24
Surat Siaran Edaran / Garis
Panduan Berkaitan Asrama
Tatacara Pengurusan Disiplin 25
LAIN
Nombor Perhubungan / Interkom 50
LAIN Asrama
1
Tinta Pengetua
Bersyukur saya ke hadrat Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Penyayang kerana dengan limpah kurnia dan izin-Nya, Panduan Pengurusan
Asrama SMPKVM 2021 dapat direalisasikan untuk panduan semua warga asrama.
Tahniah dan syabas kepada pihak pengurusan asrama kerana berjaya menghasilkan
satu dokumentasi asas sebagai panduan dalam menguruskan dan membangunkan
asrama yang menempatkan murid berkeperluan khas dari serata Malaysia.
Saya mengharapkan pada tahun 2021 ini semua warga asrama akan dapat
sama-sama mengembleng tenaga dalam melaksanakan apa jua program dan aktiviti
yang telah dirancang agar semuanya dapat dijalankan dengan sempurna dan berjaya
disamping menjaga kebajikan penghuni asrama dengan sebaiknya. Saya juga
mengharapkan agar kita dapat memupuk semangat kerjasama dan permuafakatan
serta komitmen yang tinggi dalam apa jua tugasan yang diberikan agar kejayaan dan
kecemerlangan akan dapat dikecapi. Marilah kita bekerja sebagai satu pasukan kerana
‘Muafakat Membawa Berkat’, ‘Bersatu Kita Teguh, Bercerai Kita Roboh’. In Shaa Allah, kejayaan akan bersama-
sama kita.
Akhir kata, semoga sesi persekolahan tahun ini akan seiring dengan azam dan tekad bagi meningkatkan kualiti
dan profesionalisme diri yang menuntut kepada perubahan bagi menjamin Asrama SMPKVM akan dapat mencapai
prestasi yang membanggakan dan akan melakarkan kejayaan yang gemilang sebagai asrama yang cemerlang,
gemilang dan terbilang.
2
Bicara Penolong Kanan HEM
3
ASRAMA SEKOLAH MENENGAH PENDIDIKAN KHAS VOKASIONAL
MERBOK, KEDAH DARUL AMAN
OBJEKTIF
1. MENINGKATKAN KOTMITMEN PENGURUSAN ASRAMA DAN PENGURUSAN SEKOLAH TERHADAP ASRAMA
DENGAN MENGAMALKAN SIFAT KEPEDULIAN (CARE&CONCERN) TERHADAP PERKARA YANG BERKAITAN
DENGAN PENGHUNINYA
2. MENINGKATKAN KUALITI KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN PENGHUNI ASRAMA AGAR MEREKA RASA
TERJAMIN UNTUK MENCAPAI KEJAYAAN
3. MEMBANTU PENGHUNINYA MENGEMBANGKAN POTENSI, BAKAT KENDIRI DAN MENJANA KEMAHIRAN DIRI
MELALUI AKTIVITI, SUASANA DAN IKLIM DI ASRAMA YANG KONDUSIF
4. MENINGKATKAN PENGLIBATAN IBU BAPA BERSAMA ANAK – ANAK DAN MENGAMBIL TINDAKAN
SEWAJARNYA BAGI MEMBANTU MEREKA MERAIH KEJAYAAN PADA MASA HADAPAN
4
PIAGAM PELANGGAN
ASRAMA SEKOLAH MENENGAH PENDIDIKAN KHAS
VOKASIONAL MERBOK, KEDAH DARUL AMAN
5
CARTA ORGANISASI INDUK
PENTADBIRAN ASRAMA SMPKVM 2021
PENGERUSI
EN. SUHAINI SHAARI
TIMBALAN PENGERUSI
EN. NIK AHMAD ZAKIL NIK HAMID
KETUA WARDEN
EN. MOHD SOLIHIN CHE ROZALI
SETIAUSAHA
EN.MOHAMAD AZAM MD ZAIN
PENGAWAS
ASRAMA
WARDEN
EN. AMIR HAMZAH ADNAN
PN. ZUITA HAZWANI MOHD HASIM
EN. FAIZ HANAFI MOHD KHAIR JOHARI
EN. KUMARESAN A/L MUNIANDY
EN. PEI SIANG A/L EH CHAN
EN. HASYIM NAWAAF MOKHTAR
EN. MOHAMAD ALIMIN KAMARUDDIN
PN. SITI NUR AMNI NASIR
6
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASRAMA 2020
PENGERUSI
EN. SUHAINI SHAARI
TIMBALAN PENGERUSI
EN. NIK AHMAD ZAKIL NIK HAMID
KETUA WARDEN
EN. MOHD SOLIHIN CHE ROZALI
SETIAUSAHA
EN. MOHAMAD AZAM MD ZAIN
000
PENGAWAS
ASRAMA
EXCO DISIPLIN DAN SAHSIAH MURID EXCO KEROHANIAN & KHIDMAT SOSIAL
WARDEN WARDEN
EN. FAIZ HANAFI MOHD KHAIR JOHARI EN. HASYIM NAWWAF MOHD MOKHTAR
PN. ZUITA HAZWANI MOHD HASIM PPM
PPM PN. SITI KHAIRULBARIYAH ABDULLAH
PN. KAMALIAH LAJIS PN. ZAIHARNANI AZHAR
WARDEN WARDEN
EN. MOHAMAD ALIMIN KAMARUDDIN PN. SITI NUR AMNI NASIR
PPM PPM
EN. MOHD NOOR AZHARUDDIN MAT HUSIN PN. NORAINI MOHAMAD TARMIZI
PN. NOR AKLIMA ZAKARIA PN. NATRAH AZIZ
WARDEN
EN. AMIR HAMZAH
7 ADNAN
PPM
PN. SALNIE ATIEQA MOHD SHUKRI
EN. SHAHRIL MID @ MAN
EXCO (JAWATANKUASA) BIDANG TUGAS
- Mempastikan peraturan asrama dipatuhi oleh penghuni
dan dikuatkuasakan pelaksanaannya.
EXCO DISIPLIN DAN SAHSIAH MURID - Menyediakan sistem pemantauan disiplin yang sesuai dan
mampu menangani permasalahan penghuni asrama.
WARDEN - Membantu lembaga disiplin sekolah untuk mengesan dan
mengesahkan kesalahan-kesalahan yang boleh membawa
EN. FAIZ HANAFI MOHD KHAIR JOHARI kepada hukuman penggantungan atau hukuman buang
sekolah berpandukan Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 9/1975.
PN. ZUITA HAZWANI MOHD HASIM - Mewujudkan sistem rekod disiplin asrama dan sistem
pemantauan yang berkesan.
PPM - Menjalankan hukuman disiplin sekiranya diwakilkan oleh
pengetua.
PN. KAMALIAH LAJIS - Menjalankan rondaan termasuk pemeriksaan mengejut
(spot check) dengan kerjasama warden dan ppm bertugas
harian/mingguan untuk mengesan pelajar yang melanggar
disiplin asrama.
- Menyedia dan membekalkan data dan maklumat disiplin.
- Merancang dan melaksanakan program dalam
meningkatkan kesedaran dan penghayatan disiplin murid.
8
- Membantu pengurusan asrama dengan penyediaan dan
EXCO MEDIA & REKREASI menyebarkan info, berita, maklumat atau pengumuman
WARDEN mengenai aktiviti-aktiviti asrama kepada semua para pelajar
atau pihak luar jika perlu.
EN. AMIR HAMZAH ADNAN - Merangka dan menyediakan poster, banner, bunting atau t-
PPM shirt bagi setiap program mengikut persetujuan bersama.
-Bekerjasama dengan setiausaha dalam
PN. SALNIE ATIEQA MOHD SHUKRI mendokumentasikan semua aktiviti asrama dalam bentuk
EN. SHAHRIL MID @ MAN gambar dan video.
- Bertanggungjawab menjadi ‘admin’ dan menjaga profil di
laman sesawang seperti ‘Facebook sekolah’.
- Membantu pengurusan asrama berkaitan grafik dan media
- Menguruskan aktiviti sukan dan riadah di asrama
- Memastikan semua pelajar terlibat dalam aktiviti sukan dan
jadual aktiviti sukan dipatuhi oleh pelajar
- Mengadakan program / aktiviti asrama yang berkaitan jika
perlu
EXCO KEROHANIAN & KHIDMAT SOSIAL - Membimbing pelajar membentuk akhlak dan peribadi dan
WARDEN melaporkan perkembangan pelajar dari masa ke semasa
EN. HASYIM NAWWAF MOHD MOKHTAR untuk tindakan pihak pengurusan asrama jika perlu
-Membantu dan membimbing pelajar yang kurang
PPM
kefahaman dalam penghayatan agama dan aktiviti bagi
PN. SITI KHAIRULBARIYAH ABDULLAH
pelajar non-muslim
PN. ZAIHARNANI AZHAR
- Bekerjasama dengan unit BADAR dan KAUNSELING di
sekolah dalam melaksanakan aktiviti kerohanian di asrama
- Bekerjasama dengan pihak luar dalam menjalankan aktiviti
yang menyumbang kepada pembentukan sahsiah dan
interaksi social seperti khidmat komuniti, kem sahsiah dan
lain - lain
- Mengadakan program / aktiviti asrama yang berkaitan jika
perlu
9
JAWATANKUASA UTAMA PIHAK BERKEPENTINGAN ASRAMA 2021
KAUNSELOR
BADAN KOPERASI
DISIPLIN SEKOLAH
PENGURUSAN
ASRAMA
BADAR DAN
SURAU PIBG
Pengerusi : Pengetua
Timbalan Pengerusi : GPK Hal Ehwal Murid
Ketua Warden : En. Mohd Solihin Che Rozali
Timbalan Ketua : Cik Siti Asmidar Hamdan
Setiausaha/Penyelaras : Exco Disiplin dan Sahsiah Murid
AJK : Kaunselor Sekolah
: Ketua Guru Disiplin
: Semua Warden Asrama
10
JAWATANKUASA PENGAWAS ASRAMA
Pengerusi : Pengetua
Timbalan Pengerusi : GPK Hal Ehwal Murid
Ketua Warden : En. Mohd Solihin Che Rozali
Timbalan Ketua : Cik Siti Asmidar Hamdan
Setiausaha : En. Mohamad Azam Md Zain
AJK : Warden – Warden
: Pengawas Asrama 2021
Pengerusi : Pengetua
Timbalan Pengerusi : GPK Hal Ehwal Murid
Ketua Warden : En. Mohd Solihin Che Rozali
Setiausaha : En. Mohd Irsyad Md Nazim (Penyelia)
AJK : Warden Asrama
: Pembantu Pengurusan Murid
: Pengawas Asrama 2021
: Ketua Kursus Operasi Pengemasan
: Ketua Kursus Operasi Perkhidmatan Dobi
11
HOMEROOM TAHUN 2021
DORMITIRIES WARDEN
ASPURA 14
EN. MOHD SOLIHIN CHE ROZALI
ASPURI 1 PN. ARMIZA SURIATI ABDUL RAHMAN
ASPURA 1
EN. PEI SIANG A/L EH CHAN
ASPURI 8 PN. MARLIA MOHAMAD SALLEH
ASPURA 2
EN. MOHAMAD ALIMIN KAMARUDDIN
EN. MOHD NOOR AZHARUDDIN MAT HUSIN
ASPURA 15 PN. SALNIE ATIEQA MOHD SHUKRI
ASPURA 3
EN. HASYIM NAWAAF MOKHTAR
ASPURI 6 CIK SITI KHAIRULBARIYAH ABDULLAH
ASPURA 4
EN. KUMARESAN A/L MUNIANDY
ASPURI 5 PN. LIZA ABDUL RANI
ASPURA 5
PN. SITI NUR AMNI NASIR
ASPURI 4 PN. NOR AKLIMA ZAKARIA
ASPURA 7
CIK SITI ASMIDAR HAMDAN
ASPURI 3 EN. SHAHRIL MID @ MAN
ASPURA 8
EN. AMIR HAMZAH ADNAN
ASPURI 2 PN. KAMALIAH LAJIS
ASPURA 9
PN. ZUITA HAZWANI MOHD HASIM
PN. ZAIHARNANI AZHAR
ASPURI 7 EN. MOHD FIRDAUS MUHAMAD
ASPURA 10
EN. MOHAMAD AZAM MD ZAIN
ASPURA 11 PN. NORAINI MOHAMAD TARMIZI
ASPURA 12
EN. FAIZ HANAFI MOHD KHAIR JOHARI
PN. NATRAH AZIZ
ASPURA 13
PROGRAM ‘HOME ROOM’ adalah merupakan program berkonsepkan ibu / bapa angkat bagi
penghuni asrama.
*Tertakluk kepada perubahan
12
BIDANG TUGAS
A) KETUA WARDEN
1. Mewakili Pengetua / Penolong Kanan Hal Ehwal Murid dalam asrama dan bertanggungjawab
mengenai dasar dan tatatertib kakitangan asrama serta penghuni – penghuni asrama
2. Menentukan dasar – dasar asrama yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan Asrama
dilaksanakan sepenuhnya
3. Menyelia dan menentukan segala tugas waden asrama, penyelia asrama dan pembantu pengurusan
murid dilaksanakan dengan berkesan
4. Memeriksa Buku Laporan Harian Warden Bertugas dan Buku Laporan Pembantu Pengurusan Murid
serta melaporkanya kepada Pengetua / Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
5. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Asrama sekurang – kurangnya empat kali yang
dipengerusikan oleh Pengetua
6. Mengadakan perjumpaan bersama warden dan pembantu pengurusan murid sekurang – kurangnya
tiga bulan sekali dan merekodkan perjumpaan tersebut untuk dikemukakan kepada Pengetua
7. Mengadakan perjumpaan dengan penghuni asrama sekurang-kurangnya dua bulan sekali
8. Bertanggungjawab menyediakan Jadual Bertugas Warden dan Pembantu Pengurusan Murid
9. Memantau dan memastikan kerja semua warden, penyelia dan pembantu pengurusan murid berjalan
dengan lancar
10. Menjalankan pemantauan kekemasan, kebersihan, keceriaan dan keselamatan asrama
11. Memastikan pengurusan fail, dokumen dan rekod asrama teratur dan sentiasa kemaskini
12. Memastikan semua laporan berkaitan asrama dikemaskinikan pada setiap masa
13. Bertanggungjawab dalam pengurusan disiplin, kaunseling dan program pembangunan insan di asrama
14. Bertanggungjawab dalam memantau penyediaan manual pengurusan asrama, perancangan aktiviti
asrama dan takwim berkaitan
15. Memeriksa laporan dan mengambil tindakan yang sewajarnya seperti bekerjasama dengan kaunselor
dalam membantu penghuni bermasalah sama ada masalah disiplin, akademik atau peribadi
16. Bekerjasama dengan penyelia asrama bagi memastikan kelengkapan dan prasarana asrama
mencukupi dan berada dalam keadaan baik
17. Memantau tugas dan laporan yang dikemukakan oleh Penyelia Asrama
18. Membantu menguruskan kemasukan penghuni asrama seperti penyediaan borang / dokumen,
penempatan bilik,taklimat kemasukan, orentasi penghuni baru dan sebagainya
19. Menjalankan tugas – tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua / Penolong Kanan Hal Ehwal Murid dari
masa ke semasa
13
C) SETIAUSAHA
1. Menguruskan surat menyurat serta maklumat berkaitan asrama mengikut kod fail yang ditetapkan dari
masa ke semasa dengan kerjasama penyelia asrama
2. Menguruskan panggilan mesyuarat dan bertanggungjawab melicinkan perjalanan mesyuarat atau
program yang dirancang
3. Menyediakan minit mesyuarat, mencatat dan merekod perjalanan mesyuarat
4. Mengedarkan pekeliling atau arahan pihak pengurusan asrama dari masa ke semasa dengan
kerjasama penyelia asrama
5. Mengemaskini fail – fail asrama dengan kerjasama semua komuntiti asrama
6. Menyedia dan mempamerkan carta organisasi dan papan informasi asrama
7. Membantu ketua warden dalam menyediakan dokumentasi berkaitan asrama dan buku rekod asrama
setiap tahun
8. Menguruskan data – data berkaitan asrama dan bekerjasama dengan penyelia asrama dalam
menguruskan data di asrama
9. Membantu dalam menguruskan kemasukan penghuni asrama seperti penyediaan borang / dokumen,
penempatan bilik, taklimat kemasukan, orentasi penghuni baru dan sebagainya dengan kerjasama
penyelia asrama
10. Menerima dan menjalankan arahan Pengetua / Penolong Kanan Hal Ehwal Murid / Ketua Warden dari
masa ke semasa
D) WARDEN
1. Mengurus kemasukan penghuni asrama dan menyediakan jadual waktu harian asrama dan
menentukan penghuni-penghuni asrama mematuhinya.
2. Bertanggungjawab ke atas disiplin asrama dan menentukan bahawa para penghuni mematuhi
peraturan asrama dan sekolah.
3. Bertanggungjawab ke atas kelakuan / tingkahlaku penghuni asrama dan memberi tunjuk ajar yang
sewajarnya.
4. Membantu mengurus dan melaksanakan program yang berkaitan dengan sahsiah dan disiplin di
asrama
5. Melakukan pemeriksaan mengejut (sport-check / roll-call) 6 kali setahun
6. Mengemaskini fail yang berkaitan dengan kerjasama setiausaha asrama dari masa ke semas
7. Mengawasi dan memantau keluar masuk para penghuni asrama pada hujung minggu, masa cuti dan
masa-masa tertentu seperti keluar ke pekan atau balik ke rumah
8. Melatih dan melantik pengawas asrama dan memastikan mereka yang dilantik menjalankan tugas
masing-masing dengan berkesan.
9. Bertanggungjawab ke atas perkara-perkara yang berkaitan dengan makanan di asrama seperti menu
makanan, pengelolaan kebersihan dewan makan, kebersihan pekerja dewan makan, mutu dan
sukatan menu.
10. Bertanggungjawab mengawasi perkembangan para penghuni asrama seperti memeriksa kad
kemajuan, kelas persediaan, memberi nasihat serta teguran untuk memperbaiki pencapaian prestasi
penghuni asrama.
11. Menjalankan aktiviti dan program asrama yang bersesuaian bagi penghuni asrama
12. Mengambil tindakan yang sesuai untuk mendapatkan rawatan jika terdapat penghuni asrama sakit.
13. Bertanggungjawab menghubungi dan memberitahu ibu bapa/penjaga mengenai masalah kesihatan
para penghuni (contohnya penghuni asrama dimasukkan ke hospital).
14. Bertanggungjawab mengawasi kebersihan penghuni, dorm, keseluruhan bangunan dan kawasan
asrama.
15. Menerima dan menjalankan arahan Pengetua / Penolong Kanan Hal Ehwal Murid / Ketua Warden dari
masa ke semasa
14
E) PENYELIA ASRAMA
1. ASPEK PENTADBIRAN
1.1.Menjalankan tugas pendaftaran masuk/ keluar penghuni asrama. Contohnya: membantu Warden
Asrama dalam urusan pendaftaran dan penempatan penghuni asrama
1.2.Membantu merancang, memantau dan mengemaskini senarai nama dan kedudukan/ pembahagian
bilik penghuni asrama setiap masa
1.3.Memeriksa dan merekod maklumat penghuni asrama
1.4.Menyediakan laporan statistik bulanan dan tahunan penghuni asrama
1.5.Membantu memantau salah laku penghuni asrama dengan menyediakan laporan kepada Warden/ PK
HEM (sekiranya perlu)
1.6.Menerima laporan salah laku penghuni asrama, mendokumentasi dan mengemukakan kepada pihak
atasan serta bertanggungjawab ke atas disiplin anggota di bawah jagaan
1.7.Menyedia dan merancang jadual tugas dan cuti anggota serta membuat perancangan dan kawalan
kewangan asrama (pembelian / perolehan aset asrama)
1.8.Mengurus stok inventori dan harta modal di asrama termasuk penerimaan, hapus kira dan pelupusan
aset alih kerajaan
1.9.Mengurus surat menyurat, fail dan surat-surat pekeliling yang berkaitan
2. ASPEK PERKHIDMATAN ASRAMA
2.1.Bertanggungjawab dalam pengendalian dan rekod kunci. Memberi dan menerima kunci daripada
penghuni asrama dan menyimpan di tempat yang disediakan
2.2.Memantau anggota bawahan dalam aspek pengendalian kunci
2.3.Memastikan penghuni asrama mematuhi peraturan-peraturan asrama
2.4.Menyedia dan mengemaskini peraturan asrama dari semasa ke semasa
2.5.Bertanggungjawab dalam merancang dan memantau penyediaan bilik asrama dan kelengkapan
asrama. Menyelaras penggunaan bilik asrama supaya digunakan secara optimum
2.6.Mengurus penggunaan kemudahan penginapan, makan/ minum dan prasarana asrama oleh pihak luar
3. ASPEK PENYELENGGARAAN FASILITI DAN ASET
3.1.Memeriksa peralatan dan mengenalpasti keperluan kelengkapan asrama
3.2.Menyediakan laporan anggaran keperluan kelengkapan asrama.
3.3.Memastikan asrama dan persekitaran berada dalam keadaan bersih dan selesa.
3.4.Memantau dan memeriksa proses kerja pembersihan di asrama oleh syarikat konsesi.
3.5.Memastikan pemeriksaan harian mengikut skop yang telah ditetapkan serta menerima aduan
kerosakan, memeriksa dan membuat laporan kerosakan peralatan dan kelengkapan asrama kepada
pihak konsesi.
3.6.Menghantar Laporan Kebersihan Bangunan dan Kawasan Asrama kepada pihak pentadbiran sekolah
4. ASPEK KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN
4.1.Menyelia dan menyediakan kemudahan di bilik rawatan serta memastikan kesihatan penghuni asrama
sentiasa baik dan melaporkan kepada Warden Asrama jika terdapat kes-kes yang berbahaya
(i) Pengurusan berkaitan aspek kesihatan penghuni asrama seperti:
(a) pengurusan bilik rawatan
(b) pengurusan keperluan pergerakan penghuni asrama ke klinik/ hospital (penghuni asrama akan
diiringi oleh Warden/ Guru Bertugas Harian ke klinik/ hospital untuk mendapatkan rawatan)
(c) memberi bantuan kecemasan awal kepada penghuni asrama; dan
(d) menyediakan dan mengemaskini Rekod Kesihatan penghuni asrama (digalakkan)
(ii) Mengurus Kebersihan, Keceriaan, dan Keselamatan (3K) bilik rawatan
(iii) Memastikan keperluan alat bantuan keselamatan dan kemudahan di bilik rawatan adalah
mencukupi
(iv) Membantu dalam mematuhi prosedur pencegahan wabak penyakit
4.2.Memastikan penghuni asrama mematuhi Polisi/ Peraturan Keselamatan dan Kesihatan
4.3.Melakukan rondaan bagi memastikan penghuni asrama, aset, bangunan, kemudahan dan persekitaran
(dormitri, tandas, bilik air, bilik-bilik khas, surau, dewan makan dan lain-lain) berada dalam keadaan
baik, teratur dan selamat untuk digunakan
15
4.4.Menyediakan pelan tindakan kecemasan dan senarai pegawai yang boleh dihubungi semasa berlaku
kecemasan
4.5.Membantu merancang pelan tindakan kebakaran dan memastikan pelaksanaan latihan pencegahan
kebakaran dijalankan
5. ASPEK KAWALAN KUALITI
5.1.Melaksanakan dan memantau setiap proses kerja mengikut arahan pekeliling atau piawaian
5.2.Mengambil tindakan sewajarnya jika menerima sebarang aduan berkenaan kemudahan asrama,
keselamatan dan kebajikan
5.3. Membantu dalam kajian kepuasan pelanggan
5.4.Mengumpul, menganalisis, menyediakan laporan kajian dan mendokumentasi
6. PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN ASRAMA
6.1.Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM) tahunan asrama
6.2.Mengurus permohonan perolehan bagi pembelian dan perkhidmatan yang melibatkan kelengkapan
serta peralatan asrama
6.3.Mengurus pembayaran bil-bil bekalan kelengkapan dan peralatan asrama.
6.4.Mengurus perbelanjaan yang menggunakan peruntukan Baki Peruntukan Bantuan Makanan Asrama
6.5.Membantu dalam urusan yang berkaitan Yuran Makan Asrama (YMA)
7. PENGURUSAN PERKHIDMATAN BEKALAN MAKANAN BERMASAK
7.1. Memantau kebersihan dan keceriaan dewan makan dan dapur asrama serta memastikan pekerja
dewan makan mematuhi garis panduan kesihatan/kebersihan dewan makan
7.2.Membuat tempahan makanan melalui Jadual 8 berdasarkan bilangan penghuni asrama semasa tidak
kurang dari 48 jam sebelum masa sajian
7.3.Bertanggungjawab sepenuhnya dalam aspek berkaitan bekalan makanan bermasak di asrama.
(Mengikut Kontrak Perjanjian Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak Asrama)
7.4.Membantu dan bekerjasama dengan pihak pengurusan dalam menangani kes keracunan makanan.
8. Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pihak Pentadbir dari masa ke semasa
Nota:Sila rujuk Penghuraian Kerja Perkhidmatan Penyelia Asrama (Lampiran P, P1 dan P2) dalam
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2009 yang berkuatkuasa pada 2 Julai 2009 dan
dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam
16
18)Membina hubungan yang baik dan menjadi pengantara dengan ibu bapa / penjaga
19)Membantu warden menghantar murid ke stesen bas/ keretapi / lapangan kapal terbang berdekatan atau
mengiringi murid balik kampung ke stesen berdekatan
20)Melaporkan sebarang kerosakan dari masa ke semasa
21)Memastikan laporan keberadaan murid adalah sahih dari masa ke semasa
22)Menjalankan tugas lain yang diarahkan oleh pihak pengurusan sekolah dari semasa ke semasa
17
14)Memaklumkan kepada warden / penyelia asrama mengenai murid yang mengalami masalah kesihatan
atau gangguan emosi
15)Melatih murid menjaga keceriaan dan keselamatan di asrama pada setiap masa
16)Membina hubungan yang baik dan menjadi pengantara dengan ibu bapa / penjaga
17)Membimbing murid – murid dalam persiapan balik kampung dan membantu urusan berkaitan
18)Membantu warden menghantar murid ke stesen bas/ keretapi / lapangan kapal terbang berdekatan atau
mengiringi murid balik kampung ke stesen berdekatan
19)Melaporkan kerosakan berkaitan asrama dari masa ke semasa
20)Memastikan laporan keberadaan murid adalah sahih dari masa ke semasa
21)Menjalankan tugas lain yang diarahkan oleh pihak pengurusan sekolah dari semasa ke semasa
PERATURAN AM ASRAMA
Sebarang pindaan tertakluk pada perubahan dari masa ke semasa
1. KESIHATAN MURID
Ibu bapa / penjaga dikehendaki memberitahu mengenai kesihatan anaknya kepada pihak
sekolah seperti yang disahkan oleh Pegawai Perubatan semasa pendaftaran dan dari masa ke
semasa jika perlu.
2. PAKAIAN
2.1 PAKAIAN SERAGAM SEKOLAH
Pelajar-pelajar hendaklah memakai pakaian seragam sekolah pada waktu sekolah dan
untuk upacara rasmi
2.2 PAKAIAN ASRAMA
Pelajar-pelajar dimestikan memakai pakaian yang kemas semasa di asrama dan tidak
dibenarkan memakai pakaian yang menjolok mata serta bertudung bagi pelajar
perempuan
2.3 PAKAIAN OUTING / BALIK KAMPUNG
Pelajar-pelajar yang keluar hujung minggu untuk ke bandar dikehendaki memakai baju
batik rasmi asrama dan dilarang memakai jeans.
2.4 PAKAIAN SUKAN
Pelajar-pelajar hendaklah memakai t-shirt sukan dan seluar sukan. Pelajar perempuan
yang beragama Islam hendaklah memakai pakaian sukan yang sesuai dan menutup
aurat, manakala pelajar perempuan bukan beragama Islam pula hendaklah memakai
pakaian sukan yang tidak menjolok mata.
2.5 PAKAIAN BENGKEL
Pelajar-pelajar dikehendaki memakai pakaian seperti yang diarahkan oleh guru sahaja.
2.6 PAKAIAN KOKURIKULUM
18
Pelajar-pelajar dikehendaki memakai pakaian unit beruniform dan kokurikulum pada hari
yang telah ditetapkan dan seperti yang diarahkan oleh guru dari masa ke semasa.
3. KOKURIKULUM
3.1 Masa untuk aktiviti kokurikulum ialah antara jam 5.00 petang hingga 6.00 petang
(tertakluk pada pindaan)
3.2 Semua pelajar dimestikan mengambil bahagian dalam aktiviti kokurikulum KECUALI
pelajar-pelajar yang sakit dan tidak sihat (atas nasihat Pegawai Perubatan)
4. MAKANAN
4.1 Makanan yang dihantar oleh ibu bapa / penjaga mestilah berada dalam keadaan bersih
4.2 Waktu makan di asrama adalah seperti berikut (tertakluk kepada pindaan) :
Sarapan : 6.45 pagi (Ahad hingga Khamis)
: 08.00 pagi (Jumaat / Sabtu / Cuti Umum)
Makan Tengahari : 2.45 petang (Ahad hingga Khamis)
: 12.30 tengahari ( Jumaat dan Sabtu)
Minum Petang : 4.30 petang
Makan Malam : 6.30 petang
Minum Malam : 9.00 malam
5. SURAT –MENYURAT
5.1 Surat-surat yang dikirim kepada pihak sekolah mestilah ada nama pengirim
5.2 Pelajar-pelajar tidak dibenarkan menghantar surat, melainkan melalui pejabat sekolah
5.3 Surat-surat yang dihantar dan diterima hendaklah ditapis terlebih dahulu oleh Warden
Asrama
19
10.3 Bengkel-bengkel vokasional tanpa guru
10.4 Asrama lelaki (bagi pelajar perempuan)
10.5 Asrama perempuan (bagi pelajar lelaki)
20
15. PERATURAN AM BILIK MANDI / BASUH
15.1 Penghuni asrama adalah bertanggungjawab secara berkumpulan ke atas kebersihan
bilik mandi dan bilik basuh pelajar serta laluan aras masing-masing dan memastikan
kebersihannya dijaga
15.2 Pembaziran adalah ditegah dan penghuni hendaklah mempunyai rasa
bertanggungjawab ke atas penggunaan air dan elektrik. Segala kerosakan atau
kebocoran hendaklah dilaporkan segera kepada pihak pengurusan asrama
15.3 Penghuni asrama TIDAK dibenarkan membuang sampah atau sebarang jenis bahan
asing ke dalam tandas. Penghuni aras akan dipertanggungjawabkan ke atas kes-kes
tersumbat yang disebabkan oleh kecuaian atau salahguna oleh penghuni aras
berkenaan
15.4 Pastikan tuala wanita telah dicuci dengan bersih sebelum dibuang ke dalam tong
sampah
15.5 Pelajar tidak dibenarkan merendam pakaian lebih daripada 2 hari untuk mengelakkan
bau busuk
15.6 Pelajar ditegah berebut dan hendaklah bergilir apabila menggunakan mesin basuh.
15.7 Sekiranya ada kerosakan, pelajar perlu segera melapor kepada warden atau pembantu
pengurusan murid yang bertugas dengan segera
21
16.23 Pelajar hendaklah sentiasa menghormati semua kakitangan asrama
16.24 Pelajar tidak dibenarkan membuat bising yang keterlaluan di asrama
16.25 Pelajar bertanggungjawab memastikan semua suis alatan elektrik dimatikan sebelum
meninggalkan asrama dan hendaklah mengamalkan amalan penjimatan air dan elektrik
bagi mengelakkan pembaziran
16.26 Pelajar hendaklah berada di asrama sebelum jam 11.00 malam sehingga jam 6.30 pagi
16.27 Pemasangan lilin, ubat nyamuk dan pelita tidak dibenarkan
16.28 Pelajar ditegah tidur lebih daripada seorang sekatil
16.29 Pelajar DILARANG memasak di dalam bilik asrama dan menggunakan pemanas air
jenis gegelung (immersion heater)
16.30 Memakai pakaian yang dianggap kurang sopan seperti seluar pendek, baju yang tidak
berlengan atau pakaian yang bertulis kata-kata yang hina, logo parti atau mempunyai
gambar atau lukisan yang tidak bersesuaian dengan budaya ketimuran TIDAK
dibenarkan
16.31 Rambut hendaklah sentiasa kemas. Rambut yang mengerbang atau rambut yang
beraneka fesyen TIDAK dibenarkan
16.32 Semua pelajar adalah dilarang memakai seluar jeans sepanjang berada di asrama dan
sekolah. Pelajar perlu memakai pakaian yang ditetapkan mengikut hari berkaitan
16.33 Pelajar tidak dibenarkan bermain lif untuk keseronokan turun dan naik
16.34 Pelajar tidak dibenarkan merosakkan harta benda asrama dan sekolah
22
Surat Pekeliling Ikhtisas / Surat / Pekeliling Perkhidmatan / Surat Siaran Edaran
/ Garis Panduan Berkaitan Asrama
23
TATACARA PENGURUSAN DISIPLIN
24
4. Memeras Ugut Pek.Ikhtisas 1. Pengakuan bertulis pelajar
Bil.9/1975 2. Ibu/bapa/penjaga dihubungi
dan buat perjanjian bertulis.
3. Memulangkan balik barang
yng diambil.
4. Hukuman rotan mengikut
berat/ringan kes.
5. Rujuk kepada guru
kaunseling
6. Digantung persekolahan
bagi kes berat/kesalahan
berulang.
7. Dibuang sekolah bagi kes
yang amat berat.
8. Lapor kepada polis jika
melibatkan senjata atau orang
luar.
25
5. Berjudi Pek.Ikhtisas Bil.9 1. Pengakuan bertulis pelajar
/1975 2. Nasihat oleh guru
agama/kaunseling
3. Hukuman rotan bagi
kesalahan kedua
4. Digantung sekolah bagi
kesalahan berikut.
5. Dibuang sekolah.
26
13. Mencabul Pek.Iktisas Bil.2/1981 1. Pengakuan bertulis pelajar
Kehormatan 2. Ibu bapa dihubungi dan
membuat perjanjian bertulis
3. Hukuman rotan
4. rujuk kepada guru
kaunseling
5. hukuman gantung sekolah
bagi kes berat atau kesalahan
berulang
6. Hukuman buang sekolah
14. Buang Anak 1. Pengakuan bertulis pelajar
2. Ibu bapa penjaga dihubungi
3. Hubungi Pejabat Kebajikan
Masyarakat.
4. Hubungi Jabatan Pelajaran
Negeri
5. Melapor kepada polis
15. Rogol 1. Pengakuan bertulis pelajar
2. . Ibu bapa penjaga
dihubungi
3. Dirujuk kepada Pegawai
Perubatan.
4. Maklumkan kepada Jabatan
Pelajaran Negeri
5. Lapor kepada polis
2. TINGKAH LAKU 1. Membaca Pek.iktisas. 1. Dirampas dan disimpan
LUCAH menunjukkan & Bil.2/1981 dengan berlakri sebagai bukti.
Menyebarkan bahan- 2. Memberi amaran/teguran
bahan & gambar- 3. Makluman kepada ibubapa
gambar lucah tentang tingkah laku anak.
4. Merotan tujuan untuk
mendisiplinkan.
5. Rujuk kepada guru
agama/guru kaunseling.
2. Membawa pita 1. Merampas
video lucah dan kaset 2. Simpan berlakri
lucah 3. Memberi amaran keras.
4. Makluman kepada ibubapa.
5. Merotan.
6. Rujuk kepada guru
agama/kaunseling.
3. Mengintai 1. Amaran
2. Rujuk kepada guru
bimbingan dan
kaunseling/guru agama.
3. Pengakuan diri- rakaman/
bertulis
4. Surat kepada waris.
5. Surat perjanjian
6. Gantung sekolah.
27
4. Bercumbuan dalam 1. Amaran
kawasan sekolah 2. Rujuk kepada guru
bimbingan & kaunseling/
agama
3. Lapor kepada waris.
4. Surat perjanjian.
5. Dicadang bertukar sekolah.
6. Gantung sekolah atau
buang sekolah.
5. Berkhalwat & 1. Rujuk kepada Pengarah
Denda di Mahkamah Pelajaran
28
3. Rangging/ 1. Amaran keras.
Mengadakan 2. Pengakuan bertulis
Pelancoan 3. Surat kepada ibubapa
4. Perjanjian dengan ibubapa
5. Rujuk kepada Guru
Bimbingan &
Kaunseling/Agama.
6. Gantung sekolah
3. Sikap Lalai dan 1. Amaran.
Cuai terhadap 2. Dendaan Bertulis.
Pelajaran 3. Kenalpasti masalah.
4. Merotan.
5. Rujuk kepada Guru
Bimbingan &
Kaunseling/Agama
4. TINGKAH LAKU 1. Ponteng Sekolah KP(BS)8548/12(17) 1. Surat kepada
TIDAK JUJUR Borang DM 9.2.77 ibubapa/penjaga serta amalan
gantung/buang sekolah tiga
kali amaran .
2. Jika hadir dirujuk kepada
Guru Bimbingan &
Kaunseling.
3. Rotan jika perlu.
a.Tidak hadir ke 1.Nasihat dan surat peringatan
sekolah tanpa sebab 3 kepada ibubapa/penjaga.
hari berturut-turut. 2 .Amaran keras/(nama
b.Tidak hadir ke direkod ke dalam buku
sekolah 5 hari dalam disiplin).
sebulan tanpa sebab. 3. Suat pemberitahuan kepada
c.Tidak hadir ke ibubapa/penjaga.
sekolah 31 hari 4. Gantung sekolah.
berturut-turut. 5.Buang sekolah.
d.Tidak hadir 60 hari
berturut-turut.
2.Ponteng kelas. 1. Hubungi ibubapa /penjaga
(surat tunjuk salahlaku.)
29
5.Bercakap bohong. 1.Rujuk kepada guru
kaunseling / agama.
2.Amaran keras/rotan.
3.Rujuk kepada
ibubapa/penjaga.
4.Kesalahan seterusnya rotan
dan amaran.
30
7.Lewat 1. Denda mengikut budi bicara
guru disiplin.
2. Amaran direkod.
3.Jika berulang ibubapa
dipanggil tandatangani surat
jaminan.
8.Tidak Bawa Buku Peraturan Am 1.Diberi amaran.
Sekolah 1951 2.Tindakan guru disiplin.
3.Gantung sekolah.
9. Tidak 1. Bayar nilai buku
memulangkan Buku 2. Tidak layak terima SPBT
Teks tahun berikutnya
10. Tidak Jelas Yuran Peraturan Am 1. Diberi amaran
Sekolah 1951 2. Ibubapa dihubuni.
3. Sijil Berhenti sekolah
ditahan.
11. Memakai Barang 1. Rampas dan akhir tahun
Kemas/Bawa Bahan dikembalikan
Yang Tidak Sesuai 2. Barang berharga ibu bapa
dipanggil.
3. Amaran
12. Tidak Peraturan Am 1. Nasihat dan amaran
Menyiapkan Kerja Sekolah 1951 2. Rujuk guru kaunseling
3. Hukuman rotan.
13. Membuat Bising Pek.Iktisas Bil 9/1975 1. Diberi amaran.
2. Denda ikut budi bicara
guru disiplin.
14. Menghilangkan Peraturan Am 1. Diberi amaran.
Alat Sekolah Yang Sekolah 1951 2. Menggantikannya.
Dipinjamkan
15. Buang Sampah Pek.Iktisas 9/1975 1. Diberi Amaran
Merata-rata 2. Denda membersihkan
kawasan
3. Hukuman rotan
31
CARTA ALIR PELBAGAI
Ya
Beli di Tidak
Koperasi Lengkap?
Ya
32
CARTA ALIRAN PENGURUSAN MAKANAN
Membuat pesanan
Ya
Tidak
Tindakan Puashati?
Susulan/
Ganti
Ya
Makanan disajikan
Murid makan
33
CARTA ALIRAN PENGURUSAN KESIHATAN
Membuat laporan
Terima laporan
Pemeriksaan awal
Rawatan Serius?
Ringan Tidak
Ya
Rawatan Hospital
Cuti Sakit?
Masuk bilik
sakit / Ya Tidak Masuk Wad?
balik
ke
rumah
Tidak Ya
Pembedahan
Tidak
Ya
Tandatangan kebenaran
pembedahan
Terima lawatan/ziarah
Keluar Wad
Balik ke asrama
34
CARTA ALIRAN PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN
ELEKTRIK
Membuat aduan
Terima aduan
35
CARTA ALIRAN PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN
Laporan
36
CARTA ALIRAN PENGURUSAN AKTIVITI ASRAMA
Ubahsuai
Tidak Dipersetuju?
Ya
Taklimat,panduan,bimbingan
Laksanakan aktiviti
Tidak
Berkesan?
Ubahsuai
Ya
Aktiviti diteruskan
37
CARTA ALIRAN PENGURUSAN “OUTING” DAN PULANG BERMALAM
Menerima permohonan
Memproses permohonan
Ya
Tidak
Buku rekod Tepati masa?
ditahan
Ya
Tindakan
disiplin Murid menghantar semula buku rekod
ke pejabat asrama
38
CARTA ALIRAN PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT
Membuat hebahan
Perjumpaan berlangsung
Perjumpaan tamat
Tidak
Ambil Dipatuhi?
tindakan
Ya
39
CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENGANGKUTAN PULANG BERMALAM
HUJUNG MINGGU / CUTI PENGGAL
Ya
40
CARTA ALIRAN PENGENDALIAN KES DISIPLIN
Buang kes
Tidak Puas hati / ada kes
Ya
Perbicaraan
Buang Kes
Tidak Bersalah?
Ya
41
CARTA ALIRAN PENGURUSAN RUMAH TAMU
Semak Kekosongan
42
JADUAL SEMAKAN
BUKU LAPORAN / REKOD ASRAMA
8 OGOS PENGETUA
12 DISEMBER PENGETUA
43
JADUAL HARIAN PELAJAR ASRAMA SMPKVM
HARI PERSEKOLAHAN (AHAD-KHAMIS)
MASA AKTIVITI
5.15 AM – 6.00 AM PENGURUSAN DIRI
6.00 AM – 6.30 AM SOLAT SUBUH BERJEMAAH
6.30 AM – 7.15 AM SARAPAN PAGI
7.15 AM – 7.40 PM PERHIMPUNAN HARIAN
7.40 AM – 2.45 PM SESI PERSEKOLAHAN
2.45 PM – 3.30 PM SOLAT ZUHUR / MAKAN TENGAHARI
3.30 PM – 4.30 PM AKTIVITI SEKOLAH / ASRAMA
4.30 PM – 5.00 PM SOLAT ASAR BERJEMAAH
5.00 PM – 5.15 PM MINUM PETANG
5.15 PM – 6.30 PM RIADAH / REKREASI / PENGURUSAN DIRI
6.30 PM – 7.15 PM MAKAN MALAM
SOLAT MAGHRIB & ISYAK BERJEMAAH
7.15 PM – 8.45 PM
AKTIVITI KEROHANIAN
8.45 PM – 9.15 PM MINUM MALAM
9.15 PM – 11.20 PM AKTIVITI ASRAMA / PENGURUSAN DIRI
11.20 PM – 11.30 PM BACAAN SURAH AL-MULK
11.30 PM LAMPU BILIK DIMATIKAN (LIGHT OFF)
44
* TERTAKLUK KEPADA PINDAAN DARI MASA KE SEMASA
PEMBANGUNAN
JUN KAWAD KAKI ASRAMA 25/6/2021 ZUITA
KOKURIKULUM
PROGRAM
DISEMBER PTAH ANNUAL DINNER 3/12/2021 -
TAHUNAN
45
TAKWIM JADUAL BALIK KAMPUNG ASRAMA SMPKVM 2021
TARIKH TARIKH
BILANGAN
PENGGAL BULAN BALIK KEMBALI PERKARA CATATAN
CUTI
KAMPUNG ASRAMA
TAHUN BALIK
FEBRUARI 9/2/2021 13/2/2021 4
BAHARU CINA WAJIB
BALIK
10/3/2021 13/3/2021 3 ISRAK MI’RAJ
MINGGU
MAC
CUTI PENGGAL BALIK
25/3/2021 03/4/2021 9
1
1 WAJIB
BALIK
15/4/2021 17/4/2021 2
MINGGUAN
APRIL
BALIK
29/4/2021 01/5/2021 2
MINGGUAN
BALIK
10/5/2021 15/5/2021 5 HARI RAYA
WAJIB
MEI CUTI
BALIK
27/5/2021 12/6/2021 16 PERTENGAHAN
WAJIB
TAHUN
KEPUTERAAN BALIK
JUN 17/5/2021 20/6/2021 3
SULTAN KEDAH MINGGUAN
BALIK
01/7/2021 03/7/2021 2
MINGGUAN
JULAI
CUTI PENGGAL BALIK
15/7/2021 24/7/2021 9
1 WAJIB
BALIK
05/8/2021 07/8/2021 2
MINGGUAN
OGOS
BALIK
19/8/2021 21/8/2021 2
MINGGUAN
2
CUTI PENGGAL BALIK
SEPTEMBER 09/9/2021 18/9/2021 9
2 WAJIB
BALIK
07/10/2021 09/10/2021 2
MINGGUAN
OKTOBER
BALIK
21/10/2021 23/10/2021 2
MINGGUAN
BALIK
02/11/2021 07/11/2021 5 DEEPAVALI
WAJIB
NOVEMBER
BALIK
25/11/2021 27/11/2021 2
MINGGUAN
CUTI AKHIR BALIK
DISEMBER 09/12/2021 31/12/2021 22
TAHUN WAJIB
* BALIK MINGGUAN : PELAJAR DIBERI PILIHAN UNTUK PULANG KE RUMAH ATAU TINGGAL DI ASRAMA
* BALIK WAJIB : PELAJAR DIKEHENDAKI PULANG KE RUMAH DAN TIDAK DIBENARKAN TINGGAL DI ASRAMA
* AKTIVITI ASRAMA DIJALANKAN PADA MINGGU YANG TIDAK DIBENARKAN PULANG
* SEBARANG PERMOHONAN PULANG KE KAMPUNG PADA MINGGU YANG TIDAK DIBENARKAN PULANG PERLU
MENDAPAT KEBENARAN PENGURUSAN ASRAMA TERLEBIH DAHULU
46
PELAN KEBAKARAN ASRAMA SMPKVM
A A A A
ARAS DUA ARAS DUA
BILIK DEWAN
N L N N L N
REKREASI ARAS SATU MAKAN ARAS SATU
G I G G I G
ASRAMA /
ARAS BAWAH G F G G F G ARAS BAWAH
PEJABAT
BILIK A A ASRAMA A A
GERAKAN
JALAN RAYA
JALAN RAYA
KAWASAN
PARKING
KAWASAN PARKING
ASRAMA PUTERA
BILIK
ARAS
BILIK
GERAKAN
ASPURA ASPURA ASPURA
RAWATAN
BAWAH
3 2 1
LELAKI
48
PELAN LANTAI ASRAMA SMPKVM 2021
ASRAMA PUTERI
49
PANDUAN PENGURUSAN ASRAMA SMPKVM TAHUN 2021
50