BADAN REHABILITASI DAN REKONSTRUKSI (BRR) NAD - NIAS

LOGO SEKRETARIAT LAYANAN e-PROCUREMENT

Jl. Ir Muhammmad Thaher 20 Lueng Bata – Banda Aceh

No. Dokumen : ISO Dok / 004 / 436.2.1 / eProc

Revisi : 00
PENGENDALIAN ARSIP Tanggal Terbit : 1 Agustus 2006
Halaman : 1 dari 3

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk untuk memudahkan penelusuran kembali semua jenis
arsip dan mengendalikannya selama periode waktu yang ditentukan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan untuk semua jenis catatan yang mempengaruhi mutu dan
dipersyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu yang tercantum dalam Daftar Arsip di
Sekretariat Layanan e-Procurement BRR NAD-Nias.

3. REFERENSI
Persyaratan SMM ISO 9001:2000

4. DEFINISI
4.1 Arsip adalah segala dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti
bahwa aktivitas telah dilakukan.
4.2 Indexing adalah sistem filing untuk memudahkan pencarian kembali segala arsip
yang dimaksud.

5. PENANGGUNG JAWAB
Seluruh bagian terkait bertanggung jawab dalam identifikasi, penyimpanan, dan
pemusnahan segala arsip.

6. KETENTUAN UMUM
6.1 Lamanya masa simpan suatu arsip ditentukan oleh lama waktu yang dibutuhkan
oleh pihak-pihak yang berkepentingan terhadap arsip tersebut.
6.2 Pemusnahan arsip setelah berakhir masa simpannya, dilakukan dengan cara-
cara yang sesuai dengan tingkat kerahasiaannya
 BADAN REHABILITASI DAN REKONSTRUKSI (BRR) NAD - NIAS
LOGO SEKRETARIAT LAYANAN e-PROCUREMENT
Jl. Ir Muhammmad Thaher 20 Lueng Bata – Banda Aceh

No. Dokumen : ISO Dok / 004 / 436.2.1 / eProc

Revisi : 00
PENGENDALIAN ARSIP Tanggal Terbit : 1 Agustus 2006
Halaman : 2 dari 3

6.3 Penanggung jawab arsip harus menjamin bahwa selama penyimpanan, arsip
terhindar dari kerusakan dan atau kehilangan.
6.4 Di dalam Daftar Induk Arsip tercantum :
• Nama arsip/file
• Lokasi penyimpanan
• Bentuk / media arsip
• Status dokumen
• Tanggal penyimpanan
• Masa retensi (aktif/in aktif)

7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Bagian terkait menyimpan segala arsip yang berkaitan dengan bidang masing-
masing, setelah diisi secara lengkap dan diperiksa atau disetujui oleh personil
yang berwenang.
7.2 Penyimpanan arsip sesuai dengan identitas dan disusun secara berurutan,
berdasarkan metode indexing (pertanggal dan perurusan) yang ditentukan,
sehingga arsip mudah ditemukan jika dicari kembali.
7.3 Pemberian identitas nama arsip, nomor, tahun dan keterangan-keterangan lain
yang dibutuhkan pada tempat penyimpanan arsip, guna menjelaskan arsip yang
dikandungnya.
7.4 Penanggung jawab arsip harus menyimpan arsip pada tempat yang baik di
ruangannya agar dapat menjamin bahwa selama penyimpanan, Arsip terhindar
dari kerusakan dan atau kehilangan.
7.5 Source code termasuk dalam kategori arsip dalam bentuk softcopy, sehingga
mengikuti suatu prosedur tertentu untuk penyimpanannya dengan prosedur
sebagai berikut :
• Source code terakhir setelah adanya penyempurnaan akan diserahkan dari
pihak outsorcing kepada Koordinator sebanyak 2 buah CD
 BADAN REHABILITASI DAN REKONSTRUKSI (BRR) NAD - NIAS
LOGO SEKRETARIAT LAYANAN e-PROCUREMENT
Jl. Ir Muhammmad Thaher 20 Lueng Bata – Banda Aceh

No. Dokumen : ISO Dok / 004 / 436.2.1 / eProc

Revisi : 00
PENGENDALIAN ARSIP Tanggal Terbit : 1 Agustus 2006
Halaman : 3 dari 3

• Koordinator memerintahkan kepada Bagian Administrasi untuk menyimpan

CD yang pertama kedalam amplop dan dilak dan selanjutnya disimpan di
almari besi Bagian Bina Pembangunan
• Koordinator menyimpan CD yang kedua ke Save Deposit Bank yang telah
ditunjuk
7.6 User guide dan Instalation guide untuk panduan aplikasi dan sistem e-
Procurement sebagai bahan tak terpisahkan dari source code juga diarsip oleh
bagian administrasi sesuai dengan perubahan-perubahan ataupun revisi yang
dilakukan pada source code sesuai dengan prosedur 7.5
7.7 Berdasarkan arsip yang disimpan, maka Penanggung jawab arsip mengisi
Daftar Induk Arsip sesuai dengan ketentuan 6.4, dengan persetujuan MR.
7.8 Bila ada penambahan Arsip maka Daftar Induk Arsip dapat diperbaharui.
7.9 Berdasarkan periode masa simpan Arsip, maka Koordinator dan ISO Sekretariat
mengisi Daftar Pemusnahan Arsip dengan persetujuan Direktur.
7.10 Copy Daftar Induk Arsip dan Daftar Pemusnahan Arsip yang telah diisi,
diserahkan kepada ISO Sekretariat.
7.11 Untuk arsip yang telah berakhir masa simpannya, penanggung jawab arsip
dapat memusnahkannya dengan cara-cara yang sesuai dengan tingkat
kerahasiaannya, sesuai dengan Daftar Pemusnahan Arsip
7.12 Untuk suatu alasan tertentu, Arsip dapat disimpan melebihi batas masa simpan
yang telah ditetapkan.

8. LAMPIRAN
8.1 Daftar Induk Arsip
8.2 Daftar Pemusnahan Arsip