RAPAT KE – 3 PHBI MUHARRAM 2020

Hari/Tanggal : Rabu, 22 juli 2020

Tempat : Via ZOOM

Hasil Rapat

 Keputusan dari ketua dan wakil ketua

- Panitia terpusat atau tidak ?
Lebih baik terpusat karena lebih maksimal dan direk juga punya zoom
dengan kapasitas 300 orang.
- Jika ke pusat perwakilan atau tidak ?
Perwakilan saja koor dan anggotanya 2 orang setiap perdivisi kecuali
divisi dekdok dan humas hadir semua.
- Tanda tangan di wakilkan saja atau tidak ?
Untuk tanda tangan diwakilkan oleh presma .

 Divisi Dekdok
- Pembuatan proposal seponsor masih dalam pembuatan
- Sertif ada 2, sertif dengan voting terbanyak untuk panitia dan narasumber
untuk jumlah voting yang kedua untuk pemenang lomba-lomba.
 Masukan :
Memilih panitia untuk menghandle zoom pada saat acara.
 Divisi Peralatan
- Sudah memberikan dead line peralatan sampai tgl 19 juli kemarin dan
baru menerima 4 divisi yang memberikan listan peralatan
- Disegerakan untuk konfirmasi apa saja peralatan yang akan dibutuhkan
jika divisinya tidak membutuhkan peralatan tetap diharuskan melaporkan
ke div peralatan.
 Masukan :
List an peralatan diharuskan diperpanjang.

 Divisi Humas
- Untuk narasumber sudah ada 3 channel.
- Panti asuhan sudah dicari di daerah tangerang namanya panti asuhan
assalamiah tapi belum survei ke tempatnya, anak yatimnya dipisah
perempuan deket kampus dan laki-lakinya pisah.
- Untuk link pendaftaran lomba-lomba masih dalam proses.
- Info yang sudah disebar oleh humas : surat surat belum ada karena
menunggu dari sekre.
  Masukan :
- Penyaluran dana sumbangannya diusahakan dicari panti
asuhan di sekitar serang, dan minta tolong kepada panitia
atau teman yang dekat di serang.
- Untuk narasumber kalo bisa dicari tau info lainnya seperti
pemateri mau disiapin apanya materi dan lain-lainnya dan
jangan narasumber yang terlalu tua dan dicari lagi
narasumber dari yang badgednya rendah hingga pemateri
yg kondang.

 Divisi Acara
- Konsep acara secara online, acara tidak bisa dilakukan dalam 1 hari
namun 2 hari karena dihari sebelum acara ada persiapan untuk
perlombaan dan pengumpulkan video harus dikumpulkan sebelum h-5.
- Diacara juga membuat jargon dan baru ada 1 ada jargon.
- Untuk roundown baru dibuat plan a, plan b dan c masih dalam proses.
- Belum memikirkan hiburan apa yang akan diisi saat acara daring.
- Dilink pendaftaran akan dibuat 2, page pertama berisi pemilihan
perlombaan apanya dan page selanjutnya langsung info link grup wa per
perlombaannya atau bisa langsung cp nya
 Masukan :
- Untuk jumlah semua orang yang datang ke direk maksimal
30 orang dan tentukan acaranya akan diadakan di lantai 1
atau di aula.
- Hiburan dijadikan selingan saja jangan terfokus dimasukan
diroundown dan gamenya yang ringan saja.
- Dijadwalkan registrasi jam 8 – 9 kalau bisa ditambahkan
saja.
- penutupan sebaiknya ditaruh di sebelum pengumuman
perlombaan.
- Dibuat 2 link untuk pendaftaran, link pertama untuk
pendaftarannya dan link kedua untuk khusus juknisnya agar
mempersingkat di cp dan pamfletnya.
- Konsep pengumuman juara perlombaan seperti apa ?
Untuk pengumuman lomba sendiri via zoom saja karena jika di sosial
media takutnya kurangnya partisipasi di zoomnya.
- Belum menentukan orang-orang untuk mc, doa, dll
- Untuk sistem pendaftaran lomba bisa dengan memberikan grup dan
membuat grup permata lombanya dan dibuat grup pusatnya juga.
- Tacnicalmeeting menggunakan grup besarnya oleh panitia yang
berkewenangan.
 Divisi Danus
- Rencana minggu ini jualan boci dan kerudung dan pamfletnya sedang on
proses.
- Jualannya via online atau cod ?
Lewat sosial media, untuk pengirimannya cod karena penjualannya juga
dirolling setiap panitia, pengiriman diperbolehkan lewat jnt namun ongkir
ditanggung pembeli.
 Masukan :
- penjualan bisa tidak hanya dari shopee dan bisa dipatok
misalnya satu panitia kebagian 5 boci atau 10 boci.
- Tidak usah diadakan paid promoted

 Divisi Konsumsi
- Laporan masih sama dengan kemarin karena masih bingung karena acara
sistem online.
 Masukan : Untuk konsum sendiri dipersiapkan karena untuk yang
didirektorat. Panitia konsum tetap 2 orang saja.

 Pj lomba monolog
- Konsep online perlombaan sudah fix dengan tema “kisah perjuangan para
nabi” sub tema sudah di siapkan 13 tema. Lomba via youtube. Dan akan
dishare langsung ke juri
- Juri ( ibu nani) sudah dihubungi dan sudah fix, format ketentuan penilaian
sudah ada dan format juknis sudah ada.

 Pj lomba MTQ
- Pada h-3 pj akan memberitahukan surat apa yang akan dibawakan oleh
peserta, pesertanya sendiri masing masing 2 orang dari setiap jurusan
- Maksimal penampilan 7 menit.
- Juri pak ustad wahid namun belum belum dihubungi
- Note : perlombaan via youtube namun tetap mengirim link ke grup
whatsapp, semua lomba jurinya satu saja.

 Pj lomba kultum
- Konsep sudah fix , pengiriman video via email yang langsung dikirim ke
juri, durasi video min 7 menit dan maksimal 10menit

 Pj hujab hunt
- Konsep sudah fix, peserta menampilkan fashion show dan bakat, durasi
min video 5 menit dan maksimal 10 menit.
- Juri : bu nurika dari keperawatan
- Form penilaian sudah dibuat.
 Masukan : sebaiknya peserta yang telat mengumpulkan video
jangan digugurkan namun di kurangi saja pointnya
 Pj perlombaan poster
- Masukan : lebih baik menggunkan juri saja penilaiannnya namun bisa juga
dibikin dua dinilai oleh juri dan di post di instagram sebagai juara terfavorit

 Pj lomba cerdas cermat

- Juknis sudah selesai
- Juri bapak Ahmad Hari S pemimpin pondok pesantren, sudah dihubungi
juga.
- Pembuatan soal sedang proses

 Divisi bendahara
- Bendahara sudah menentukan dana setiap perlombaan yaitu 107 ribu
- Belum ada uang yang masuk karena belum ada pagu yang turun
 Masukan : tentukan berapa rangkap nota atau kwitansi karena
untuk pj setiap jurusan dan UKM terkait.

 Divisi sponsor
- Kontak sponsor sudah dibagikan untuk dihubungi dan beberapa pihak
sponsor sudah ada yang merespon
- Proposal sponsor belum bisa diberikan karena menunggu desain untuk
pamfletnya.
- Sudah mendapatkan respon dari cimory keuntungannya lumayan namun
minta persetujuan dari pihak panitia
 Masukan : sebaiknya seponsor cimory didiskusikan kembali kerena
dengan persyaratannya panitia takutnya tidak berkomitmen.

 Sekretaris
- Untuk teknis surat dibuat dari jurusan masing-masing
- Untuk surat umum peminjamaan akan dibuat oleh BEM dan LDK
- Untuk setiap ketua pelaksana segera dilist surat apa saja yang akan
dibuat.

Saran – saran

- Saran ketua pelaksana :

- Dimohon keaktifannya dari setiap anggota karena progress belum sampai
50% dan jangan menunggu perintah serta setiap jobdesk harus
melaporkan ke grup inti karena agar tidak ada miskom
- Untuk ketua plaksana dari setiap hima diingatkan kembali anggotanya
mengenai jobdesknya
- Dimohon kordinasinya karena tinggal beberapa hari saja.
- Bila ada pertanyaan jangan sungkan untuk ditanyakan digrup
 - Saran ketua hima TLM
- Selalu follow up jobdesknya, kemudian untuk rapat seharusnya digunakan
kontrak waktu.
- Untuk yang panti bisa menghubungi lewat instagram dan menanyakan
jumlah anak panti dan lain-lainnya. Proposal sopnsor segera diselesaikan
- Seiap perwakilan perdivisi diwajibkan mengikuti rapat dan roundownd
segera dibuat plan b, dan c nya. Kwitansi diharuskan tertata.

 Saran BPMJ TLM

- Untuk kedepannya diaktifkannya percuma jika mendengarkan saja,
kemudian diajak kembali teman-temannya, jangan menganggap ini proker
orang lain.
- Dan untuk grup tolong menggunakan foto profil atau penanda supaya
memudahkan saat melihat grup. Dan juka ada yang bertanya digrup
tolong dijawab dan setiap divisi mencatat hasil rapat tersendiri karena
catatan sendiri lebih lengkap dari orang llain.

 Saran Ketua BEM

- Terimakasih banyak kepada panitia yang telah hadir
- Setiap panitia harus saling berkordinas, lebih ditekankan lagi, setiap
panitia harus hadir dalam rapat dan bila tidak dapat hadir diharuskan
konfirmasi kepada ketua pelaksana jurusan masing-masing
- Untuk h-1 harus sudah dipersiapan baik teknik zoom dan adakan geladi
juga. Dan silahkan didata terlebih dahulu dari setiap jurusan siapa aja
panitia yang akan datang terkait pembatasan panitia.
- Untuk zoom bila mengundang pemateri kondang maka menggunakan
zoom yang vip dengan penambahan biaya 50 ribu, nah itu tolong fikirkan
kembali
- Untuk dekdok segera di konfirmasi segera pamfletnya dan untuk tanda
tangan minta scann an ttd direk untuk e-sertif
- Untuk hiburan menyesuaikan saja dan untuk technical meeting lebih baik
menggunakan via zoom jangan menggunakan via whatsapp.
- Dari ketuplak bisa membuat progress sudah sampai mana jobdesk yang
tercapai dan setiap ketua plaksana juga saling koordinasi.

 Saran BPM-KM
- Untuk rapat selanjutnya username zoom bisa ditambahkan keterangan
divisinya. Untuk panitia yang tidak hadir diharuskan konfirmasi, untuk
pelaporan setiap divisi harus dipersiapkan sebelum rapat agar tidak
membuang waktu juga.
- Jangan menitik beratkan pelaporan ke koordinatornya saja. Untuk rapat
selanjutnya diharuskan menggunakan kontrak waktu dan lebih
dimatengkan lagi konsep acaranya