BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

CV. Rumah Mesin merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan

dan penyediaan mesin pertanian, mesin perkebunan,, mesin perikanan, baik pra

maupun pasca panen, alat dan mesin olahan makanan.Awalnya CV.Rumah Mesin

didirikan oleh Bapak Manshur Manshuri dan dikelola di sebuah kantor danpabrik

pembuatan di Yogyakarta.

CV.Rumah Mesin hadir karena melihat peluang yang belum tergarap secara maksimal

dan kesempatan yang begitu besar dalam bidang pembuatan mesin dan alat produksi

yang dapat membantu pekerjaan manusia, serta menjanjikan keuntungan.

CV.Rumah Mesin telah diterima dengan baik oleh masyarakat karena pengalaman

dalam dunia pembuatan mesin olahan pertanian, perkebunan, perikanan, dan food

processing selama bertahun-tahun. Salah satu tujuan CV.Rumah Mesin adalah

penyediaan mesin pengolahan makanan , mesin perkebunan, mesin pertanian, & alat

laboratorium sesuai yang diinginkan konsumen agar dapat membantu dalam

menjalankan Usaha Kecil Menengah (UKM).

 CV.Rumah Mesin saat ini memiliki kantor dan gudang sendiri yang berada di Jalan

Parangtritis KM 5.6 dan berencana akan membuka cabang di kota-kota besar lainnya

yang akan memudahkan pelayanan CV.Rumah Mesin kepada konsumen,sehingga

dapat menjangkau konsumen lebih banyak dari kota-kota lain.

3.1.2 Struktur Organisasi Dan Fungsi Perusahaan

1.Struktur organisasi di CV. Rumah Mesin yaitu :

Gambar III.1
Struktur Organisasi CV. Rumah Mesin

2. Fungsi dari masing-masing bagian di CV. Rumah mesin yaitu :

1. Direktur
Membuat kebijakan kebijakan untuk merencanakan dan mengembangkan

sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan agar lebih

berkembang, Dan memantau semua kegiatan administrasi, pemasaran dan keuangan

dari setiap divisi.

2. Manajer Umum

Memiliki tanggung jawab seluruh bagian atau fungsional Padasuatu perusahaan.

Bertanggung jawab atas setiap aktivitas harian perusahaan

3.Manajer Produksi

Mengatur dan merekap setiap proses produksi, pengorganisasian jadwal produksi

serta bertanggung jawab atas segala mekanisme divisi produksi secara teknis yang

meliputi pengawasan dan pengendalian proses produksi mesin.

4.Manajer Marketing

Menyusun perencanaan dan arah k ebijakan pemasaran, merencanakan pengembangan

jaringan pemasaran serta bertanggung jawab terhadap penjualan dan penggunaan dana

promosi.

5.Koordinator Tim Media

Mengelola dan memberikan solusi terkait dengan media pemasaran produk mesin CV.

Rumah Mesin serta member pemahaman terhadap ide-ide yang berkembang terkait

pemasaran produk melalui website.

6.Administrasi
Menyiapkan dan melakukan proses penyusunan dan pencatatan data serta informasi

produk secara sistematis, menyediakan keterangan akan produk, label harga.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Berdasarkan ruang lingkup dalam penyusunan tugas akhir ini, dapat diuraikan secara

umum prosedur sistem berjalan yaitu :

3.2.1.Use Case Diagram

Gambar III.2
Use case diagram perusahaan

.
Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan bahwa dalam sistem persediaan barang pada

CV. Rumah Mesin tersebut terdapat 2 aktor yaitu kepala gudang dan petugas gudang.

1.Petugas gudang dapat login ke sistem menggunakan username dan password yang

telah ditentukan sebelumnya, untuk dapat melakukan pengolahan data yang ada pada

sistem tersebut meliputi input, update, delete, pada masing-masing data laporan stok

barang, barang masuk, barang keluar stok suku cadangdan suku cadang rusak.

2.Selain itu kepala Gudang juga dapat menangani pengolahan laporan yang berkaitan

dengan data persediaan barang yang berada pada sistem seperti yang dilakukan oleh

petugas gudang

3.2.2 Activity Diagram

Gambar III.3
Activity diagram barang masuk
 Gambar III.4
Activity diagram barang keluar

3.3 Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Faktur barang masuk gudang.

Fungsi : sebagai dokumen menginput data barang masuk.

Sumber : petugas gudang

Tujuan : kepala gudang

Media : Kertas Faktur

Jumlah : 1 Lembar
Frekeuensi : Setiap Petugas Gudang menghitung barang yang telah masuk ke

gudang

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Faktur barang keluar gudang

Fungsi : sebagai dokumen menginput data barang masuk.

Sumber : petugas gudang

Tujuan : kepala gudang

Media : Kertas Faktur

Jumlah : 1 Lembar

Frekeuensi : Setiap Petugas Gudang menghitung barang yang telah keluar

gudang

Bentuk : Lihat Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Faktur suku cadang rusak

Fungsi : sebagai dokumen inputan suku cadang yang telah rusak.

Sumber : petugas gudang

Tujuan : kepala gudang

Media : Kertas Faktur

Jumlah : 1 Lembar
Frekeuensi : Setiap Petugas Gudang menghitung stok suku cadang yang

telah rusak.

Bentuk : Lihat Lampiran A.3

3.4 .Spesifikasi dokumen Keluaran

1.Nama Dokumen : Laporan barang masuk

Fungsi : Melampirkan data barang masuk ke gudang.

Sumber : petugas gudang

Tujuan : kepala gudang

Media : Kertas laporan

Jumlah : 1 Lembar

Frekeuensi : Setiap Petugas Gudang menghitung barang yang masuk ke

gudang.

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan barang keluar

Fungsi : Melampirkan data barang yang keluar dari gudang.

Sumber : petugas gudang

Tujuan : kepala gudang

Media : Kertas laporan

Jumlah : 1 Lembar

Frekeuensi : Setiap Petugas Gudang menghitung barang yang keluar dari

gudang.

Bentuk : Lihat Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Laporan suku cadang rusak

Fungsi : Melampirkan data barang suku cadang yang telah rusak.

Sumber : petugas gudang

Tujuan : kepala gudang

Media : Kertas Laporan

Jumlah : 1 Lembar

Frekeuensi : Setiap Petugas Gudang menghitung stok suku cadang yang

telah rusak.

Bentuk : Lihat Lampiran B.3

3.5 Permasalahan Pokok

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat didefinisikan masalah sebagai berikut:

1. Sistem yang ada di CV. Rumah Mesin saat ini masih menggunakan (sistem

pembukuan), sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan persediaan barang,

yang menyebabkan terjadinya kekurangan stok.

2. Penumpukan berkas yang banyak , sehingga menyebabkan sulitnya dalam pencarian

data barang yang diperlukan

3. Sulitnya dalam pencatatan dan pembuatan laporan barang masuk dan barang keluar,

sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.6 Pemecahan Masalah

Solusi yang diberikan penulis pada masalah tersebut yaitu:

1.Merubah sistem persediaan dengan program aplikasi berbasis web dengan database
Mysql. Dengan adanya sistem yang dapat membantu mempermudah dalam menyimpan
rekapan data stok persediaan barang dan suku cadang produksi, serta dapat mengurangi
waktu yang terpakai apabila masih mencari data tersebut pada pembuatan laporan.

2. Proses perhitungan sistem secara otomatis, sehingga stok persediaan yang tersistem
dapat mempermudah dalam mengetahui informasi stok persediaan spaerpart dan barang
produksi.

3. Proses pencatatan dan pembuatan laporan yang sudah tersistem lebih mempermudah
dan mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan pembuatan laporan.