JOB DESC JUNIOR ADMIN PENERIMAAN

Document Output
# Job Desc Freq Explanation Job Des Status
Soft Copy Hard Copy

Memastikan Surat Jalan Supplier sudah ditanda tangani, ada penulisan tanggal expired (khusus barang Food) oleh team penerimaan & menginput GRPO sesuai Tracking GR PO SAP & Rekap TTB TTB SAP & Manual, Surat
1 Membuat GR PO SAP & Tanda Terima Barang (TTB) Manual Daily Existing
dengan qty aktual yang diterima pada surat jalan Manual Jalan Suplier, Copy PO

Tracking SAP, Rekap Bukti Return Good Retur SAP,Bukti Return

Membuat Good Retur SAP, Bukti Retur Barang & Surat Jalan
2 Daily Memastikan qty & tanggal kedatangan item barang yang akan direturn ke supplier sesuai dengan e-mail NCR QC / QA Existing Barang ; Surat Jalan Manual Barang Asli ; Surat Jalan
Manual Supplier
Supplier Manual Asli

Menarik data PO ( Start date : 6 bulan sebelumnya & End date : 3 bulan sesudahnya dari bulan pengerjaan) serta merapikan data PO tersebut setiap pagi antara pukul
3 Membuat data tracking PO Harian All CK JKT & SBY Daily Existing Tracking PO All CK -
08:30 - 08:45 WIB untuk mengontrol PR ke PO

Menarik data PO & merapikan data PO tersebut untuk 1 hari kedatangan dengan membagi menjadi 3 Area ( Penerimaan ; PB 2 & Coldroom ) ; Data tersebut dibuat H- Planning kedatangan PO CK Print Out Dokumen untuk
4 Membuat data planning kedatangan PO harian Daily Existing
1 pukul 15:00 WIB untuk planning persiapan area kedatangan barang dihari esoknya Harian Team Penerimaan )

Memasukan data PO per supplier (Based on data planning kedatangan PO Harian) , menginput qty antara yang datang sesuai dengan qty pada surat jalan yang sudah
5 Membuat data report kedatangan PO Sayuran harian Daily diterima oleh team Penerimaan Sayuran & memastikan qty yang dibawa oleh supplier sebelum disortir dan qty terima setelah disortir dengan perbandingan qty riject Existing Report Kedatangan Sayur Harian -
selisihnya tidak terlalu jauh

6 Membuat data stock kebutuhan sayuran harian
Menginput data stock opname sayuran (Report setiap Hari Senin, Rabu, Jumat menggunakan data actual stock opname ; Untuk Hari Selasa, Kamis, Sabtu
menyesuaikan stock akhir pada SO hari sebelumnya dengan dikurangi qty actual kebutuhan sayuran yang masuk ke produksi pada hari H (based on SJT)) dan
Daily Existing Report Kebutuhan Sayur Harian -
ditambah dengan jumlah kedatangan sayuran yang masuk pada hari H ; menginput jumlah estimasi sayuran yang akan masuk ke produksi selama 4 hari untuk
menjaga stock sayuran cukup minimal untuk kebutuhan 2 Hari.

7 Membuat Report Kedatangan PO Harian Daily Dibuat setelah closing Supplier kirim barang Existing Report Kedatangan PO Harian -

Membuat data resume Form Pembelian Barang Eskternal & Pencatatan pada buku tulis
8 1 Week Meresume data FPB yang diajukan oleh dept. WH kepada ComDiv dan melakukan follow-up untuk pengajuan FPB yang belum didatangkan Existing Email PR Tambahan Sayur
memfollow-up harian

Data Return Barang Food & Non

9 Membuat report SO barang Marketing dan Merchandise 1 Week Memastikan data qty aktual stock barang dengan qty SAP tidak selisih jauh Existing Bukti Return Barang Asli
Food

Koordinasi dengan Internal ; Eksternal (ComDiv, Accounting, Email Follow-up Outs PO CK Food
10 Daily Koordinasi by email, phone atau langsung yang berkaitan dengan dokumen dan stock Existing -
Produksi, dan Dept lain) & Non Food

Ms. Excel ; Resume FPB WH

11 Menyerahkan dokumen TTB, Invoice & FPB ke Head Office Daily Memberikan dokumen yang diminta oleh Accounting,ComDiv (Tanda Terima, Invoice, FPB) dan Existing Fotocopy form FPB
Eksternal

Ms. Excel ; Report SO barang Stock Opname Harian

12 Order ATK Warehouse 1 Month Menghitung sisa stock ATK & kebutuhan order ATK setiap akhir bulan tanggal 25 untuk orderan ATK periode bulan selanjutnya. Existing
marketing dan merchandise Marketing

Ms. Excel ; Data Stock Harian

13 Filling semua Dokumen Hard Copy Penerimaan Daily Filling setiap akhir pekerjaan dalam Odner Existing -
WH ; Tracking PO All CK ; PR Food

Ms. Excel ; Data Stock Harian

Mengecek stock sayuran setiap pagi & berkoordinasi dengan Berkoordinasi dengan stock keeper Chiller RM Sayur untuk mengecek kondisi stock sayuran dan membuat perkiraan sayuran yang akan diterima untuk bisa
14 Daily Add Job Desc WH ; Tracking PO All CK ; PR Non -
ComDiv dan Produksi untuk kebutuhan 1 hari kedepan mengestimasi kebutuhan untuk H+1 dan mengevaluasinya. Jika diperlukan order tambahan akan langsung dibuat untuk kedatangan besok pagi.
Food Reguler

Ms. Excel ; Data Stock Harian

Membuat data follow-up pengembalian barang return manual Meresume data return barang dengan status Return Manual (based on data Bukti Return Barang) dan mengsynkronisasi status pengembaliannya dengan dokumen
15 1 Week Add Job Desc WH ; Tracking PO All CK ; PR Non -
item Food & Non Food tanda terima barang manual
Food Non Reguler

16 Membuat data follow-up urgent item barang Food & Non Food 2 x per Week Dibuat setiap hari Senin & Kamis Pagi Add Job Desc - -
 Membuat data stock & outstanding PO Food untuk Memastikan data stock dengan PO ditarik dengan waktu yang bersamaan; memastikan tidak ada outstanding PR yang tidak terhitung dalam data ; memastikan qty
17 2 Week Add Job Desc - -
Pembuatan PR konversi pada satuan sama dengan satuan PO

Membuat data stock & outstanding PO Non Food Reguler Part Memastikan data stock dengan PO ditarik dengan waktu yang bersamaan; memastikan tidak ada outstanding PR yang tidak terhitung dalam data ; memastikan qty
18 Monthly Add Job Desc Planning Pengisian BBM & Tol Form planning pengisian BBM
1, Part 2, Part 3, dan Cuttleries untuk Pembuatan PR konversi pada satuan sama dengan satuan PO

Form Reumbers Driver &

Membuat data stock & Outstanding PO Non Food Non Memastikan data stock dengan PO ditarik dengan waktu yang bersamaan; memastikan tidak ada outstanding PR yang tidak terhitung dalam data ; memastikan qty Ms. Excel ; (Report Reumbeirs
19 2 Week Add Job Desc Rekap reumbers harian ke
Reguler Part 1 dan Part 2 konversi pada satuan sama dengan satuan PO Driver Jabodetabek, Bdg, Csb)
Finance

Mengisi ulang saldo kartu BCA Flazz & menyiapkan Form

20 Daily Mengisi dan mempersiapkan kartu flash beserta form planning sesuai dengan perhitungan yang sudah dibuat dan dikirim e-mail oleh SPV Distribusi Add Job Desc Rekap Rembes Driver
Realiasasi pengisian BBM & Tol untuk pengiriman besok pagi.

TANDA TERIMA UANG

Input & Rekap Reumbers Driver Jabodetabek, Bandung, Diinput terlebih dahulu sesuai dengan nominal yang ditulis pada form rembeurs driver, kemudian dihitung based on bon yang terlampir pada reumbersan, apabila Ms. Excel : ( Report uang
21 Daily Add Job Desc TRANSPORT DEPARTEMEN
Cirebon tidak sesuai dengan nominal bon, maka dilakukan koreksi nominalnya. transport WH )
WARE HOUSE

Menyerahan Dokumen Rembesan Driver dan mengambil

22 Daily Menyerahkan rembesan driver ke GA, kemudian ke Finance dan menunggu rembesan tersebut dicek dan cair Add Job Desc Ms. Excel ; ( Order ATK CK ) SJT ATK From GA
Uang Rembesannya di Finance

23 Input uang transport karyawan WH Every 5 days Menginput & memastikan jumlah jam pada form dengan inputan sama, tidak ada selisih. Add Job Desc - FPB

Menghitung sisa stock item barang ekstrafood (Mie Sedap Cup, Kopi, SKM, Energen, Enervon C dan susu bubuk setiap akhir bulan tanggal 25 untuk orderan
24 Order Kebutuhan Extra Fooding WH 1 Month Add Job Desc - TTB Copy, SJ Copy
kebutuhan ekstrafood periode bulan selanjutnya

TTB SAP & Manual, Surat

25 GRPO Invoice Accounting - Store direct supplier - SJT - SJF 1 Week GRPO invoice tagihan store direct supplier based on SJS & Tanda Terima Manual Store Add Job Desc -
Jalan Suplier, Copy PO
JOB DESC JUNIOR ADMIN PENERIMAAN

Job Des Document Output

# Job Desc Freq Explanation Status Soft Copy Hard Copy
Memastikan Surat Jalan Supplier sudah ditanda tangani, ada penulisan tanggal expired
1 Membuat GR PO SAP & Tanda Terima Barang (TTB) Daily Existing Tracking GR PO SAP & Rekap TTB TTB SAP & Manual, Surat Jalan
(khusus barang Food) oleh team penerimaan & menginput GRPO sesuai dengan qty
Manual Manual Suplier, Copy PO
aktual yang diterima pada surat jalan

Tracking SAP, Rekap Bukti Return

2 Membuat Good Retur SAP, Bukti Retur Barang & Daily Memastikan qty & tanggal kedatangan item barang yang akan direturn ke supplier sesuai Existing Good Retur SAP,Bukti Return
Barang ; Surat Jalan Manual
Surat Jalan Manual Supplier dengan e-mail NCR QC / QA Barang Asli ; Surat Jalan Manual Asli
Supplier

Menarik data PO ( Start date : 6 bulan sebelumnya & End date : 3 bulan sesudahnya dari
3 Membuat data tracking PO Harian All CK JKT & SBY Daily bulan pengerjaan) serta merapikan data PO tersebut setiap pagi antara pukul 08:30 - Existing Tracking PO All CK -
08:45 WIB untuk mengontrol PR ke PO

Menarik data PO & merapikan data PO tersebut untuk 1 hari kedatangan dengan
4 Membuat data planning kedatangan PO harian Daily Existing Planning kedatangan PO CK Print Out Dokumen untuk Team
membagi menjadi 3 Area ( Penerimaan ; PB 2 & Coldroom ) ; Data tersebut dibuat H-1
Harian Penerimaan )
pukul 15:00 WIB untuk planning persiapan area kedatangan barang dihari esoknya

Memasukan data PO per supplier (Based on data planning kedatangan PO Harian) ,

menginput qty antara yang datang sesuai dengan qty pada surat jalan yang sudah
5 Membuat data report kedatangan PO Sayuran Daily Existing Report Kedatangan Sayur Harian -
diterima oleh team Penerimaan Sayuran & memastikan qty yang dibawa oleh supplier
harian
sebelum disortir dan qty terima setelah disortir dengan perbandingan qty riject
selisihnya tidak terlalu jauh

6 Membuat data stock kebutuhan sayuran harian
Menginput data stock opname sayuran (Report setiap Hari Senin, Rabu, Jumat
menggunakan data actual stock opname ; Untuk Hari Selasa, Kamis, Sabtu menyesuaikan
stock akhir pada SO hari sebelumnya dengan dikurangi qty actual kebutuhan sayuran
Daily yang masuk ke produksi pada hari H (based on SJT)) dan ditambah dengan jumlah Existing Report Kebutuhan Sayur Harian -
kedatangan sayuran yang masuk pada hari H ; menginput jumlah estimasi sayuran yang
akan masuk ke produksi selama 4 hari untuk menjaga stock sayuran cukup minimal
untuk kebutuhan 2 Hari.

7 Membuat Report Kedatangan PO Harian Daily Dibuat setelah closing Supplier kirim barang Existing Report Kedatangan PO Harian -

8 Membuat data resume Form Pembelian Barang 1 Week Meresume data FPB yang diajukan oleh dept. WH kepada ComDiv dan melakukan follow- Existing Email PR Tambahan Sayur Pencatatan pada buku tulis harian
Eskternal & memfollow-up up untuk pengajuan FPB yang belum didatangkan

9 Membuat report SO barang Marketing dan 1 Week Memastikan data qty aktual stock barang dengan qty SAP tidak selisih jauh Existing Data Return Barang Food & Non Bukti Return Barang Asli
Merchandise Food

10 Koordinasi dengan Internal ; Eksternal (ComDiv, Daily Koordinasi by email, phone atau langsung yang berkaitan dengan dokumen dan stock Existing Email Follow-up Outs PO CK Food -
Accounting, Produksi, dan Dept lain) & Non Food

11 Menyerahkan dokumen TTB, Invoice & FPB ke Head Daily Memberikan dokumen yang diminta oleh Accounting,ComDiv (Tanda Terima, Invoice, Existing Ms. Excel ; Resume FPB WH Fotocopy form FPB
Office FPB) dan Eksternal

12 Order ATK Warehouse 1 Month Menghitung sisa stock ATK & kebutuhan order ATK setiap akhir bulan tanggal 25 untuk Existing Ms. Excel ; Report SO barang Stock Opname Harian Marketing
orderan ATK periode bulan selanjutnya. marketing dan merchandise

13 Filling semua Dokumen Hard Copy Penerimaan Daily Filling setiap akhir pekerjaan dalam Odner Existing Ms. Excel ; Data Stock Harian -
WH ; Tracking PO All CK ; PR Food

Mengecek stock sayuran setiap pagi &
14 berkoordinasi dengan ComDiv dan Produksi untuk
kebutuhan 1 hari kedepan
Berkoordinasi dengan stock keeper Chiller RM Sayur untuk mengecek kondisi stock
Ms. Excel ; Data Stock Harian
Daily sayuran dan membuat perkiraan sayuran yang akan diterima untuk bisa mengestimasi Add Job Desc WH ; Tracking PO All CK ; PR Non -
kebutuhan untuk H+1 dan mengevaluasinya. Jika diperlukan order tambahan akan
Food Reguler
langsung dibuat untuk kedatangan besok pagi.
 Meresume data return barang dengan status Return Manual (based on data Bukti Return Ms. Excel ; Data Stock Harian
15 Membuat data follow-up pengembalian barang 1 Week Barang) dan mengsynkronisasi status pengembaliannya dengan dokumen tanda terima Add Job Desc WH ; Tracking PO All CK ; PR Non -
return manual item Food & Non Food
barang manual Food Non Reguler

16 Membuat data follow-up urgent item barang Food 2 x per Dibuat setiap hari Senin & Kamis Pagi Add Job Desc - -
& Non Food Week

Memastikan data stock dengan PO ditarik dengan waktu yang bersamaan; memastikan
17 Membuat data stock & outstanding PO Food untuk 2 Week tidak ada outstanding PR yang tidak terhitung dalam data ; memastikan qty konversi Add Job Desc - -
Pembuatan PR
pada satuan sama dengan satuan PO

Membuat data stock & outstanding PO Non Food Memastikan data stock dengan PO ditarik dengan waktu yang bersamaan; memastikan
18 Reguler Part 1, Part 2, Part 3, dan Cuttleries untuk Monthly tidak ada outstanding PR yang tidak terhitung dalam data ; memastikan qty konversi Add Job Desc Planning Pengisian BBM & Tol Form planning pengisian BBM
Pembuatan PR pada satuan sama dengan satuan PO

Memastikan data stock dengan PO ditarik dengan waktu yang bersamaan; memastikan
19 Membuat data stock & Outstanding PO Non Food 2 Week tidak ada outstanding PR yang tidak terhitung dalam data ; memastikan qty konversi Add Job Desc Ms. Excel ; (Report Reumbeirs Form Reumbers Driver & Rekap
Non Reguler Part 1 dan Part 2 Driver Jabodetabek, Bdg, Csb) reumbers harian ke Finance
pada satuan sama dengan satuan PO

Mengisi ulang saldo kartu BCA Flazz & menyiapkan

20 Form Realiasasi pengisian BBM & Tol untuk Daily Mengisi dan mempersiapkan kartu flash beserta form planning sesuai dengan Add Job Desc Rekap Rembes Driver
perhitungan yang sudah dibuat dan dikirim e-mail oleh SPV Distribusi
pengiriman besok pagi.

Diinput terlebih dahulu sesuai dengan nominal yang ditulis pada form rembeurs driver,
21 Input & Rekap Reumbers Driver Jabodetabek, Daily kemudian dihitung based on bon yang terlampir pada reumbersan, apabila tidak sesuai Add Job Desc Ms. Excel : ( Report uang TANDA TERIMA UANG TRANSPORT
Bandung, Cirebon transport WH ) DEPARTEMEN WARE HOUSE
dengan nominal bon, maka dilakukan koreksi nominalnya.

22 Menyerahan Dokumen Rembesan Driver dan Daily Menyerahkan rembesan driver ke GA, kemudian ke Finance dan menunggu rembesan Add Job Desc Ms. Excel ; ( Order ATK CK ) SJT ATK From GA
mengambil Uang Rembesannya di Finance tersebut dicek dan cair

23 Input uang transport karyawan WH Every 5 Menginput & memastikan jumlah jam pada form dengan inputan sama, tidak ada selisih. Add Job Desc - FPB
days

Menghitung sisa stock item barang ekstrafood (Mie Sedap Cup, Kopi, SKM, Energen,
24 Order Kebutuhan Extra Fooding WH 1 Month Enervon C dan susu bubuk setiap akhir bulan tanggal 25 untuk orderan kebutuhan Add Job Desc - TTB Copy, SJ Copy
ekstrafood periode bulan selanjutnya

25 GRPO Invoice Accounting - Store direct supplier - 1 Week GRPO invoice tagihan store direct supplier based on SJS & Tanda Terima Manual Store Add Job Desc - TTB SAP & Manual, Surat Jalan
SJT - SJF Suplier, Copy PO