Life Insurance
Privacy Notice for
PT Tokio Marine Life
Insurance Indonesia
Outsourced Employee
PT Tokio Marine Life Insurance Indonesia (“Tokio
Marine Life”, “we”, or “us”) is committed to
protecting the privacy and the personal data of its
outsourced employees (“you”). This privacy notice
(“Privacy Notice”) is provided to inform you of how
we process your personal data and to comply with
Indonesian personal data protection laws. Please
read it carefully. For more information about our
personal data protection program, please see the
Personal Data Protection Policy.
Pemberitahuan Privasi
untuk Karyawan Alih
Daya PT Tokio Marine
Requirement to Provide Personal Data and
Consent
It is necessary for you to provide us with personal
data about yourself in connection with your
engagement with Tokio Marine Life as well as the
required consent for us to collect, process, and
store said personal data in the manner set out
herein, in another privacy notice, or in outsourcing
contract with us. You ought to be aware that failure
to supply the required personal data and consent
will result in our inability to process outsourcing
requirements, and perform our obligations under
existing outsourcing contract,.
Legal Basis for Processing
Tokio Marine Life processes your personal
data on the ground of necessity for the
performance of the outsourcing contract
you or outsourcing company, in which you are
registered with, have entered into with Tokio
Marine Life with respect to the processing
activities that need to be undertaken, such as
paying outsourcing fee and other benefits.
perlindungan data pribadi kami, silakan lihat
Kebijakan Perlindungan Data Pribadi.
Persyaratan untuk Memberikan Data Pribadi
dan Persetujuan
Anda perlu
memberikan
TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023
Indonesia
PT Tokio Marine Life Insurance Indonesia (“Tokio
Marine Life”, “kami”, atau “kita” berkomitmen
untuk melindungi privasi dan data pribadi
karyawan alih daya kami (“Anda”).
Pemberitahuan privasi ini (“Pemberitahuan
Privasi”) disediakan untuk memberi tahu Anda
tentang bagaimana kami memproses data
pribadi Anda dan untuk mematuhi peraturan
perundang-undangan tentang perlindungan
data pribadi di Indonesia. Bacalah dengan
seksama. Untuk informasi lebih lanjut tentang
program
kepada kami data pribadi tentang diri Anda
terkait dengan hubungan Anda dengan Tokio
Marine Life sebagai karyawan alih daya serta
bagi Anda untuk memberikan izin yang
diperlukan bagi kami dalam mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data pribadi
tersebut dengan cara yang dijelaskan di dalam
Pemberihatuan Privacy ini, dalam
pemberitahuan privasi lain, atau dalam
perjanjian alih daya dengan kami. Anda
menyadari bahwa jika Anda tidak memberikan
data pribadi yang diperlukan dan persetujuan
Anda, maka kami tidak dapat memproses
persyaratan alih daya, dan melakukan
kewajiban kami berdasarkan perjanjian alih
daya.
Dasar Hukum untuk Memproses
Tokio Marine Life memproses data pribadi Anda
atas dasar kebutuhan untuk pelaksanaan
perjanjian alih daya Anda atau perusahaan alih
daya tempat Anda terdaftar dengan Tokio
Marine Life sehubungan dengan kegiatan
pemrosesan yang perlu dilakukan, seperti
membayar biaya pekerjaan alih daya dan
fasilitas lainnya
Personal Data We Collect and Process
We collect and
process personal
data that identifies, relates to, describes,
references, is capable of being associated with,
or could reasonably be linked, directly or
indirectly, to you as an outsourced employee of
Tokio Marine Life or a device associated with you.
We collect and process both specific and general
personal data which are the following personal
data categories:
a) Identifiers (e.g., email address, postal
address, online identifier, Internet Protocol
address, National Registration Identification
Card Number (“NRIC”), driver's license
number, passport number, employee photo
or other similar identifiers);
b) Records that include name, signature, NRIC
number, physical characteristics or
description, address, telephone number,
passport number, driver’s license, insurance
policy number, education, employment,
employment history, bank account number, or
any other financial information, social
security number, medical information, or
health insurance information;
c) Legally protected classification
characteristics;
d) Biometric information;
e) Internet or similar network activity;
f) Sensory data (e.g., audio, electronic, visual,
or similar information)
g) Professional or employment related
information;
h) Non-public education information; and
i) Inferences drawn from other personal
information.
We obtain your personal data listed above from
the following categories of sources:
a) Directly from you or indirectly from sources
you authorize (e.g., references from
previous employers, credit checks,
background checks); and/or
b) Directly and indirectly from your activity on
our intranet, our website, or our website
portal (e.g., from submissions through our
website portal or website usage details
collected automatically. See our cookies
policy for details).
TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023
Data Pribadi yang Kami Kumpulkan dan Proses
Kami mengumpulkan dan memproses data pribadi
yang mengidentifikasi, berkaitan dengan,
menjelaskan, merujuk kepada, dapat dihubungkan
dengan, atau secara wajar dapat dikaitkan, secara
langsung atau tidak langsung, kepada Anda
sebagai karyawan alih daya Tokio Marine Life atau
perangkat yang dihubungkan dengan Anda.
Kami mengumpulkan dan memproses baik data
pribadi yang bersifat spesifik maupun umum yaitu
kategori data pribadi sebagai berikut:
a) Pengidentifikasi (mis., alamat email, alamat
pos, pengenal daring, alamat Protokol Internet,
Nomor Kartu Tanda Penduduk (“KTP”), nomor
SIM, nomor paspor, foto karyawan atau
pengidentifikasi serupa
lainnya);
b) Catatan yang mencakup nama, tanda tangan,
nomor KTP, karakteristik fisik atau deskripsi,
alamat, nomor telepon, nomor paspor, SIM,
nomor polis asuransi, pendidikan, pekerjaan,
riwayat pekerjaan, nomor rekening bank, atau
informasi keuangan lainnya, informasi medis,
nomor kartu BPJS, atau informasi asuransi
kesehatan;
c) karakteristik klasifikasi yang dilindungi secara
hukum;
d) Informasi biometrik;
e) Internet atau aktivitas jaringan serupa;
f) Data sensorik (mis., audio, elektronik, visual,
atau informasi serupa)
g) Informasi professional atau terkait pekerjaan;
h) Informasi pendidikan non-publik; dan
i) Kesimpulan diambil dari informasi
pribadi
lainnya.
Kami memperoleh data pribadi Anda yang
tercantum di atas dari kategori sumber berikut:
a) Langsung dari Anda atau secara tidak
langsung dari sumber yang Anda otorisasi
(misalnya, referensi dari pemberi kerja
sebelumnya, pemeriksaan kredit,
pemeriksaan latar belakang); dan/atau
b) Langsung dan tidak langsung dari aktivitas
Anda di intranet, situs web atau
portal kami (mis., dari pengiriman melalui portal
situs kami atau rincian penggunaan situs yang
dikumpulkan
 secara otomatis. Lihat kebijakan cookie kami
untuk lebih jelasnya).
How We Process Personal Data
We may process the personal data we collect for
one or more of the following purposes:
a) To fulfill the reason for which the personal
data is provided (e.g., to pay outsourcing fee
or other job-related benefits for you);
b) To assess your working capacity and fitness
to work;
c) To provide you with company email alerts,
event registrations, and other notices which
may be of interest to you;
d) To carry out our obligations and enforce our
rights arising from any contract where you
and Tokio Marine Life are parties (e.g.
outsourcing contract);
e) To prevent and detect fraud;
f) To improve our website;
g) To present our website contents to you (e.g.,
online training);
h) As necessary or appropriate to protect the
rights, property or safety of us, our
customers or others;
i) To respond to law enforcement requests and
as required by applicable law, court order, or
governmental regulations;
j) As was described to you at the time of
collection of your personal data;
k) To carry out our business activities; and
l) To evaluate or conduct a merger, divestiture,
restructuring, reorganization, dissolution, or
other sale or transfer of some or all of our
assets, whether as a going concern or as
part of bankruptcy, liquidation, or similar
proceeding, in which personal data held by
us is among the assets transferred.
Tokio Marine Life is committed to diversity and
inclusion. We may gather and process equality
TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023
and diversity information to support and
demonstrate this commitment.
Bagaimana Kami Memproses Data Pribadi
Kami dapat memproses data pribadi yang kami
kumpulkan untuk satu atau lebih tujuan berikut ini:
a) Untuk memenuhi alasan dimana data pribadi
diberikan (mis., untuk melakukan pembayaran
biaya alih daya atau manfaat lainnya untuk
Anda yang terkait dengan pekerjaan);
b) Untuk menilai kapasitas kerja Anda dan
kebugaran untuk bekerja;
c) Untuk memberi Anda peringatan email
perusahaan, pendaftaran acara, dan
pemberitahuan lain yang mungkin menarik bagi
Anda;
d) Untuk melaksanakan kewajiban kami dan
menegakkan hak-hak kami yang timbul dari
perjanjian apa pun yang melibatkan Anda dan
Tokio Marine Life (mis. perjanjian alih daya).
e) Untuk mencegah dan mendeteksi penipuan;
f) Untuk meningkatkan situs kami;
g) Untuk menyajikan konten situs kami kepada
Anda (mis., pelatihan kerja daring);
h) Bila perlu atau sesuai untuk melindungi hak,
properti atau keselamatan kita, nasabah kita
atau orang lain;
i) Untuk menanggapi permintaan penegakan
hukum dan sebagaimana disyaratkan oleh
hukum, perintah pengadilan, atau peraturan
pemerintah yang berlaku;
j) Sebagaimana dijelaskan kepada Anda pada
saat pengumpulan data pribadi Anda;
k) Untuk melakukan kegiatan bisnis kami; dan
l) Untuk mengevaluasi atau melakukan merger,
divestasi, restrukturisasi, reorganisasi,
pembubaran, atau penjualan atau transfer
lainnya dari sebagian atau seluruh aset kami,
baik sebagai kelangsungan usaha atau
sebagai bagian dari kebangkrutan, likuidasi,
atau proses serupa, dimana data pribadi yang
kami pegang adalah salah satu dari aset yang
ditransfer.
Tokio Marine Life berkomitmen terhadap
keragaman dan inklusi. Kami dapat
mengumpulkan dan memproses informasi terkait
kesetaraan dan keragaman untuk mendukung dan
menunjukkan komitmen ini.
We will not process the personal data we have
collected for materially different, unrelated, or
incompatible purposes without providing you
notice.
The following are some examples of how we
process your personal data:
a) Maintaining basic contact information
such as email address, name, home address
& emergency contact information.
b) Compiling and executing relevant data for
outsourcing management purposes: financial
requirements; company equipment
assignment and usage (e.g. phone, laptop).
c) Documentation, registration and
compilation of information contained in your
performance review & interviews, training,
grievance, and disciplinary records together
with related internal investigation documents.
d) Recording and archiving of other
information produced during your
employment relationship, including dates of
holiday and sick leave, health certificates or
other form of statements of fitness for work.
e) Usage and Analysis of your personal data in
order to review any non-compliance with
internal policies and investigations of
information security issues and for the
detection and prevention of fraud.
f) Monitoring to the extent permitted by
applicable law, the use of the computer
systems and labor tools, used by you and
allocated to you (“IT Systems”) for the
purposes of Tokio Marine Life conducting its
business and to ensure that those IT Systems
are being used in a lawful appropriate,
compliant and secure manner. Types of
monitoring may include, among others but
not limited to: detection of account misuse
(e.g., shared accounts, identity theft);
detection of confidential data exfiltration via
communication channels (e.g., chat, email);
detection of unusual suspected behavior
TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023
(e.g., copy/paste confidential and/or
unauthorized) data from one app to another);
blocking of unapproved activities (e.g.,
agents unapproved accessing of certain tools
or the internet). Additionally, for work at home
operations use of a web video camera and
audio surveillance (as part of the computer
Kami tidak akan memproses data pribadi
yang kami kumpulkan untuk tujuan yang
secara material berbeda, tidak terkait, atau
tidak sesuai tanpa memberikan
pemberitahuan kepada Anda.
Berikut ini adalah beberapa contoh bagaimana
kami memproses data pribadi Anda:
a) Menjaga informasi kontak dasar seperti
alamat email, nama, alamat rumah &
informasi kontak darurat.
b) Mengumpulkan dan mengeksekusi data
yang relevan untuk tujuan manajemen
pekerjaan: persyaratan keuangan; penugasan
dan penggunaan peralatan perusahaan (mis.
telepon, laptop).
c) Dokumentasi, pendaftaran dan kompilasi
informasi yang terkandung dalam ulasan
kinerja & wawancara, pelatihan, keluhan, dan
catatan disiplin Anda bersama dengan
dokumen investigasi internal terkait.
d) Pencatatan dan pengarsipan informasi lain
yang dihasilkan selama hubungan kerja Anda,
termasuk tanggal liburan dan izin sakit,
sertifikat kesehatan atau bentuk pernyataan
kebugaran lainnya untuk bekerja.
e) Penggunaan dan Analisis data pribadi Anda
untuk meninjau setiap ketidakpatuhan dengan
kebijakan internal dan investigasi masalah
keamanan informasi dan untuk deteksi dan
pencegahan penipuan.
f) Pemantauan sejauh diizinkan oleh undang-
undang yang berlaku, penggunaan sistem
komputer dan peralatan kerja, digunakan oleh
Anda dan dialokasikan untuk Anda (“Sistem
TI”) untuk keperluan Tokio Marine Life dalam
menjalankan bisnisnya dan untuk memastikan
bahwa Sistem IT tersebut digunakan dengan
cara yang sesuai hukum, patuh, dan aman.
Jenis pemantauan dapat mencakup, antara
lain tetapi tidak terbatas pada: deteksi
penyalahgunaan akun (mis., akun bersama,
pencurian identitas); deteksi exfiltrasi data
rahasia melalui
 saluran komunikasi (mis., obrolan, email);
deteksi dugaan perilaku yang tidak biasa
(mis., salin / tempel data rahasia dan / atau
tidak sah) dari satu aplikasi ke aplikasi
lainnya); memblokir aktivitas yang tidak
disetujui (mis., agen yang tidak menyetujui
mengakses alat tertentu atau internet). Selain
itu, untuk sign-on process and during the work
shift to authenticate employee identity, to
visually monitor the work environment during
work hours, and to facilitate communication).
g) Listening and Recording, to the extent
permitted by applicable law, of communication
interactions under the performance of the
work (e.g., phone calls, emails, message
conversations, etc.):
• Upon our customer’s request for:
evaluation of service provided by Tokio
Marine Life (for example, performance of
call script; improvement of the quality of
service (e.g., speech analytics);
compliance policy implementation; storage
/ archiving of interaction for retrieval for
probation purposes in case of a claim;
and/or storage / archiving of proof of the
conclusion of a contract or execution of a
contract.
• For Tokio Marine Life for the purposes of:
training/coaching of outsourced
employees, improvement of their skills;
evaluation of employees, for example
management of disciplinary procedures
(e.g., following an incident of fraud or
noncompliant behavior); and/or
management of judicial and/or criminal
procedures (e.g., following an incident of
fraud or non- compliant behavior).
h) CCTV and Access Control: To protect the
security of our employees, visitors and
business, Tokio Marine Life uses CCTV and
video, security badges (including photo
identification), and entry/exit logs to monitor
building access points and access to secure
areas and systems.
TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023
Personal Data We Disclose
We may disclose your personal data to
government agencies or offices (e.g.,
Employees Provident Fund or social security
agencies) as required by or permitted under
local law. We may disclose your personal data
to a third party for any of the business
purposes communicated to you at the time of
bekerja di operasi rumah menggunakan
kamera video web dan pengawasan audio
(sebagai bagian dari proses masuk komputer
dan selama jadwal kerja untuk
mengotentikasi identitas karyawan, untuk
secara visual memantau lingkungan kerja
selama jam kerja, dan untuk memfasilitasi
komunikasi).
g) Mendengarkan dan Merekam, sejauh
diizinkan oleh hukum yang berlaku, interaksi
komunikasi dalam rangka kinerja pekerjaan
(mis., panggilan telepon, email, percakapan
pesan, dll.):
• Atas permintaan nasabah kami untuk:
evaluasi layanan yang disediakan oleh
Tokio Marine Life (misalnya, pelaksanaan
skrip telepon); peningkatan kualitas
layanan (mis., analitik ucapan);
implementasi kebijakan kepatuhan;
penyimpanan / pengarsipan interaksi untuk
pengambilan untuk keperluan percobaan
dalam kasus klaim; dan / atau
penyimpanan / pengarsipan bukti dari
kesimpulan perjanjian atau pelaksanaan
perjanjian.
• Untuk Tokio Marine Life dengan maksud:
pelatihan/pembinaan karyawan alih daya,
peningkatan keterampilan mereka;
evaluasi karyawan, misalnya untuk
manajemen prosedur disipliner (mis.,
setelah insiden penipuan atau perilaku
tidak patuh); dan/atau manajemen
prosedur peradilan dan/atau upaya hukum
pidana (mis., setelah insiden penipuan
atau perilaku tidak patuh).
h) CCTV dan Kontrol Akses: Untuk melindungi
keamanan karyawan, pengunjung, dan bisnis
kami, Tokio Marine Life menggunakan CCTV
dan video, lencana keamanan (termasuk
identifikasi foto), dan catatan masuk / keluar
untuk memantau titik akses sosial dan akses
ke area dan system yang aman.
Data Pribadi Yang Kami Ungkap
Kami dapat mengungkapkan data pribadi Anda
kepada pihak ketiga untuk tujuan bisnis apa pun
yang dikomunikasikan kepada Anda pada saat
pengumpulan data pribadi tersebut, perjanjian alih
daya Anda, dalam Pemberitahuan Privasi ini atau
yang lain. Ketika kami mengungkapkan data
pribadi untuk tujuan bisnis, kami collection of such
personal data, your outsourcing contract, in this or
another Privacy Notice. When we disclose
personal data for a business purpose, we enter a
contract that describes the purpose and requires
the recipient to both keep that personal data
confidential and not use it for any purpose except
performing the contract.
We may disclose your personal data to any
concerned third parties whether or not having
cooperation with us (e.g. training and
certification providers, delivery of funeral
flowers to grieving employee) for the purpose
of performing your benefit under applicable
laws, internal policies or management
directives of Tokio Marine Life.
We may disclose your personal data for a
business purpose to the following categories
of third parties inside and outside of
Indonesia:
a) Companies within the Tokio Marine
Group (e.g., subsidiaries, affiliates, and
other Tokio Marine Life entities);
b) Prospective client companies and bodies
whether organizing public procurement
tender or otherwise.
How We Store Personal Data
We will retain and process your personal data
for as long as is necessary for the purposes
set out above, or for as long as is required by
law.
TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023
Your Personal Data Subject Rights
As a personal data subject, you have rights
relating to your personal data, such as the
right:
a) to be informed regarding identity clarity,
basis of legal interest, purpose of requesting
and using personal data, and our
accountability.
b) to complete, update and/or correct errors
and/or inaccuracies in your personal data in
accordance with the purpose of the personal
menandatangani perjanjian yang
menjelaskan tujuan tersebut dan
mengharuskan penerima untuk
merahasiakan data pribadi itu dan tidak
menggunakannya untuk tujuan apa pun
kecuali dalam rangka pelaksanaan
perjanjian.
Kami dapat mengungkapkan data pribadi anda
kepada pihak ketiga lain yang berkepentingan baik
yang memiliki kerja sama (mis. penyedia jasa
pelatihan dan sertifikasi) atau tidak memiliki kerja
sama dengan Tokio Marine Life (mis. pengiriman
karangan bunga bagi karyawan yang berkabung)
untuk tujuan pelaksanaan pemenuhan manfaat
Anda berdasarkan hukum yang berlaku, kebijakan
internal atau arahan manajemen Tokio Marine Life.
Kami dapat mengungkapkan data pribadi Anda
untuk tujuan bisnis ke kategori pihak ketiga di
dalam dan di luar negara Indonesia:
a) Perusahaan dalam Grup Tokio Marine (mis.,
anak perusahaan, afiliasi, dan entitas Tokio
Marine lainnya baik di dalam maupun di luar
Indonesia);
b) Perusahaan dan badan sebagai calon klien
baik yang mengadakan tender pengadaan
umum ataupun lainnya.
Bagaimana Kami Menyimpan Data Pribadi
Kami akan menyimpan dan memproses data
pribadi Anda selama diperlukan untuk keperluan
yang disebutkan di atas, atau selama diperlukan
oleh hukum.
Hak Subjek Data Pribadi Anda
Sebagai subjek data pribadi, Anda memiliki hak
yang berkaitan dengan data pribadi Anda, antara
lain hak:
a) untuk diinformasikan tentang kejelasan
identitas, dasar kepentingan hukum, tujuan
permintaan dan penggunaan data pribadi,
dan akuntabilitas kami, .
b) untuk melengkapi, memperbarui,
dan/atau memperbaiki kesalahan dan/atau
ketidakakuratan data pribadi Anda sesuai
data processing.
c) to access and obtain a copy of your
Personal Data. However, we may charge you
for the reproduction costs.
d) to erase, destroy, and/or end processing
your any irrelevant personal data, subject to
requirements, exceptions, and prohibitions
provided under applicable law and
regulations.
e) to withdraw consent to the processing of
your personal data that has been given to us.
To make a request to exercise your personal data
subject rights, you may email us at Human
Resources Department
hrd.mail@tokiomarinelife.co.id.
We will respond to your request in a manner
consistent with applicable law after receipt.
Rest assured that Tokio Marine Life will not
discriminate against you because you have made
a request to exercise your personal data subject
rights. Nothing in this Privacy Notice shall limit the
rights you should have as a personal data subject
under Indonesian personal data protection laws.
TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023
Changes to Our Privacy Notice
We reserve the right to amend this Privacy Notice
at our discretion at any time. When we make
changes to this Privacy Notice, we will notify you.
Acknowledgement and Consent
I acknowledge receipt and full understanding of
this Privacy Notice after having read the same. By
signing this Privacy Notice, I consent to the
processing of my personal data as set out above.
dengan tujuan pemrosesan data pribadi.
c) untuk mengakses dan memperoleh salinan
data pribadi Anda. Namun, kami dapat
membebankan biaya reproduksi kepada Anda.
d) untuk menghapus, memusnahkan dan/atau
mengakhiri pemrosesan data pribadi Anda
yang tidak lagi relevan dengan tunduk pada
persyaratan, pengecualian, dan larangan yang
diatur dalam peraturan perundangundangan
yang berlaku
e) untuk menarik kembali persetujuan
pemrosesan data pribadi Anda yang telah
diberikan kepada kami.
Untuk mengajukan permintaan penggunakan hak
subjek data pribadi Anda, silahkan mengirimkan
surat elektronik kepada kami di
Human Resources Department
hrd.mail@tokiomarine-life.co.id
Kami akan menanggapi permintaan Anda sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Tokio Marine Life tidak akan mendiskriminasi Anda
karena Anda telah membuat permintaan untuk
menggunakan hak subyek data pribadi Anda atau
mengajukan pengaduan. Tidak ada dalam
Pemberitahuan Privasi ini yang membatasi hak
Anda sebagai subjek data pribadi berdasarkan
peraturan perundang-undangan terkait
perlindungan data pribadi Indonesia.
Perubahan pada Pemberitahuan Privasi Kami
Kami berhak untuk mengubah Pemberitahuan
Privasi ini atas kebijakan kami kapan saja. Ketika
kami melakukan perubahan pada Pemberitahuan
Privasi ini, kami akan memberi tahu Anda.

Pengakuan dan Persetujuan

Saya menerima dan memahami secara penuh

setelah membaca dengan seksama
Pemberitahuan Privasi ini. Dengan
menandatangani Pemberitahuan Privasi ini, saya
menyetujui pemrosesan data pribadi saya
sebagaimana disebutkan di atas.

Outsourced Employee Name and Signature

Nama dan Tanda Tangan Karyawan Alih Daya

Date 30 August 2023

Tanggal 30 Agustus 2023

TMLI-LC/HR/ii/SL/7/2023