PELATIHAN HRIS

MATERI

SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

BERBASIS EXCEL 2007/2010 VBA PROGRAMMING

DILAKSANAKAN OLEH :

INSTRUKTUR :
R. FAJAR WIJAYAKO

JAKARTA
2017

1
 SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS (SPKD)
BERBASIS EXCEL 2007/2010 VBA PROGRAMMING
(VISUAL BASIC for APPLICATION)

1. HALAMAN UTAMA

Tombol-tombol
untuk memulai
Proses

2. TOMBOL MENU UNTUK MENJALANKAN APLIKASI SPKD

Terdiri dari 6 tombol yang berisi tombol-tombol perintah sebagai berikut :

2
3. MENU DATA KENDALI (SET-UP PROGRAM)

Seperti namanya, menu ini mempunyai peran yang sangat penting sebagai pengendali
jalannya aplikasi SPKD ini, variable yang ada pada menu ini akan dipakai sebagai variabel
utama pada proses berikutnya.

PROSEDUR PENGISIAN MENU KENDALI :

1. Folter tempat simpan file adalah nama folder yang kelak akan dipakai untuk menampung
semua file laporan dalam aplikasi ini.
2. Folter tempat foto kendaraan adalah nama folder yang kelak akan dipakai untuk
menampilkan foto kendaraan pada dashboard kendaraan dari folder tersebut.
3. Isikan nama perusahaan agar tampil di halaman utama aplikasi ini.
4. Alamat korespondensi surat adalah nama kota yang akan dipakai untuk surat-menyurat.
5. Nama lembaga untuk pengurusan STNK dan Pajak Kendaraan, misalnya Samsat Jakarta.
6. Nama lembaga untuk pengurusan keur Kendaraan, misalnya DLLAJR Jakarta.
7. Isikan jarak bulan untuk setiap perpanjangan perijinan.

4. Feature Aplikasi

Tujuan utama dari aplikasi ini adalah menampung database seluruh kegiatan operasional
kendaraan, misalnya data service, data biaya transportasi, data klaim asuransi dan surat
menyurat yang berkaitan dengan pengelolaan kendaran, untuk kemudian diolah atau diproses
menjadi sebuah laporan, seperti laporan biaya service setiap kendaraan yang menampilkan
riwayat service, laporan biaya service seluruh kendaraan sesuai kode service dan laporan-
laporan lainnya.
Sehingga pada akhirnya user memiliki arsip digital yang dapat disimpan dengan aman sebagai
bukti transaksi atau kegiatan transportasi.

Dalam aplikasi ini juga disediakan formulir-formulir yang bersifat umum berkaitan dengan
kegiatan operasional kendaraan dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Yang paling menarik adalah adanya dashboard kendaraan, melalui sheet ini, user dapat
mengetahui data sebuah kendaraan secara detail berikut foto kendaraan tersebut.
3
5. EDIT DATA KENDARAAN

Sheet ini sangat membantu user dalam melakukan editing data dan update tanggal status
perijinan. Tombol-tombol yang tersedir sangat membantu menggantikan edit-entry manual.

6. TAMPILAN VEHICLE DASBOARD

Sheet ini juga dapat menampilkan keadaan kendaraan dalam satu sheet, sehingga user dapat
melihat informasi salah satu kendaraan dalam sheet ini.

4
7. LAPORAN BIAYA SERVICE PER-KENDARAAN

Sheet ini dapat memproses laporan biaya service dalam 3 model :

a. Melaporkan keseluruhan riwayat service untuk kendaraan tertentu.
b. Melaporkan riwayat service untuk kendaraan tertentu, pada bulan tertentu.
c. Melaporkan riwayat service untuk kendaraan tertentu, pada tahun tertentu.

8. LAPORAN BIAYA SERVICE SELURUH KENDARAAN

Sheet ini dapat memproses laporan biaya service seluruh kendaraan dalam beberapa model :
a. Berdasarkan departemen atau cost centernya
b. Keseluruhan data yang ter-record dalam database
c. Pada tahun tertentu
d. Pada bulan tertentu

9. LAPORAN BIAYA TRANSPORTASI TAHUNAN

Sheet ini dapat memproses laporan biaya transportasi pada tahun tertentu dalam beberapa
model :
a. Berdasarkan jumlah KM
b. Berdasarkan jumlah Liter
c. Berdasarkan jumlah konsumsi BBM
d. Berdasarkan jumlah biaya Tol

5
 e. Berdasarkan jumlah biaya Parkir
f. Berdasarkan jumlah biaya lain2

10. LAPORAN REKAP BIAYA TRANSPORTASI KESELURUHAN

Sheet ini dapat memproses laporan biaya transportasi keseluruhan dalam beberapa model.

11. LAPORAN JADWAL PENGURUSAN PERIJINAN

Sheet ini berisi laporan data kendaraan yg harus diperpanjang perijinannya, dapat dipilih
seperti pengurusan Pajak, STNK, IBM, Keur, Ijing Angkutan, Ijin Reklame, Ijin Trayek dll.

6
12. LAPORAN STATUS KENDARAAN DI BENGKEL

Sheet ini berisi laporan data kendaraan yg saat ini dalam bengkel service.

Aplikasi SPKD ini memakai software MS Office Excel 2010 berbasis Visual Basic for Application
(VBA), yang secara default belum aktif, untuk itu user harus mengaktifkan program ini melalui
cara sebagai berikut:

A. MENGAKTIFKAN MACRO
1. Masuk ke trust center settings dan pilih tab Macro Settings, pilih Enable all macros
2. Contreng Trust access to the VBA project object model

B. MENGAKTIFKAN ACTIVE-X

Fasilitas ini berfungsi untuk mengaktifkan tombol-tombol macro control.

7
Penjelasan detail dapat diberikan pada saat training.

Terima kasih.
SEMOGA BERMANFAAT.