Implementasi SLIMS di Perpustakaan Madrasah

Oleh: Moh Rif’an, SIP.

Pustakawan MAN 2 Madiun

A. Pendahuluan
Perpustakaan merupakan salah satu unit dan bagian penting dalam suatu institusi atau sistem
pendidikan di segala jenjang, mulai pendidikan dasar sampai pendidikan tinggi. Lebih dari itu,
keberadaan perpustakaan di institusi pendidikan sudah merupakan suatu kewajiban sebagaimana
amanat Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
Peran perpustakaan dalam suatu instansi pendidikan antara lain adalah sebagai pendukung
kegiatan belajar mengajar, sebagai penyedia informasi ilmiah, sebagai penyedia dan penyimpan
data, dan sebagai pendukung peningkatan minat baca civitas akademika.
Mengingat besarnya peran perpustakaan, maka perpustakaan harus dikelola sedemikian rupa
agar mampu mengemban tugas-tugas tersebut. Salah satu cara mengelola perpustakaan adalah
dengan memanfaatkan teknologi informasi, yaitu software sistem informasi manajemen untuk
perpustakaan atau yang biasa disebut otomasi perpustakaan. Dengan otomasi, memungkinkan
pustakawan/pengelola perpustakaan mengelola perpustakaan secara mudah, cepat, akurat dan
modern, dengan tujuan akhir yaitu memberikan layanan yang benar-benar prima kepada
pengguna/user perpustakaan. Selain itu, otomasi perpustakaan pun berperan cukup signifikan dalam
penilaian akreditasi bagi suatu institusi pendidikan. Otomasi perpustakaan juga membantu
meningkatkan image perpustakaan menjadi lebih baik di mata civitas pada khususnya dan
masyarakat luas pada umumnya.
Ada beberapa faktor penggerak dalam implementasi Otomasi Perpustakaan adalah:
• Kemudahan mendapatkan produk TI
• Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
• Kemampuan dari teknologi informasi
• Tuntutan layanan masyarakat serba klik
• Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
• Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
• Meningkatkan citra perpustakaan
• Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global
Otomasi perpustakaan dapat menangani hal-hal seperti: Katalogisasi, Sirkulasi, Katalog
Online (OPAC), Pengelolaan Anggota, Statistik (Laporan).

B. SLIMS (Senayan Library And Management System)

Saat ini telah tersedia banyak berbagai perangkat lunak yang dapat diperoleh dan digunakan
secara gratis (free software) untuk membangun otomasi perpustakaan. Perangkat lunak gratis ini
ternyata tidak kalah handalnya dengan perangkat lunak komersil (licensed software). Dengan

1
adanya free software, saat ini bukan lagi hal yang sulit untuk memanage perpustakaan menjadi
lebih berkualitas sehingga keberadaannya sebagai penyedia informasi akan semakin maksimal
sebagaimana tuntutan zaman. Salah satu software tersebut adalah SLiMS, akronim dari “Senayan
Library Management System”. SLiMS merupakan software untuk manajemen perpustakaan yang
dirilis dengan lisensi GPL (General Public Licensed) yang menjamin kebebasan tiap orang
(terutama Rakyat Indonesia) untuk mendapatkan, menggunakan, memodifikasi, dan melakukan
redistribusi, dengan cara yang legal tanpa melanggar Undang-undang HAKI (Hak Atas Kekayaan
Intelektual). Selain itu, software SLiMS juga sudah mengakomodasi kebutuhan untuk perpustakaan
digital dan perpustakaan berbasis online baik intranet maupun internet.
SLMS mempunyai beberapa fitur dalam pengelolaan perpustakaan, beberapa fitu tersebut
diantaranya:
1. OPAC
Ketika membuka atau mengoperasikan perangkat lunak ini, maka pertama kali pengguna akan
dibawa ke halaman depan perangkat lunak yang berfungsi sebagai OPAC (Online Public
Access Catalog). OPAC merupakan menu atau fasilitas yang disediakan untuk pengguna atau
pengunjung perpustakaan. OPAC berfungsi sebagai alat bantu bagi pengguna perpustakaan
untuk menulusur koleksi yang dimiliki perpustakaan. OPAC sama maknanya dengan katalog
online.
2. Bibliography
Bibliografi merupakan menu yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengelolahan koleksi
perpustakaan. Melalui menu ini, pustakawan dapat melakukan kegiatan memasukkan data
bibliografi koleksi, memasukkan nomor barcode koleksi, editing data bibliografi koleksi,
cetak label koleksi, cetak barcode koleksi dan fasilitas impor dan ekspor data yang sangat
bermanfaat dalam kegiatan backup dan migrasi data.
3. Circulation
Circulation merupakan menu yang gunakan untuk melakukan kegiatan layanan sirkulasi
seperti peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan memesan koleksi yang sedang
dipinjaman oleh penguna lain. Selain itu melalui menu ini pustakawan juga dapat menetapkan
aturan peminjaman, sejarah peminjaman dan daftar anggota yang terlambat mengembalikan
koleksi yang dipinjam.
4. Membership
Membership merupakan menu yang digunakan untuk melakukan manajemen anggota
perpustakaan. Melalui menu itu pustakawan dapat melakukan input data anggota,
mengatur tipe anggota, cetak kartu anggota perpustakaan serta ekspor dan impor data anggota
perpsutakaan.
5. Master File
Master File merupakan menu yang digunakan untuk menajamen data master seperti data
penerbit, pengarang, kota terbit dan subjek. Apabila pengguna Senayan telah mengisi data

2
 pengarang, penerbit, kota terbit dan subjek maka ketika pengguna tersebut memasukkan
data bibliografi koleksi melalui bibliografi, pengguna tersebut tidak perlu mengetikan nama
pengarang, subjek, penerbit dan kota terbit. Pengguna tersebut cukup memilih nama
pengarang, penerbit, kota terbit atau subjek
6. Stock Take
Stock take merupakan menu yang digunakan untuk melakukan kegiatan stock opname. Dengan
menggunakan menu ini pengelola perpustakaan berusaha untuk mencocokkan data koleksi yang
ada di dalam database Senayan dengan kondisi riil koleksi di rak.
7. System
Menu system merupakan menu yang disediakan oleh pengembangan Senayan untuk
melakukan kegiatan mengaturan terhadap perangkat lunak secara umum. Dengan
menfaatkan menu ini penggunakan dapat membubuhkan identitas perpustakaan, mengatur
bahasa pengantar dan melakukan backup database Senayan.
8. Reporting
Reporting merupakan menu yang menyediakan berbagai laporan terkait dengan aktivas
perpustakaan dalam memanfaatkan Senayan sebagai perangkat lunak otomasi. Berbagai
laporan yang disajikan dalam menu reporting antara lain adalah laporan jumlah koleksi yang
dimiliki perpustakaan, laporan transaksi peminjaman, laporan anggota perpustakaan yang
terlambat mengembalikan buku dan laporan pengunjung perpustakaan.
9. Serial Control
Serial Control merupakan menu yang disediakan untuk melakukan kegiatan pengelolaan
koleksi terbitan berkela.
10. Union Catalog Server
Union Catalog Server merupakan fasilitas atau menu yang disediakan Senayan untuk
membangun katalog induk antar pengguna Senayan.
11. Counter Visitor
Counter Visitor merupakan menu atau fasilitas yang fungsinya sama dengan presensi. Dengan
menu atau fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat memantau jumlah pengunjung yang
masuk ke dalam perpustakaan.

C. Keunggulan dan Kelemahan

Saat ini banyak free open source software yang dapat digunakan untuk membangun
otomasi perpustakaan. Akan tetapi berbagai pengembang free open source software tidak
memberikan garansi atas pemanfaatnya produk-produknya. Dengan kata lain apabila terdapat
kekurangan terhadap perangkat lunak, pengembang free open source software tidak memberikan
garansi untuk memperbaiki kekurangan yang ada. Untuk itu sebelum memilih salah satu free open
source software yang akan digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan, perpustakaan perlu
melakukan penilaian terhadap sebuah free open source software sebelum free open source

3
software tersebut digunakan. Penilaian ini perlu dilakukan agar perpustakaan tidak salah
pilih da n menyesal kemudian hari karena menggunakan free open source software yang memiliki
banyak kelemahan atau kekurangan.
Berdasarkan pengamatan penulis perangkat lunak ini memiliki banyak nilai lebih atau
keunggulan dan hanya sedikit kekurangan. Berbagai keunggulan yang dimiliki perangkat lunak
ini adalah:
1. Senayan dapat diperoleh dan digunakan secara gratis
Perangkat lunak merupakan salah satu komponen penting dalam implementasi otomasi
perpustakaan. Sayangnya tidak semua perpustakaan mampu menyediakan perangkat lunak
untuk otomasi perpustakaan. Hal ini disebabkan karena harga perangkat lunak otomasi sulit
dijangkau oleh banyak perpustakaan di Tanah Air. Kehadiran Senayan sebagai salah satu
perangkat lunak otomasi berbasis free open source software menjadi solusi terkait
sulitnya dengan pengadaan perangkat lunak otomasi karena perangkat lunak ini dapat diperoleh
secara gratis.
2. Mampu memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan
Menurut Saffady sebuah perangkat lunak otomasi perpustakaan minimal memiliki fasilitas
layanan sirkulasi, katalogisasi serta on-line public access catalog atau OPAC. Senayan tidak
hanya menyediakan fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi dan OPAC. Senayan
menyediakan fasilitas lain seperti manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan
perangkat lunak, cetak barcode (baik barcode anggota maupun barcode buku),
penyiangan serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital.
3. Senayan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman interpreter
Senayan dibangun dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman. PHP merupakan
bahasa pemrograman interpreter yang memungkinkan untuk dimodifikasi. Dengan demikian
maka perpustakaan memungkinkan memodifikasi Senayan sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan.
4. Senayan dikembangankan oleh sumber daya manusia lokal
Senayan dikembangan oleh sumber daya manusia lokal, atau dikembangkan oleh SDM bangsa
Indonesia. Kondisi ini memberikan keuntungan bagi perpustakaan dan pengguna Senayan.
Keuntungan tersebut adalah Senayan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan di Tanah Air dan
pengguna Senayan dapat berkomunikasi dengan mudah dengan para pengembang Senayan jika
mengalami masalah dalam pemanfaatan Senayan.
5. Instalasi Mudah dilakukan
Sebagai perangkat lunak yang tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi
Senayan mudah dilakukan, baik itu untuk system operasi windows maupun system operasi
linux.
6. Mampu berjalan di sistem operasi linux maupun windows.
Windows ataupun linux merupakan dua sistem operasi yang familiar digunakan oleh

4
 perpustakaan di Indonesia. Senayan mampu berjalan stabil di dua sistem operasi tersebut.
Dengan demikian maka perpustakaan pengguna sistem operasi windows maupun linux tidak
perlu khawatir tidak dapat menggunakan Senayan karena tidak mampu berjalan disalah satu
sistem operasi.
7. Memiliki dokumentasi yang lengkap
Dokumentasi (modul dan manual) memiliki peranan penting dalam pengembangan sebuah
perangkat lunak, termasuk free open source software . Eksistensi dokumentasi akan
memudahkan pengguna atau calon pengguna dalam memperlajari sebuah perangkat lunak.
Dengan dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon pengguna Senayan dapat dengan
mudah mempelajari Senayan.
8. Memiliki prospek pengembangan yang jelas
Perkembangan Senayan terjadi sangat cepat dalam kurun waktu 2 tahun perangkat lunak itu
terus memperbaiki diri. Perbaikan ini terlihat dari banyaknya versi yang telah dirilis ke
publik. Kondisi ini mencerminkan bahwa perangkat lunak ini memiliki prospek
pengembangan. Apabila perangkat lunak ini terus diperbaharui maka pengguna Senayan yang
akan memperoleh manfaatnya dari perbaikan terhadap kelemahan serta fasilitas tambahan yang
disediakan dalam versi Senayan terbaru.
9. Memiliki forum komunikasi antara pengguna dan pengembang
Senayan menggunakan icsisis@yahoogroups.com , http://forum.slims.web.id/ dan di
Facebook : Senayan SLIMS sebagai forum komunikasi antar sesama pengguna Senayan
atau pengembang Senayan. Keberadaan forum pengguna ini memungkinkan pengguna saling
bertukar pengalaman terkait dengan pemanfaatan Senayan atau berkomunikasi dengan
pengembangan jika mengalami kesulitan dalam pemanfaatan Senayan. Dengan demikian calon
pengguna tidak perlu bingung kemana mereka berkonsultasi jika mengalami
masalah dalam pemanfaatan Senayan, pengguna dapat berkonsultasi melalui milist ini. Untuk
di daerah Eks-Karisidenan Madiun juga ada MRSC atau Madiun Raya Slims Community yang
memfokuskan diri pada pengembangan dunia perpustakaan, sumberdaya Pustakawan dan
teknologi informasi perpustakaan khususnya di daerah Madiun dan sekitarnya.
Sedangkan kekurangan atau kelemahan dari Senayan sebagai perangkat lunak
otomasi perpustakaan berbasis free open source software adalah:
1. Kompatibilitas web browser
Untuk mengakses Senayan diperlukan web browser. Sayangnya tidak semua web
browser mampu menjalankan aplikasi ini dengan sempurna. perangkat lunak ini
merekomendasikan mozilla firefox sebagai web browser. Sehingga jika penggunakan web
browser selain mozilla firefox mampu tampilan Senayan tidak akan muncul secara sempurna.
Misalnya ada beberapa menu yang akan tertutupi oleh banner jika pengguna menggunakan
internet eksplorer sebagai web browser. Namun jika hanya digunakan untuk mengakses
OPAC (online public access catalog) semua web browser dapat digunakan.

5
D. Installasi SliMS
Hardware yang dibutuhkan dalam otomasi perpustakaan menggunakan slims adalah sebagai
berikut:
1. Komputer
Spesifikasi Minimum:
• Prosesor kelas pentium IV
• RAM 512 MB
• Standard VGA dengan dukungan warna 32-Bit
• HDD 80 Gb
2. Printer
3. Barcode scanner
4. Kabel LAN
5. HUB Jaringan
Jika perpustakaan tidak mampu memenuhi kebutuhan perangkat keras di atas, minimal bisa
menggunakan komputer saja.
Cara instalasi SLIMS sebagai berikut:
Buka CD Program dan Copy file “psenayan-7-cendana” dan Paste di salah satu Drive
Komputer

Kemudian Klik kanan file “psenayan-7-cendana” dan pilih “Extract Here”

6
Jalankan “Apache Start” dan “Mysql Start”

Jika ada tampilan seperti ini di minimize saja.

7
 Buka Browser (Mozilla Firefox, Opera,Interne Explorer Dll), dan ketikan
“Localhost/slims7_cendana/” di Address bar. Maka akan tampilanya seperti dibawah ini:

Login pustakawan untuk mensetting SLiMS dengan username dan password : admin

Pilih menu System, jika sudah klik save setting

Jika Anda sudah melalui tahapan ini, maka anda sudah berhasil melakukan installasi dan
setting SLiMS

8
E. Bibliografi
Bibliografi merupakan menu yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengelolahan
koleksi perpustakaan. Melalui menu ini, pustakawan dapat melakukan kegiatan memasukkan data
bibliografi koleksi, memasukkan nomor barcode koleksi, editing data bibliografi koleksi, cetak
label koleksi, cetak barcode koleksi dan fasilitas impor dan ekspor data yang sangat bermanfaat
dalam kegiatan backup dan migrasi data.
a. Memasukan Bibliografi
Untuk memasukan koleksi kedalam Slims, Pertama Kita pilih Menu Bibliografi
(Langkah 1), kemudia pilih menu “Tambah Bibliografi Baru” (Langkah 2),

di menu ini silahkan di isi semua data buku yang ada. Jika sudah klik tombol simpan dan
muncul dialog seperti dibawah ini, dan klik OK:

b. Mencetak Label
Salah satu fitur di Menu Bibliografi ini ada menu mencetak label buku yang akan ditempel di
punggung buku. langkah pertama pilih menu “Pencetakan Label” (langkah 1). Kemudian
centang buku yang akan dicetak dan tambahkan dalam antrian (langkah 2). Jika ada peringatan
klik OK (langkah 3). Jika sudah dan ingin mencetak klik “Cetak Label dari Data Terpilih”
(langkah 4).

9
 Setelah itu klik “Print Again” untuk mencetaknya

c. Mencetak Barcode
Fitur lain di Menu Bibliografi ini ada menu mencetak Barcode buku. barcode ini berfungsi
sebagai Nomer identitas buku yang digunakan untuk kegiatan sirkulasi, barcode ini ditempel
buku. langkah pertama pilih menu “Cetak Barcode Eksemplar” (langkah 1). Kemudian centang
Kode Eksemplar yang akan dicetak dan “tambahkan dalam antrian” (langkah 2). Jika ada
peringatan klik OK (langkah 3). Jika sudah dan ingin mencetak klik “Cetak Barcode dari Data
Terpilih” (langkah 4).

10
 Setelah itu klik “Print Again” untuk mencetaknya

F. Keangotaan
Sebelum kita memasukan data anggota perpustakaan, kita membuat tipe keanggotaan. Karena
dengan tipe keanggotaan ini membedakan aturan peminjaman. Caranya klik menu “Tambah Tipe
Keanggotaan Baru” (langkah 1) kemudian di isi sesuai dengan aturan perpustakaan anda. Jika sudah
klik “Simpan” (langkah2)

Jika tipe keanggotaan sudah ditambah atau disesuaikan, langkah berikutnya adalah menambah
anggota. Klik “Tambah Anggota” (Langkah 1) kemudian di isi datanya. Jika sudah klik “Simpan”
(Langkah 2).

11
 Di menu keanggotaan ini juga terdapat fasilitas cetak kartu anggota. Caranya seperti mencetak label
dan barcode yaitu kita klik menu “Kartu Anggota” kemudian kita centang Nama Anggota
Perpustakaan yang akan dicetak dan “tambahkan dalam antrian”. Jika sudah dan ingin mencetak
klik “Cetak Kartu Anggota dari Data Terpilih”.

G. Sirkulasi
1. Peminjaman
Untuk memulai proses peminjaman kita siapkan No Anggota Perpustakaan dan buku yang akan
dipinjam. Kita mulai dengan pilih menu “Sirkulasi” dan klik “Mulai Transaksi” (Langkah 1)
kita masukan No Anggota Perpustakaan dan klik “Mulai transaksi”, jika ada Barcode kita bisa
scan barcode kartu anggota. Kemudian kita pilih “Peminjaman” (langkah 2) kita masukan No
Buku dan klik “Pinjam” (langkah 3) jika transaksi selesai kita klik “Selesai Transaksi” (langkah
4)

12
 2. Pengembalian
Dalam pengembalian ada 2 cara, yang Pertama; seperti proses peminjaman. Untuk memulai
proses pengembalian kita siapkan No Anggota Perpustakaan dan buku yang akan dipinjam. Kita
mulai dengan pilih menu “Sirkulasi” dan klik “Mulai Sirkulasi” kita masukan No Anggota
Perpustakaan dan klik “Mulai transaksi”, jika ada Barcode kita bisa scan barcode kartu anggota.

Kemudian kita pilih “Peminjaman saat ini” dan klik tanda untuk Pengembalian dan tanda
untuk Perpanjangan peminjaman. jika transaksi selesai kita klik “Selesai Transaksi”

Cara yang Kedua yaitu; melalui menu “Pengembalian Kilat” (langkah 1), kemudian masukan
nomor buku dan klik tombol “Kembali” (langkah 2).

H. Penghitung Pengunjung
Di SLIMS juga terdapat penghitung pengunjung. Yaitu dengan mengetikkan alamat:
http://localhost/slims7_cendana/index.php?p=visitor. Cara memasukanya hanya dengan menuliskan
13
 nomer anggota perpustakaan dan klik atau tekan tombol Enter di
keyboard, bagi pengujung bukan anggota perpustakaan dengan menuliskan Nama Pengunjung dan
Institusinya. Tampilan menu ini seperti dibawah ini:

I. Penutup
SliMS saat ini merupakan salah free open source software yang dapat diperoleh dan
digunakan secara gratis oleh perpustakaan. Namun sebagai free open source software yang
dapat diperoleh dan digunakan gratis, Senayan tidak memberikan garansi atas pemanfaatnya.
Kondisi ini menyebabkan perpustakaan tidak dapat menuntut
pengembang perangkat lunak jika perangkat lunak ini memiliki kekurangan atau ada
beberapa fasilitas yang tidak berjalan sebagai mana mestinya. Untuk itu, agar
perpustakaan tidak salah dalam memilih free open source software yang akan digunakan maka
perpustakaan perlu memperoleh gambaran yang jelas tentang perangkat lunak sebelum
memutuskan menggunakan sebuah free open source software.

14