SISTEM INFORMASI UPT PPK

BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..............................................................................................................................1
1. PENDAHULUAN..............................................................................................................3
1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen......................................................................................3
1.2. Struktur IAMS PT. Delta Adiguna Group...................................................................3
1.3. Deskripsi Dokumen.....................................................................................................3
2. MENU UTAMA.................................................................................................................4
2.1. Sign-In.........................................................................................................................4
2.2. Notifikasi.....................................................................................................................6
2.3. Sign-Out......................................................................................................................7
3. USER ADMIN....................................................................................................................8
3.1. Menu Ledger...............................................................................................................8
3.2. Account Group............................................................................................................9
3.2.1. Menambah Data Transaksi Keuangan Baru.......................................................10
3.2.2. Mengubah Data per Transaksi Keuangan..........................................................10
3.2.3. Menghapus Data per Transaksi Keuangan.........................................................12
3.3. Account......................................................................................................................12
3.3.1. Menambah Data Branch COA...........................................................................13
3.3.2. Mengubah Data per Branch COA......................................................................15
3.3.3. Menghapus Data per Branch COA....................................................................16
3.3.4. Import COA.......................................................................................................17
3.4. Petty Cash Transaction..............................................................................................18
3.5. General Ledger..........................................................................................................21
3.6. Import Transaksi........................................................................................................23
3.7. Menu Budget.............................................................................................................25
4. USER BUDGET...............................................................................................................27
4.1. Monitoring.................................................................................................................27
4.1.1. Data Periode Budget..........................................................................................28
4.1.2. Budget Mingguan...............................................................................................29
4.2. All Status Budget.......................................................................................................34
4.3. Master Data...............................................................................................................34
4.3.1. Fiscal Year.........................................................................................................35
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

4.3.2. Periods................................................................................................................36
4.3.3. Holding...............................................................................................................36
4.3.4. Branches.............................................................................................................37
4.3.5. Currencies..........................................................................................................37
4.3.6. Estimate Accounts..............................................................................................38
4.3.7. User System.......................................................................................................39
4.4. Cash/Bank..................................................................................................................39
4.5. Budget........................................................................................................................40
4.5.1. Create and Revise Budget..................................................................................41
4.5.2. Submitted Budget...............................................................................................42
4.5.3. Approved Budget...............................................................................................42
4.5.4. Released Budget.................................................................................................42
4.5.5. Cancelled Budget...............................................................................................43
4.5.6. Print Submission Form.......................................................................................43
4.5.7. Routine Budget...................................................................................................45
4.5.8. History Budget...................................................................................................46
5. USER CHECKER.............................................................................................................47
5.1. Pengajuan Budget......................................................................................................47
5.2. List Budget yg belum di approve..............................................................................48
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1. PENDAHULUAN

SISTEM INFORMASI adalah sebuah sistem formal, sosioteknikal, dan

organisasional yang dirancang untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan,
dan mendistribusikan informasi. Dari perspektif sosioteknis, sistem informasi
disusun oleh empat komponen: tugas, orang, struktur (atau peran) dan teknologi.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu integrasi komponen untuk
pengumpulan, penyimpanan dan pemrosesan data. Data tersebut kemudian
digunakan untuk menyediakan informasi, berkontribusi pada pengetahuan serta
produk digital yang memfasilitasi pengambilan keputusan.

1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen

Dokumen user manual ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut:
1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan sistem informasi untuk
user dan admin.
2. Sebagai panduan penggunaan Sistem Informasi UPT PPK BPKAD Provinsi
Jawa Timur.

1.2. Struktur Sistem Informasi UPT PPK

Sistem Informasi UPT PPK terdiri dari 6 bagian laman yang terintegrasi,
diantaranya:
1. Laman Profil UPT PPK
2. Laman Klinik Konsultasi PKD
3. Laman Pendampingan Teknis
4. Laman Bimbingan Teknis
5. Laman Informasi Keuangan Daerah
6. Laman Analisa Fiskal dan Keuangan

1.3. Deskripsi Dokumen

Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan Sistem
Informasi UPT PPK BPKAD Provinsi Jawa Timur. Dokumen ini berisikan
informasi sebagai berikut:
1. BAB 1 berisi informasi umum yang merupakan bagian pendahuluan
meliputi deskripsi umum sistem, tujuan pembuatan dokumen, serta
deskripsi dokumen.
2. BAB 2 berisi penggunaan Sistem Informasi UPT PPK BPKAD Provinsi Jawa
Timur untuk hak akses sebagai User
3. BAB 3 berisi penggunaan Sistem Informasi UPT PPK BPKAD Provinsi Jawa
Timur untuk hak akses sebagai Admin.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

2. PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI SEBAGAI USER

2.1. Laman Beranda

Untuk menggunakan aplikasi Sistem Informasi UPT PPK BPKAD Provinsi
Jawa Timur yang telah dibuat, user. pertama-tama harus masuk ke dalam
website melalui alamat website https://uptppk.bpkad.jatimprov.go.id/ seperti yang
terlihat pada Gambar 2.1 berikut ini.

Gambar 2.1 Tampilan beranda Sistem Informasi UPT PPK

User kemudian bisa memilih dari 6 menu utama yaitu:

SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

2.2. Laman Profil UPT PPK

Apabila user memilih menu Profil UPT PPK, maka user akan dibawa
masuk ke dalam laman profil UPT PPK seperti terlihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Laman Profil UPT PPK

Dalam laman ini terlihat sub menu mengenai profil UPT PPK yang telah
disediakan oleh pihak admin UPT PPK.

2.3. Laman Klinik Konsultasi PKD

Apabila user memilih menu Klinik Konsultasi PKD, maka user akan
dibawa ke dalam laman Klinik Konsultasi seperti terlihat pada Gambar 2.3.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 2.3 Laman Klinik Konsultasi PKD

User Kemudian bisa mengajukan pertanyaan kepada pihak UPT PPK

BPKAD Provinsi Jawa Timur dengan menekan tombol “Buat Tiket” seperti
terlihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Tombol Pembuatan Tiket Konsultasi

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

User Kemudian akan dibawa ke jendela tiket konsultasi seperti terlihat

pada Gambar 2.5 berikut.

Gambar 2.5 Jendela Tiket Konsultasi

User harus memasukkan data nama, alamat email, topik pertanyaan, asal
kantor dan nomor telepon yang bisa dihubungi kemudian memilih tombol
“Submit” untuk mengirimkan pertanyaan tersebut ke pihak UPT PPK BPKAD
Provinsi Jawa Timur seperti terlihat pada Gambar 2.6.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 2.6 Pengiriman Pertanyaan Konsultasi

User juga bisa mengajukan permintaan konsultasi lebih lanjut secara
offline dengan memilih checkbox Konsultasi offline seperti terlihat pada Gambar
2.7 berikut.

Gambar 2.7 Check Box Konsultasi Offline

User juga bisa menggunakan fasilitas chat-bot yang tersedia dalam laman
Klinik Konsultasi dengan menekan tombol “Chatbot” seperti terlihat pada
Gambar 2.8,

Gambar 2.8 Tombol ChatBot

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

User kemudian dapat menggunakan Chat Bot seperti terlihat pada

Gambar 2.9.

Gambar 2.9 ChatBot

User tinggal mengikuti instruksi yang terdapat pada ChatBot untuk dapat
memperoleh informasi yang disediakan oleh UPT PPK BPKAD Provinsi Jawa
Timur. User juga bisa menghubungi UPT PPK BPKAD Provinsi Jawa Timur
melalui tombol WhatsApp seperti terlihat pada Gambar 2.10.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 2.10 Tombol WhatsApp UPT PPK

User Kemudian akan dibawa masuk ke dalam aplikasi WhatsApp dan

langsung dapat melakukan pembicaraan dengan pihak UPT PPK BPKAD Provinsi
Jawa Timur.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1.
2.
2.1.

1.
2.
3. USER ADMIN

Laman home monitoring merupakan laman awal ketika user mengakses

dashboard IAMS. Pada tampilan dashboard, Terdapat 4 fitur/menu utama yakni
Ledger, Budget, Notification, dan Akun Admin. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.1 dibawah.

Gambar 3.1 Laman dashboard akun Admin IAMS

1.
2.
2.1.
2.2.
2.
3.
3.1. Menu Ledger
Menu Ledger merupakan fitur/menu yang didalamnya terdapat sub menu
Account Group, Account, Petty Cash Transaction, General Ledger, dan
Import Transaksi. Seperti yang terlihat pada Gambar 2.6 dibawah ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.2 Sub menu pada fitur/menu utama Ledger

2.1.
2.2.
2.3.
4.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
3.
3.1.
3.2. Account Group
Untuk menampilkan informasi Account Group, user dapat menekan tombol
Ledger kemudian pilih sub menu Account Group. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.3 dibawah ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

. Gambar 3.3 Tombol sub menu Account Group

Pada submenu Account Group ini, ditampilkan informasi tentang account
code, group name, dan class name dari setiap transaksi keuangan yang terjadi.
Seperti yang terlihat pada Gambar 3.4 berikut ini.

Gambar 3.4 Laman sub menu Account Group

Pada laman informasi sub menu account grup tersebut, user dapat
menambahkan data transaksi keuangan baru, mengubah data per transaksi
keuangan, dan menghapus data per transaksi keuangan.

1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.2.1. Menambah Data Transaksi Keuangan Baru
Untuk menambahkan data transaksi keuangan baru, user dapat menekan
tombol Add seperti pada Gambar 3.5 dibawah ini.

Gambar 3.5 Tombol Add data Transaksi Keuangan baru

Kemudian akan muncul laman Add data transaksi keuangan baru. User dapat
mengisikan detail informasi pada transaksi keuangan baru tersebut seperti kode akun
transaksi pada kolom Account code, nama grup pada kolom Group name, dan
jenis transaksi pada kolom Class name. Lalu tekan tombol Save changes untuk
menyimpan atau tombol Close untuk membatalkan. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.6 dibawah ini.

Gambar 3.6 Laman Add data Transaksi Keuangan baru

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.2.1.
3.2.2. Mengubah Data per Transaksi Keuangan
Untuk mengubah data per transaksi keuangan, user dapat menekan tombol
Edit pada kolom action paling kiri seperti pada Gambar 3.7 dibawah ini.

Gambar 3.7 Tombol Edit data per transaksi keuangan

Kemudian akan muncul laman Edit data transaksi keuangan tersebut. User
dapat mengubah detail informasi pada transaksi keuangan tersebut seperti kode akun
transaksi pada kolom Account code, nama grup pada kolom Group name, dan
jenis transaksi pada kolom Class name. Lalu tekan tombol Save changes untuk
menyimpan atau tombol Close untuk membatalkan. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.8 berikut ini.

Gambar 3.8 Laman Edit data per transaksi keuangan

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
3.2.2.
3.2.3. Menghapus Data per Transaksi Keuangan
Untuk menghapus data per transaksi keuangan, user dapat menekan tombol
Delete pada kolom action paling kiri seperti pada Gambar 3.9 berikut.

Gambar 3.9 Tombol Delete untuk menghapus data

Kemudian akan muncul laman konfirmasi Delete data transaksi keuangan

tersebut, lalu pilih tombol Delete untuk menghapus data transaksi keuangan tersebut
atau Cancel untuk membatalkan. Seperti yang terlihat pada Gambar 3.10 berikut.

Gambar 3.10 Laman konfirmasi Delete data per transaksi keuangan

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

3.3. Account
Untuk menampilkan informasi Account, user dapat menekan tombol Ledger
kemudian pilih sub menu Account. Seperti yang terlihat pada Gambar 3.11 dibawah
ini.

. Gambar 3.11 Tombol sub menu Account

Pada submenu Account ini, ditampilkan informasi mengenai data Branch
Name, Account Group, Currency, Account Code, Account Name, Beginning
Balance, Balance, Debit/Credit, Neraca, Laba/rugi, dan Saldo Budget dari
setiap brand Chart of Account (COA) yang ada. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.12 berikut.

Gambar 3.12 Laman Branch Chart of Account (COA) pada sub menu Account
Pada laman informasi sub menu account tersebut, user dapat menambahkan
data Branch COA baru, mengubah data per COA, dan menghapus data per COA.

1.
2.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
3.3.
3.3.1. Menambah Data Branch COA
Untuk menambahkan COA baru, user dapat menekan tombol Add seperti pada
Gambar 3.13 dibawah ini.

Gambar 3.13 Tombol Add data COA baru

Kemudian akan muncul laman Add data COA baru. User dapat mengisikan
detail informasi pada laman tersebut seperti nama cabang pada kolom Branch
Name, nama grup pada kolom Group name, jenis mata uang pada kolom
Currency, kode akun pada kolom Account Code, nama akun pada kolom
Account Name, saldo awal pada kolom Beginning Balance, tanggal pada kolom
Up date, jenis transaksi pada kolom Debit/Credit, dan pilihan centang pada
Neraca, Laba/rugi, dan saldo budget. Lalu tekan tombol Save changes untuk
menyimpan atau tombol Close untuk membatalkan. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.14 dibawah ini.

Gambar 3.14 Laman Add data COA baru

SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
3.3.2. Mengubah Data per Branch COA
Untuk mengubah data per branch COA, user dapat menekan tombol Edit pada
kolom action paling kiri seperti pada Gambar 3.15 dibawah ini.

Gambar 3.15 Tombol Edit data per branch COA

Kemudian akan muncul laman Edit data COA tersebut. User dapat mengubah
detail informasi pada data COA tersebut seperti nama cabang pada kolom Branch
Name, nama grup pada kolom Group name, jenis mata uang pada kolom
Currency, kode akun pada kolom Account Code, nama akun pada kolom
Account Name, saldo awal pada kolom Beginning Balance, tanggal pada kolom
Up date, jenis transaksi pada kolom Debit/Credit, dan pilihan centang pada
Neraca, Laba/rugi, dan saldo budget. Lalu tekan tombol Save changes untuk
menyimpan atau tombol Close untuk membatalkan. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.16 berikut ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.17 Laman Edit data per COA

1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

3.3.3. Menghapus Data per Branch COA

Untuk menghapus data per COA, user dapat menekan tombol Delete pada
kolom action paling kiri seperti pada Gambar 3.18 berikut.

Gambar 3.18 Tombol Delete untuk menghapus data

Kemudian akan muncul laman konfirmasi Delete data COA tersebut, lalu pilih
tombol Delete untuk menghapus data COA tersebut atau Cancel untuk membatalkan.
Seperti yang terlihat pada Gambar 3.19 berikut.

Gambar 3.19 Laman konfirmasi Delete data per COA

1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

3.3.4. Import COA

Selain menambahkan data Branch COA baru, mengubah data per COA, dan
menghapus data per COA satu persatu, user juga dapat memasukkan/import data
COA dengan menekan tombol Import COA seperti pada Gambar 3.20 berikut.

Gambar 3.20 Tombol import COA

Kemudian akan muncul laman baru untuk mengimpor data COA tersebut,
lalu pilih tombol Template untuk mengunduh file format Excel sesuai standart
dari sistem, kemudian user dapat mengisi data-data COA pada file tersebut. Jika

sudah, user dapat mengunggah kembali dengan menekan tombol Telusuri dan
pilih file yang ingin diunggah tadi. Kemudian klik tombol Preview untuk melihat
data yang ada pada file excel tersebut. Seperti yang terlihat pada Gambar 3.21
berikut.
Gambar 3.21 Laman Import COA
Akan muncul tampilan preview dari data yang telah dimasukkan tadi.
Langkah terakhir, user dapat menekan tombol Import untuk memasukkan data-
data tersebut ke dalam sistem. Seperti pada Gambar 3.22 berikut.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.22 Tombol Import untuk memasukkan data dalam sistem

1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4. Petty Cash Transaction
Untuk menampilkan informasi mengenai transaksi keuangan dengan
pengeluaran kecil atau biasa disebut Petty Cash Transaction, user dapat menekan
tombol Ledger kemudian pilih sub menu Petty Cash Transaction. Seperti yang
terlihat pada Gambar 3.23 dibawah ini.

. Gambar 3.23 Tombol sub menu Petty Cash Transaction

Pada submenu Petty Cash Transaction ini, ditampilkan informasi tentang
No. Jurnal, Tanggal, Deskripsi, No. Dokumen, Total, Status dan Aksi dari setiap
transaksi keuangan yang terjadi. Seperti yang terlihat pada Gambar 3.24 berikut
ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.24 Laman sub menu Petty Cash Transaction

Pada laman informasi sub menu Petty Cash Transaction tersebut, user dapat
menambahkan data transaksi keuangan baru.
Untuk menambahkan Petty Cash Transaction baru, user dapat menekan
tombol berwarna biru dengan tulisan +Transaksi seperti pada Gambar 3.25
dibawah ini.

Gambar 3.25 Tombol +Transaksi untuk tambah data transaksi baru

Kemudian akan muncul form tambah transaksi baru. User dapat mengisikan
detail informasi pada form tersebut seperti no. dokumen pada kolom Dok No,
tanggal pada kolom Tgl, dan deskripsi pada kolom Deskripsi. Lalu tekan tombol
+Simpan untuk menyimpan, tombol POSTING untuk mengirim ke sistem, atau
tombol Cancel untuk membatalkan. Seperti yang terlihat pada Gambar 3.26 dibawah
ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.26 Laman form tambah transaksi baru

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5. General Ledger
Untuk menampilkan informasi detail mengenai buku kas secara umum, user
dapat menekan tombol Ledger kemudian pilih sub menu General Ledger. Seperti
yang terlihat pada Gambar 3.27 dibawah ini.

. Gambar 3.27 Tombol sub menu General Ledger

Pada submenu General Ledger ini, ditampilkan informasi mengenai
transaksi keuangan yang terjadi dari akun yang dipilih untuk ditampilkan yakni
periode, tgl, no. dokumen, deskripsi, total, debit/credit, balance dan sebagainya.
Seperti yang terlihat pada Gambar 3.28 berikut ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.28 Laman sub menu General Ledger

Pada laman informasi sub menu General Ledger tersebut, user dapat
menampilkan transaksi keuangan per akun yang dipilih. Dengan cara pilih Akun,
kemudian klik tombol Proses seperti pada Gambar 3.29 berikut ini.

Gambar 3.29 Memilih akun pada sub menu General Ledger

Akan muncul informasi detail mengenai transaksi keuangan dari akun
yang telah dipilih. Seperti pada Gambar 3.30 berikut.

Gambar 3.30 Informasi Detail Transaksi Keuangan dari Akun yg dipilih

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

3.6. Import Transaksi

Untuk menampilkan histori import transaksi, user dapat menekan tombol
Ledger kemudian pilih sub menu Import Transaksi. Seperti yang terlihat pada
Gambar 3.31 dibawah ini.

. Gambar 3.31 Tombol sub menu Import Transaksi

Pada submenu Import Transaksi ini, ditampilkan informasi mengenai file
excel dari transaksi keuangan yang pernah diimport. User dapat melihat file
tersebut dengan menekan nama file excel yang diinginkan. User juga dapat
menekan tombol POSTING untuk mengirim pada sistem. seperti pada Gambar
3.32 berikut.

Gambar 3.32 Laman sub menu Import Transaksi

User juga dapat memasukkan/import transaksi baru dengan menekan
tombol Import Transaksi seperti pada Gambar 2.36 berikut.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.33 Tombol Import Transaksi

Kemudian akan muncul laman baru untuk mengimpor data transaksi
tersebut, lalu pilih tombol Template untuk mengunduh file format Excel sesuai
standart dari sistem, kemudian user dapat mengisi data-data transaksi pada file
tersebut. Jika sudah, user dapat mengunggah kembali dengan menekan tombol
Telusuri dan pilih file yang ingin diunggah tadi. Kemudian klik tombol Preview
untuk melihat data yang ada pada file excel tersebut. Seperti yang terlihat
pada .Gambar 3.34 berikut.

Gambar 3.34 Laman Import Transaksi

Akan muncul tampilan preview dari data yang telah dimasukkan tadi.
Langkah terakhir, user dapat menekan tombol Import untuk memasukkan data-
data tersebut ke dalam sistem. Seperti pada Gambar 3.35 berikut.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 3.35 Tombol Import untuk memasukkan data dalam sistem

3.7. Menu Budget

Menu Budget merupakan fitur/menu yang didalamnya terdapat sub
menu List Budget & Transaction. Seperti yang terlihat pada Gambar 3.36
dibawah ini.

Gambar 3.36 Sub menu pada fitur/menu utama Budget

3.4.
1.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.
2.15.
2.16.
2.17.
3.4.
3.5.
3.6.
Pada submenu List Budget & Transaction ini, ditampilkan informasi
mengenai daftar budget dan transaksi keuangan yang terjadi yakni no jurnal, no
transaksi, tgl, deskripsi, dok. No, nominal, status, dan actions. Seperti yang
terlihat pada Gambar 3.37 berikut ini.

Gambar 3.37 Laman sub menu List Budget & Transaction

3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

3.
4. USER BUDGET

Laman home monitoring merupakan laman awal ketika user mengakses

dashboard IAMS. Pada tampilan dashboard untuk user budget, Terdapat 4
fitur/menu utama yakni Monitoring, Master Data, Kas/Bank, dan Budget.
Seperti yang terlihat pada Gambar 4.1 dibawah.

Gambar 4.1 Laman dashboard monitoring IAMS

4.
4.1. Monitoring
Menu pertama yang dapat diakses user budget adalah menu monitoring
dimana di dalamnya terdapat sub menu Dashboard dan A. All Status Budget
seperti terlihat pada Gambar 4.2 di bawah.

Gambar 4.2 Menu Monitoring

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

4.1.1. Data Periode Budget

Pengguna kemudian bisa menambah data periode budget yang akan
digunakan dalam sistem dengan menekan tombol +Add yang terletak pada
pojok kiri atas laman dashboard seperti terlihat pada Gambar 4.3 berikut.

Gambar 4.3 Tombol Penambahan Data Periode Budget

Pengguna kemudian harus memasukkan periode budget yang akan

ditambahkan dan tanggal awal periode budget tersebut kemudian
menyimpannya dengan menekan tombol Save changes seperti terlihat pada
Gambar 4.4. di bawah.

Gambar 4.4 Laman Penambahan Data Periode Budget

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Apabila data periode budget bisa ditambahkan, maka data periode

budget tersebut akan ditampilkan pada laman dashboard seperti terlihat pada
Gambar 4.5 berikut.

Gambar 4.5 Laman Dashboard Setelah Ditambahkan Data Baru

4.1.2. Budget Mingguan

Dalam dashboard periode budget setelah dilakukan penambahan
periode budget, akan muncul budget mingguan dimana pengguna bisa
memasukkan budget mingguan dengan menekan tombol Budget Mingguan
seperti terlihat pada Gambar 4.6 berikut.

Gambar 4.6 Tombol Budget Mingguan

Pengguna kemudian dibawa ke laman Budget Mingguan seperti terlihat

pada Gambar 4.7 di bawah.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.8 Laman Budget Mingguan

Di dalam laman tersebut, pengguna akan diperlihatkan budget setiap

minggunya dalam periode bulanan budget tersebut. Apabila dalam sebuah
periode waktu terdapat Routine Budget, maka pengguna bisa mengaksesnya
dengan menekan tombol Detail Budget seperti terlihat pada Gambar 4.9.

Gambar 4.9 Tombol Detail Budget Mingguan

Dengan menekan tombol tersebut, pengguna akan di bawa masuk ke

dalam Laman Detail Budget Mingguan seperti terlihat pada Gambar 4.10
berikut.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.10 Laman Detail Budget

Pengguna kemudian bisa menambahkan transaksi pada detail budget

tersebut dengan menekan tombol +Transaksi seperti terlihat pada Gambar
4.11.

Gambar 4.11 Tombol Penambahan Transaksi Budget

Pengguna harus memasukkan data Perusahaan, Tanggal Budget,

Transaksi, Pengeluaran atau Penerimaan, serta data Nominal. Setelah
semua data tersebut di isi, pengguna bisa menyimpannya dengan menekan
tombol +Simpan Budget seperti terlihat pada Gambar 4.12 di bawah ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.12 Penambahan Transaksi Budget

Transaksi yang sudah terdapat di dalam detail budget bisa dirubah,

dihapus ataupun disubmit. Hal itu bisa dilakukan dengan menekan tombol
Actions yang terletak di sisi kiri setiap transaksi dalam detail budget seperti
terlihat pada Gambar 4.13.

Gambar 4.13 Tombol Aksi pada Masing-Masing Detail Budget

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Dengan menekan tombol Edit, maka pengguna akan dibawa Kembali ke

jendela penambahan transaksi budget, hanya saja sekarang pengguna bisa
merubah data-data yang telah tertera pada setiap data transaksi budget
tersebut. Apabila pengguna memilih untuk menghapus detail budget, maka
pengguna akan ditanyakan kepastian untuk menghapus detail budget tersebut
atau tidak seperti terlihat pada Gambar 4.14 berikut.

Gambar 4.14 Konfirmasi Penghapusan Data Detail Budget

Apabila pengguna memilih untuk melakukan submit detail budget, maka

pengguna juga akan ditanyakan konfirmasi apakah pengguna benar-benar akan
melakukan submit detail budget seperti terlihat pada Gambar 4.15.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.15 Konfirmasi Submit Data Detail Budget

Apabila pengguna mensubmit Detail Budget, maka status dari transaksi
tersebut akan berubah dari status Draft menjadi Submitted seperti terlihat
Gambar 4.16.

Gambar 4.16 Status Transaksi

4.2. All Status Budget

Apabila pengguna memilih menu All Status Budget, maka pengguna
akan dibawa ke laman All Status Budget dimana pengguna bisa melihat semua
status budget yang telah dibuat dalam sistem seperti terlihat pada Gambar 4.17.

Gambar 4.17 Laman List Budget Pending

4.3. Master Data

Dalam menu Master Data, pengguna bisa melihat Master Data untuk data
Fiscal Year, Periods, Holdings, Branches, Currencies, Estimate Accounts,
dan User System seperti terlihat pada Gambar 4.18.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.18 Menu Master Data

4.3.1. Fiscal Year
Apabila pengguna memilih untuk masuk dalam Master Data Fiscal Year,
maka pengguna akan diperlihatkan data-data fiscal year yang digunakan dalam
sistem seperti terlihat pada Gambar 4.19.

Gambar 4.19 Laman Master Data Fiscal Year

Pengguna bisa memasukkan Data Fiscal Year terbaru dengan menekan

tombol +Add, mengubah data Fiscal Year dengan menekan tombol Edit dan
menghapusnya dengan menekan tombol Delete.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

4.3.2. Periods
Apabila pengguna memilih untuk masuk dalam Master Data Periods,
maka pengguna akan diperlihatkan data-data periods yang digunakan dalam
sistem seperti terlihat pada Gambar 4.20.

Gambar 4.20 Laman Master Data Periods

Pengguna bisa memasukkan Data Periods terbaru dengan menekan
tombol +Add, mengubah data Periods dengan menekan tombol Edit dan
menghapusnya dengan menekan tombol Delete.

4.3.3. Holding
Apabila pengguna memilih untuk masuk dalam Master Data Holding,
maka pengguna akan diperlihatkan data-data holding yang digunakan dalam
sistem seperti terlihat pada Gambar 4.21.

Gambar 4.21 Laman Master Data Periods

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Pengguna bisa memasukkan Data Holding terbaru dengan menekan

tombol +Add, mengubah data Holding dengan menekan tombol Edit dan
menghapusnya dengan menekan tombol Delete.

4.3.4. Branches
Apabila pengguna memilih untuk masuk dalam Master Data Branches,
maka pengguna akan diperlihatkan data-data cabang perusahaan yang
digunakan dalam sistem seperti terlihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22 Laman Master Data Branches

Pengguna bisa memasukkan Data Branches terbaru dengan menekan
tombol +Add, mengubah data Branches dengan menekan tombol Edit dan
menghapusnya dengan menekan tombol Delete.

4.3.5. Currencies
Apabila pengguna memilih untuk masuk dalam Master Data Currencies,
maka pengguna akan diperlihatkan data-data mata uang yang digunakan dalam
sistem seperti terlihat pada Gambar 4.23.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.23 Laman Master Data Currencies

Pengguna bisa memasukkan Data Currencies terbaru dengan menekan
tombol +Add, mengubah data Currencies dengan menekan tombol Edit dan
menghapusnya dengan menekan tombol Delete.

4.3.6. Estimate Accounts

Apabila pengguna memilih untuk masuk dalam Master Data Estimate
Accounts, maka pengguna akan diperlihatkan data-data akun perkiraan yang
digunakan dalam sistem seperti terlihat pada Gambar 4.24.

Gambar 4.24 Laman Master Data Estimate Accounts

Pengguna bisa memasukkan Data Estimate Accounts terbaru dengan
menekan tombol +Add, mengubah data Estimate Accounts dengan menekan
tombol Edit dan menghapusnya dengan menekan tombol Delete.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

4.3.7. User System

Apabila pengguna memilih untuk masuk dalam Master Data User
System, maka pengguna akan diperlihatkan data-data akun user yang
digunakan dalam sistem seperti terlihat pada Gambar 4.245

Gambar 4.25 Laman Master Data User System

Pengguna bisa memasukkan Data User System terbaru dengan menekan
tombol +Add, mengubah data User System dengan menekan tombol Edit dan
menghapusnya dengan menekan tombol Delete.

4.4. Cash/Bank
Pada menu Cash/Bank. terdapat dua sub menu yang bisa dipilih
pengguna. yaitu sub menu Cash/Bank dan Cash/Bank Mutation seperti
terlihat pada Gambar 4.26.

Gambar 4.26 Menu Cash/Bank

Pada sub menu Cash/Bank, pengguna akan dibawa ke laman Master

Cash/Bank seperti terlihat pada Gambar 4.27 berikut.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.27 Laman Master Cash/Bank

Pada laman tersebut, pengguna bisa menambah data Cash/Bank terbaru

dengan menekan tombol +Add, mengubahnya dengan menekan tombol Edit
dan menghapusnya dengan menekan tombol Delete. Apabila pengguna memilih
sub menu Cash/Bank Mutation, maka pengguna akan dibawa ke laman mutase
Cash/Bank seperti terlihat pada Gambar 4.28.

Gambar 4.28 Laman Cash/Bank Mutation

4.5. Budget
Menu Budget memberikan pilihan sub menu Create & Revise Budget,
Submitted Budget, Approved Budget, Released Budget, Cancelled Budget,
Print Submitted Form, Routine Budget Setting, Budget History pada
pengguna seperti terlihat pada Gambar 4.29.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.29 Menu Budget

4.5.1. Create and Revise Budget

Apabila pengguna memilih sub menu Create & Revise Budget, maka
pengguna akan dibawa ke lama dashboard dengan proses yang sama dengan
proses data periode Budget dan Budget Mingguan seperti terlihat pada Gambar
4.30.

Gambar 4.30 Laman Create & Revise Budget

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

4.5.2. Submitted Budget

Apabila pengguna memilih sub menu Submitted Budget, maka
pengguna akan dibawa ke laman List Submitted Budget dimana di dalamnya
terdapat data-data budget yang telah disubmit dalam sistem seperti terlihat
pada Gambar 4.31 di bawah.

Gambar 4.31 Laman Submitted Budget

4.5.3. Approved Budget

Apabila pengguna memilih sub menu Aprroved Budget, maka pengguna
akan dibawa ke laman List Approved Budget dimana di dalamnya terdapat data-
data budget yang telah di approve dalam sistem seperti terlihat pada Gambar
4.32 di bawah.

Gambar 4.32 Laman Submitted Budget

4.5.4. Released Budget

Apabila pengguna memilih sub menu Released Budget, maka pengguna
akan dibawa ke laman List Released Budget dimana di dalamnya terdapat data-
data budget yang telah di release dalam sistem seperti terlihat pada Gambar
4.33 di bawah.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.33 Laman Released Budget

4.5.5. Cancelled Budget

Apabila pengguna memilih sub menu Cancelled Budget, maka pengguna
akan dibawa ke laman List Cancelled Budget dimana di dalamnya terdapat data-
data budget yang telah di batalkan dalam sistem seperti terlihat pada Gambar
4.34 di bawah.

Gambar 4.34 Laman Cancelled Budget

4.5.6. Print Submission Form

Apabila pengguna memilih sub menu Print Submission Form, maka
pengguna akan dibawa ke laman Print Submission Form dimana di dalamnya
terdapat data-data formular pengajuan yang bisa dicetak dalam sistem seperti
terlihat pada Gambar 4.35 di bawah.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.35 Laman Print Submission Form

Pengguna bisa melihat semua formulir pengajuan yang dibuat pada
jangka waktu yang ditentukan pengguna dan menekan tombol Generate seperti
terlihat pada Gambar 4.36.

Gambar 4.36 Fitur Pencetakan Formulir Pengajuan.

Setelah itu pengguna akan disajikan formulir pengajuan seperti terlihat

pada Gambar 4.37 berikut.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 4.37 Formulir Pengajuan Budget

4.5.7. Routine Budget

Apabila pengguna memilih sub menu Routine Budget, maka pengguna
akan dibawa ke laman Routine Budget dimana di dalamnya terdapat data-data
Budget Rutin dalam sistem seperti terlihat pada Gambar 4.38 di bawah.

Gambar 4.38 Laman Budget Rutin

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Pengguna bisa menambahkan data budget rutin dengan menekan

tombol +Add, mengubah detil data budget rutin yang sudah ada dengan
menekan tombol Edit dan menghapusnya dengan menekan tombol Delete.

4.5.8. History Budget

Apabila pengguna memilih sub menu History Budget, maka pengguna
akan dibawa ke laman History Budget dimana di dalamnya terdapat data-data
sejarah budget yang dibuat dalam sistem seperti terlihat pada Gambar 4.39 di
bawah.

Gambar 4.39 Laman History Budget

 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

5. USER CHECKER

Pada laman dashboard atau laman awal, user dapat melihat informasi
tentang menu utama Monitoring dengan sub menu Pengajuan Budget dan List
Budget yg belum di approve yang ada pada IAMS seperti pada Gambar 5.1
berikut ini.

Gambar 5.1 Laman dashboard monitoring IAMS

4.
5.
5.1. Pengajuan Budget
Sub menu Pengajuan Budget merupakan laman yang didalamnya terdapat
informasi mengenai daftar pengajuan budget yang masuk pada dashboard
Checker yang bersangkutan. Dimana pada laman tersebut informasi yang
ditampilkan adalah Periode dan Detail. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.2
dibawah ini.
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

Gambar 5.2 Informasi pada submenu Pengajuan Budget

5.2. List Budget yg belum di approve

Sub menu List Budget yg belum di approve merupakan laman yang berisi
informasi mengenai daftar budget yang belum disetujui yang masuk pada
dashboard Checker yang bersangkutan. Pada laman tersebut informasi yang
ditampilkan adalah No. Transaksi, Perusahaan, Tgl Budget dan Transaksi.
Seperti yang terlihat pada Gambar 5.3 dibawah ini.

Gambar 5.3 Informasi pada sub menu List Budget yg belum disetujui
 SISTEM INFORMASI UPT PPK
BPKAD PROVINSI JAWA TIMUR

5.3.
5.4.
5.5.
5.6.