Otomasi Perpustakaan

Studi Kasus: Perpustakaan di

Lingkungan Universitas Indonesia
Oleh: Zainal A. Hasibuan, PhD
Disampaikan pada Pelatihan Pengelola Perpustakaan Perguruan
Tinggi, 17-18 Mei, Cisarua, Bogor
 Agenda
Agenda
Fungsi-2 Dasar Pada Perpustakaan
Karakteristik Perpustakaan
Arsitektur Sistem Otomasi Perpustakaan
Implementasi Sistem Otomasi Perpustakaan
Lesson Learned dalam Implementasi Sistem

2
 Fungsi-2
Fungsi-2 Dasar
Dasar Pada
Pada Perpustakaan
Perpustakaan
Pengadaan
Katalogisasi
Sirkulasi
Manajemen

3
 Karakteristik
Karakteristik Perpustakaan
Perpustakaan
Organisasi
Mempunyai banyak perpustakaan
• Secara geografis letaknya tersebar
• Menyimpan koleksi yang berbeda subyek
• Melayani pengguna yang berbeda
• Ada yang bersifat “branching” ada yang bersifat “otonom”
Mempunyai satu perpustakaan
Manajemen
Ada yang berupa unit fungsional (masuk dalam
struktur organisasi)
Ada yang berupa non-fungsional

4
 Lanjutan….
Lanjutan….
Ekonomi
Ada yang mempunyai budget sendiri
Ada yang budgetnya masuk ke dalam unit
lain
Teknologi
Ada yang sudah komputerisasi
Ada yang masih manual
Perencanaan
Ada yg sudah punya perencanaan strategis
Ada yg masih ad-hoc
5
 Lanjutan
Lanjutan
Pengguna (Users)
Ada yang melayani pengguna yang
“homogen”
Ada yang melayani pengguna yang
“heterogen”
Koleksi
Ada yg koleksi subyeknya “homogen”
Ada yg koleksi subyeknya “heterogen”
Operasional
Ada yang sudah punya SOP
Ada yang belum punyai SOP
6
 Arsitektur
Arsitektur Sistem
Sistem Otomasi
Otomasi Perpustakaan
Perpustakaan
Dirancang dengan meperhatikan:
Karakteristik Perpustakaan
• Terpusat, terdistribusi, stand-alone
• Fungsi-2 perpustakaan
Volume Data
Jumlah potensi pengguna
Intensitas transaksi
Dirancang dengan pendekatan
modular
Adaptable terhadap perkembangan
teknologi
7
 Fleksibelitas Arsitektur Sistem

Transportability, interconnectivity and

interoperability
Dynamic field of MARC Record
SMS gateway
Resource sharing between library
Import & Export data
Support for internationalizations of language
Easy to connect with other information systems

8
 Implementasi
Implementasi Sistem
Sistem Otomasi
Otomasi Perpustakaan
Perpustakaan
Implementasi…mahal
Isu-2 yang mesti di bahas sebelum
implementasi
Informasi apa saja yang dibutuhkan
Siapa yang akan mengakses basisdata
Apa yang akan menjadi content
Bagaiman lingkungan TI
Siapa yang akan menangani Data
Siapa yang mengontrol proses, prosedural,
dan standard
Interfacing-nya ke sistem lain
9
 Integrasi
Integrasi Otomasi
Otomasi Perpustakaan
Perpustakaan &
& E-Learning
E-Learning
LMS chat Etc. LONTAR
assignment Digital library
E-Learning

forum quiz
Add resources
Web service

content Level 1: Slide PowerPoint

Online
Registration
Level 2: Rich media content

Level 3: Bahan Pengayaan

10
 Implementasi
Implementasi Sistem
Sistem Otomasi
Otomasi Perpustakaan
Perpustakaan
Sistem yang dipilih seyogianya dirancang dan
diimplementasikan seoptimal mungkin.
Proses perancangan dan implementasi harus memenuhi beberapa
kaidah, termasuk standar-standar yang ada.
Teknologi yang dipilih harus yang memenuhi kebutuhan yang
sesuai dengan solusi yang sudah dipilih

11
 LONTAR
LONTAR
(Library
(Library Automation
Automation and
and Digital
Digital Archive)
Archive)
Library Information System that combine some
concepts of library system from the evolution of
Library Information System (LIS)
LONTAR integrate concept of library automation,
distributed library system, digital library system
and context sensitive information retrieval as its
search engine
“one stop library management and access
system”

12
 Features
Features of
of LONTAR
LONTAR
Acquisition
o Patron Request
o Purchase Order
o Control of Ordered Collections
o Report of Ordered Collections
Cataloging
o Administering data of collections
o Barcode generator
o Catalogue Card generator
o Authority Control
o Report of Data Collections
o Administration of Digital Collections

13
 Lanjutan…
Lanjutan…
Circulation
o Administering patron data
o Regular and automatic registration of patron
o Circulation of collections, including check in &
check out materials, renew loan materials, ordered
materials
o Automatic Fine Control
o Inventory Stocktaking
o Report of loan statistics, lost collections, total of
fines, etc
Executive Summary
o All reports about library activities

14
 Lanjutan….
Lanjutan….
OPAC
o Context Sensitive Information retrieval system as
search engine
o Facility to find document similarity
o My Favorite (like shopping cart)
o Interfacing with mobile devices
o My Library, including patron request, booking
online, etc
o Searching to other library
Visitors Counter

15
 Pengembangan
Pengembangan Content
Content

Migrasi data
Apakah jadi recurrent activities atau di batch
• Step by step
• Sekalugus (re-engineered)
• paralel

Dalam pengembangan content perlu diperhatikan

strategi agar pelayanan kepada pengguna jangan
sampai terganggu

16
 Tampilan
Tampilan LONTAR
LONTAR

17
 Implementasi
Implementasi SCELE
SCELE (e-learning)
(e-learning) dan
dan Lontar
Lontar

18
 Lesson
Lesson Learned
Learned
Definisi kebutuhan berkembang terus sehingga cakupan dan
target proyek berubah-rubah (proyek tidak akan pernah selesai)
“Resistensi” pengguna:
Features yang ada di Lontar berbeda dengan sistem yang ada
Merasa bukan “miliknya” kenapa mesti pakai
Dll
Help desk
Masalah teknis, kesiapan SDM
Masalah content, mau mulai dari mana (buku, majalalah,
most recent, …)
Operational and Maintenance cost

19
 Zainal A. Hasibuan, Ph.D
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Indonesia
Email: zhasibua@cs.ui.ac.id

20