memilih Insert Table of Contents

Halaman: 38 dari 46
d) Pada Jendela Table of Contents pilih Options
Gambar 62. Jendela Table of Contents
e) Pada jendela Table of Contents Options Tentukan acuan dari pembuatan

daftar isi, apakah berdasarkan Styles, Outline levels atau berdasarkan
Table entry fields. Karena mengacu pada tahap a di atas, maka daftar isi
dibuat berdasarkan styles.
Gambar 63. Jendela Table of Contents Options

Halaman: 39 dari 46
f) Pada TOC level, tentukan level dari daftar isi yang akan ditampilkan.
Lalu pilih OK.
Gambar 64. Cara menentukan TOC level (1)
Gambar 65. Cara menentukan TOC level (2)

Halaman: 40 dari 46
g) Pilih OK dan OK, maka tampilannya adalah sebagai berikut :
Gambar 66. Hasil membuat daftar isi otomatis
4. Cara Menggabungkan Beberapa Dokumen Menjadi Dokumen Master

Pada Microsoft Word 2010, beberapa dokumen teks dapat di gabungkan
menjadi satu dokumen untuk kemudian dapat digunakan sebagai dokumen
master. Caranya adalah sebagai berikut :
a) Letakkan kursor dimana dokumen akan diletakkan lalu pada menu
Insert , di dalam group Text pilih tombol ekspansi Object.
b) Pilih Text from file.
Gambar 67. Cara Memilih Memasukkan Text from file

Halaman: 41 dari 46
c) Pilih dokumen yang akan dimasukkan lalu pilih Insert.
Gambar 68. Cara Memilih Dokumen yang akan dimasukkan
d) Dokumen telah berhasil digabungkan.
Gambar 69. Hasil Penggabungan dua buah dokumen
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Bekerja Outline dan Dokumen

Panjang
1. Membuat outline dokumen.
2. Membuat footnote.
3. Membuat secara otomatis daftar isi, daftar gambar dan daftar tabel.

Halaman: 42 dari 46
4. Menggabungkan beberapa dokumen menjadi dokumen master.

C. Sikap yang Diperlukan dalam Bekerja Outline dan Dokumen Panjang
1. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam membuat outline dokumen.
2. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam membuat footnote.
3. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam membuat daftar isi, daftar gambar
dan daftar tabel secara otomatis.
4. Harus cermat, teliti dan taat asas dalam menggabungkan beberapa dokumen
menjadi dokumen master.

Halaman: 43 dari 46
DAFTAR PUSTAKA
A. Dasar Perundang-undangan
1. -
B. Buku Referensi
1. Jarot S, Shenia A, & Sudarma S, Buku Pintar Microsoft Office 2007 & 2010,
mediakita, Jakarta, 2012
2. Kurweni Ukar dan Gradiyan Budi Pratama, Seri Penuntun Praktis Microsoft
Word 2010, PT.Elex Media Komputindo, Jakarta, 2010
C. Majalah atau Buletin

1. -
D. Referensi lainnya
1. Browsing Internet, Microsoft Word 2010 , 26 Mei 2015 pukul 10.49,
http://www.gcflearnfree.org/office2010/word2010

Halaman: 44 dari 46
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN
A. Daftar Peralatan/Mesin
No. Nama Peralatan/Mesin Keterangan
1 Personal Computer (PC) Spesifikasi minimum :
 Processor : 2 GHz
 Harddisk : 360 GB
 Memory : 4 GB
 Monitor : 14 inchi
2 USB Modem GSM atau CDMA
3 Software:
 Microsoft Office 2010
 Aplikasi Anti Virus
4 Flash Disk Minimal 2 GB
5 Akses internet
B. Daftar Bahan
No. Nama Bahan Keterangan
1 Kuota paket internet Sesuai tipe modem yang
digunakan.
2 Modul Pelatihan (Buku Informasi, Setiap peserta
Buku Kerja, Buku Penilaian)
3 Kertas A4 70 gram
4 Spidol whiteboard
5 DVD blank
6 Spidol marker
7 Tinta printer
8 ATK siswa

Halaman: 45 dari 46
LAMPIRAN
DAFTAR PENYUSUN
No. Nama Profesi

1 Zulka Ali Ajuab  Instruktur Kej. Teknologi
Informasi dan Komunikasi

Halaman: 46 dari 46

Pengolahan Kata Maju

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengolahan Kata Maju

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU INFORMASI

MENGOPERASIKAN PIRANTI LUNAK

KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DAFTAR ISI ............................................................................................................................2

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

BAB II BEKERJA DENGAN TEMPLATE

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Bekerja Dengan Template

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Untuk menggunakan template yang telah tersedia pada Ms.Word 2010

Gambar 1. Jendela New Document

d. Pilih template yang dikehendaki, lalu pilih Create.

Gambar 2. Jendela Sample templates

3. Cara Membuat Template Baru

Gambar 3. Jendela New Document (My templates)

d. Pilih Template, lalu pilih OK

e. Template baru akan ditampilkan, rancang template sesuai dengan

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Gambar 5. Rancangan Template

f. Setelah rancangan selesai, template dapat disimpan dengan cara

h. Lalu pilih Save.

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

4. Cara Membuat Paragraph Styles

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Gambar 8. Indent Paragraphs

Untuk memberikan indent pada paragraph dapat dilakukan minimal

2) Melalui tab Page Layout, lalu pilih tombol ekspansi paragraph.

Gambar 10. Jendela Paragraph

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

c. Border dan Shading

Caranya adalah sebagai berikut

Gambar 13. Border and Shading

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

5. Cara Mengaplikasikan Paragraph Styles

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

7. Cara Mengaplikasikan Font Styles

Gambar 15. Memodifikasi Styles

Pengguna dapat membuat style yang baru ataupun memodifikasi styles

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Gambar 16. Tombol Ekspansi di Styles Group

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

d. Style yang telah dimodifikasi sudah dapat digunakan sesuai dengan

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

BAB III MENGGAMBAR DAN BEKERJA DENGAN GAMBAR

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menggambar dan Bekerja dengan

Gambar 19. Obyek Gambar

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

e. Equation Shapes : Untuk membuat shape dengan bentuk operator

Gambar 20. Jendela Shapes

d. Sebagai contoh menggunakan shape hexagon, klik pada area kosong di

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

3. Cara Mengatur Obyek Gambar

Sedangkan untuk memberikan teks pada shape dapat dilakukan dengan

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

c. Isi teks di dalam shape.

4. Cara Menghapus Obyek Gambar

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

Gambar 26. Search for pada Clip Art

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju

f. Lalu pilih tombol Go yang berada di samping kotak Search for:

6. Cara Memasukkan Gambar dari File

Gambar 29. Memilih Submenu Picture

Judul Modul : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata Tingkat Maju