Kertas Kerja

MESYUARAT AGUNG PIBG KE 18 & HARI ANUGERAH CEMERLANG

Sesi 2023/2024
Tarikh : 25 Julai 2023 Bersamaan 7 Muharam 1445 H ( Selasa )
Masa : 01 30 Petang – 05 30 Petang
Sasaran :1 Tetamu Jemputan
2 Ajk PIBG
3 Ibubapa
4 Guru – guru
5 Semua Pelajar
(300 Orang)
Pengisian :1 Ucapan YDP, Wakil YIK & Ucapan Perasmi
2 Anugerah Kecemerlangan
3 Cabutan Bertuah
4 Jamuan
1 JAWATANKUASA INDUK & AJK PELAKSANA
Pengerusi : Us. Ahmad Sanuzi B Pauzi
Timbalan Pengerusi 1 : Cg. Jasmin B Isa
Timbalan Pengerusi 11 : Ustzh Mahani Bt Mohamed
Bendahari : Us. Rosman B Ishak
Penyambut Tetamu : Barisan Pentadbir & AJK PIBG
Pengerusi Majlis : Us. Nazri B Abdullah
- Menyediakan skrip yang sesuai
- Mengendalikan majlis supaya dapat berjalan dengan lancar
- Mengendalikan majlis penyampaian hadiah dan menyerahkan majlis kepada
pengerusi sementara yang akan dilantik pada hari tersebut.
- Lain-lain yang difikirkan perlu
Pendaftaran & Sambutan : Us Rosman B Ishak & Pengawas
- Menyediakan upacara sambutan ketibaan tetamu
- Menyediakan pengawas untuk mengiringi tetamu ke tempat duduk serta
melatih mereka cara menyambut tetamu
- menyediakan PAMPLET & TABUNG PIBG
- Menyediakan borang pendaftaran
- Memastikan pendaftaran berjalan dengan lancar
- Lain-lain yang difikirkan perlu
Siaraya,Multimedia & Dokumentasi : Cikgu Faruqi & En. Raziman
- Mengambil gambar semasa majlis berlangsung
- Mencetak gambar untuk dokumentasi
- Menyediakan alat siaraya yang mencukupi dan memastikan peralatan
berfungsi dengan baik
- Menyediakan persembahan multimedia yang bersesuian jika perlu
- Lain-lain yang difikirkan perlu

Persiapan Pentas & Backdrop : Tcr Aqilah & Us.Nazri B Abdullah

- Menyediakan satu rostrum untut VIP di atas pentas dan menghiasnya
- Menyedia dan memasang skirting untuk meja hadiah di atas pentas
- Hiasan di kiri dan kanan backdrop
- pembersihan menyapu /vacumm/mop karpet pentas & sekitarnya
- Menghias pentas
- Menyediakan papan putih / marker
Persiapan Tempat & Tugas-Tugas Khas : Us Hakim & Us Huzaifah
- Menyediakan meja dan kerusi di hadapan pentas
- Menyusun kerusi di dalam dewan seperti yang dikehendaki
- Menyediakan meja dan kerusi untuk pencatat
- Menyediakan meja hadiah
- Memasang skirting yang sesuai untuk meja mesyuarat dan pencatat
- Menyelaras tugas2 lain jika diperlukan
Buku Program & Pencatat Minit Mesyuarat : Ustzh Siti Mariam
- Menyedia, mencetak dan mengedarkan buku atur cara kepada AJK sambutan
- Menjadi pencatat minit mesyuarat agung PIBG
- Menghantar draf minit mesyuarat agung kepada pengetua untuk semakan
dalam tempoh tiga hari selepas mesyuarat
- Menghantar minit mesyuarat agung kepada pengetua dan SU PIBG
dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat.
Persegaran Pelajar & Ibubapa : Cg Nurhanani Bt Md.Kamal
Cg.Nur Izati Bt Md.Naim
- Menetapkan menu jamuan (bincang dengan pengetua)
- Menguruskan tempahan makanan dan minuman
- Menyediakan tempat dan mengurus jamuan untuk semua ibubapa & pelajar
- Lain-lain yang difikirkan perlu
Persegaran VIP : Cg. Syhuhada Bt Abd.Ghani
Cg. Awanis Bt Zainal Abidin
- Menetapkan menu jamuan (bincang dengan pengetua)
- Menguruskan tempahan makanan dan minuman
- Menyediakan tempat dan mengurus jamuan untuk VIP, Ajk PIBG &
guru-guru
- Menyediakan air mineral untuk VIP sepanjang majlis berlangsung
- Lain-lain yang difikirkan perlu
Hadiah/Cenderamata/Sijil & Cabutan Bertuah : Ustzh.Muhayati
Cg. Raja M.Aiman
Us.Asyraf B Ibrahim
- Menempah dan menyediakan hadiah atau cenderahati
- Menaip sijil bagi penerima/murid anugerah kecemerlangan
- Menyediakan cenderamata untuk VIP
- Menyediakan dulang dan simpan setelah selesai majlis
- Menguruskan penyampaian hadiah kepada semua penerima
Surat Jemputan,Protokol & Senarai Penerima Anugerah : Unit Kurikulum &
Kecemerlangan
 - Menyediakan dan mengedarkan surat jemputan kepada VIP
- Mengedar surat jemputan kepada ibu bapa/murid dan tetamu yang terlibat
- Memaklumkan kepada AJK Jamuan dan AJK persediaan dewan tentang
bilangan tetamu/ibu bapa yang hadir
- Mengesahkan kehadiran tetamu yang diundang khusus
- Lain-lain yang difikirkan perlu
- Memastikan semua tetamu berada di tempat duduk yang disediakan
- Memastikan kedudukan tempat duduk VIP, Pengetua, YDP PIBG dan PK
mengikut protokol
- Mengedar buku aturcara kepada VIP, guru dan tetamu
- Mengiringi tetamu ke dewan dan ke tempat makan

Jurugambar : Badan Redaksi Sekolah

KEBERSIHAN : SEMUA UNIT/GURU

- Mengadakan gotong-royong membersihkan sekitar kawasan sekolah

- Memastikan laluan dewan ke restoran dalam keadaan bersih
- Memastikan dewan dan kawasan sekitar bersih selepas mesyuarat
- Memastikan tandas dalam keadaan bersih dan diletakkan tisu
- Memastikan kebersihan kawasan sekolah terutama sekitar dewan dan kantin

(PERHATIAN : SETIAP GURU SILA PASTIKAN KAWASAN SELIAAN UNIT

MASING-MASING DIBERSIHKAN ATAU BARANGAN KEGUNAAN UNIT
MASING-MASING DISIMPAN/DIKEMAS SEBELUM PULANG KE RUMAH YER….
HARAP MAKLUM.TIMA KASIH..

2 TENTATIF PROGRAM
12.30 Tengahari : Jamuan untuk Pelajar
01.00 Petang : Pelajar Balik...
01.30 Petang : Kehadiran Ajk PIBG dan Ibubapa
: Jamuan Ibubapa
02.30 Petang : Mesyuarat Agung PIBG bermula
- Ucapan Pengetua/YDP PIBG
- Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat Kali ke 17
- Pembentangan Laporan Tahunan
- Pembentangan dan Pengesahan Penyata Kewangan yang
berakhir 31 Disember 2022
- Membahas Usul (Jika ada)
- Pembubaran AJK PIBG sesi 2021/2022
- Pemilihan AJK PIBG 2023/2024
- Ucapan Penangguhan oleh YDP PIBG 2023/2024
04.00 Petang : Ketibaan VIP & Tetamu Jemputan
04.15 Petang : Majlis Perasmian Penutup
- Alunan Asmaul Husna
- Ucapan aluan pengerusi majlis
 - Ucapan YDP
- Ucapan YIK
- Ucapan Perasmi
04 00 : Majlis Penyampain Anugerah Cemerlang
- SPM Tebaik
- SMU Terbaik
- Guru Peratusan Meningkat
- Kehadiran Penuh
-
-
-
05 30 : Cabutan bertuah dan Bersurai
: Jamuan VIP & Tetamu jemputan

WANG MASUK

Sumbangan YB Senator Hj.Apandi RM 5000

JUMLAH KESELURUHAN RM 5000

WANG KELUAR

Persegaran RM 2500
Hadiah & Cabutan Bertuah RM 1700
Kontigensi RM 800

JUMLAH KESELURUHAN RM 5000

Disediakan oleh,
Unit Jawatankuasa
MESYUARAT AGUNG PIBG & HARI ANUGERAH CEMERLANG 2023