Sop Upk Lolayan - Revisi Pertama
Sop Upk Lolayan - Revisi Pertama
(SOP)
UNIT PENGELOLAH KEGIATAN
(UPK)
PERATURAN KHUSUS
NOMOR : 05 TAHUN 2012
TENTANG
STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR
( SOP )
UNIT PENGELOLAH KEGIATAN
( UPK )
KECAMATAN LOLAYAN
MEMUTUSKAN
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Pasal 2
BAB III
USAHA – USAHA
BAGIAN PERTAMA
RUANG LINGKUP USAHA
Pasal 3
(1) UPK sebagai pelaksana mandat dari Forum Musyawarah
Antar Desa, dalam menjalankan usaha-usaha organisasi
selalu tunduk dan taat pada aturan yang telah
ditetapkan forum MAD.
(2) Usaha Usaha yang dilaksanakan UPK Lolayan meliputi :
a. Melaksanakan penyaluran dana Bantuan Program
Pengembangan Kecamatan dan Program Nasional
Pemberdayaan Masyarakat sesuai alokasi yang
telah ditetapkan Rapat MAD kepada masyarakat
penerima bantuan melalui Tim Pengelolah Kegiatan
(TPK) di desa atau Kelompok Pemanfaat.
b. Mengelolah dana Program Pengembangan Kecamatan
dan Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat
sesuai prosedur atau aturan yang telah ditetapkan
dalam Petunjuk Teknis Operasional PPK dan PNPM
Mandiri Perdesaan yang berlaku.
BAGIAN KEDUA
Pasal 4
(1) Dana bantuan yang bersifat pinjaman sebagaimana
dimaksud pada Pasal 3 Ayat (2) huruf c perlu dijamin
ketersediaanya serta senantiasa dapat dimanfaatkan
oleh masyarakat melalui sistem perputaran yang
disebut perguliran yaitu dengan cara meminjamkan
kembali dana pengembalian pokok dan pendapatan jasa
pinjaman yang dikelola UPK Lolayan kepada kelompok
yang telah lunas atau kelompok yang belum memperoleh
pelayanan pinjaman.
(2) Perguliran pinjaman pada Ayat (1) di atas hanya dapat
dilakukan oleh UPK Lolayan melalui prosedur atau
tahapan sebagai berikut:
a. Sosialisasi Rencana Perguliran.
b. Verifikasi Usulan.
c. Musyawarah Antar Desa
d. Penerbitan Surat Penetapan Camat (SPC)
e. Pencairan Dana.
Pasal 5
BAB IV
SIFAT DAN PRINSIP
Pasal 6
(1) Sifat dan Prinsip kelembagaan UPK Lolayan merupakan
acuan dalam setiap pola tindak dan kebijakan bagi
semua pelaku yang terkait di dalamnya.
(2) Untuk menunjukkan ciri kelembagaan dapat pula dibuat
logo atau lambang yang menggambarkan tujuan, sifat
dan prinsip UPK Lolayan.
BAB V
PENGURUS
BAGIAN PERTAMA
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB HARIAN
DAN HAK - HAK PENGURUS
Pasal 7
(1) Pengurus bertanggungjawab kepada Badan Kerjasama
Antar Desa melalui Musyawarah Antar Desa (MAD).
Pasal 9
(1) Hari kerja Pengurus dan Karyawan adalah hari Senin
sampai dengan Jum’at dalam setiap minggunya dan
waktu buka kantor mulai jam 08.30 sampai dengan jam
15.00 Waktu Indonesia bagian Tengah (WITA)
(2) Pengurus dan Karyawan wajib masuk kerja tepat pada
waktunya dan pengurus wajib menyediakan Daftar
Hadir yang harus diisi dengan sebenarnya.
(3) Pelanggaran terhadap waktu kerja sebagaimana
ketentuan ayat (1) dan Ayat (2) dianggap indisipliner
yang mengakibatkan penerapan sanksi oleh forum
MAD.
(4) Pengawasan terhadap kehadiran Pengurus dan Karyawan
dilakukan oleh Badan Pengawas UPK.
(5) Hari Libur UPK adalah hari Sabtu dan Minggu serta
Hari yang diliburkan oleh Pemerintah.
(6) Khusus pada hari libur apabila keadaan mengharuskan
kehadiran Pengurus dan Karyawan maka tenaga dan
waktu yang digunakan tidak berlaku sebagai Lembur.
(7) Izin tidak masuk kerja hanya dapat diberikan apabila
pengurus sakit atau keadaan lain yang dianggap wajar
secara normatif. Seperti :
a. Perkawinanan diri sendiri selama 7 hari kerja
b. Perkawinan anak sendiri selama 5 hari kerja
c. Kelahiran anak kandung selama 3 hari kerja
d. Kematian anggota keluarga istri ,suami, anak orang
tua, mertua selama 3 hari kerja
e. Kematian saudara kandung selama 1 hari kerja
f. Perkawinan saudara kandung selama 1 hari kerja
g. Khitanan selama 1 hari kerja
(8) Cuti hamil diberikan kepada Pengurus perempuan dan
karyawan selama 50 hari terhitung 10 hari sebelum dan
40 hari setelah melahirkan.
BAGIAN KETIGA
EVALUASI, KATEGORI PELANGGARAN DAN
PEMBERHENTIAN UPK
BAB VI
Pasal 10
(1) Proses dan Tata Cara pemilihan Pengurus UPK dilakukan
sebagai berikut :
a. Pengurus BKAD / MAD membentuk Panitia Kecil
terdiri dari 3 (tiga) orang ditambah 1 (satu) orang
perwakilan pengurus BKAD sebagai Pengamat yang
akan bertugas memfasilitasi Proses Penjaringan
dan Penyaringan calon pengurus.
b. Keanggotaan Panitia Kecil ini berasal dari 2 (dua)
Tokoh masyarakat yang dihargai dan independen
ditambah 1 (orang) dari Aparat Kecamatan yang
memiliki tugas terkait.
c. Pembentukan Panitia Kecil ini harus dilaporkan
kepada Camat.
d. Panitia Kecil membahas syarat - syarat menjadi
pengurus UPK sebagaimana ketetapan pada PTO
PNPM – Mandiri Perdesaan dan merumuskan
materi penyaringan serta jadwal pelaksanaan,
kemudian menyampaikan informasi tentang
pendaftaran bakal calon pengurus UPK secara
terbuka ke desa - desa dan masyarakat umum
melalui papan informasi dan atau media informasi
lainnya.
Pasal 11
Apabila salah seorang pengurus berhenti sebelum masa
jabatannya berakhir maka penggantiannya dilaksanakan
melalui tata cara sebagaimana telah diatur pada Pasal 10
Ayat (1) dan (2).
Pasal 12
Sebelum melaksanakan Tugas dan Tanggungjawabnya
Pengurus mengucapkan Sumpah atau Janji dihadapan MAD
dengan susunan kata kata sebagai berikut;
“Demi Allah, saya bersumpah/berjanji bahwa saya akan memenuhi
kewajiban saya selaku pengurus UPK Lolayan dengan sebaik
baiknya, sejujurnya dan seadil adilnya; Bahwa saya akan selalu
taat kepada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga serta
Standar Operasional Dan Prosedur seseuai Amanat Musyawarah
Antar Desa dan Kelurahan; Dan bahwa saya akan menegakkan
prinsip-prinsip sebagaimana tertuang didalam petunjuk teknis
operasional. serta melaksanakan segala peraturan peraturan yang
berlaku dengan selurus-lurusnya bagi pemberdayaan masyarakat
di Kecamatan Lolayan”.
KARYAWAN UPK
Pasal 13
(1) Karyawan atau Staff Khusus adalah pegawai yang
diangkat oleh Pengurus atas persetujuan MAD.
(2) Pengurus dapat mengajukan pengangkatan karyawan
atau staff khusus jika memenuhi persyaratan sbb :
a. Bidang pekerjaan yang dibutuhkan jelas dan
bersifat tenaga bantuan teknis diluar tugas harian
pengurus.
b. Rencana Pengangkatan karyawan atau staff khusus
telah dibuat dalam rencana kerja dan rencana
anggaran biaya operasional.
c. Kondisi operasional telah mengalami surplus atau
telah ada penambahan modal minimal 15% dari modal
dasar UEP dan SPP.
d. Calon karyawan atau staff khusus yang diajukan
telah dilakukan uji kelayakan dan kepatutan oleh Tim
yang dibentuk oleh MAD.
(3) Masa kerja dan besarnya honor karyawan atau staff
khusus ditentukan berdasarkan kebutuhan yang diatur
tersendiri melalui Perjanjian Kontrak Kerja.
BAB VIII
PEMBUKUAN UPK
BAGIAN PERTAMA
ADIMINISTRASI KEUANGAN
Pasal 14
(1) Pengelolahan keuangan UPK terdiri dari : Kas, Bank dan
transaksi pinjaman UEP dan SPP serta dana bantuan
program yang melalui UPK dengan pencatatannya diatur
berdasarkan Pedoman Khusus dan Petunjuk Teknis
Operasional PPK dan PNPM.
(2) Posisi saldo kas dana SPP dan UEP di UPK setiap hari
kerja adalah Nihil kecuali pada hari libur , Kas Bank
tutup atau jarak antara Kantor UPK dengan Bank jauh.
BAGIAN KEDUA
Pasal 15
(1) Biaya operasional UPK Lolayan adalah sejumlah dana
yang dipergunakan untuk membiayai kegiatan
operasional Pengelolahan UPK, yaitu terdiri dari :
a. Honor Pengurus dan Karyawan.
b. Administrasi dan Umum.
c. Transport perjalanan dinas.
d. Penyusutan Sewa Kantor.
e. Penyusutan Inventaris/ Amortisasi.
(2) Biaya Non Operasional adalah ; Biaya MAD, Verifikasi,
BP-UPK, sumbangan dan biaya lain yang tidak termasuk
pos pada ayat 1 ,huruf a s.d huruf e di atas).
(3) Rencana Anggaran Biaya Opersional dan Cash Flow UPK
dibuat oleh UPK bersama pengurus BKAD bagian
kelembagaan selanjutnya diajukan dalam MAD untuk
dibahas dan memperoleh persetujuan atau pengesahan.
(4) Rencana anggaran biaya operasional dan Cash Flow UPK
Lolayan berlaku untuk 1 (satu) tahun anggaran dan tidak
dapat dirubah tanpa persetujuan MAD.
(5) Perubahan Anggaran Biaya operasional hanya dapat
dilakukan apabila:
a. Terjadi Force Majeure yaitu kejadian diluar
kemampuan pengurus seperti bencana alam atau
kebijakan moneter yang berpengaruh langsung
terhadap satuan harga yang dialokasikan dalam
rencana anggaran biaya (RAB) operasional UPK yang
telah ditetapkan.
SOP UPK Kec. Lolayan – Revisi Pertama 18
b. Kegiatan mendesak yang bersifat darurat
membutuhkan penanganan segera diluar pembiayaan
rutin.
(6) Sumber dana untuk biaya operasional UPK Lolayan
untuk pertama kalinya berasal dari bantuan pemerintah
sebesar maksimal 2% dari alokasi Bantuan Program
Pengembangan Kecamatan (PPK) dan Program Nasional
Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri Perdesaan,
selanjutnya dapat diperoleh dari Pendapatan jasa
pinjaman atau sumber lain yang sah dan disetujui
oleh forum MAD.
(7) Jumlah alokasi Rencana Anggaran Biaya Operasional
UPK disesuaikan dengan estimasi rencana pendapatan
UPK serta diatur secara rasional dengan
mempertimbangkan aspek pengembangan serta
pelestarian Dana Pinjaman untuk kegiatan UEP dan
SPP.
(8) Pengeluaran biaya operasional UPK tidak boleh
melebihi 75% dari pendapatan jasa pinjaman tahun
berjalan.
BAGIAN KETIGA
PENGELOLAHAN INVENTARIS
Pasal 16
(1) Barang atau alat yang termasuk Inventaris UPK
Lolayan dicatat dalam Buku Daftar Inventaris dan
kondisinya dilaporkan secara berkala kepada
masyarakat melalui Rapat MAD.
(2) Penyusutan barang Inventaris dihitung berdasarkan
kelayakan umur pakai dan menjadi beban biaya
penyusutan inventaris atau amortisasi UPK, dalam
pembukuannya dicatat sebagai transaksi pengeluaran
non kas dan atau disesuaikan dengan kaidah kaidah
akuntasi umum.
(3) Pengurus bertanggungjawab terhadap keamanan dan
pemeliharaan barang barang inventaris UPK.
Pasal 17
Laporan yang wajib dibuat oleh Pengurus UPK terdiri dari :
Pasal 18
Laporan Bulanan dibuat rangkap 5 (lima) masing - masing
disampaikan kepada Camat, Dinas instansi yang melakukan
fungsi pembinaan dan konsultan yang ditugaskan pemerintah
selambat lambatnya tanggal 3 bulan berikutnya.
Pasal 19
Pasal 20
(1) Tim Verifikasi adalah kelembagaan yang bersifat
sementara (Ad Hoc) dan insidentil dibentuk untuk
membantu dalam proses perencanaan kegiatan dan atau
menilai usulan kegiatan terdiri dari orang - orang yang
memiliki kemampuan atau keahlian dalam bidang
kemasyarakatan, lembaga keuangan mikro, koperasi,
kewirausahaan dan lain lain sesuai dengan jenis kegiatan
yang diusulkan.
(2) Calon anggota Tim Verifikasi diusulkan oleh UPK dipilih
dan dibentuk dalam Rapat khusus bersama Camat,
Badan Pengawas, Ketua BKAD serta tokoh masyarakat.
(3) Seleksi terhadap calon anggota Tim Verifikasi
dilakukan melalui identifikasi keahlian yang dibutuhkan,
kesiapan waktu dari nama - nama calon hasil identifikasi
untuk melaksanakan kegiatan verifikasi serta syarat
lainnya agar dapat bekerja penuh dan bersikap netral.
(4) Tim Verifikasi yang terbentuk disyahkan dengan
Surat Penetapan Camat (SPC).
Pasal 21
(1) Kegiatan verifikasi dilakukan melalui tata cara yang
diatur tersendiri dalam peraturan khusus MAD
(2) Khusus untuk biaya kegiatan verifikasi usulan
perguliran pinjaman bersumber dari Anggaran Biaya
Operasional UPK yang bersumber dari Dana yang
digulirkan dengan ketentuan maksimal sebesar 0,5%
dari estimasi jumlah dana yang akan digulirkan.
BAB X
PENYEHATAN PINJAMAN
Pasal 22
(1) Jika kondisi tingkat pengembalian pinjaman kurang dari
85% atau prosentase tunggakan memiliki resiko tinggi
dan dianggap mengancam pelestarian dana bergulir
Pasal 23
Kegiatan penyehatan pinjaman dilaksanakan melalui proses
sebagai berikut:
A. Identifikasi permasalahan tunggakan melalui
monitoring ke lapangan, investigasi dan pemeriksaan
kepada kelompok serta anggota penunggak.
B. Menentukan katagorisasi dan rekapitulasi tunggakan
berdasarkan kriteria permasalahan :
(1) Masalah Kelembagaan.
(2) Masalah Microfinance.
(3) Masalah Penyalahgunaan Dana.
(4) Force Majeur.
C. Menetapkan Tindaklanjut penyelesaian masalah
tunggakan melalui pola penyehatan sebagai berikut:
(1) Melakukan penjadualan ulang (Rescheduling) atau
membuat jadual angsuran baru terhadap sisa
pinjaman dengan memperhitungkan pembebanan
jasa baru sesuai jangka waktu pelunasan yang
disepakati.
BAB XI
MUSYAWARAH ANTAR DESA
Pasal 24
(1) Jumlah peserta MAD yang hadir harus mencapai
Quorum yaitu ½ + 1 dari seluruh wakil desa dan
kelurahan di wilayah Kecamatan Lolayan dengan
ketentuan maksimal 6 (enam) orang setiap Desa atau
minimal 31 orang yang terwakili oleh semua Desa.
(2) Unsur peserta MAD yang hadir harus terwakili yaitu
minimal terdiri dari :
1. Unsur Pembina yaitu Camat dan Petugas yang
ditunjuk oleh Pemerintah.
2. Ketua dan Sekretaris BKAD
3. Pengurus UPK
4. Badan Pengawas UPK.
5. Wakil Desa.
6. Tim Pengamat
7. Tim Verifikasi
Pasal 25
Pasal 26
(1) Surplus operasional adalah sisa seluruh pendapatan
dikurangi biaya operasional dan non operasional yang
dicatat dalam satu tahun buku.
(2) Penggunaan surplus operasional hanya dapat dilakukan
jika telah dihitung dengan pengurangan biaya resiko
pinjaman.
(3) Batasan alokasi Penggunaan Surplus operasional adalah
sebagai berikut:
1. Penambahan Modal Minimal 50%.
2. Pengembangan Kelembagaan Maksimal 10%.
3. Pendanaan Bantuan Langsung RTM Minimal 15%.
4. Bonus Pengurus UPK Maksimal 5% dari Surplus atau
2 (Dua) kali Honor/insentif dapat diberikan apabila
telah memenuhi target surplus operasional yang
ditetapkan Rapat MAD.
BAB XIII
PEMBINAAN
Pasal 27
(1) Pembinaan terhadap UPK Lolayan meliputi bidang
teknis, manajemen dan pengawasan umum dilaksanakan
oleh Pemerintah melalui :
a. Pelatihan-Pelatihan bagi Pengurus, BP UPK dan
Kelembagaan pendukungnya.
b. Audit internal.
c. Kegiatan lainnya yang berguna bagi peningkatan
kapasitas kelembagaan UPK.
(2) Pembinaan terhadap Tim Pengelolah Kegiatan dan atau
kelompok peminjam di desa dan kelurahan dalam lingkup
wilayah kerja UPK dilaksanakan oleh Pengurus dan
Badan Pengawas secara berkala atau sesuai kebutuhan.
Pasal 28
(1) Yang berhak membubarkan UPK adalah Rapat MAD.
(2) Pembubaran UPK hanya dapat dilaksanakan setelah
dilakukan upaya upaya penyelamatan dan dinyatakan
pailit oleh tim khusus yang terdiri dari unsur tokoh
masyarakat dan pemerintah.
(3) Penentuan pailit oleh tim khusus dilakukan sesuai
dengan perundang - undang berlaku.
BAB XV
PERUBAHAN STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR
Pasal 29
(1) Perubahan Standar Operasional dan Prosedur hanya
dapat dilakukan oleh Rapat Forum MAD
(2) Rapat penetapan Perubahan Standar Operasional dan
Prosedur dinyatakan syah apabila dihadiri oleh ½ + 1
jumlah peserta wakil Desa ditambah unsur Camat,
Pengurus dan Badan Pengawas.
BAB XVI
PERATURAN KHUSUS MAD
Pasal 30
PENUTUP
Pasal 31
Standar Operasional dan Prosedur ini mulai berlaku sejak
tanggal ditetapkan.
Ditetapkan Di : Tungoi 1
Pada Tanggal : 19 Juli 2012
KETUA BKAD
MENGETAHUI,
CAMAT LOLAYAN