NOTULENSI RAPAT BERSAMA DPMD BANTEN, EO, DAN PENDAMPING PUSAT

ANGKATAN 4 P3PD BANTEN

Zoom Meeting, 8 Oktober 2023

Poin dan Kesimpulan Rapat
● Pembagian Sertifikat
○ Pada Batch 2 secara simbolis, terkendala dari percetakan dan penyesuaian
format
○ Mekanisme pencetakan sertifikat perlu diperbaiki (pendataan, pencetakan dan
pembagian)
■ Harus dialokasi SDM untuk mengelola sertifikat
■ Hari Ketiga Sore sertifikat sudah siap untuk dibagikan
○ Sertifikat belum tersampaikan kepada peserta (batch 1 s.d. 3), peserta yang
mendapat sertifikat hanya simbolis saja
■ Bagaimana data dikumpulkan?
■ Bagaimana sertifikat dibagikan?
○ Pelatih mendapatkan sertifikat
○ Batch 1 tidak dibagikan karena crowded, sementara pada batch 2 dan 3
kesulitan dalam pengumpulan data peserta
○ Terkait pembagian sertifikat di batch 1, 2 dan 3, bagaimana dan kapan
penyampaiannya
■ Untuk sertifikat sudah di cetak untuk batch 1,2 dan 3
■ Pembagian sertifikat batch 1,2,dan 3 dilakukan oleh EO kepada setiap
DPMD Kabupaten
■ Diharapkan sebelum batch 4 berakhir, sertifikat batch 1-3 sudah
diberikan ke DPMD Kabupaten
● Registrasi
○ Batch #1 sangat crowded pada registrasi selanjutnya dilakukan solusi untuk
registrasi pada masing-masing kelas
○ Pada Batch #1 petugas yang diturunkan oleh EO hanya 3 orang melayani 400
peserta
○ Sistem penerimaan peserta harus dilakukan dengan lebih baik sehingga tidak
ada penumpukan peserta
■ Perlu ada perbaikan pola registrasi
■ Lengkapi format biodata
○ Kebutuhan SDM untuk registrasi (bantuan dari petugas kelas)
○ Registrasi sudah membaik pada batch #2 dan #3
○ Saat ini petugas kelas hanya masih satu orang
■ Petugas kelas harus ada 2 per kelas berdasarkan SOP

● Pembayaran Hak Peserta

○ Apakah hak peserta batch 1 s.d. 3 sudah dibayarkan hak nya?
■ Terdapat informasi bahwa hak peserta belum terbayarkan
○ Perlu kejelasan mekanisme pembayaran (cash atau transfer)
 ■ Pembayaran uang harian dibayarkan cash, dan sekaligus untuk
uang harian dan transport. Jika pembayaran dengan transfer maka
harus dilakukan di depan peserta
■ Pembayaran honor pelatih dan narasumber dibayarkan cash
○ Disarankan untuk dibayarkan secara tunai
○ Terdapat beberapa laporan kurang baik dari peserta
○ Pembagian uang sebaiknya dilakukan di ruang kelas (dipertimbangkan
kebutuhan SDM administrasi)
● Lokasi apakah dapat pindah ke Ibukota Provinsi?
○ Batch 4 dan 5 peserta berasal dari Kab yang jauh dari lokasi saat ini (tangerang)
○ Peserta lebih dekat dengan Serang
○ Secara administrasi, pelatihan dapat dilaksanakan di Kota Anyer
○ Jika lokasi pelaksanaan akan berpindah, maka perlu dikoordinasikan dengan
penyedia jasa
● Narasumber
○ Terdapat narasumber yang tidak hadir pada batch 1, sehingga dilakukan
penggabungan kelas
○ Sebaiknya pembagian honor narasumber dibagikan menggunakan amplop dan
dibagikan di ruang sekretariat
■ Pembagian honor tidak boleh dilakukan di depan peserta
● Bahan Bacaan
○ Anggaran 200.000 dan habis untuk media di kelas
○ Bahan bacaan dicetak 1 untuk 1 desa
■ Untuk bahan bacaan dibagikan per peserta (dibagikan pada saat
registrasi bersamaan dengan seminar kit)
○ Berdasarkan Juklak dan Juknis, Bahan bacaan akan di adendum untuk dapat
dibagian per peserta
○ Untuk modul disampaikan kepada pelatih
● Konsumsi
○ Terdapat kekurangan ketersediaan konsumsi (coffee break)
● Petugas Kelas
○ Petugas kelas yang disediakan oleh EO hanya satu orang
■ Berdasarkan SOP, petugas kelas seharusnya 2 orang per kelas (poin
f. Pengaturan kelas)
■ Jika 1 orang maka akan kerepotan
● Ruang Sekretariat
○ Tidak tersedia ruang sekretariat pada setiap hotel
■ Untuk batch #4 diharapkan ruang sekretariat sudah tersedia di
setiap hotel
● Apakah EO sudah siap untuk kegiatan batch selanjutnya?
○ Komitmen NKP
○ Cash akan siap untuk membayarkan hak seluruh pihak yang terlibat dalam
pelatihan
● Publikasi
 ○ EO memiliki kewajiban untuk mempublikasikan kegiatan
● Pelaksanaan kegiatan
○ Diawali dengan konsolidasi dengan pelatih
○ Diakhiri dengan evaluasi