PRAKTIK PENYIMPANAN ARSIP

SISTEM ABJAD
Perusahaan kita bernama PT Maju Jaya yang beralamat di Jl Magelang 15 Yogyakarta.
Perusahaan ini bergerak dalam bidang penjualan meuble. Anda diminta untuk mengarsipkan
surat-surat berikut ini secara digital.

PETUNJUK MENGERJAKAN

1. Mengisi kartu kendali yang terdapat pada masing-masing surat. Cara mengisi kartu
kendali :

Indeks : berisi nama perusahaan/nama perseorangan setelah diindeks misalnya : Nama

perusahaan : PT. Mentari = Mentari, PT (disimpan di huruf M); Nama orang : Siti
Aminah = Aminah, Siti (disimpan di huruf A). Jika surat masuk maka indeks diisi asal
surat (nama perusahaan/nama orang) setelah diindeks, jika surat keluar maka indeks
diisi alamat tujuan (nama perusahaan/nama orang) setelah diindeks.
Kode : berisi dua huruf misal Se, Is, De, Ho, Ro, Vi
Tanggal : tanggal diterima (hari ini) No. Urut diurutkan berdasar tanggal yang terkecil
M/K : jika surat masuk K dicoret dan sebaliknya, jika surat keluar maka M dicoret.
Dari/Kepada : jika surat masuk, Kepada dicoret dan diisi asal surat. Jika surat keluar
Dari dicoret dan diisi alamat tujuan.
Tanggal dan No Surat diisi sesuai surat yang bersangkutan.
Pengolah/Paraf/Catatan : boleh dikosongkan

KITA CATAT INDEKS DAN KODE YANG TERDAPAT PADA MASING MASING
SURAT SEBAGAI DASAR UNTUK MEMBUAT FOLDER SECARA DIGITAL

2. Membuat folder utama sebagai nama penyimpanan arsip secara digital yaitu Nama
Mahasiswa_Abjad. Contoh : SITI FATIMAH_ABJAD (huruf kapital). Selanjutnya
membuat folder subjek berupa huruf (1 huruf) (sesuai surat yang ada saja) setelah
diindeks. Jika surat masuk maka yang diindeks adalah nama perusahaan/nama pengirim
(asal surat). Jika surat keluar maka yang diindeks adalah perusahaan/perorangan yang
dituju.

3. Masing-masing folder subjek (1 huruf) berisi folder berupa sub subjek (2 huruf) (yang
ada suratnya saja). Misalnya :

S berisi folder Se = Serba Ada, Toko

I berisi folder Is = Istikhayana, ASMI
D berisi folder De = DESANTA, ASMI
H berisi folder Ha = Harjanti, Sri
N berisi folder Na = Namira, Felista
V berisi folder Vi = Vista Karya, PT

4. Masing-masing sub subjek berisi file-file surat-surat yang telah diisi kartu kendalinya

5. Untuk penyimpanan arsip secara digital, surat-surat yang telah diisi kartu kendalinya
dicopy terlebih dahulu di file baru, kemudian di simpan (save as) dalam bentuk pdf ke
dalam folder sub subjek (dua huruf) dan file yang tersebut diberi nama perusahaan/nama
orang.

6. Tugas anda adalah :

Mengirimkan hasil praktik kearsipan berupa folder hasil penyimpanan arsip secara digital
yang sudah lengkap dengan surat-surat yang sudah diisi kartu kendalinya ke email.
(Caranya : klik folder – send to --- compressed (zipped) folder). Hasil folder yang telah
tercompressed dikirim ke email desantaima@yahoo.com
 TOKO SERBA ADA
JL. Bhayangkara 76, Telp. (0274) 524564
YOGYAKARTA

04 Juli 2023

Nomor : 91/GD/VII/23
Hal : Permintaan Penawaran

Kepada
Yth. Direktur PT MAJU JAYA
Jl Magelang 15
Yogyakarta

Dengan hormat,

Kami tertarik dengan iklan yang Anda pasang di Harian Bernama tanggal 01 Juli 2023 mengenai
meuble terbaru yang Anda tawarkan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami minta dikirimkan brosur mengenai meuble terbaru
tersebut.
Tanggal 24 Okt 23 M/K
Indeks : Serba Ada, Toko (S) Kode: Se
No. Urut 01
Isi Ringkas Permintaan penawaran meuble terbaru
Lampiran
Dari/Kepada
Toko Serba Ada, Jl. Bhayangkara 76
Yogyakarta
Tanggal 4 Juli 2023 No. Surat : 91/GD/VII/23
Pengolah: Kabag Pemasaran Paraf :
Catatan

Atas perhatian Anda, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Bagian Pembelian

Asmiranda, SE
 ASMI ISTIKHAYANA
JL. Kusumanegara 34
YOGYAKARTA

Nomor : 101/PS-PJ/VII/23 9 Juli 2023

Kepada
Yth. Direktur PT MAJU JAYA
Jl Magelang 15
Yogyakarta

Hal : Permohonan bantuan

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa kami akan mengadakan Seminar
mengenai “Profil Sekretaris di era Global” yang akan kami selenggarakan pada :
Hari/Tgl : Sabtu, 15 Juli 2023
Pukul : 08.00 – 16.00 WIB
Tempat : Mendut Room, Hotel Melia Yogyakarta

Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak berkenan memberikan

bantuan dana untuk mendukung kelancaran acara tersebut.
Adapun nama organisasi yang Bapak pimpin akan kami masukkan dalam lembar
ucapan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia

Sekar Ayu Melati

Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas

Lampiran
Dari/Kepada

Tanggal No. Surat :

Pengolah Paraf :

Catatan :
 ASMI “DESANTA”
JL. WATES 99, KAWASAN BAYEMAN PERMAI
YOGYAKARTA
Nomor : 97/ASMI/VII/23 11 Juli 2023

Kepada
Yth. Direktur PT MAJU JAYA
Jl Magelang 15
Yogyakarta

Hal: Penawaran Diklat

Dengan hormat,

Dalam memasuki era global yang penuh tantangan dan kompetisi, peningkatan kualitas pelayanan dan
kualitas sumber daya manusia secara berkesinambungan mutlak diperlukan untuk perkembangan lembaga
ke arah yang lebih baik.

Untuk menjawab tantangan dan kebutuhan tersebut, kami akan menyelenggarakan Program Pendidikan
dan Latihan Singkat Customer Service bagi para pegawai sebagai upaya peningkatan kualitas pelayanan
kepada customer.

Diklat dilaksanakan sebanyak 6x pertemuan @ 2 jam dan akan dimulai pada tanggal 7 Agustus 2023
setiap hari Senin, Selasa, Rabu pukul 16.00 s.d 18.00 WIB. Adapun biayanya sebesar Rp 250.000, 00 per
peserta.

Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Kami menunggu kabar selanjutnya dari Bapak.

Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada

Tanggal No. Surat :

Pengolah Paraf :

Catatan :

Hormat kami,
Direktur

Bayu Setiaji, SE, MM

 UD CITRA MANDIRI
JL. MATARAM 108
SURAKARTA

No. : 99/BR/VII/23 12 Juli 2023

Lamp. : -
Hal : Pesanan Barang

Yth. Direktur PT MAJU JAYA

Jl Magelang 15
Yogyakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin memesan barang – barang sesuai dengan penawaran
Saudara berupa :

No. Nama Barang Ukuran Jumla Harga Satuan Harga Total

h
1. Meja Kantor 60cmx90cm 5 Rp. 225.000 Rp. 1.250.000
30cmx60cm 3 Rp. 200.000 Rp. 600.000
2. Rak Kantor 1mx50cm 2 Rp. 275.000 Rp. 550.000
50cmx25cm 4 Rp. 150.000 Rp. 600.000

Uang muka sebesar Rp. 1.500.000,00 telah kami kirimkan melalui Bank Ekonomi Jl.
P. Mangkubumi dan sisanya akan diangsur selama 2 kali. Kami berharap pesanan dapat
dikirimkan secepatnya.

Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Manajer pembelian
Tanggal 24 Okt 23
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas Doni Damara, SE
Lampiran
Dari/Kepada

No. Surat :
Tanggal

Pengolah Paraf

Catatan :
 Yogyakarta, 10 Juli 2023
Lamp : 1 Berkas
Hal : Lamaran Pekerjaan

Yth. Direktur PT MAJU JAYA

Jl Magelang 15
Yogyakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya dapatkan di media sosial, saya melihat bahwa PT MAJU JAYA
sedang membutuhkan beberapa staff karyawan untuk mendukung perkembangan usaha.
Oleh karena itu, saya mengajukan diri sebagai karyawan, khususnya di bidang Akuntansi.
Berikut data singkat mengenai diri saya :

Nama : Sri Harjanti

Tempat, Tanggal Lahir
Pendidikan Terakhir
Alamat
No. HP
Status Perkawinan
: Yogyakarta, 17 April 2003
: SMK Negeri 1 Yogyakarta
: Jalan Permadani Sukara 56 Yogyakarta
: 089776663245
: Belum menikah

Untuk bahan pertimbangan Bapak/Ibu, saya lampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup
2. FC Ijazah SMK
3. FC Sertifikat Kursus Pelatihan
4. Pas foto terbaru 4x3
Demikian surat lamaran ini saya buat dengan sebenar- benarnya. Saya berharap Bapak/Ibu
bersedia memberikan saya kesempatan .Atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Sri Harjanti
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada

No. Surat :
Tanggal

Pengolah Paraf :

Catatan :
 PT MAJU JAYA
M JL Magelang 15 , Telp. (0274) 560758
M Fax. 562059, YOGYAKARTA

No. : 101/TI/VII/23 6 Juli 2023

Lamp. : -
Hal : Pemberitahuan

Yth. Sdr. Dra. Felista Namira

Jl. Cendrawasih 23
Yogyakarta

Dengan hormat,

Surat Saudara mengenai permohonan Cuti Bersalin telah kami terima dan kami pahami
isinya. Sehubungan dengan hal tersebut, kami menyetujui permohonan Saudara untuk cuti
bersalin selama 3 bulan yaitu sejak tanggal 8 Agustus s.d 8 November 2023.
Untuk tugas yang biasa Saudara kerjakan harap dilimpahkan sementara kepada pegawai
lain selama cuti tersebut.
Demikian pemberitahuan kami. Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur

Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas
Drs. Andika Pratama
Lampiran
Dari/Kepada

Tanggal No. Surat

Pengolah Paraf :

Catatan :
 M PT MAJU JAYA
M JL Magelang 15 , Telp. (0274) 560758
Fax. 562059, YOGYAKARTA
No. : 102/TI/VII/23 13 Juli 2023
Lamp : -
Hal : Pengiriman Barang

Yth. Manajer Pembelian UD Megah Buana

Jl. Mataram 108
Surakarta

Dengan hormat,

Kami mengucapkan terima kasih atas Surat Pesanan Saudara melalui surat No. 99/BR
tertanggall 7 Juli 2023

Sesuai dengan pesanan Saudara, kami kirimkan barang – barang :

No. Nama Barang Ukuran Jumla Harga Satuan Harga Total

h
1. Meja Kantor 60cmx90cm 4 Rp. 225.000 Rp. 900.000
30cmx60cm 2 Rp. 200.000 Rp. 400.000
2. Rak Kantor 1mx50cm 2 Rp. 275.000 Rp. 550.000
50cmx25cm 4 Rp. 150.000 Rp. 600.000
Jumlah Total Rp. 2.450.000
Potongan 10% Rp. 245.000
Jumlah yang harus dibayar Rp. 2.205.000

Pembayar sebesar Rp. 1.000.000,00 telah kami terima, sedangkan sisanya kami mohon
dapat dilunasi sesuai dengan perjanjian dalam pemesanan ini.

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada

No. Surat :
Tanggal

Pengolah Paraf :

Catatan :

Hormat kami,
Direktur,

Drs. Andika Pratama

 M PT MAJU JAYA
M JL Magelang 15 , Telp. (0274) 560758
Fax. 562059, YOGYAKARTA
7 Juli 2023

No. : 103/TI/VII/23

Kepada
Pimpinan PT Vista Karya
Jl. Beo 73
Yogyakarta

Hal : Tempahan

Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran Saudara mengenai pameran yang akan
diselenggarakan pada :

Hari : Jum’at s.d Minggu

Tanggal : 15 s.d 23 Juli 2023
Tempat : Balai Shinta, Gedung Mandala Bhakti Wanitatama, Yogyakarta

Sehubungan dengan hal tersebut. Kami tertarik dan akan berperan serta mengkuti pameran
tersebut dengan memesan stand ukuran 3 x 3 m. pembayaran akan kami lakukan 3 hari
sebelum pameran berlangsung.

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada

No. Surat :
Tanggal

Pengolah Paraf :

Catatan :

Direktur

Drs. Andika Pratama

 M PT MAJU JAYA
M JL MAGELANG 15 , Telp. (0274) 560758
Fax. 562059, YOGYAKARTA
No. : 104/TI/VII/23 15 Juli 2023
Lamp : -
Hal : Pesanan Kendaraan

Yth. Direktur PT Astra

Jl. Rasuna Said 88
Jakarta

Dengan hormat,

Kami tertarik dengan penawaran Saudara mengenai mobil Izusu Pickup. Sehubungan
dengan hal tersebut, kami ingin memesan 2 buah kendaraan tersebut untuk keperluaan kantor.

Uang muka sebesar Rp. 50.000.000,00 telah kami transfer melalui Bank Mega Gatot
Subroto, Jakarta. Sisanya akan dibayarkan setelah barang tiba di tempat kami.

Kami berharap pesanan tersebut dapat segera direalisasikan mengingat mendesaknya

kebutuhan kami akan penggunaan kendaraan tersebut.

Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur

Drs. Andika Pratama

Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada

No. Surat :
Tanggal

Pengolah Paraf :

Catatan :
 M
PT MAJU JAYA
M JL MAGELANG 15 , Telp. (0274) 560758
Fax. 562059, YOGYAKARTA
No. : 105/TI/VII/23 8 Juli 2023
Hal : Pesanan

Yth. Pimpinan Toko Raja Textile

Jl. Urip Sumoharjo 90
Yogyakarta

Dengan hormat,

Kami tertarik dengan iklan yang Saudara pasang di Harian Bernas tanggal 6 Juli 2023
mengenai penawaran kain dengan discount tertentu.
Berkenaan dengan hal tersebut, kami ingin memesan kain untuk keperluan seragam
karyawan. Untuk menindaklanjuti hal tersebut, kami berharap salah satu karyawan dari pihak
Saudara datang ke kantor kami untuk membawa sample beberapa jenis kain.
Kami menunggu kabar dari Saudara mengenai hal tersebut. Atas perhatian Bapak, kami
mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur
Tanggal
Indeks : Kode: M/K
No. Urut
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada

No. Surat :
Tanggal

Pengolah Paraf :

Catatan :

Drs. Andika Pratama