BIMBINGAN TEKNIS

TENAGA PENGELOLA PERPUSTAKAAN

UNTUK SEKOLAH DAN DESA
“OTOMASI PERPUSTAKAAN
BERBASIS TEKNOLOGI”

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KABUPATEN KAMPAR PROVINSI RIAU
TAHUN 2022
 OTOMASI PERPUSTAKAAN
BERBASIS TEKNOLOGI
I. PENGERTIAN OTOMASI DAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN
OTOMASI PERPUSTAKAAN
Otomasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan
perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI).

SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah
software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk
mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Dengan batuan teknologi
informasi maka beberapa pekerjaan manusia dapat dilakukan dengan
cepat, tepat dan efisien. Selain itu proses pengolahan data koleksi
menjadi lebih cepat dan akurat untuk ditelusur kembali.
Ciri khas dari sistem otomasi perpustakaan adalah pada inti kegiatan
yang didukungnya, yakni penyelenggaraan pelayanan kepada
pemustaka seefisien dan seefektif mungkin dengan bantuan
komputer.
II. Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapan otomasi di perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan
mutu layanan, citra perpustakaan dan pustakawan itu sendiri.
Pustakawan tidak lagi bekerja secara manual yang dapat mengurangi
kesalahan-kesalahan karena kegiatan perpustakaan bersifat rutin.
Penerapan sistem otomasi pada prinsipnya harus mewakili kegiatan
rutin yang dilakukan perpustakaan sebagaimana dikatakan oleh
Suwamo, bahwa perpustakaan mempunyai tugas yang harus
dilakukan:

1. Menghimpun infomasi
Yakni meliputi kegiatan mencari, menyeleksi, mengisi
perpustakaan dengan sumber informasi yang memadai baik
dalam arti jumlah, jenis maupun mutu yang disesuaikan dengan
kebijakan lembaga, ketersediaan dana, dan kebutuhan
pemustaka. Dalam hal ini otomasi menjadi penting guna mendata
berbagai sumber, yang kemudian dengan mudah dapat dilihat
kembali tanpa harus membolak-balikkan kertas sebagaimana
kerja manual.
2. Mengelola informasi
Meliputi proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan,
pengemasan agar tersusun rapi dan mudah ditemukan. Dalam hal
ini otomasi berperan penting dalam penyimpanan data
bibliografinya sebagai wakil dokumen, dan kemudian akan mudah
dalam proses temu kembalinya.

3. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan.

Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual,
kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah
belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan
pustaka dengan kegiatan sirkulai peminjaman dan penelusuran
tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustaka tidak bisa secara
langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk
penelusuran bahan pustaka.
Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini
dapal terintegrasi sehingga stok bahan pustaka secara langsung
dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi
peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustaka.
4. Memudahkan kerja sama antar perpustakaan.
Dengan adanya otomasi perpustakaan maka akan memudahkan
kerja sama antar perpustakaan karena tersedianya alat
komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu dengan
memanfaatkan jaringan internet.
Dengan adanya internet maka antar perpustakaan dapat
melakukan komunikasi setiap saat dan juga dapat melakukan
pengiriman data dan tukar menukar data maupun informasi.

5. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan.

Pada otomasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan
secara komputerisasi sehingga terbangun suatu basis data atau
pangkalan data.
Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak
perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup
memasukkan nomor ID anggota demikian juga umuk bahan
pustaka yang dipimjam cukup dimasukkan nomor ID bahan
pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan
tampil di layar komputer. Demikian halnya untuk kegiatan-
kegiatan di perpustakaan lainnya.
6. Memperluas jasa dan publikasi perpustakaan.
Dengan adanya otomasi perpustakaan maka jasa perpustakaan
dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena
informasi bahan pustaka dapat diakses tidak saja di tempat
perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja
tidak terbatas dengan ruang dan waktu.
Dengan otomasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat
secara aktif mempublikasikan layanan perpustakaan kepada
penggunaan perpustakaan.

7. Meningkatkan efisiensi.
Otomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi
pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini
disebabkan karena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi
perpustakaan dengan memanfaatkan database/pangkalan data
yang telah tersedia sebelumnya.
8. Meningkatkan kualitas layanan
Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual,
meningkatkan efisiensi dan efektivitas, meningkatkan kinerja
petugas perpustakaan dan juga meningkatkan daya saing.
III. Manfaat Otomasi Perpustakaan
Manfaat otomasi perpustakaan secara umum adalah sebagai berikut:
1. Mempercepat proses temubalik informasi (informasi retrieval).
Sudah tidak bisa dipungkiri lagi bahwa pada sistem manual
bahwa temubalik informasi tidak dapat dilakukan secara cepat
kalaupun dapat ditemukan judul bahan pustaka yang dicari tapi
belum tentu bahan pustakanya ada di perpustakaan karena
mungkin saja bahan pustaka sedang dipinjam oleh pengguna
perpustakaan atau bahan pustakanya sudah hilang atau rusak.
2. Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka.
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem
otomasi perpustakaan maka untuk kepentingan proses
pengelolaan pengadaan bahan pustaka akan terbantu sekali.
Sehingga pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan sesuai dengan
keperluan pengguna perpustakaan, artinya penambahan judul
dan eksemplar bahan pustaka dapat disesuaikan dengan
keperluan pengguna perpustakaan, karena basis data pengadaan
bahan pustaka dapat ditelusur dengan mudah dan cepat.
 3. Komunikasi antar perpustakaan.
Dengan tersedianya basis data yang baik dan sarana telekomunikasi
data dan informasi yang baik maka komunikasi antar
perpustakaan akan sangat mudah dilakukan.
Antarperpustakaan dapat melakukan komunikasi melalui media
intenet, demikian juga untuk tukar menukar data dan informasi
sehingga pengelolaan dan administrasi perpustakaan dapat terus
ditingkatkan lagi.
IV. Fungsi Otomasi Perpustakaan

Adapun fungsi otomasi perpustakaan secara umum adalah :

1. OPAC (Online Public Access Catalog).
OPAC dapat diartikan sebagai sekumpulan rekaman bibliografis yang
terorganisir dan dapat dibaca oleh mesin, yang mewakili seluruh
koleksi perpustakaan.  OPAC memperbesar kesempatan para
pemakai untuk mengakses bahan pustaka dan mampu
menampilkan status setiap item koleksi, sebuah fungsi yang
mustahil dilakukan jika menggunakan kartu katalog manual.
2. Sirkulasi.
Fungsi sirkulasi mencakup berbagai aktivitas pada peminjaman
koleksi perpustakaan, misalnya pengeluaran atau peminjaman
buku, perpanjangan, keterlambatan, inventarisasi bahan
pustaka, pemesanan dan pencadangan buku, penarikan denda,
dan penyusunan laporan statistik.

3. Katalogisasi.
Merupakan fungsi utama dari otomatisasi perpustakaan yang
membantu dalam proses pembuatan, pemutakhiran, pengkopian,
penyimpanan, pengambilan dan pengelolaan rekaman
katalogisasi, semua otomatisasi perpustakaan didukung oleh
rekaman MARC. MARC adalah singkatan dari Machine-Readable
Cataloruing yang merupakan sebuah format standar untuk
penyimpanan dan pertukaran rekaman bibliografi dan infomasi
terkait dalam bentuk yang mudah dibaca dengan mesin.
4. Pengadaan bahan pustaka dan kontrol bahan pustaka berseri.
Biasanya hanya dianggap sebagai aplikasi pelengkap atau pilihan.
Akuisisi menjalankan fungsi permintaan bahan pustaka,
pembelian pencetakan tanda terima, penyusunan anggaran,
monitoring kinerja pemasok bahan pustaka, dan pemeliharaan
rekaman.
Sedangkan modul kontrol serial menjalankan fungsi pembelian
berkala, pengadaan bahan pustaka, routing, pengajuan klaim,
pembatalan pemesanan, penyusunan anggaran, monitoring kerja
pemasok bahan pustaka, dan pemeliharaan rekaman.

Daftar Pustaka:
Mulyadi. Pengelolaan perpustakaan berbasis senayan library
manajemen sistem (SLiMS). Jakarta, Rajawali Press. 2016
 Semoga Bermanfaat
Sekian & Terima Kasih