Notulen Rapat Progress 3

Minggu, 17 Desember 2023

1. Divisi acara
- Timeline dan rundown acara yang rancu sudah diperbaiki
- Jumlah sekolah yang awalnya 45 sekolah menjadi 41 sekolah
- Tema sudah ditentukan
- Menentukan slogan untuk slogan GTS, berikut opsi nya :
 Totalitas, tanpa batas
 Satukan visi, ciptakan aksi
 Bergerak bebas, menuju tanpa batas
 Wujudkan mimpi, raih prestasi
 Satukan aspirasi, wujudkan aksi
 Meraih lencana, menuju generasi penuh makna
- Opsi di voting secara langsung dalam rapat progress 2, dan tiap orang punya 1 hak
suara
- Suara tiap opsi
 Opsi 1 (0)
 Opsi 2 (17), “Satukan visi ciptakan aksi” terpilih karena opsi 2 > ½ jumlah forum
 Opsi 3 ()
 Opsi 4 ()
 Opsi 5 ()
 Opsi 6 ()
- Brosur dikeluarkan oleh lembaga, dan himpunan hanya meminta surat izin brosur
- Pembagian talent untuk setiap korwil dan merevisi timeline yang berhubungan
dengan korwil
- Talent untuk menyampaikan materi saat sosialisai
- Penetapam korwil berdasarkan domisili
- Rapat progress 3 (Para inti panpel 2023)
- Rapat Progress 4 (BPH 2022 dan seluruh panitia 2023)
- Rapat progress 5 (Panitia seluruh angkatan 2023)
- Coaching (Diharapkan semua datang karena diadakan coaching)
- Evaluasi :
 (Saran aidil) Rapat progress 6 diundur menjadi h-2 karena jarak tempuh jauh
 Anggota jarang respon
 (Pendapat Tito) Koor kurang konfirmasi dengan anggota, sehingga anggota
bingung dengan jobdesknya
 (Pendapat Fauzan) Banyak bingung dengan jobdesk masing masing dan sungkan
bertanya
 (Pendapat abel) Bagikan notulen rapat ke setiap grup divisi supaya semua anggota
tidak miskom dan paham dengan tugasnya
 Notulen Rapat Progress 3
Minggu, 17 Desember 2023
2. Divisi Humas
- Minta list anggota yang pulang ke daerah sekarang, karena untuk menitipkan proposal
ke anggota yang memiliki relasi
- Buat 3 list : list yang bisa ikut mengantar proposal, list yang punya relasi orang dalam
di pt, list yang pulang ke daerah
- Keteteran dalam penyebaran proposal kendala di waktu,jam,biaya.
- Proposal di PLTU langsung di berikan ke dinar untuk ke daerah
- Untuk di Pltu banyak pt pt yang tergabung, jika ingin mngopsikan pt maka tentukan
alamat dan tujuan nama pt dengan jelas
- Konfirmasi ke humas jika berkaitan dengan sekolah ataupun nama pt
- Evaluasi : anggota
 (Foundra) apa alasan anggota tidak responsive dan tidak aktif dalam suatu hal?
 (Deo) terlalu banyak tugas yang diberikan secara beruntun jadi bingung
 (Pinkan) bingung karena tiba tiba masuk grup dan diberi tugas
 (Abel) setiap mahasiswa yang tergabung dengan grup hmme berarti menjadi
anggota setiap kepanitiaan setiap event GTS, dan pembagian anggota ditentukan
oleh panitia inti
 (Dinar) ada anggota yang memang tidak mau dan ada anggota yang mau tapi
malu dan tidak paham
3. General :
- Sekpel :
 Konfirmasi ke SC tujuan proposal itu kemana ditujukan supaya tidak terjadi revisi
surat permohonan proposal, karena diluar kendali sekretaris dan humas
 Absen yang direkap yang datang saja
- Benpel :
 Dari sc benpel boleh dimundurkan pembayaran htm
 Karena deadline htm tanggal 18 maka diharapkan setiap koor dan wakoor
menekankan lagi pada anggotanya membayar htm
 (Abel) fungsi htm untuk pelaksanaan persiapan seperti barang barang yang
diperlukan untuk proposal, menyetak banner, absen dll sebelum pencairan dana
dari pt
 (Saran tiara) jika membayar htm ke dana maka dari dana ke dana karena jika dari
bank ke dana maka ada pemotongan biaya
 (Pertanyaan rabil) jika dimundurkan maka tanggal pengumpulan htm akan
dibicarakan acara ke sc nya dulu
 Jika yang membayar dari bank ke dana lebih dari 5 orang maka di up ke bc an,
bahwa dilebihkan Rp.500,00 untuk biaya admin supaya htm tidak terpotong

- Divisi Perlengkapan
 Notulen Rapat Progress 3
Minggu, 17 Desember 2023
- (Pertanyaan Reski) Minta saran tempat mencetak banner, plakat yang murah
 (Evaluasi Reski) anggota kurang responsive jika mengerjakan tugas
 (Kendala Surya) tidak ada kendaraan
 (Kendala dan saran nelsen) pesan suka tertimbun jadi pesan yang penting mohon
di pin
 (Kendala adit) karena rumah jauh
 (Kendala okta) alasan tidak aktif di grup karena jarang buka grup dan rumah jauh
 (saran dafa) jika pesan tertimbun maka inisiatif anggota bertanya kepada koor
ataupun wakoor tentang tugas apa yang akan dilaksanakan
 (saran abel) jangan sungkan bertanya jika tidak ada yang paham dengan tugas,
dan jika ada chat dari koor direspon
 (Saran ade) jika anggota bermain main dalam pembahasan yang penting maka
sediki tegur dengan tegas

- Divisi Kestari
 Surat surat kestari sudah semua, tapi masih dalam tahap revisi
 Kendala : yang respon hanya 1/2 orang
 (aisyah) kestari jangan lupa mencatat setiap nomor surat yang sudah keluar
 (saran abel) untuk yang cowo kestari sebaiknya diberi tugas kebagian
perlengkapan divisi kestari saja

- Divisi Medinfo
 Progress membuat video coming soon belum terlaksana karena terkendala talent
kuliah dan di hari minggu maka tidak di acc sc karena ribet harus mengajukan
proposal ke polsri, dan take video selanjutnya hari senin dan terkendala karena
talent nya ada jam kuliah
 Opsi dari Sc yaitu mengganti talent untuk masuk ke video yang lain saja
 Dilaksanakan take video hari senin di polsri
 Talent : farhan, nada, asyila, dan gilang
 Kendala di ppt karena belum dikirim materi
 Sertifikat sudah di desain,
 (Saran marisa) setiap inti dari divisi menjadi pj dan memegang 3 anggota dari
setiap inti supaya anggota aktif
 (saran abel) tempat yang bagus untuk take video di english area dan di depan
sipil
 (saran Arif) siapkan proposal untuk KAI dan setelah dikonfirmasi maka akan
disampaikan ke humas
 Minta nomor untuk di sertifikat
 Notulen Rapat Progress 3
Minggu, 17 Desember 2023
- Acara dan humas (pembahasan pertemuan)
 Karena anggota yang datang hari ini sedikit maka di diskusikan terlebih
dahulu digrup
 List mulai besok siapa yang bisa membantu mengantar proposal
 Pertemuan divisi humas dan acara difungsikan untuk koordinasi, dan divisi
lain juga boleh mengadakan pertemuan sendiri melapor ke ketupel dan sc