PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN ALAT TULIS

KANTOR PADA PT. EXA MITRA SOLUSI BERBASIS JAVA

Tugas Akhir
diajukan untuk melengkapi
persyaratan mencapai
gelar sarjana

NAMA : ARFAN PRASSETIYO

NPM : 201843502230

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS INDRAPRASTA PGRI
JAKARTA
2021
 43

BAB IV

ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN RANCANGAN SISTEM

YANG DIUSULKAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Exa Mitra Solusi didirikan pada tahun 2004, merupakan perushaan

outsourcing (alih daya) yang memberikan layanan di bidang manajemen

bisnis dan pengelolaan sumber daya manusia. Bekerja sama dengan salah

satu bank swasta terbesar di Indonesia hampir selama 17 tahun.

Dalam perkembangannya, PT. Exa Mitra Solusi saat ini sudah beroperasi

dibeberapa kota besar seperti Bandung, Yogyakata, Surabaya dan

Palembang. Mengelola lebih dari 500 karyawan yang tersebar di seluruh

cabang dan melayani berbagai macam perusahaan diberbagai sektor

seperti perbankan, ritel dan asuransi.

2. Visi dan Misi

a) Visi

Menjadi perusahaan yang unggul dalam menyediakan jasa

manajemen layanan, operasi, dan penjualan.

 44

b) Misi

Menjadi perusahaan nasional yang bertumbuh inovatif,

entrepreneurial, dan bertanggungjawab secara sosial dengan memberikan

nilai tambah produk dan jasa untuk klien.

Membantu klien untuk mencapai dan memelihara keunggulan kompetitif

di pasar melalui layanan yang sangat baik dan memenuhi standar tata

kelola perusahaan yang baik.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam suatu organisasi baik itu perusahaan, dan

instansi merupakan hal yang sangat penting, hal tersebut karna fungsi dari

struktur organisasi menjadi acuan dalam pembagian tugas dan tanggung

jawab serta wewenang agar semua kegiatan yang dilakukan dalam organisasi

tersebut dapat berjalan dengan baik.

1. Struktur Organisasi PT. Exa Mitra Solusi

Berikut ini adalah struktur organisasi pada PT. Exa Mitra Solusi.

Gambar 4.1
Struktur Organisasi Perusahaan
Sumber : Data Olahan Penulis,2021
 45

2. Wewenang dan Tanggung Jawab

Bagian GA (General Affair) memiliki tugas untuk membantu

persediaan barang yang diperlukan oleh divisi dan bertanggung jawab

keluar masuk nya persediaan barang. General Affair melaksanakan

kegiatan pengelolaan stok barang yang ada didalam gudang, menjaga

hubungan baik dengan vendor agar tetap mengirim barang nya dengan

cepat dan tepat waktu.

Adapun wewenang dan tugas General Affair pada PT. Exa Mitra

Solusi sebagai berikut :

a. Menghitung stok barang yang tersedia didalam gudang.

b. Melakukan permintaan barang terhadap vendor.

c. Melayani permintaan barang.

C. Proses Bisnis Sistem Berjalan

PT. Exa Mitra Solusi masih menggunakan proses manual dan belum adanya

perhitungan stok barang melalui sistem. dengan kata lain perusahaan belum

memiliki perangkat lunak sendiri. Adapun proses bisnis sistem berjalan dalam

pengelolaan barang tersebut, adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Stok Barang

Admin gudang melakukan cetak laporan stok barang yang ada digudang

agar bisa melakukan permintaan stok barang.

 46

2. Proses Pemesanan Barang Kepada Vendor

Admin gudang menginfokan kepada vendor untuk mengirimkan barang

yang dibutuhkan untuk stok didalam gudang.

3. Proses Permintaan Barang ke Gudang

Permintaan barang kegudang harus menggunakan form permintaan

barang agar bisa diproses oleh admin gudang.

D. Aturan Bisnis Sistem Berjalan

Dalam sistem yang sedang berjalan, ada beberapa prosedur yang harus

dijalankan untuk memenuhi setiap kegiatan, prosedurnya sebagai berikut :

1. Sebelum gudang meminta barang kepada vendor, Direktur perusahaan

meminta stok data barang yang ada digudang kepada admin gudang untuk

memberitahu bahwa stok barang tersebut telah menipis stok.

2. Direktur perusahaan menyetujui penambahan stok barang untuk

dilanjutkan pemesanan barang kepada vendor.

3. Laporan serah terima barang sebagai bukti bahwa admin gudang telah

memesan barang untuk menambah stok barang yang jumlah nya tinggal

sedikit.

4. Teknisi menyampaikan form permintaan barang untuk keperluan

dilapangan berupa berkas yang sudah ditentukan gudang.

 47

E. Analisa Masukan (Input), Proses dan Keluaran (Output)

1. Analisa Masukan (Input)

a. Nama Masukan : Pencatatan Data Barang

Fungsi : Menghitung Barang Masuk

Sumber : Vendor

Tujuan : Admin Gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Barang Masuk

Volume : 1 kali / barang masuk

Keterangan : Mencatat Barang Masuk

b. Nama Masukan : Pencatatan Data Vendor

Fungsi : Untuk Mencatat Data Agen

Sumber : Vendor

Tujuan : Admin Gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pencatatan data vendor

Volume : 1 kali / agen

Keterangan : Berisi tentang data vendor

c. Nama Masukan : Pencatatan Permintaan Barang

Fungsi : Untuk mencatat permintaan barang

Sumber : Teknisi

Tujuan : Admin Gudang

Frekuensi : Setiap permintaan barang

 48

Volume : 1 kali / permintaan barang

Keterangan : Berisi tentang pencatatan

permintaan barang

2. Analisa Proses

a. Proses Pencatatan Barang Masuk

Admin gudang mendapat data barang masuk dari vendor dan

dilakukan pencatatan untuk diserah terima oleh admin gudang

untuk dilakukan nya proses pendataan barang.

b. Proses Pencatatan Barang keluar

Admin gudang melakukan pencatatan permintaan barang yang

dilakukan oleh teknisi, lalu admin gudang melakukan pendataan

barang keluar dan sudah menyerahkan form permintaan.

c. Proses Pembuatan Laporan

Admin gudang membuat laporan barang yang masuk dan keluar

dan diserahkan kepada direktur.

3. Analisa Keluaran (Output)

a. Nama Keluaran : Laporan Data Barang

Fungsi : Untuk mengetahui stok barang

Sumber : Admin Gudang

Tujuan : Direktur

Media : Cetakan komputer

Frekuensi : Setiap dokumen data barang

Volume : 1 rangkap / data barang

 49

Keterangan : Dokumen data barang

b. Nama Keluaran : Laporan Data Vendor

Fungsi : Untuk mengetahu data vendor

Sumber : Admin Gudang

Tujuan : Direktur

Media : Cetakan komputer

Frekuensi : Setiap dokumen data vendor

Volume : 1 rangkap / data vendor

Keterangan : Dokumen data vendor

c. Nama Keluaran : Laporan Permintaan Barang

Fungsi : Untuk mengetahui data permintaan

barang

Sumber : Admin Gudang

Tujuan : Direktur

Media : Cetakan Komputer

Frekuensi : Setiap dokumen data permintaan

barang

Keterangan : Dokumen data permintaan barang

 43

BAB IV

ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN RANCANGAN SISTEM

YANG DIUSULKAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Exa Mitra Solusi didirikan pada tahun 2004, merupakan perushaan

outsourcing (alih daya) yang memberikan layanan di bidang manajemen

bisnis dan pengelolaan sumber daya manusia. Bekerja sama dengan salah

satu bank swasta terbesar di Indonesia hampir selama 17 tahun.

Dalam perkembangannya, PT. Exa Mitra Solusi saat ini sudah beroperasi

dibeberapa kota besar seperti Bandung, Yogyakata, Surabaya dan

Palembang. Mengelola lebih dari 500 karyawan yang tersebar di seluruh

cabang dan melayani berbagai macam perusahaan diberbagai sektor

seperti perbankan, ritel dan asuransi.

2. Visi dan Misi

a) Visi

Menjadi perusahaan yang unggul dalam menyediakan jasa

manajemen layanan, operasi, dan penjualan.

 44

b) Misi

Menjadi perusahaan nasional yang bertumbuh inovatif,

entrepreneurial, dan bertanggungjawab secara sosial dengan memberikan

nilai tambah produk dan jasa untuk klien.

Membantu klien untuk mencapai dan memelihara keunggulan kompetitif

di pasar melalui layanan yang sangat baik dan memenuhi standar tata

kelola perusahaan yang baik.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam suatu organisasi baik itu perusahaan, dan

instansi merupakan hal yang sangat penting, hal tersebut karna fungsi dari

struktur organisasi menjadi acuan dalam pembagian tugas dan tanggung

jawab serta wewenang agar semua kegiatan yang dilakukan dalam organisasi

tersebut dapat berjalan dengan baik.

1. Struktur Organisasi PT. Exa Mitra Solusi

Berikut ini adalah struktur organisasi pada PT. Exa Mitra Solusi.

Gambar 4.1
Struktur Organisasi Perusahaan
Sumber : Data Olahan Penulis,2021
 45

2. Wewenang dan Tanggung Jawab

Bagian GA (General Affair) memiliki tugas untuk membantu

persediaan barang yang diperlukan oleh divisi dan bertanggung jawab

keluar masuk nya persediaan barang. General Affair melaksanakan

kegiatan pengelolaan stok barang yang ada didalam gudang, menjaga

hubungan baik dengan vendor agar tetap mengirim barang nya dengan

cepat dan tepat waktu.

Adapun wewenang dan tugas General Affair pada PT. Exa Mitra

Solusi sebagai berikut :

a. Menghitung stok barang yang tersedia didalam gudang.

b. Melakukan permintaan barang terhadap vendor.

c. Melayani permintaan barang.

C. Proses Bisnis Sistem Berjalan

PT. Exa Mitra Solusi masih menggunakan proses manual dan belum adanya

perhitungan stok barang melalui sistem. dengan kata lain perusahaan belum

memiliki perangkat lunak sendiri. Adapun proses bisnis sistem berjalan dalam

pengelolaan barang tersebut, adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Stok Barang

Admin gudang melakukan cetak laporan stok barang yang ada digudang

agar bisa melakukan permintaan stok barang.

 46

2. Proses Pemesanan Barang Kepada Vendor

Admin gudang menginfokan kepada vendor untuk mengirimkan barang

yang dibutuhkan untuk stok didalam gudang.

3. Proses Permintaan Barang ke Gudang

Permintaan barang kegudang harus menggunakan form permintaan

barang agar bisa diproses oleh admin gudang.

D. Aturan Bisnis Sistem Berjalan

Dalam sistem yang sedang berjalan, ada beberapa prosedur yang harus

dijalankan untuk memenuhi setiap kegiatan, prosedurnya sebagai berikut :

1. Sebelum gudang meminta barang kepada vendor, Direktur perusahaan

meminta stok data barang yang ada digudang kepada admin gudang untuk

memberitahu bahwa stok barang tersebut telah menipis stok.

2. Direktur perusahaan menyetujui penambahan stok barang untuk

dilanjutkan pemesanan barang kepada vendor.

3. Laporan serah terima barang sebagai bukti bahwa admin gudang telah

memesan barang untuk menambah stok barang yang jumlah nya tinggal

sedikit.

4. Teknisi menyampaikan form permintaan barang untuk keperluan

dilapangan berupa berkas yang sudah ditentukan gudang.

 47

E. Analisa Masukan (Input), Proses dan Keluaran (Output)

1. Analisa Masukan (Input)

a. Nama Masukan : Pencatatan Data Barang

Fungsi : Menghitung Barang Masuk

Sumber : Vendor

Tujuan : Admin Gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Barang Masuk

Volume : 1 kali / barang masuk

Keterangan : Mencatat Barang Masuk

b. Nama Masukan : Pencatatan Data Vendor

Fungsi : Untuk Mencatat Data Agen

Sumber : Vendor

Tujuan : Admin Gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pencatatan data vendor

Volume : 1 kali / agen

Keterangan : Berisi tentang data vendor

c. Nama Masukan : Pencatatan Permintaan Barang

Fungsi : Untuk mencatat permintaan barang

Sumber : Teknisi

Tujuan : Admin Gudang

Frekuensi : Setiap permintaan barang

 48

Volume : 1 kali / permintaan barang

Keterangan : Berisi tentang pencatatan

permintaan barang

2. Analisa Proses

a. Proses Pencatatan Barang Masuk

Admin gudang mendapat data barang masuk dari vendor dan

dilakukan pencatatan untuk diserah terima oleh admin gudang

untuk dilakukan nya proses pendataan barang.

b. Proses Pencatatan Barang keluar

Admin gudang melakukan pencatatan permintaan barang yang

dilakukan oleh teknisi, lalu admin gudang melakukan pendataan

barang keluar dan sudah menyerahkan form permintaan.

c. Proses Pembuatan Laporan

Admin gudang membuat laporan barang yang masuk dan keluar

dan diserahkan kepada direktur.

3. Analisa Keluaran (Output)

a. Nama Keluaran : Laporan Data Barang

Fungsi : Untuk mengetahui stok barang

Sumber : Admin Gudang

Tujuan : Direktur

Media : Cetakan komputer

Frekuensi : Setiap dokumen data barang

Volume : 1 rangkap / data barang

 49

Keterangan : Dokumen data barang

b. Nama Keluaran : Laporan Data Vendor

Fungsi : Untuk mengetahu data vendor

Sumber : Admin Gudang

Tujuan : Direktur

Media : Cetakan komputer

Frekuensi : Setiap dokumen data vendor

Volume : 1 rangkap / data vendor

Keterangan : Dokumen data vendor

c. Nama Keluaran : Laporan Permintaan Barang

Fungsi : Untuk mengetahui data permintaan

barang

Sumber : Admin Gudang

Tujuan : Direktur

Media : Cetakan Komputer

Frekuensi : Setiap dokumen data permintaan

barang

Keterangan : Dokumen data permintaan barang

 43

BAB IV

ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN RANCANGAN SISTEM

YANG DIUSULKAN

Q. Rancangan Sistem Basis Data yang Diusulkan

1. Normalisasi

a. Bentuk Unnormalisasi

Bentuk tabel belum di normalisasi.

b. Normalisasi Bentuk Ke-1 (NF)

Menghilangkan duplikasi data.

 44

c. Normalisasi Bentuk Ke-2 (2NF)

Menciptakan hubungan antar tabel dengan menciptakan foreign key.

 45

d. Normalisasi Bentuk Ke-3 (3NF)

Memenuhi semua persyaratan dari bentuk kedua dan menghapus kolom

yang tidak bergantung pada primary key.

2. ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem yang Diusulkan

Teknisi menyerahkan form permintaan barang untuk

meminta barang yang dibutuhkan kepada admin gudang, jika

barang tersedia admin gudang akan menyiapkan barang dan

menyerahkannya kepada teknisi.

 46

3. Spesifikasi File Basisdata

a. Nama File : tb_barang

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : kode_barang, nama_barang

Panjang Record : 100 + 100 + 250 + 100 + 11 + 500 = 1061

Struktur : tanggal, kode_barang, nama_barang,

kode_kategori, jumlah, keterangan.

No Nama Tipe file panjang keterangan

1 Tanggal date 100

2 Kode_barang varchar 100 Primary key

3 Nama_barang varchar 250 Primary key

 47

4 Kode_kategori varchar 100 Foreign key

5 Jumlah int 11

6 keterangan varchar 500

b. Nama File : tb_barang_keluar

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id_barang_keluar

Panjang Record : 100 + 100 + 500 = 700

Struktur : tanggal, id_barang_keluar, keterangan.

No Nama Tipe file panjang keterangan

1 Tanggal date 100

2 id_barang_keluar varchar 100 Primary key

3 keterangan varchar 500

c. Nama File : tb_barang_masuk

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id_barang_masuk

Panjang Record : 100 + 100 + 250 + 500 = 950

Struktur : tanggal, id_barang_masuk, nama_vendor,

keterangan
 48

No Nama Tipe file panjang keterangan

1 Tanggal date 100

2 id_barang_masuk varchar 100 Primary key

3 Nama_vendor varchar 250 Foreign key

4 Keterangan varchar 500

d. Nama File : tb_kategori

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : kode_kategori

Panjang Record : 100 + 100 + 250 + 500 = 950

Struktur : tanggal, kode_kategori, nama_kategori,

keterangan

No Nama Tipe file panjang keterangan

1 Tanggal date 100

2 Kode_kategori varchar 100 Primary key

3 Nama_kategori varchar 250 Foreign key

4 Keterangan varchar 500

e. Nama File : tb_vendor

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : kode_vendor

 49

Panjang Record : 100 + 100 + 250 + 20 + 500 = 970

Struktur : tanggal, kode_vendor, nama_vendor,

Notelpon_vendor, alamat_vendor

No Nama Tipe file panjang keterangan

1 Tanggal date 100

2 kode_vendor varchar 100

3 Nama_ vendor varchar 250 Primary key

4 Notelpon_vendor varchar 20

5 alamat_vendor varchar 500

f. Nama File : id_user

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id

Panjang Record : 11 + 100 + 250 + 100 = 461

Struktur : id, username, password, level

No Nama Tipe file panjang keterangan

1 id varchar 100

2 username varchar 100 Primary key

3 password varchar 250

4 level varchar 500

 43

BAB IV

ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN RANCANGAN SISTEM

YANG DIUSULKAN

Q. Rancangan Layar, Rancangan Form, Masukan Data, dan Rancangan

Keluaran

1. Form Login Admin

2. Form Menu Utama

 44

3. Form Menu Data Barang

4. Form Data Vendor

 45

5. Form Data Kategori

6. Form Transaksi Barang Masuk

 46

7. Form Transaksi Barang Keluar

8. Form Laporan Barang Masuk

 47

9. Form Laporan Barang Keluar

 48

10. Form Laporan Stok Barang

 49

11. Form Laporan Data Vendor

 50

12. Form Laporan Data Kategori

 51

13. Form About

52
 menyetuj Surat Permintaan
membuat
Start ui Barang
perminta
perminta
an barang
an barang

membuat
membuat
surat Laporan permintaan Membuat
laporan
perminta dan pengeluaran bukti
perminta
an barang barang perminta
an barang
an barang

Surat Permintaan Bukti Permintaan

Barang Barang
Bukti Permintaan
Barang

Penerima
an barang Pengirima
sesuai n barang
perminta Pengirima
an n barang

Membuat
Selesai laporan
stok
barang

Laporan stok barang

Pengirima
n barang
sesuai
perminta
an
 43

BAB IV

ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN RANCANGAN SISTEM

YANG DIUSULKAN

1. Use Case Diagram

Use case diagram yaitu untuk menggambarkan actor dari sebuah sistem

yang akan dibuat. Use case dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Use Case Diagram

Staff_GA
Login_User
ID_Karyawan
Nama_Karyawan Username
No_telp Password
Alamat Input
Input Update
Update Check
Delete

1..*
Barang_Masuk
Tanggal Laporan
1..*
ID_Barang_Masuk
Nama_Vendor ID_Laporan
1..*
Data_Barang 1..* Kode_Barang ID_Barang
Nama_Barang Nama_Barang
Kode_Barang
1..* Jumlah
Jumlah
Nama_Barang Keterangan Keterangan
Kode_Kategori
Input 1..* Input
Jumlah
Update
Keterangan
Delete
Input
Update
Delete 1..*

Barang_Keluar
Tanggal 1..*
1..* ID_Barang_Keluar
Nama_Divisi
Kode_Barang
Nama_Barang
Jumlah
Keterangan
Input
Update
Delete
Activity Diagram Login

Staff GA Sistem Database

Input username &

Request Validasi
password

Menu Utama Login Valid

Phase
Activity Input Data Barang

Staff GA Sistem Database

Pilih form input

Request Eksekusi
barang

Form form input

Isi ID barang
barang

Menyimpan data Data barang

barang disimpan
Phase
Dokumentasi UAT
Nama Program : Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor PT. Exa Mitra Solusi
Penyedia Layanan : Arfan Prassetiyo
Tanggal Dokumen : 03 Desember 2021

Hasil Uji UAT

No Description Expected Result PASS Comments
Pada halaman awal masukan username dan Masuk ke halaman utama yang PASS
1
password lalu klik tombol login berisi menu utama TRUE

PASS
2 Klik menu input barang Muncul halaman input barang
TRUE
Muncul pesan pop up "Data PASS
3 Pada halaman input barang, klik tombol simpan
berhasl disimpan" TRUE
Muncul pesan pop up "Data PASS
4 Pada halaman input barang, klik tombol hapus
berhasl dihapus" FALSE
Muncul pesan pop up "Data PASS
5 Pada halaman input barang, klik tombol edit
berhasl diedit" FALSE
Muncul halaman input data PASS
6 Klik menu input data vendor
vendor FALSE
Pada halaman input data vendor, klik tombol Muncul pesan pop up "Data PASS
7
simpan berhasl disimpan" FALSE
Pada halaman input data vendor, klik tombol Muncul pesan pop up "Data PASS
8
hapus berhasl dihapus" FALSE
Pada halaman input data vendor, klik tombol Muncul pesan pop up "Data PASS
9
edit berhasl diedit" FALSE

PASS
10 Klik menu barang keluar Muncul halaman barang keluar
FALSE
Muncul pesan pop up "Data PASS
11 Pada halaman barang keluar, klik tombol simpan
berhasl disimpan" FALSE
Muncul pesan pop up "Data PASS
12 Pada halaman barang keluar, klik tombol hapus
berhasl dihapus" FALSE
Muncul pesan pop up "Data PASS
13 Pada halaman barang keluar, klik tombol edit
berhasl diedit" FALSE

PASS
14
FALSE

PASS
15
FALSE