BAB III

ANALISI PERANGKAT LUNAK

III.1. Gambaran Perangkat Lunak

Perangkat lunak persedian ini merupakan suatu perangkat lunak yang membantu
manajemen gudang bengkel Duta Family Motor untuk mengatur pengelolaan
persedian suku cadangnya. Perangkat lunak persedian suku cadang menyediakan
fasilitas – fasilitas pengelolaan data – data persedian suku cadang dengan
penyimpanan database yang terorganisir dalam satu penyimpanan data dan
menyajikan informasi persedian baik yang berupa transaksi maupun laporan -
laporan dengan cepat dan tepat. Adapun fungsionalitas – fungsionalitas dari
perangkat lunak persedian ini sebagai berikut :

1. Membuat daftar suku cadang, daftar supplier.

2. Memproses pemesanan suku cadang, pembelian suku cadang, retur
pembelian, dan pembayaran hutang ke supplier.
3. Memproses transaksi pengeluaran suku cadang ke bagian penjualan.
4. Memproses transaksi penerimaan suku cadang dari bagian penjualan.
5. Memproses data stock opname.
6. Membuat laporan – laporan dari setiap transaksi yang bersangkutan dengan
penerimaan dan pengeluaran suku cadang yang diperlukan oleh pemlik
bengkel.

Dengan adanya berbagai fasilatas yang terdapat pada aplikasi ini, semoga dapat
mempermudah dalam pengelolaan persediaan suku cadang yang dapat
menghasilkan informasi secara cepat dan tepat.
III.2. Analisi Data

Dalam analisis data yang dibutuhkan penjabaran tentang entitas yang terlibat
dalam perangkat lunak. Hubungan dengan atribut-atributnya. Seperti entitas
barang dan atributnyanya, serta entitas lain yang terlibat dalam perancangan
perangkat lunak.

III.2.1. CDM / ERD Persedian Suku Cadang

Dalam tahap awal menganalisis data tahap pertama yang dilakukan yaitu
melakukan proses identifikasi dan analisa data untuk menentukan kebutuhan suatu
sistem database dengan menentukan interaksi entitas yang saling berhubungan
(relationship) antar entitas itu sendiri. Dalam pengolahan gaji terdapat beberapa
entitas yang saling berhubungan, seperti terlihat gambar III.1 CDM Persediaan
Suku Cadang di bawah ini :

Gambar III.1 CDM Persediaan Suku Cadang

III.2.2. Skema Relasi

Setelah membuat Conceptual Data Model Maka tahap selanjutnya adalah

membuat skema relasi, yang harus sesuai dengan CDM/ERD yang telah
dijabarkan sebelumnya.

Skema dari relasi antar entitas ialah sebagai berikut :

1. Barang (KdBarang + NamaBarang + Satuan + Ukuran + Stok + StokMin +

StkMaks + HargaBeli + DiskonBeli + StatusEnabled + KdSatuan +
KdKategori )

2. Kategori (KdKategori + Kategori + StatusEnaled)

3. Supplier (KdSupplier + NamaSupplier + Alamat + Fax + Tlp + Website +

Manager + SaldoHutang + StatusEnabled)

4. Karyawan (ID + Nama + Jabatan + Alamat + Tlp + StatusEnabled)

5. Pembelian (NoPembelian + TglPemesanan + UangMuka + TglPembelian +

TotalSebelum + Diskon + PPn + TotalSesudah + JmlBayar + StatusBeli +
NoFaktur + TglRetur + KeteranganRetur)

6. Hutang (NoHutang + TglHutang + JatuhTempo + TotalHutang +

SisaHutang + StatusHutang + KdSupplier + NoPembelian)

7. StockOpname (NoStockOpaname + TglStockOpname + ID)

8. PengeluranBarangKePenj. (NoPengeluaran + TglPengeluaran + ID)

9. PenerimaanBarangKeluar (NoTerima + TglTerima + Keterangan + ID)

10. DetailPembelian (NoPembelian + KdBarang + JmlPesan + JmlBeli +

HargaBeli + Diskon + JmlRetur)

11. DetailStockOpname (NoStockOpname + KdBarang + Jml + Keterangan)

12. DetailPengeluaranKePenj. (NoPengeluaran + KdBarang + Jml)

13. DetailTerima (NoTerimaRetur + Kdbarang + Jml)

III.3. Analisis Fungsional

Dengan penggambaran sistem dalam diagram akan menekankan pada pola kerja
atau yang terjadi dalam sistem rencana pengadaan peraltan non rutin secara detail
serta akan lebih memperjelas aliran input dan output data secara logical dari suatu
proses. Dalam context diagram digambarkan bagian luar sistem yang terlibat serta
mempengaruhi dalam sistem pengadaan peralatan non rutin dan akan terlihat data
– data apa saja yang diperlukan oleh sistem untuk memulai suatu proses, serta
output yang dihasilkan oleh proses tersebut.Context Diagram merupakan ruang
lingkup atau batasan diagram yang berada pada level paling tinggi dan berfungsi
untuk menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar sistem. Data
Flow Diagram (DFD) merupakan alat pembuatan model untuk menggambarkan
system sebagai suatu jaringan proses bisnis secara fungsional yang dihubungkan
satu sama lain dengan aliran data.

Hasil analisa dari proses persedian :

1. Petugas gudang akan mencatat suku cadang apa saja yang stoknya akan habis
dan sudah habis. Kemudian petugas akan membuatkan sebuah surat
pemesanan setiap barang tadi ke supplier.
2. Setiap barang yang datang dari supplier, petugas akan mengecek apakah ini
barang dari pemesanan untuk di beli atau dari retur pembelian. Jika dari
pembelian maka petugas akan mengecek kesesuain pemesanan dengan barang
yang diterima. Kemudian di cek apakah ada barang yang cacat sehingga dapat
diretur. Jika proses pengecekan selesai maka petugas akan membuat surat
atau faktur pembelian berdasarkan barang yang diterima saja. Kemudian
proses pembayaran akan dilakukan dengan hutang yang akan dibayar oleh
pihak perusahaan kepada supplier 1 bulan dari tanggal pembelian. Jika yang
diterima ternyata barang retur maka proses pembayaran akan dilakukan
sekaligus berdasarkan bukti pembeliannya.
3. Setiap pembayaran hutang akan dicatat oleh petugas dan disimpan di aplikasi.
4. Jika terdapat permintaan barang dari bagian penjualan maka petugas gudang
akan menerimaan surat permintaan barang, kemudian petugas akan mengecek
apakah barang yang diminta tersedia atau tidak. Jika tersedia maka petugas
 akan memberikan barang tersebut dan membuatkan surat bukti pnegeluaran
barang.
5. Setiap barang yang dikembalikan oleh bagian penjualan akan diterima dan
dicatat oleh gudang dan status barang tersebut dipisahkan karena kondisinya
yang rusak.
6. Petugas akan memlakukan stok opname secara periode baik 1 minggu sekali
atau sesuai kebijakan perusahaan.
7. Aplikasi akan menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh manager bengkel.

III.3.1. Konteks Diagram Aplikasi Persedian Suku Cadang

Gambar III.2 Konteks Diagram Persedian Suku Cadang

III.3.2. DFD Level 0

Gambar III.3 DFD Level 0 Persedian Suku Cadang

III.3.3. DFD Level 1 untuk Proses 1.1

Gambar III.4 DFD Level 1 Proses 1.1 Mengolah Barang Pesanan

Persedian Suku Cadang
Spesifikasi Proses 1.1 “Mengolah Barang Pesanan”

Input : Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Pesan, Supplier

Output : Surat Pemesanan Barang atau Suku Cadang ke Supplier

Algoritma : (1) Cek Stok Barang di bawah minimal stok

(2) Masukan Nama Barang dan Jumlah Barang yang akan

dipesan

(3) Buat Surat Pemesanan Barang atau Suku Cadang

III.3.4. DFD Level 1 untuk Proses 1.2

Gambar III.5 DFD Level 1 Proses 1.2 Pengelolaan Barang Masuk

Persedian Suku Cadang

Spesifikasi Proses 1.2 “Pengelolan Barang Masuk”

Input : No Pemesanan, NoPembelian, Nama Barang, Jumlah Beli,

Harga Beli, Diskon.

Output : Bukti Pembelian atau Penerimaan Retur

Algoritma : (1) Cek Barang Masuk apakah jenisnya Pembelian atau Retur

pembelian

(2) Jika pembelian input transaksi pembelian dan hutang,

sedangkan jika retur maka input transaksi retur pembelian

(3) Buat Bukti Pembelian atau Penerimaan Retur

III.3.5. DFD Level 1 untuk Proses 1.5

Gambar III.6 DFD Level 1 Proses 1.5 Pengelohan Permintaan Barang

Persedian Suku Cadang

Spesifikasi Proses 1.5 “Pengolahan Permintaan Barang”

Input : Nama Barang, Jumlah Keluar

Output : Bukti Pengeluaran Barang

Algoritma : (1) Terima Permintaan dari bagian penjualan

(2) Cek ketersedian stok barang berdasarkan barang yang

 Diminta

(3) Buat Bukti Pengeluaran Barang

III.3.6. DFD Level 1 untuk Proses 1.7

Gambar III.7 DFD Level 1 Proses 1.7 Stok Opname

Persedian Suku Cadang

Spesifikasi Proses 1.7 “Stok Opname”

Input : Nama Barang, Jumlah Stok Gudang , Jumlah Stok Sistem

Output : Stok Penyesuaian per Barang

Algoritma : (1) input barang yang akan di stok opname

(2) Masukan jumlah stok yang nyata atau stok yang ada di

Gudang dan simpan transaksi stok opname

 III.3.7. DFD Level 1 untuk Proses 1.8

Gambar III.8 DFD Level 1 Proses 1.8 Pembuatan Laporan

Persedian Suku Cadang

Spesifikasi Proses 1.8 “Pembuatan Laporan”

Input : Data barang, Data Pengeluaran Barang, Data Hutang, Data

Pembelian

Output : laporan yang diminta

Algoritma : (1) pilih laporan

(2) Cetak laporan

III.4. Data Dictionary

Data dictionary adalah sebuah katalog dari elemen – elemen data dalam sebuah
sistem. Dalam Analisis Terstruktur, data dictionary digunakan untuk
mendefinisikan dan mendokumentasikan data flow (aliran data) dan data store
(simpanan data), yang dikandung dalam DFD. Adapun data dictionary yang di
buat adalah sebagai berikut :

Data Dictionary : DATA STORE

Nama : Barang
Alias : Barang2
Penggunaan : Input data barang – barang (suku cadang)
Isi Data : KdBarang + NamaBarang + Satuan + Ukuran + Stok +
StokMin + StkMaks + HargaBeli + DiskonBeli +
StatusEnabled + KdSatuan + KdKategori
Keterangan : Untuk menyimpan data – data barang atau suku cadang

Tabel III.1 Kamus Data Barang

Data Dictionary : DATA STORE

Nama : Pembelian
Alias :-
Penggunaan : Input data barang yang dipesan dan yang dibeli.
Isi Data : NoPembelian + TglPemesanan + UangMuka +
TglPembelian + TotalSebelum + Diskon + PPn +
TotalSesudah + JmlBayar + StatusBeli + NoFaktur +
KdBarang + JmlPesan + JmlBeli + HargaBeli
Keterangan : Untuk menyimpan data – data barang atau suku cadang
yang dipesan dan yang dibeli

Tabel III.2 Kamus Data Pembelian

 Data Dictionary : DATA STORE
Nama : Retur Pembelian
Alias :-
Penggunaan : Input data barang yang diretur.
Isi Data : NoPembelian + TglRetur + KeteranganRetur +
KdBarang + JmlRetur + StatusRetur
Keterangan : Untuk menyimpan data – data barang atau suku cadang
yang diretur ke supplier

Tabel III.3 Kamus Data Retur Pembelian

Data Dictionary : DATA STORE

Nama : Hutang
Alias :-
Penggunaan : Input data hutang kepada supplier.
Isi Data : NoHutang + TglHutang + JatuhTempo + TotalHutang +
SisaHutang + StatusHutang + KdSupplier +
NoPembelian
Keterangan : Untuk menyimpan data – data transaksi hutang baik
yang sudah lunas maupun belum lunas

Tabel III.4 Kamus Data Hutang

Data Dictionary : DATA STORE

Nama : Pengeluaran Barang
Alias :-
Penggunaan : Menyimpan data barang atau suku cadang yang keluar
ke bagian penjualan.
Isi Data : NoPengeluaran + TglPengeluaran + ID + Kbarang +
JmlKeluar
Keterangan : Untuk menyimpan data – data transaksi pengeluaran
barang dari gudang ke bagian penjualan.

Tabel III.5 Kamus Data Pengeluaran Barang

Data Dictionary : DATA STORE

Nama : Penerimaan Barang Keluar
Alias :-
Penggunaan : Menyimpan data barang atau suku cadang yang
diterima dari luar atau dari bagian penjualan.
Isi Data : NoTerima + TglTerima + Keterangan + ID + Kbarang
+ JmlKeluar
Keterangan : Untuk menyimpan data – data transaksi penerimaan
barang dari luar atau dari bagian penjualan.

Tabel III.6 Kamus Data Penerimaan Barang Keluar

Data Dictionary : DATA STORE

Nama : StokOpname
Alias :-
Penggunaan : Menyimpan data dari hasil stok opname yang
dilakukan.
Isi Data : NoStockOpaname + TglStockOpname + ID +
KdBarang + Jml + Keterangan
Keterangan : Untuk menyimpan data – data transaksi stok opname
 yang telah dilakukan.

Tabel III.7 Kamus Data Stok Opname

III.5. Kendala Perancangan

Kendala-kendala yang dihadapi dalam perancangan untuk memperbaiki sistem

yang berjalan, yaitu :

1. Kurangnya informasi, data dan berkas – berkas yang diberikan oleh pihak
DFM Bengkel sehingga data yang didapat kurang maksimal.
2. Waktu : waktu yang terbagi antara PKL dan kuliah sehingga waktu
pembuatan skripsi minor kurang.