LMG-V-2.

LAPORAN MAGANG

PENGEMBANGAN APLIKASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB

Disusun oleh:
Mukhlisa Kamran
2000016034

Pembimbing:
Sri Handayaningsih, S.T., M.T.

Disahkanpada:

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS

DAN TEKNOLOGI TERAPAN UNIVERSITAS AHMAD
DAHLAN YOGYAKARTA

2023
LMG-V-2.3

PENGESAHAN

Dengan ini saya telah mengkonfirmasi bahwa saya telah membaca dan menyatakan bahwa isi
dalam laporan ini adalah benar serta tidak memuat informasi rahasia.

Nama Perusahaan/Organisasi Dinas Komunikasi Informatika Dan Statistik

Kabupate Musi Rawas

Sri Handayaningsih, S.T., M.T.

Nama Dosen Pembimbing

Tanda Tangan Dosen Pembimbing

Tanggal Pengesahan
LMG-V-2.3

DAFTAR ISI

LAPORAN MAGANG 1
PENGESAHAN 2
DAFTAR ISI 3
DAFTAR TABEL 4
DAFTAR GAMBAR 5
DAFTAR SINGKATAN 6
Bagian 1 : Pendahuluan 7
Bagian 2 : Deskripsi Pekerjaan 8
Bagian 3 : Laporan Proyek 9
Masalah 9
Teknik Penyelesaian 9
Hasil 9
Kesimpulan 9
Rekomendasi 9
Pengembangan Karakter 10
Bagian 4 : Daftar Acuan 11
LMG-V-2.3

DAFTAR TABEL

Tabel 1: Perencanaan .......................................................................................................... 10

Tabel 2: Jadwal Pekerjaan .................................................................................................. 10
Tabel 3: Stakeholder ............................................................................................................ 11
Tabel 4: Korelasi Pekerjaan dengan Matakuliah ................................................................ 15
LMG-V-2.3

DAFTAR GAMBAR
Daftar Gambar
1. Gambar 1: Halaman Login

2. Gambar 2: Halaman Dashboard

3. Gambar 2.1: Codingan Dashboard

4. Gambar 2.2: Codingan Dashboard

 LMG-V-2.3

Bagian 1 : Pendahuluan

A. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, masyarakat dituntut
untuk mampu bersaing di dunia kerja khususnya mahasiswa. Karena dalam hal ini mahasiswa
menjadi salah satu pemegang peran penting dalam keberlanjutan teknologi informasi
kedepannya. Untuk memiliki kesiapan dalam menghadapi keprofesionalan pekerjaan di dunia
kerja setelah lulus kuliah, banyak dari perguruan tinggi yang menjadikan kerja praktik sebagai
wadah untuk pengembangan wawasan mahasiswa.
Kerja praktik merupakan proses praktik kerja pada suatu instansi atau perusahaan dengan tujuan
untuk mengembangkan wawasan dan pengalaman dalam dunia kerja dengan
mengimplementasikan ilmu yang didapatkan selama perkuliahan. Kantor Dinas KOMINFO Musi
Rawas merupakan salah satu lembaga pemerintahan daerah yang menjadi pilihan penulis sebagai
tempat dilaksanakannya kerja praktik. Lembaga Pemerintahan ini berfokus pada penciptaan
teknologi dengan memberikan nilai tambah melalui berbagai inovasi di dalamnya dengan tujuan
membantu dan memberikan kesempatan kepada setiap orang untuk tumbuh berkembang dan
berusaha mewujudkan keinginan dan kesejahteraannya dengan penggunaan teknologi.
Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk menyelesaikan dan memenuhi syarat kelulusan
pada mata kuliah kerja praktik Program Studi Sistem Informasi. Penyusunan laporan ini
merupakan suatu wujud realisasi telah dilaksanakannya kerja praktik di Kantor Dinas
KOMINFO Musi Rawas. Penulisan laporan berisi tentang perancangan desain user interface
aplikasi berbasis Website surat masuk dan surat keluar.
surat masuk dan surat keluar merupakan sebuah metode yang dimiliki oleh instansi. Adanya
pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini dapat digunakan untuk mengatur surat instansi
secara mudah. Pengaturan surat untuk sebuah instansi biasanya berfungsi untuk membuat,
mengelola, mengulas surat hingga menentukan tujuan surat akan dikirimkan.
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam instansi tersebut dari pihak eksternal maupun
pihak internal dari bagian instansi tersebut, sedangkan surat keluar adalah surat yang dikirmkan
oleh suatu instansi ke instansi yang lainnya
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Komunikasi Informatika Dan Statistik
 LMG-V-2.3

Musi Rawas ini melibatkan banyak kertas yang harus diisi untuk mencatat dan mengelompokan
surat masuk dan surat keluar. Misalnya saat ada surat masuk, petugas akan mengisi buku daftar
pengendali surat masuk dan lembar disposisi akan diserakhkan ke instansi lain untuk memberi

informasi selanjutnya.
Banyaknya berkas yang harus diisi artinya banyak kertas yang diperlukan. Hal ini berhubungan
dengan keamanan dari surat atau informasi yahg disimpan karena jika tidak dikelola dengan
baik kertas bisa saja rusak maupun hilang. Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat
keluar dapat membuat petugas memasukkan data kedalam sistem sehingga tidak perlu mengisi
terlalu banyak berkas dan informasi surat dapat disimpan dalam basis data, sehingga resiko
terdapat berkas yang hilang maupun rusak dapat diperkecil.
Kegiatan magang merupakan bagian dari kuliah yang harus ditempuh mahasiswa sebagai
salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa dan mahasiswi Universitas Ahmad Dahlan
Yogyakarta. Dimana penulis melakukan kegiatan praktik kerja pada Dinas Komunikasi
Informatika Dan Statistik. Melalui praktek kerja ini penulis ingin mengetahui tugas dan fungsi
serta kegiatan atau kinerja yang dilakukan oleh pegawai di Kantor Dinas Komunikasi Informatika
Dan Statistik , penulis sangat berharap dapat mengetahui lebih dalam lagi mengenai kegiatan dan
kinerja yang di lakukan oleh pegawai di Dinas Komunikasi Informatika Dan Statistik
 LMG-V-2.3

Bagian 2 : Deskripsi Pekerjaan

Kegitan magang dilaksanakan di Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Musi Rawas.
Kegiatan utama yang ada di bidang pengelolaan informasi dan komunikaasi publik adalah
merekap berkas media, melakukan liputan dan pembuatan kwitansi kemudain diajukan pada
keuangan. Tetapi tidak semua kegiatan dilakukan oleh penulis saat menjalani kegiatan magang.
Hal ini dikarenakan dibutuhkan keterampilan dalam mengerjakan suatu hal tersebut, jika tidak
memiliki hal tersebut maka akan memperlambat kerja sehingga waktu yang dituntut agar cepat
dan efesien tidak tercapai.

Yang dilakukan penulis selama kegiatan magang adalah merekap berkas media, selanjutnya
membuat website surat masuk dan keluar pada Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik,
sebelum penulis membuat project adapun langkah-langkah yang dilakukan yaitu
1. Melakukan analisis kebutuhan sistem kepada pengguna
2. Membuat rancangan antar pengguna sistem
3. Membuat rancangan menggunakan php
4. Membuat rancangan menggunakan mysql
5. Membuat database sistem
Setelah itu penulis mengerjakan project yang pertama dilakukan ialah membuat database
kemudian membuat program menggunakan visual studio code
LMG-V-2.3

Bagian 3 : Laporan Proyek

A. Masalah

Masalah yang dialami saat proses pengerjaan project ialah aplikasi berbasis web adalah
penulis ditugaskan untuk membantu instansi dalam pengembangan suatu aplikasi surat
masuk dan surat keluar berbasis web. Penulis mengembangkan aplikasi surat masuk dan
surat keluar berbasis web untuk memudahkan instansi untuk membantu mendata surat
masuk pada instansi tersebut

B. Metode penyelesaian masalah

Pada metode ini penyelesain pada project penulis disini penulis mencoba 2 metode
untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi saat mengerjakan yaitu :

1. Penulis mencoba mencari pada internet pada metode ini semua informasi dapat
diakses dengan cepat, ketika penulis menemukan masalah maka cara yang
digunakan adalah internet menjadi salah satu cara yang mudah untuk menemukan
masalah

2. Metode diskusi dalam metode ini cara terbaik untuk meyelesaikan masalah karena
dengan berdiskusi dapat menimbulakn solusi-solusi yang konkrit

C. Teknik penyelesaian
1. Analis

Tahap ini merupakan tahap awal untuk proses perencanaan sistem. Pada tahap ini
mempelajari bentuk masalah yang ada

2. Pemrograman

Pada tahap ini mengimplementasi desain menjadi sebuah sistem. Tahap ini
menentukan database yang digunakan

3. Pengujian

Pada tahap ini bertujuan untuk menemukan apakah sistem sudah berjalan sesuai
dengan fungsinya dan memastikan semua komponen dalam berjalan dengan baik.

4. Pendukung

Tahap ini adalah tahap pengembangan dari sistem yang telah dibuat
D. Hasil

a. Ruang Lingkup Bidang Pekerjaan

LMG-V-2.3

Dalam pelaksaan kerja praktek di Dinas Komunikasi Informatika Dan Statistik

Musi Rawas saya ditempatkan pada bidang informasi dan komunikasi publik,
pada bagian bidang ini saya diberikan tugas untuk merekap berkas media dan
membuat website surat masuk dan keluar , penulis membuat ruang lingkup pada

1. Mengembangkan web

2. Membuat pemrograman
3. Membuat desain web
b. Perencanaan

Tabel 1: Perencanaan
No Proses Perencanaan Waktu Hasil
Pengerjaan
1 Perancanaan analis 2 minggu Menemukan hasil
kebutuhan analis masalah
kebutuhan
2 Membuat desain halaman 2 minggu Mendapatkan
login tampilan desain
halaman login

3 Membuat program website +/- 3 minggu Mendaptkan hasil

halaman untuk
membangun
sebuah web
4 Pengujian 1 minggu Melakukan
pengujian agar
mengetahui
masalah yang ada
dalam
pengembangan
web dan
mengatasinya

c. Jadwal Pekerjaan
Tabel 2: Jadwal Pekerjaan
No Tanggal Kegiatan
1 26 maret 2023 Mencatat berkas media yang masuk
2 30 – 15 april Mengisi disposisi
2023
3 12 mei 2023 Merekap berkas media
4 9 juni 2023 Membuat databse
5 11 juni 2023 Membuat halaman login
6 24 juni 2023 Membuat halaman dashboard
7 6 juli 2023 Penyelesain akhir
LMG-V-2.3

Tabel 2.1 : jadwal kerja

No. HARI JAM KETERANGAN

1. SENIN Pukul 07.30 s/d 12.00 WIB Masuk Kerja Jam Pertama

Pukul 13.00 s/d 16.15 WIB Masuk Kerja Jam Kedua

2. SELASA Pukul 07.30 s/d 12.00 WIB Masuk Kerja Jam Pertama

Pukul 13.00 s/d 16.15 WIB Masuk Kerja Jam Kedua

3. RABU Pukul 07.30 s/d 12.00 WIB Masuk Kerja Jam Pertama

Pukul 13.00 s/d 16.15 WIB Masuk Kerja Jam Kedua

KAMIS Pukul 07.30 s/d 12.00 WIB Masuk Kerja Jam Pertama
Pukul 13.00 s/d 16.15 WIB Masuk Kerja Jam Kedua

5. JUMAT Pukul 07.30 s/d 12.00 WIB Masuk Kerja Jam Pertama

Pukul 13.00 s/d 16.45 WIB Masuk Kerja Jam Kedua

a. Stakeholder
Tabel 3: Stakeholder
Nama stakeholder Pekerjaan Instansi
Mukhlisa Kamran Mahasiswa Magang Universitas Ahmad Dahlan
Gomang
Deka Riti.S.Sos Senior honorer Kominfo Musi Rawas

Iva Nurliana Senoir & mentor Kominfo Musi Rawas

lapangan

b. Manajemen Perubahan (ChangeManagement)

Pada awal magang penulis hanya memiliki satu tugas yaitu membuat pengelolaan surat
masuk dan surat keluar berbasis web yang akan digunakan oleh instansi. Setelah
memasuki minggu kedua ,penulis di tugaskan untuk merekap berkas media yang masuk.
c. Manajemen Risiko Proyek
Manajemen risiko dalam pengerjaan proyek
LMG-V-2.3

- Kendala pengembangan web yaitu terlambat mencapai waktu yang sudah ditentukan
,menunda proyek
- Kebutuhan pengguna, ketidaksesuaian fitur dan memerlukan revisi
d. Manajemen Sumber Daya
Dalam pembuatan aplikasi berbasis website untuk surat masuk dan surat keluar di instansi
Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) Musi Rawas, manajemen sumber daya
mencakup pengelolaan berbagai aspek yang mencakup sumber daya manusia, teknologi,
infrastruktur, dan waktu. Dalam manajemen sumber daya ini lebih berfokus pada
pelatihan terhadap para pegawai dan staf dalam tata cara pengelolaan surat masuk dan
surat keluar melalui aplikasi berbasis website.
Sumber daya yang diperlukan dalam proyek ini yaitu :
- Sumber daya manusia : melibatkan 2 orang
- Perangkat lunak : xampp, visual studio code, microsoft exel
- Perangkat keras : laptop

E. Hasil
1. Analisis kebutuhan
Dengan menggunakan analisis penulis dapat mengidentifikasikan masalah yang terjadi.
Maka dengan ini project ini penulis buat untuk memudahkan staff untuk mencari
informasi.

1. Halaman Login
Pada halamanan ini admin hanya bisa mengisi username dan password
Gambar 1. Form login
LMG-V-2.3

2. Halaman Dashboard
Pada halaman ini mencakup tampilan utama. Dengan tampilan sederhana dalam desain menjadi
fokus utama, agar pengguna lebih mudah berinteraksi dengan fitur-fitur web dengan mudah
Gambar 2. Dashboard

Gambar 2.1 codingan dashboard

Gambar 2.2 codingan dashboard

3. Halaman trannsaksi surat

Adapun halaman transaksi surat masuk pada aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar itu
sendiri dapat dilihat pada gambar 3 berikut

Gambar 3. Transaksi surat masuk

LMG-V-2.3

4. Buku agenda surat masuk dan keluar

Adapun halaman buku agenda surat masuk pada aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat kelua itu
sendiri dapat dilihat pada gambar 4
Gambar 4. Buku agenda surat masuk dan keluar

5. Halaman galeri file surat masuk

Halaman galeri file surat masuk pada aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat kelua itu sendiri
dapat dilihat pada gambar 5
Gambar 5. Halaman galeri file
LMG-V-2.3

6. Halaman pengaturan
Gambar 6. Halaman pengaturan

7. Halaman administrator

Gambar 7. Halaman administrator

F. Korelasi Pekerjaan dengan Matakuliah

Tabel 4: Korelasi Pekerjaan dengan Matakuliah

No MataKuliah Pekerjaan yang relevan
1 Etika Profesi Dalam proses pengembangan website kita
harus menerapkan etika dalam bekerja.
LMG-V-2.3

2 Penjamin Mutu Perangkat Lunak Proses pengembangan website yang

dikembangkan untuk calon pengguna

3 Perancang Antarmuka Pengguna Merancang sebuah project untuk masuk

pada tahap mendesign rancangan antar
muka pengguna.

4 Visualisasi informasi Pada saat mengembangkan project kita

harus mengumpulkan data data

5 Komunikasi Interpesonal Menggunakan bahasa indonesia yang baik

6 Manajemen Proyek TI
dan benar
Menggunakan pakaian yang sopan
Mengerjakan proyek magang
menggunakan xampp, php , mysql , dan
vscode

7 Kerja Praktek Magang di KOMINFO Musi Rawas

6. Kesimpulan

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di DISKOMINFO Musi Rawas telah selesai
dilakukan, terdapat lima fitur yaitu transaksi surat, buku agenda, galeri file , referensi ,
pengaturan. Berdasarkan lima skenario dengan presentase 90% yang dibuat oleh
penulis pada pengujian bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan
prosedur proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada DISKOMINFO Musi
Rawas. Dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat
menyampaikan informasi secara detail, singkat, jelas , dan mudah dipahami dengan
tampilan yang menarik dan sederhana.

7. Rekomendasi

Memperoleh hasil yang baik dalam melakukan pekerjaanya itu tidak lupa ketika ingin
memulai sesuatu berdoa terlebih dahulu. Kemudian hal lainnya adalah mencari ide dan
referensi, bias melalui internet, buku, pelajaran kuliah yang pernah diterima di
perkuliahan, dsb. Manajemen waktu, rasa bertanggung jawab, ketekunan dan disiplin
merupakan salah satu faktor untuk memperoleh hasil yang baik. Proyek atau pekerjaan
yang diberikan kepada kita dikerjakan dengan semaksimal mungkin sesuai kemampuan,
tapi jangan terlalu memaksakan diri. Lakukan dengan optimasi kecepatan dan kinerja
LMG-V-2.3

harus memastikan aplikasi dan web yang dibangun berjalan dengan cepat , maka dengan
optimasi kinerja akan membantu untuk mengurangi waktu dan memastikan pengguna
untuk tidak mengalami gangguan saat menggunakan aplikasi atau web. Kemudian pada
desain antar muka pastikan dilakukan dengan sederhana agar pengguna dengan mudah
menggunakan web atau aplikasi yang dibangun .
LMG-V-2.3

Bagian 4 : Pengembangan Keterampilan Dan Pengetahuan

1. Pengembangan Karakter
Selama kegiatan magang penulis menyadari bahwa hard skill sangan dibutuhkan dalam
dunia kerja, namun berfokus dengan hardskill saja tidak cukup. Perlu adanya
pelengkap supaya membantu dalam kerja di dunia kerja nantinya, yaitu soft skill.
Hardskill dan softskill dibutuhkan dalam dunia kerja nantinya , contoh dari soft skill
seperti kemampuan komunikasi, kedisiplinan, kemampuan, kerja sama tim,
manajemen waktu dsb.

Dalam dunia kerja terkadang perlu adanya kerjasama tim, hal ini membantu dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan atau masalah yang akan diterima di dunia kerja
nantinya, dalam mata kuliah perilaku organisasi, kerja tim adalah dimana suatu
pekerjaan merupakan tanggung jawab salah satu orang yang mempunyai pekerjaan
atau masalah tersebut.

Komunikasi merupakan salah satu faktor yang dapat membantu dalam melakukan
suatu pekerjaan. Dalam mata kuliah komunikasi interpersonal dijelaskan bahwa,
komunikasi melibatkan dua individu atau lebih yang saling bergantung. Pada mata
kuliah ini juga dijelaskan tujuan komunikasi adalah membantu untuk berhubungan
dengan orang lain. Sehingga membantu dalam melakukan pekerjaan, seperti
menanyakan pendapat tentang masalah pekerjaan, atau bisa menambahkan referensi
dalam penyelesaian masalah.

Kedisiplinan merupakan salah satu softskill yang dapat mempengaruhi baik buruk
penilaian orang lain. Disiplin merupakan bukti akan kesanggupan kita untuk
bertanggung. Dalam dunia kerja, perusahaan tentunya memiliki peraturan perusahaan
yang harus ditaati oleh pekerja di dalamnya. Peraturan perusahaan bertujuan untuk
menjamin keseimbangan hak dan kewajiban pekerja. Mentaati peraturan merupakan
salah satu contoh yang disiplin dalam dunia kerja.
LMG-V-2.3

2. Rencana Karir
Pada program magang, penulis memiliki keinginan berkarir di bidang pengembangan
web. Kemampuan penulis dalam bidang ini memang belum begitu mahir, tapi
kedepannya penulis akan mengembangkan diri dan mengasah kemampuan yang dapat
membantu dalam berkarir di bidang ini. Beberapa hal yang mungkin akan dipelajari
penulis dalam mengejar karir di bidang ini adalah mendefinisikan suatu masalah.
Keinginan penulis lain nya selain berkarir dibidang pengembangan web adalah berkarir
di bidang data analyst atau data science. Pada program magang yang penulis kerjakan,
memang tidak ada tugas yang mengarah pada bidang karir tersebut namun, ada
beberapa hal yang penulis dapatkan untuk berkarir di bidang analyst atau data science
yaitu ketelitian, rasa tanggung jawab, manajemen waktu, kerja tim dan beberapa
pengalaman lainnya yang berguna dalam berkarir kedepannya . setidak nya penulis
mendapatkan gambar tentang dunia kerja dan lingkungan kerja yang akan penulis
alami setelah lulus nantinya.
Keinginan penulis lain nya selain berkarir dibidang Pengembangan web adalah
berkarir di bidang data analyst atau data science. Pada program magang yang penulis
kerjakan, memang tidak ada tugas yang mengarah pada bidang karir tersebut namun,
ada beberapa hal yang penulis dapatkan untuk berkarir di bidang analyst atau data
science yaitu ketelitian, rasa tanggung jawab, manajemen waktu, kerja tim dan
beberapa pengalaman lainnya yang berguna dalam berkarir kedepannya . setidak nya
penulis mendapatkan gambar tentang dunia kerja dan lingkungan kerja yang akan
penulis alami setelah lulus nantinya.
 LMG-V-2.3

Bagian 5 : Daftar Acuan

https://www.youtube.com/watch?v=aiWLWPcUSYY&t=2s

http://repository.teknokrat.ac.id/2499/1/laporan%20pkl.pdf

https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/14539/14523271-Irna%20Rafidah-
Laporan%20Skripsi.pdf?sequence=1&isAllowed=y
LMG-V-2.3

Lampiran

Lampiran Penilain instansi

https://drive.google.com/drive/folders/1FqLlR9SBgDEKVOKpEXJzE_gFG8V8XLyb?usp=sharing

Lampiran link gitlab

https://gitlab.com/lishkamran/magang-si/-/milestones