FAKULTAS SOSIAL DAN HUKUM KODE

Jalan Ringroad Ngumban Surbakti No. 18 Medan

Sumatera Utara Telepon: (061) 80047003
HK-UPM.SOP.05.25
DOKUMEN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TANGGAL
STANDAR DIKELUARKAN
JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA BARU
AREA KEMAHASISWAAN
BAGIAN AKADEMIK

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENERIMAAN MAHASISWA BARU
FAKULTAS SOSIAL DAN HUKUM
PROGRAM STUDI HUKUM

Penanggungjawab
Proses
Nama Jabatan TandaTangan

Perumusan Lasma Melinda Siahaan, SE, M.Si Ketua GPM

Pemeriksaan Vina Maria Ompusunggu, S.Sos, Sekretaris

MSP LPMI

Persetujuan Jupianus Sitepu, SE, MM Dekan

Penetapan Jupianus Sitepu, SE, MM Dekan

Pengendalian Dr.Srie Faizah Lisnasari, M.Si Ketua LPMI

1. TUJUAN
Standar Operating Procedure ini ditetapkan untuk tertibnya mekanisme layanan
Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) mulai dari persiapan promosi sampai dengan
layanan kegiatan program pengenalan kampus. Terkoordinasinya unit kerja dan personil
yang terlibat dalam layanan penerimaan mahasiswa baru, akan mampu menciptakan
terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang berlaku
dan tujuan pendidikan yang ditetapkan institusi.
2. RUANG LINGKUP
Penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran ini mencakup seluruh proses perencanaan,
pengumpulan data, analisa data, pelaksanaan rapat ataupun kegiatan terkait, dimulai
dari persiapan promosi, pelaksanaan Promosi, tes masuk, seleksi, publikasi hasil seleksi
jalur reguler, daftar ulang, pengunduran diri mahasiswa baru, data mahasiswa baru.

3. DEFINISI
Kegiatan layanan penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui beberapa tahapan
proses, yaitu persiapan dan pelaksanaan promosi, penerimaan mahasiswa baru melalui
seleksi, daftar ulang, pengunduran diri calon mahasiswa baru dan penyambutan
mahasiswa baru. Proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan dengan mengedepankan
kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada
peraturan akademik yang ditetapkan institusi. Kepanitiaan PMB disusun dengan
memperhatikan struktur organisasi tingkat institusi. Secara struktur koordinator PMB
dijalankan Kepala Bagian Akademik. Promosi dikelola oleh Biro Humas dan Promosi, tes
dipersiapkan oleh Bagian Akademik, dan bagian pemasaran mempersiapkan kesiapan
jaringan dalam proses seleksi penerimaan.

4. PERINGATAN
Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka mahasiswa yang bersangkutan tidak mempunyai
identitas diri

5. REFERENSI
a. Statuta Universitas Quality;
b. Renstra Universitas Quality;
c. Pedoman Akademik Universitas Quality;
d. Renstra Fakultas Sosial dan Hukum Universitas Quality.

6. PIHAK YANG TERLIBAT

a. Dekan
b. Wakil Dekan I dan II
c. Ketua Program Studi
d. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

7. KELEMBAGAAN
Pihak yang terlibat langsung dalam pelaksanaan SOP ini adalah Dekan bersama dengan
seluruh Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Fakultas Sosial dan Hukum Universitas
Quality.
8. PROSEDUR

NO. PENANGGUNG KEGIATAN

JAWAB
SOSIALISASI SISTEM PENERIMAAN MAHASISWA BARU

1. Memimpin Rapat Sosialisasi sistem penerimaan

mahasiswa baru.
2. Membentuk panitia sosialisasi sistem penerimaan
1 Ketua Panitia mahasiswa baru ke seluruh kabupaten/kota dan
media massa.
3. Memimpin sosialisasi sistem penerimaan mahasiswa
baru
4. Mengkoordinasikan pembuatan laporan sosialisasi
penerimaan mahasiswa baru
5. Menanda tangani laporan kegiatan sosialisasi
penerimaan mahasiswa baru.
2 Sekretaris 1. Membantu ketua panitia dalam pembuatan notulen
rapat sosialisasi penerimaan mahasiswa baru.
2. Melaksanakan kegiatan sosialisasi Penerimaan
mahasiswa baru
3. Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penerimaan
mahasiswa baru
3 Humas 1. Melaksanakan kegiatan sosialisasi penerimaan
mahasiswa baru kepada masyarakat termasuk
sekolah-sekolah di Kabupaten/Kota Sumatera Utara
2. Menjawab berbagai pertanyaan masyarakat seputar
penerimaan mahasiswa baru
1. Membentuk Panitia penerimaan mahasiswa baru
2. Memonitor, mengarahkan, dan memberi masukan
4 Dekan kepada panitia penerimaan mahasiswa baru
3. Memimpin rapat koordinasi penerimaan mahasiswa
baru
4. Memimpin rapat kelulusan
5. Menyetujui SK hasil seleksi mahasiswa baru

SELEKSI MASUK PERGURUAN TINGGI

1. Mengkoordinasikan pelaksanaan USMB

2. Memonitor perkembangan proses pendaftaran siswa
5 WD I dan pelamar.
Kaprodi 3. Memonitor, mengarahkan, dan memberi masukan
kepada panitia penerimaan mahasiswa baru
4. Mengkoordinasikan sistem pelaksanaan ujian USMB
5. Mengikuti rapat kelulusan USMB
6. Memeriksa draft dan memberi paraf SK kelulusan
USMB.
1. Memonitor perkembangan proses pendaftaran siswa
pelamar
2. Memimpin rapat koordinasi pelaksanaan USMB
3. Melakukan sosialisasi sistem pengawasan ujian
6 kepada semua pengawas ujian USMB
 Ketua Panitia 4. Mengkoordinasikan pelaksanaan ujian USMB
5. Mengikuti rapat kelulusan peserta USMB
6. Memimpin rapat diseminasi kelolosan USMB
7. Membuat draft surat keputusan Dekan tentang
kelolosan verifikasi data peserta USMB
8. Mengkoordinir proses pendaftaran ulang
6. Memerintahkan Sekretaris membuat laporan kegiatan
USMB
1. Bersama ketua panitia memonitor perkembangan
proses pendaftaran siswa pelamar
2. Mengikuti rapat-rapat panitia dan membuat notulen
7 Sekretaris rapat
3. Memetakan lokasi ujian (bersama-sama dengan
koordinator TIK) dan alokasi ruangan ujian
4. Membantu ketua dalam sosialisasi sistem
pengawasan ujian kepada semua pengawas ujian
USMB
5. Membuat SK pengawas ujian USMB
6. Membantu ketua dalam mengkoordinasikan sistem
keamanan pembuatan, pencetakan dan
penyimpanan naskah soal ujian
7. Bersama ketua panitia memonitor perkembangan
proses pendaftaran siswa pelamar
8. Mengikuti rapat-rapat panitia dan membuat notulen
rapat
9. Memetakan lokasi ujian (bersama-sama dengan
koordinator TIK) dan alokasi ruangan ujian
10. Membuat SK pengawas ujian USMB
11. Membantu ketua dalam mengkoordinasikan sistem
keamanan pembuatan, pencetakan dan penyimpanan
naskah soal ujian
12. Membantu ketua dalam mengkoordinasikan
pelaksanaan ujian USMB
13. Mendokumentasikan peserta yang lolos sistem USMB
pada jadwal yang telah ditentukan.
14. Menyiapkan draft SK kelulusan peserta ujian
15. Melaksanakan (bersama Tim Humas dan TIK)
sosialisasi hasil ujian USMB
16. Mendokumentasikan peserta yang mendaftar ulang
17. Membuat laporan kegiatan USMB.
1. Memonitor dan melaporkan proses pendaftaran
mahasiswa kepada pimpinan
8 Koordinator 2. Menentukan (bersama dengan Sekretaris) lokasi dan
TIK alokasi ruangan ujian USMB
3. Memonitor alokasi ruangan yang telah terpakai
4. Membuat album peserta ujian USMB
5. Memonitor kejanggalan pada album peserta ujian dan
menginformasikannya kepada ketua dan sekretaris
panitia
6. Membantu dalam pembuatan kartu peserta yang
bermasalah
7. Mengumpan data hasil kelulusan USMB ke server
Universitas Quality.
8. Bekerja sama dengan tim HUMAS membuat
pengumuman kelulusan di website Universitas Quality
9. Membuat sistem pendaftaran ulang calon mahasiswa
baru jalur USMB
10. Mengunggah hasil kelolosan verifikasi data ke website
 Universitas Quality
11. Mengumpan data pendaftaran ulang calon mahasiwa
12. Membagi data calon mahasiswa baru USMB ke unit
kerja yang berwenang
1. Melaksanakan sosialisasi sistem penerimaan
9 TIM HUMAS mahasiswa baru kepada masyarakat
2. Mensosialisasikan hasil kelulusan USMB
3. Menjawab pertanyaan masyarakat seputar kelulusan
USMB
1. Melakukan koordinasi dengan Dekan dan Rektor
10 Bendahara/ tentang sistem keuangan USMB
Wakil Dekan II 2. Melakukan koordinasi dengan Bank Pelaksana
3. Melakukan pembayaran semua biaya yang diperlukan
untuk kegiatan USMB
4. Membuat laporan keuangan USMB
1. Menerima naskah soal, mengamankan, dan
menyimpan naskah soal serta lembar jawaban ujian
USMB
2. Memilah amplop naskah soal dan lembar jawaban
ujian sesusai lokasi ruang ujian, dan dipasang segel.
3. Membagikan naskah ujian dan lembar jawaban ujian
pada hari H kepada penanggung jawab ruangan dan
pengawas
11 Koordinator 4. Penanggung jawab ruang dan pengawas menuju
Pelaksana ruang ujian dan memeriksa ruang ujian.
Ujian 5. Pengawas mempersilahkan peserta masuk ke ruang
ujian dengan memeriksa kecocokan kartu peserta
dengan peserta.
6. Pengawas mengundang dua orang peserta ujian untuk
menjadi saksi pembukaan amplop soal
7. Pengawas membuat berita acara pembukaan amplop
naskah soal disaksikan dua orang peserta ujian.
8. Pengawas membagikan naskah soal dan lembar
jawaban ujian.
9. Pengawas mempersilahkan peserta mengerjakan soal
ujian sesuai dengan aba-aba dari penanggung jawab
lokasi.
10. Pengawas mengambil daftar hadir peserta
11. Pengawas memberi peringatan kepada peserta untuk
memastikan biodata yang disyaratkan.
12. Pengawas memberi tahu peserta sisa waktu
pengerjaan ujian.
13. Pengawas mengumpulkan lembar jawaban ujian
USMB.
14. Pengawas menghitung jumlah LJU dan memastikan
kecukupan jumlah LJU.
15. Pengawas memasukan LJU ke amlop yang telah
disediakan dan menyegel amplop LJU
16. Pengawas mempersilahkan peserta keluar ruangan
17. Pengawas menyerahkan amplop yang berisi LJU
kepada penanggung jawab Lokasi
18. Penanggung jawab lokasi menyerah terimakan amplop
LJU sesuai dengan jumlah seluruh ruang ujian yang
menjadi tanggung jawabnya kepada Koordinator
Pelaksana Ujian.
19. Koordinator pelaksana ujian, menyegel dan memberi
label.
 20. Koordinator pelaksana ujian menyimpan amplop
lembar jawaban ujian.
21. Berdasarkan berita acara yang telah diisi, koordinator
pelaksanan ujian mendata jumlah peserta yang ikut
ujian.
1. Membayar biaya ujian seleksi mahasiswa baru
(USMB)
2. Mendapatkan kartu peserta USMB.
3. Memeriksa tempat ujian satu hari sebelum hari
ujian.
4. Mengikuti ujian sesuai pilihan pada hari ujian
12 Calon dengan membawa alat tulis.
Mahasiswa 5. Memeriksa kelulusan disitus
www.universitasquality.ac.id untuk kelulusan dan
pengumuman lebih lanjut akan status kelulusan dan
syarat pendaftaran ulang.
6. Melakukan pendaftaran ulang secara online, dan
mencetak bukti pendaftaran ulang online.
7. Membayar SPP atau biaya lainnya sesuai ketentuan
yang berlaku ke Bank yang ditunjuk Universitas
Quality.
8. Menyetor semua bukti administrasi yang diperlukan
ke BAAK Universitas Quality
9. Membuat kartu mahasiswa mengambil jaket
almamater dan buku pedoman
10. Mengikuti ospek
11. Mengikuti pendidikan moral dan etik
12. Mengikuti perkuliahan sesuai jadwal yang
ditentukan.

9. BAGAN ALUR PROSEDUR

CALON MAHASISWA BARU

SISTEM PENERIMAAN
MAHASISWA BARU

PEMBAYARAN BIAYA SPP

PENDAFTARAN ULANG DAN
PEMBUATAN KTM

KEGIATAN OSPEK, PENDIDIKAN

MORAL ETIK DAN TERDAFTAR
SEBAGAI MAHASISWA
UNIVERSITSA QUALITY