PB 13

DASAR – DASAR MANAJEMEN YANG EFEKTIF

Manajemen merupakan pendayagunaan sumber daya manusia dengan cara yang paling baik, agar
dapat mencapai rencana – rencana dan sasaran – sasarana perusahaan. Manajemen yang efektif dapat
meningkatkan kinerja perusahaan bagi para pemegang saham.
 Manajemen Puncak ( tingkat tinggi )  Mencakup posisi – posisi seperti presiden, direktur utama,
direktur keuangan dan wakil presiden. Para manajer ini membuat keputusan – keputusan
( misalnya tiga hingga lima tahun kedepan ). Para manajer ini membuat keputusan – keputusan
mengenai sebaran perusahaan dalam jangka panjang.

 Manajemen menengah  seringkali bertanggung jawab atas keputusan perusahaan jangka pendek,
karena para manajer ini lebih terlibat dalam proses produksi. Para manajer menengah mengatasi
persoalan – persoalan dan merencanakan metode – metode baru untuk meningkaatkan kinerja.
Manajemen menengah mencakup posisi – posisi seperti manajer wilayah dan manajer pabrik.
 Manajemen pengawasan ( garis depan )  umumnya sangat terlibat dengan para karyawan yang
melaksanakan proses produksi sehari – hari. Para pengawas menangani masalah – masalah seperti
kehadiran para buruh dan keluhan pelanggan. Manajemen pengawas mencakup posisi – posisi
seperti account manajer dan manajer kantor.

Para manajer menengah dan manajer puncak harus mengambil keputusan atas produksi, pemasaran
dan keuangan, yang akan tercakup dalam rencana – rencana baru. Para Manajer pengawasan
memberikan instruksi – insruksi khusus kepada para karyawan baru, yang ditugaskan untuk mencapai
tingkat produksi yang lebih tinggi.
Sebagian besar fungsi manajerial dapat digolongkan dalam salah satu kategori berikut ini :
• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Kepemimpinan
• Pengawasan

Perencanaan
Fungsi perencanaan merupakan persiapan suatu perusahaan untuk kondisi bisnis dimasa yang
akan dating. Sebagai langkah pertama proses perencanaan, perusahaan menetapkan pernyataan misi
yang menjelaskan tujuan utamanya. Ini adalah salah satu contoh misi Bristol Myers Squibb :
“ Memperpanjang dan meningkatkaan hidup manusia dalam menyediakan produk kesehatan dan
pemeliharaan pribadi dengan kualitas yang terbaik “
Rencana strategis menggambarkan fokus bisnis utama perusahaan untuk jangka panjang.

Rencana strategis lebih terperinci daripada pernyataan misi dan menjelaskan secara umum
bagaimana misi perusahaan dapat dicapai. Sebagai contoh jika misi perusahaan adalah untuk
memperoduksi produk computer berkualitas, rencana strategisnya mungkin menjelaskan produk –
produk computer khusus yang akan diproduksi, dan cara produk – produk itu akan dijual ( melalui toko –
took eceran, internet dan sebagainya ). Rencana strategis secara khas mencakup tujuan serta strategis
yang dapat digunakan untuk memenuhi misi perusahaan.
Pengorganisasian
Fungsi Pengorganisasian adalah pengaturan para karyawan dan sumber – sumber lain dengan
cara yang konsisten dengan sasaran perusahaan. Pada saat sasaraan perusahaan dipersiapkan ( dari
fungsi perenecaanaan ), sumber – sumber diadakan dan diorganisasikan untuk dapat mencapai sasaran –
sasaran itu. Fungsi pengorganisasian secara berkesinambungan terjadi selama berlangsungnya hidup
perusahaan itu. Fungsi ini secara khusus penting bagi perusahaan – perusahan yang sering kali
merestrukturisasi operasi – operasi mereka. Perubahan organisasi seperti menciptaakana posisi baru
atau promosi para karyawan sering kali terjadi. Perubahan ini malah mungkin menyebabkan perlunya
diadakan revisi dalam tugas – tugas pekerjaan para karyawan, yang posisi pekerjaannya tidak berubah.

Kepemimpinan
Fungsi kepemimpinan adalah proses untuk mempengaruhi kebiasaan – kebiasaan orang lain,
demi pencapaian sasaran bersama. Hal ini dapat mencakup komunikasi mengenai tugas pekerjaan
kepada para karyawan dan mungkin metode – metode untuk menyelesaikan tugas – tugas itu. Hal ini
juga dapat berupa sikap, sebagai panutan bagi para karyawan. Cara memimpin hendaknya dilaksanakan
dengan cara yang konsisten dengan rencana strategis perusahaan. Fungsi kepemimpinan bukan hanya
mencakup instruksi – instruksi tentang cara menyelesaikan suatu tugas, tetapi juga insentif agar
menyelesaikan tugas itu dengan benar dan dalam waktu singkat. Beberapa bentuk kepemimpinan dapat
membantu memotivasi para karyawan.

Salah satu metode adalah dengan mendelegasikan wewenang, yaitu dengan memberikan lebih
banyak tanggung jawab kepada para karyawan. Bertambahnya tanggung jawab dapat memacu karyawan
agar menjadi lebih bangga pada pekerjaan mereka dan meningkatkaan harga diri mereka. Jika para
karyawan lebih dilibatkan dalam proses produksi dan diizinkan untuk mengemukakan keprihatinan
mereka, maka masalah – masalah akan lebih mudah diatasi. Agar para manajer dapat menjadi pemimpin
yang efektif, mereka memerlukan inisiatif yaitu kemampuaan untuk bertindak. Para manajer yang
memiliki segenap keterampilan lain, akana tetapi tidak memiliki inisiatif, tidak sangat efektif.

Beberapa manajer yang menyadari perlunya diadakan perubahan, tidak ingin mengambil
tindakan, karena mengadakan perubahan memerlukan lebih banyak usaha daripada membiarkan
keadaan sebagaimana adanya. Disamping itu perubahan dapat menyebabkan karyawan menjadi resah.

Gaya Kepemimpinan
Meskipun semua manajer memiliki gaya kepemimpinannya sendiri, gaya ini secara umum dapat
digolongkan dalam otokratis, bebas atau partisipatif.
 Gaya kepemimpinan otokratis  Memiliki kekuasaan penuh untuk mengambil keputusan. Para
karyawan hanya memperoleh sedikit atau tidak memperoleh masukan.

Para manajer otokratis mungkin meyakini bahwa para karyawan tidak dapat memberikan masukan,
yang dapat berkontribusi pada suatu keputusan. Para karyawan ditugaskan untuk melaksanakan
tugas yang diberikan oleh para pemimpin otokratis dan tidak dianjurkan untuk bertindak kreatif.
Secara umum para karyawan yang menginginkan tanggung jawab, kemungkinan besar akan kurang
puas dengan gaya kepemimpinan seperti ini.
 Gaya Kepemimpinan bebas  Mendelegasikan sejumlah wewenang kepada para karyawan. Gaya ini
merupakan lawan ekstrem dari gaya otokratis. Para manajer yang memberikan kebebasan,
 menyampaikan sasaran – sasaran pada karyawan, akan tetapi mengizinkan para karyawan memilih
cara untuk menyelesaikan sasaran – sasaran tersebut.

 Gaya Kepemimpinan Partisipatif  disebut juga dengan demokrasi, para pemimpin memperoleh
beberapa masukan dari karyawan, akan tetapi umumnya menggunakan wewenangnya untuk
mengambil keputusan. Gaya ini memerlukan komunikasi yang seringkali diadakan antara para
manajer dan karyawan. Manajemen partisipatif ini mengizinkan para karyawan untuk menyatakan
pendapat mereka. Akan tetapi tidak mewajibkan karyawan membuaat keputusan yang besar.

Gaya kepemimpinan yang optimal bervariasi sesuai keadaan dan pengalaman serta kepribadian para
karyawan. Gaya kepemimpinan yang bebas mungkin tepat jika para karyawan sangat independen ,
kreatif serta bermotivasi. Gaya otokratis mungkin paling efektif untuk mengelola karyawan yang tingkat
keterampilan rendah atau tingkat pergantian karyawan tinggi. Manajemen partisipatif efektif jika para
karyawan dapat memberikan perspektif yang berbeda, karena keterlibatan mereka yang lebih besar
dalam tugas sehari – hari. Dalam perusahaan tertentu, ketiga jenis gaya ini dapat digunakan.

Pengawasan
Fungsi Pengawasan terdiri dari tugas – tugas memonitor dan mengevaluasi. Untuk mengevaluasi tugas,
para manajer hendaknya mengukur kinerja dibandingkan dengan standar dan harapan yang mereka
tetapkan. Artinya fungsi pengawasan menilai apakah rencana yang ditetapakan dalam fungsi
perencanaan telah tercapai. Fungsi pengawasan memungkinkan evaluasi yang berkesinambungan,
sehingga perusahaan dapat memastikan telah mengikuti jalur yang ditetapkan, untuk dapat mencapai
rencana strategisnya.

PM 13
Pengawasan dan Pengendalian Organisasi
Pengawasan adalah sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan
yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut. Dengan demikian manajer diperusahaan perlu menetapkan standar kinerja untuk setiap
pekerjaan yang akan dilakukan, apakah misalnya bagian sumber daya manusia, produksi pemasaran
ataupun bagian lain dalam perusahaan. Standar kinerja ini menjadi ukuran apakah pelaksanaannya
nanti, manajer perlu melakukan tindakan koreksi ataukah tidak sekiranya ditemukan beberapa atau
berbagai penyimpangan. Jadi pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang
terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar
kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi umpan balik,
membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumny,
menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikan dari setiap penyimpangan tersebut,
dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa sumber daya perusahaan
dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pada intinya pengawasan
tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk
tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang
terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

Tujuan dari Fungsi Pengawasan.

Menurut Griffin terdapat 4 tujuan dari fungsi pengawasan yaitu :
• Adaptasi lingkungan = Tujuan pertama dari gungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat terus
beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat
internal maupun lingkungan eksternal.
• Meminimumkan kegagalan = Tujuan kedua dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan
kegagalan.
• Meminimumkan biaya = Tujuan ketiga meminimalkan biaya keluar utk hal pemborosan
• Antisipasi kompleksitas Organisasi = Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan
dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.

Agar ke 4 tujuan berfungsi, maka perlu dipahami langkah – langkah dalam proses pengawasan
sehingga kaitan antara apa yang dikerjakan oleh perusahaan dengan fungsi pengawasan akan lebih dapat
dipahami.

Langkah – langkah dalam proses pengawasan

 Penetapan standar dan metode penilaian kinerja = Idealnya tujuan yang ingin dicapai organisasi
bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan
dilakukan.
 Penilaian kinerja = Upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar
yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan
terus menerus.
 Membandingkan kinerja dengan standar. = 1) kinerja > standar, dimana dalam kondisi ini organisasi
mencapai kinerja yang terbaik karena berada diatas standar. 2) Kinerja = standar, dimana dalam
kondisi ini organisasi mencapai kinerja baik, namun pada tingkat yang paling minimum karena
kinerjanya sama dengan standar. 3) Kinerja < Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai
kinerja yang buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan karena berada dibawah standar.
 Melakukan tindakan korekasi jika terdapat kesalahan. = Ketika kinerja berada dibawah standar
berarti perusahaan mendapat masalah, maka perlu dilakukan pengendalian yaitu dengan mencari
jawaban mengapa masalah tersebut terjadi.

Beberapa gejala yang memerlukan Pengawasan dan

Pengendalian
• Terjadinya penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas factor penyebabnya.
• Penurunan kualitas pelayanan ( teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan )
• Ketidakpuasan pegawai ( teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang
menurun )
• Berkurangnya kas perusahaan.
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefesiensi.

Pengawasan Internal dan Pengawasan Eksternal.

 Pengawasan Internal = Pengawasan yang dilakukan secara mandiri olej setiap pekerja terhadap
tugas yang dibebankan terhadapnya.
 Pengawasan Eksternal = Pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang
lain atau oleh bagian dari luar bagian yang diawasi.