A.

Pembuatan susunan acara kegiatan

Susunan acara merupakan sebuah sistematis tentang kegiatan yang diselenggarakan pihak
penyelenggara. Sususnan acara tergantung durasi dan kesepakatan pihak penyelenggaraan. Untuk
instansi pemerintah, tugas membuat susunan acara adalah bagian protokoler. Untuk Perusahaan
swasta, tugas ini dilakukan sekretaris atau divisi public relation. Sementara itu, untuk organisasi sosial
atau organisasi mahasiswa, tugas membuat susunan acara dilakukan oleh panitia pelaksana yang
tergabung dalam sesksi acara.
1. Tujuan susunan acara
Sususnan acra biasanya dibentuk tebel sehingga memudahkan dalam membacanya. Susunan
acara dibuat dengan struktur atau sistematis, yang dibatasi oleh durasi tertentu. Sususnan acara
dibuat dengan tujuan sebagai berikut :
a. Agar acara lebih teratur
Salah satu guna susunan acara agar acara berlangsung lebih teratur. Dalam susunan acara
ditulis lengkap mengenai jenis acara dan durasi masing-masing acara. Susunan acara dimulai
dari awal hingga akhir. Dengan demikian, pelaksaan acara bisa sistematis dan berlangsung
tanpa ada satu pun rangkaian acara yang terlewat.
b. Menghemat waktu
Dengan adanya susunan acara, maka kita bisa menghemat waktu atau minimal kita bisa
menentukan durasi acara kita akan berlangsung. Karena dalam susunan acara juga akan
ditulis durasi masing-masing acara tersebut akan berlangsung. Misalnya, acara kata
sambutan 20menit, acara pembukaan 15menit, dan seterusnya. Dengan demikian, setiap
acara tidak terlalu lama atau terlalu sebentar.
c. Mengoordinasi panitia dan pengisi acara
Susunan acara juga bermanfaat sebagai pengingat untuk pengisi acara agar saat tampil tidak
melewati batas waktuyang telah ditentukan. Dengan adanya susunan acara, maka panitia
dan pengisi acara yang bersangkutan dapat meniminalkan kesalahan. Panitia mengetahui
pihakyang mengisi acara. Begitu juga dengan pengisi acara. Penampil akan siap untuk
mengisi acara sehingga tidak akan meninggalkan tempat ketika waktunya tampil.
d. Membuatr semua bagian menjadi terkoordinasi
Semua pihak yang terlibat dalam acara akan tahu apa yang harus dilakukan, kapan
melakukannya, dan bagaimana melakukannya. Dengan demikian, gangguan atau hambatan
dalam pelaksanaan acra dapat diminimalkan karena sudah dibuat susunan acara.
Meskipun suatu acara sudah teratur detail beserta durasinya, pelaksanaannya bersifat
fleksibel. Artinya, pelaksanaannya bisa berubah sewaktu-waktu selama tidak melenceng dari
konsep awal. Jadi, tidak akan ada bagian acara yang terlalu lama atau sebaliknya, ada
bagian acara yang kosong atau hilang karena kehabisan waktu.
2. Tata cara membuat susunan acara
Panitia yang bertugas dalam susunan acara harus melakukan koordinasi yang baik dengan
semua anggota panitia. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menyusun rangkaian kegiatan
yang akan dilakukan dari awal hingga akhir acara. Setelah menentukan rangkaian kegiatan,
panitia perlu menentukan durasi dari masing-masing rangkaian kegiatan. Pastikan waktu yang
digunakan tidak melebihi alokasi waktu yang sudah ditentukan diawal. Sertakan keterangan
mengenai penanggung jawab dalam setiap kegiatnnya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan
koordinasi dan panitia pelaksana akan mengetahui harus menghubungi siapa jika membutuhkan
sesuatu. Setelah bagian acara selesai menyusun susunan acara, harus memberitahu susunan
acara kepada semua panitia pelaksana. Hal ini dilakukan agar bisa mendapatkan masukan atau
saran dari anggota lainnya agara semua bisa bekerja dengan optimal. Hal ini juga bertujuan agar
koordinasi antara panitia pelaksana menjadi semakin baik sehingga acara bisa berjalan dengan
lancar sesuai dengan rencana. Penanggung jawab acara harus melakukan koordinasi yang baik
dengan semua paihak yang terlibat dalam sebuah acara. Hal ini bertujuan agar jika diperlukan
perubahan susunan cara, semua pihak dapat segera menyesuaikan.
Berikut contoh dari susunan acara perpisahan sekolah.

PJ
NO ACARA PUKUL (PENANGGUNG PERLENGKAPAN
JAWAB)
1. Pembukaan oleh MC 7.00 – 7.10 wib (Nama panitia) Mic, sound
Kata sambutan :
- Ketua panitia
- Perwakilan dari
kelas 6 SD, 9
SMP, atau 12
SMA/SMK Mic, stand mic,
2. 7.10 – 7.30 wib (Nama panitia)
- Perwakilan dari sound
adik kelas
(biasanya
diwakili OSIS)
- Wali murid
- Kepala sekolah
Pelepasan atribut Mic, stand mic,
3. sekolah 7.30 – 8.30 wib (Nama panitia) sound, atribut
sekolah
Penyerahan cendera Mic, stand mic,
4. mata 8.30 – 9.00 wib (Nama panitia) sound, cendera
mata
Penyerahan hadiah Mic, stand mic,
5. 9.00 – 9.30 wib (Nama panitia)
untuk siswa berprestasi sound, hadiah
Mic, stand mic,
9.30 – 10.30
6. Hiburan (Nama panitia) sound, alat-alat
wib
musik
Pembacaan doa 10.30 – 10.35 Mic, sound,
7. (Nama panitia)
wib naskah doa
Penutup oleh MC 10.35 – 11.00
8. (Nama panitia) Mic, sound
wib

Dalam membuat sebuah acara yang baik harus memperhatikan beberapa hal berikut.
a. Mengetahui jenis acara
Hal pertama yang harus diperhatikan ialah mengetahui acara yang akan berlangsung. Hal ini
diperlukan agar susunan acara yang dibuat tepat dan tidak salah sasaran.
b. Mengetahui bentuk acara
Dalam peklaksaan sebuah acara, ada yang merupakan acara formal, semiformal, ataupun acara
nonformal. Hal ini juga wajib diketahui oleh pembuat susunan acara agar susunan acara yang
dibuatnya tidak salah.
Mengetahui tamu undangan juga termasuk hal penting yang harus juga diketahui. Panitia harus
mecari tahu siapa saja yang akan hadir dan menjadi undangan dalam acara tersebut. Hal ini penting
untuk diketahui agar pembawa acara nantinya dapat berkomunikasi dengan baik dengan
hadirin/undangan.
c. Mengetahui alokasi waktu
Mengetahui alokasi waktu yang diberikan diperlukan untuk memberi pengaturan waktu atas
masing-masing acara yang akan dibuat. Hal ini diperlukan agar setiap bagian acara dapat
berlangsung efektif dengan memaksimalkannya waktu yang diberikan.