SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

TUGAS 4 : MENANGANI ARSIP

Petunjuk Kerja
1. Saat ini di meja anda ada 5 surat masuk dan 5 surat keluar
2. Baca soal dengan cermat
3. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan
Bahan dan Alat
1. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
2. Map Snelhecter dengan 5 lembar guide / tab
3. Perforator
4. Stapler
5. Kertas warna
6. ATK
Alur Kegiatan
7. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
8. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda Kembar yang
telah disediakan
9. Setelah dicatat dalam buku agenda kembar selanjutnya simpanlah surat-surat
tersebut dalam map snelhecter dengan menggunakan sistem subjek
Hasil yang diharapkan
1. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi
2. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai
dengan sistem subjek.
LINK PEMBELAJARAN:
UKK OTKP-Mengelola Arsip-Penyimpanan Surat Keluar Sistem Abjad
(youtube.com)

SUBJECT FILING SYSTEM || CARA MELAKUKAN PENYIMPANAN ARSIP

DENGAN 'SISTEM SUBJEK' (youtube.com)

Cara mengarsip sistem subjek (youtube.com)

1
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

Lampiran Surat Masuk dan Surat Keluar sebagai berikut :

WIRA KARYA SEJATI

Jalan Garuda Raya No. 109

Surabaya (60123)

Telp. (031) 70878770, Fax. (031) 70877087

http://www.wirakaryasejati.sch.id, E-mail : info@wirakaryasejati.sch.id

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

No: 043/DU-WKS/I/2015

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : RAFA PERDANA, SH, MM

Jabatan : Kepala Devisi Umum

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini :

Nama : DITA MAITA SARI

Alamat : Jl. Mawar No 39 Surabaya

Benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 01 Maret 2007
sampai dengan 30 Januari 2015, dengan jabatan terakhir Sekretaris Kepala Devisi
Pemasaran.

Selama menjadi karyawan kami, Saudari Dita Maita Sari telah menunjukkan
dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan dan tidak pernah melakukan
hal- hal yang merugikan perusahaan. Yang bersangkutan mengundurkan diri atas
kemauannya sendiri.

Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat lebih sukses
dimasa yang akan datang.

Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 01 Pebruari 2015

Rafa Perdana, SH, MM

Kepala Devisi Umum

2
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

WIRA KARYA SEJATI

Jalan Garuda Raya No. 109

Surabaya (60123)

Telp. (031) 70878770, Fax. (031) 70877087

http://www.wirakaryasejati.sch.id, E-mail : info@wirakaryasejati.sch.id

Nomor : 56/DUWKS//II/2015 16 Pebruari 2015

Yth. Saudari Diana Venturima

Jl. Musi No. 37

Sidoarjo

Perihal : Panggilan Wawancara

Dengan hormat,

Setelah kami mempelajari surat lamaran Saudari yang di kirim beberapa waktu yang
lalu, dengan lamaran Saudari untuk menjadi tenaga Sekretaris di perusahaan
kami, maka kami mengundang Saudari untuk mengikuti wawancara pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 3 Pebruari 2015

Pukul : 09.00 s.d 11.00

Tempat : Ruang Meeting Devisi Umum

Kami harap Saudari datang tepat waktu. Atas perhatian dan kerja sama Saudari, kami
sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Rafa Perdana, SH, MM

Kepala Devisi Umum

3
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

WIRA KARYA SEJATI

Jalan Garuda Raya No. 109

Surabaya (60123)

Telp. (031) 70878770, Fax. (031) 70877087

http://www.wirakaryasejati.sch.id, E-mail : info@wirakaryasejati.sch.id

Nomor : 47/DU-WKS/II/2015 5 Pebruari 2015

Kepada

PT. COKRO ELEKTRONIK

Jl. Acmad Yani No. 23

Surabaya ( 60222 )

Perihal : Pengaduan Kesalahan Pengiriman Mesin

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa beberapa mesin kantor atas pesanan kami pada beberapa
waktu yang lalu telah kami terima pada tanggal 03 Pebruari 2015.

Namun sayang sekali setelah kami teliti semua, barang yang Saudara kirim adalah
binding machine sebanyak 5 buah. Sementara barang yang kami pesan, yaitu mesin
pemotong kertas sebanyak 5 buah tidak ada. Untuk itu kami mohon Saudara dapat
mengirimkan kekurangan tersebut, mengingat pelanggan kami sudah menunggunya.

Mengenai kekurangan pembayaran tetap akan kami selesaikan sesuai dengan janji
kami, tetapi dikurangi dengan harga mesin pemotong. Sehubungan dengan binding
machine, kami siap apabila Saudara meminta kami memasarkannya, namun secara
konsinyasi.

Kami menunggu kiriman barang tersebut secepatnya. Besar harapan kami hal tersebut
di atas mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,

Rafa Perdana, SH, MM

Kepala Devisi Umum

4
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

WIRA KARYA SEJATI

Jalan Garuda Raya No. 109

Surabaya (60123)

Telp. (031) 70878770, Fax. (031) 70877087

http://www.wirakaryasejati.sch.id, E-mail : info@wirakaryasejati.sch.id

Reff. : 50/DU-WKS/II/2015 February 7th, 2013

Subject : Attendance Confirmation

THE GOLDEN BRIDGE

Hamisley Avenue #9

Singapore 048938

Dear Mr. Benjamin,

I’am so pleased for your invitation on “How to be A Wonderful Person” seminar. But
unfortunately I couldn’t come to your invitation because I have other plans that has
scheduled before.

For further, hopefully I can attend your other wonderful invitation. Thank you very
much for your understanding.

Sincerely yours,

Rafa Perdana, SH, MM

General Devisi Manager

5
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

WIRA KARYA SEJATI

Jalan Garuda Raya No. 109

Surabaya (60123)

Telp. (031) 70878770, Fax. (031) 70877087

http://www.wirakaryasejati.sch.id, E-mail : info@wirakaryasejati.sch.id

Nomor : 58/DU-WKS/II/2015 19 Februari 2015

Hal : Sewa Kendaraan

Yth. Manager Sarana Lengkap Travel Agent

Jl. Sulawesi III / 23

Surabaya

Dengan hormat,

Dengan ini kami memesan kendaraan berupa mobil, yang akan digunakan pada
tanggal 21- 22 Pebruari 2015 untuk tujuan Surabaya – Yogyakarta dengan
spesifikasi sebagai berikut. :

1. Mobil jenis Avanza / Innova

2. fasilitas : AC, audio, dan Mini TV

3. sopir berpengalaman dan memiliki izin

Mengenai pembayaran akan kami lakukan melalui transfer ke rekening Saudara.

Demikian sambil menunggu konfirmasi Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Rafa Perdana, SH, MM

Kepala Devisi Umum

6
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

KENCANA MOTOR SALES SERVICE

Jl. Merak Raya No. 125 A Telp. ( 021 ) 8856771, Faks. ( 021 ) 8856772

JAKARTA SELATAN

Nomor : 160/ KMSS/II/2014 3 Februari 2014

Kepada

WIRA KARYA SEJATI

Jalan Garuda Raya No. 109

Surabaya (60123)

Hal : Pembayaran Ongkos service

Dengan Hormat,

Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “ MERCEDES BENZ “ milik perusahaan

Saudara telah selesai dan mobil tersebut sudah kami kirim kembali ke Surabaya

Dan kami beritahukan bahwa total biaya perbaikan seluruhnya sebesar Rp 8.700
000,00 ( Delapan juta tujuh ratus ribu rupiah ). Untuk itu kami harap Saudara dapat
mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri Cabang Jakarta Selatan.

Atas perhatian Saudara kami Sampaikan terima kasih

Hormat kami

Surya Atmadja

Manager

7
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

PT. COKRO ELEKTRONIK

Jl. Acmad Yani No. 23 Fax 031 888566, Telp. 997878

Surabaya ( 60222 )

Nomor : 435/PM/II/2015 7 Pebruari 2015

Kepada

WIRA KARYA SEJATI

Jalan Garuda Raya No. 109

Surabaya (60123)

Dengan Hormat,

Terima kasih atas surat pengaduan saudara tertanggal 5 Pebruari 2015, Tentang
Kesalahan pengiriman binding machine sebanyak 5 buah yang kami kirim beberapa
waktu yang lalu.

Kami sungguh menyesali kejadian tersebut. Untuk itu seperti apa yang Saudara pesan
yaitu pemotong kertas sebanyak 5 buah akan kami kirimkan secepatnya paling lambat
hari Selasa tanggal 10 Pebruari 2015

Mengenai pelunasan sisa pembayaran, kami setuju untuk dibayar setelah barang
tersebut di terima.

Mohon maaf atas kejadian ini, semoga dalam kerja sama ke depan tidak akan terjadi
lagi.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Drs. Cokro Abidin

Kabag pemasaran

8
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

KENCANA GEMILANG
Jl. Merak Raya III No. 124 Telp. ( 021 ) 8556677, Faks. ( 021 ) 8557878

E-mail : Kencana Gemilang@yahoo.sch.id

Nomor : 232/PM/II/2015 10 Pebruari 2015

Kepada

WIRA KARYA SEJATI

Jl. Garuda Raya No. 109

Surabaya ( 60123 )

Dengan Hormat,

SELAMAT & SUKSES

Kami mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya Kantor Cabang PT WIRA
KARYA SEJATI di Jl. Gatot Subroto No. 100 Jakarta Pusat.

Kami berharap kerja sama yang telah terjalin dengan baik selama ini dapat di
lanjutkan untuk masa masa mendatang, baik untuk kepentingan kantor pusat maupun
cabang – cabangnya.

Terima Kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.

Hormat kami

Mahendra, SE

Manajer Pemasaran

9
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

BANGUN GEMILANG
Jln. Rajawali No. 203 Telp. 031 567890

SEMARANG

20 Pebruari 2015

Nomor : 110/BG/II/2015

Kepada

Wira Karya Sejati

Jl. Garuda Raya no. 109

Surabaya ( 60123 )

Perihal : Permintaan Penawaran Mesin – Mesin Kantor

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa saat ini kami sedang melakukan perluasan kantor dengan
menambah gedung baru.

Untuk itu kami minta Saudara dapat memberikan penawaran kepada kami tentang
mesin – mesin kantor yang memiliki kelebihan, baik dalam operasionalnya maupun
dalam segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat pengoperasian.

Kami akan sangat menghargai apabila diberikan brosur lengkap dengan daftar harga
yang ada didalamnya.

Apabila memungkinkan, kami berharap ada diskon yang dapat kami peroleh bila kami
membeli dalam jumlah yang cukup banyak.

Kami tunggu kabar dari Saudara, dan kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Purbo Sutejo

Personalia

10
SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

PT Indo Tama Mulya

General Trading
Jalan Basuki Rakhmat 212 Surabaya

21 Pebruari 2015

Nomor : 112/SPMS/IM/II/2015

Hal : Pesanan Peralatan kantor

Yth. Kepala Devisi Pemasaran

WIRA KARYA SEJATI

Jl. Garuda Raya no. 109

Surabaya ( 60123 )

Dengan Hormat,

Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak beserta brosur terlampir ,
tanggal 8 Pebruari 2015 yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa tertarik
dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami mempertimbangkan dengan
seksama dan diputuskan bahwa kami memesan barang – barang sebagai berikut :

No Jenis Barang Jumlah

Barang

1 Meja kursi kantor merk Sentra 5 (lima) unit

2 Mesin foto copy merk 1 (satu) unit

Bosta type Bs F532

3 Laptop Acer Aspire E1- 3 (tiga)

47132322G50

Kami berharap barang sudah kami terima sebelum tanggal 25 Pebruari 2015 dan
pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terimakasih.

Hormat Kami,

James Pradopo, MBA

Manager

11
 SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

TUGAS 5 : MENGELOLA KAS KECIL

Petunjuk Kerja
1. Baca secara cermat soal terlampir
2. Lakukan pembukuan sesuai prosedur
3. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Excell

Alat dan Bahan

1. Komputer
2. Printer
3. Kertas HVS ukuran A4
4. Alur Kegiatan
5. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
6. Baca soal dengan cermat
7. Catatlah transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan Kas dan bukti
pengeluaran Kas

1. Buatlah catatan pembukuan kas kecil dengan sistem Imprest

2. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
3. Simpan bukti transaksi Penerimaan Kas dan Bukti pengeluaran Kas pada ordner yang
tersedia sesuai sistem yang digunakan

Hasil yang diharapkan

Laporan pengelolaan Kas Kecil beserta bukti – bukti transaksi pada bulan Pebruari
2015 , susunlah bukti-bukti tersebut secara terstruktur simpan dalam map snelhecter
yang tersedia.

SOAL MENGELOLA KAS KECIL

Saudara menerima cek no. 124/BRI/03 untuk kas kecil sebesar Rp. 10.000.000,00 dari
kasir perusahaan. Selama bulan Pebruari 2015 telah terjadi pengeluaran-pengeluaran
dana kas kecil. Catatlah transaksi – transaksi selama bulan Februari 2015 kedalam
petty cash book imprest system dan peride kas kecil adalah per dua minggu dengan
saldo kas kecil Rp. 700.000,00

Akun Pengeluaran adalah sebagai berikut

 230 Konsumsi
 231 Alat Tulis Kantor
 232 Telepon, PDAM, Listrik
 233 Foto Copy
 234 Transport
 235 Lain-lain

12
 SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

Transaksi yang terjadi :

1. Tanggal 1 Pebruari 2015 Hitunglah penambahan dana yang dibutuhkan

2. Tanggal 2 Pebruari 2015 Membeli toner 3 printer laser @ Rp. 250.000
3. Tanggal 4 Pebruari 2015 Membeli karangan bunga untuk relasi Rp. 225.000
4. Tanggal 6 Pebruari 2015 Biaya tiket ke Bali PP untuk 2 orang Rp. 3.500.000
5. Tanggal 6 Pebruari 2015 Membeli gula, coffe dan teh Rp. 300.000
6. Tanggal 8 Pebruari 2015 Konsumsi rapat pimpinan Rp. 435.500
7. Tanggal 9 Pebruari 2015 Membeli bensin kendaraan kantor 20 liter @ Rp 8.500
8. Tanggal 10 Pebruari 2015 Membeli supplies kantor : 3 Rim kertas HVS A4 @
Rp. 42.500 dan 3 lusin pinsil @ Rp. 65.000

1. Tanggal 11 Pebruari 2015 Membeli Flash disk 10 buah @ Rp. 45.000

2. Tanggal 13 Pebruari 2015 Foto copy dan jilid Rp. 147.500
3. Tanggal 14 Pebruari 2015 Biaya makan siang relasi dari Jakarta Rp. 876.000
4. Tanggal 14 Pebruari 2015 Membeli 3 buah souvenir untuk relasi @ 375.000
5. Tanggal 15 Pebruari 2015 Membeli kertas Fax 2 roll @ Rp. 40.000
6. Tanggal 16 Pebruari 2015 Pembayaran listrik Rp. 1.025.000
7. Tanggal 17 Pebruari 2015 Pembelian voucher telepon Rp. 202.000
8. Tanggal 18 Pebruari 2015 Membeli kue untuk konsumsi rapat Rp. 250.000
9. Tanggal 23 Pebruari 2015 Membeli air mineral dan soft drink Rp. 350.000
10. Tanggal 23 Pebruari 2015 Pembayaran PDAM Rp. 576.000
11. Tanggal 25 Pebruari 2015 Biaya entertain tamu Rp. 978.500
12. Tanggal 27 Pebruari 2015 Membayar biaya internet Rp 2.500.000

LINK MATERI KAS KECIL:

Contoh Kas Kecil: Tujuan dan Metode Pengelolaannya - HiToko

13
 SOAL_LATIHAN_UKK_SMKS_KARYA_EKOPIN Nisa

TUGAS 8 : PENANGANAN TELEPON

Petunjuk Kerja
1. Baca dan cermati makna soal
2. Dapatkan pesan-pesan yang diperlukan atau diterima dengan lengkap
3. Berikan informasi sesuai keperluan
4. Sebelum menelepon siapkan dahulu informasi yang diperlukan
5. Catat informasi yang ada pada Lembar Telepon untuk diketahui pimpinan

Bahan dan Alat

1. Pesawat Telepon
2. Lembar Pesan Telepon
3. Block Note
4. Alat tulis

Alur Kegiatan
1. Baca dan pahami instruksi soal dengan cermat
2. Buat catatan hal – hal apa saja yang akan disampaikan ke relasi melalui telepon
3. Melakukan panggilan telepon kepada relasi yng di minta pimpinan
4. Berikan informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan
5. Catat informasi yang diterima dari relasi di lembar kertas

1. Hasil yang diharapkan

2. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon
yang sesuai dengan standar
3. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon
dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta
4. Lembar pesan telepon dapat diisi dengan rapi, dan benar
5. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan
permasalahan yang diminta

SOAL PENANGANAN TELEPON

Sebagai sekretaris selain menangani pekerjaan rutin lainnya anda juga harus
menangani telepon baik masuk maupun telepon keluar untuk mendapatkan informasi
yang di butuhkan penelpon maupun melekukan hubungan telepon yang diinstruksikan
oleh pimpinan.

Untuk kali ini anda diminta pimpinan menghubungi Bapak Hendra Wijaya, Director
of AMOSEAS Singapore Inc. Guna mengkonfirmasikan kedatangan pimpinan Anda
Bapak Rafa Perdana atas undangannya untuk hadir di acara pameran teknologi mesin
– mesin kantor terbaru. pimpinan anda akan datang pada tanggal 29 Maret 2015
sekitar jam 17.10 waktu setempat, dengan pesawat Air Asia nomor penerbangan QZ
8190 bersama dengan Kabag Pemasaran, bila memungkinkan mohon diaturkan
penjemputannya.

14