LAPORAN TUGAS PROJECT

MANAJEMEN ARSIP STATIS

‘’UPACARA NGABEN’’

Dosen Pengampu : Dra. Sri Mutmainnah., M.Si

OLEH : KELOMPOK 1

1. ANISA UTAMI (7203144024)

2. ELISABETH MANIK (7203144015)
3. GRACE HAPPILY SARAGIH (7203344021)
4. MEGA CITRA SITUMORANG (7202344010)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVESITAS NEGERI MEDAN

2022
 KATA PENGANTAR

Pertama-tama kita ucapkan puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa, sebab telah
memberikan rahmat dan karuniaNya serta kesehatan, sehingga kami mampu menyelesaikan
tugas “Project”. Tugas ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah Pendidikan
administrasi perkanotran yaitu “Manajemen Arsip Statis”.

Tugas ini disusun dengan harapan dapat menambah pengetahuan dan wawasan kita
semua khususnya bagi peserta didik. Kami menyadari bahwa ini masih jauh dari kesempurnaan,
apabila dalam tugas ini terdapat banyak kekurangan dan kesalahan, kami mohon maaf karena
sesungguhnya pengetahuan dan pemahaman kami masih terbatas, karena keterbatasan ilmu dan
pemahaman yang belum seberapa.

Kami juga bersyukur telah mengenal Ibu Dra. Sri Mutmainnah., M.Si sebagai Dosen
kami yang tidak henti-hentinya mendorong untuk tidak berhenti selalu belajar, karena itulah
bentuk konstribusi yang semestinya diberikan oleh akademisi selain bentuk konstribusi lain yang
diberikan. Melalui obrolan dan diskusi telah banyak belajar dari Ibu Dosen bagaimana agar
berjalan dengan baiknya tugas ini.

Karena itu kami sangat menantikan saran dan kritik dari pembaca yang sifatnya
membangun guna menyempurnakan tugas ini. Kami berharap semoga tugas ini dapat bermanfaat
bagi pembaca dan bagi kami kelompok 1 khususnya. Atas perhatiannya kami mengucapkan
terima kasih.

Medan, April 2022

Kelompok 1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................i

DAFTAR ISI......................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................1

A. LATAR BELAKANG MASALAH......................................................................1

B. MAKSUD & TUJUAN .........................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................2

A. NILAI GUNA PRIMER DAN SEKUNDER.......................................................2

B. BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS......................................7

BAB III PENUTUP...........................................................................................................8

A. KESIMPULAN......................................................................................................8

REFERENSI......................................................................................................................9
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kematian atau seseorang meninggal, berarti hubungan dengan dunia nyatanya telah
putus, ia dikatakan kembali ke alam baka / ke akhirat. Ida hyang Widhi atau Tuhan Yang
Maha Esa, sang pencipta kelahiran dan kematian yang berwenang menentukan status
batas usia, yang tidak dapat diramal oleh manusia biasa, kapan waktunya yang tepat
seseorang berpulang kedunia akhirat. Jadi mati adalah suatu keharusan dari hidup manusia
yang kemudian masing-masing bangsa, masing-masing agama, masing-masing suku
mempunyai cara-cara tersendiri untuk memberikan penghormatan terakhirnya sebagai
manusia yang memiliki peradaban budaya. Khususnya di Bali dengan umat yang
memeluk Agama Hindu yang menganut kepercayaan adanya roh masih hidup setelah
badan kasar tak bergerak dan terbentang kaku, mempunyai upacara yang khas dalam
penyelenggaraan jazad seseorang yang berpulang yang disebut Pitra Yajna dimana
rangkaian dari upacara ini biasa dikenal dengan Istilah Ngaben / Palebon / Pralina dll,
dan disesuaikan dengan tingkat dan kedudukan seseorang yang bernilai “Desa-Kala-
Patra-Nista-Madya-Utama”.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memberikan
gambaran secara ringkas dan jelas tentang segala sesuatu mengenai Upacara adat
Ngaben. Secara garis besarnya Ngaben itu dimaksudkan adalah untuk memproses
kembalinya Panca Mahabhuta di alam besar ini dan mengantarkan Atma (Roh) kealam
Pitra dengan memutuskan keterikatannya dengan badan duniawi itu. Dengan
memutuskan kecintaan Atma (Roh) dengan dunianya, Ia akan dapat kembali pada
alamnya, yakni alam Pitra.
Kemudian yang menjadi tujuan upacara ngaben adalah agar ragha sarira (badan /
Tubuh) cepat dapat kembali kepada asalnya, yaitu Panca Maha Bhuta di alam ini dan
Atma dapat selamat dapat pergi kea lam pitra. Oleh karenanya ngaben tidak bias ditunda-
tunda, mestinya begitu meninggal segera harus diaben. Agama Hindu di India sudah
menerapkan cara ini sejak dulu kala, dimana dalam waktu yang singkat sudah diaben,
tidak ada upacara yang menjelimet, hanya perlu Pancaka tempat pembakaran, kayu-kayu
harum sebagai kayu apinya dan tampak mantram-mantram atau kidung yang terus
mengalun. Agama Hindu di Bali juga pada prinsipnya mengikuti cara-cara ini. Cuma saja
masih memberikan alternatif untuk menunggu sementara, mungkin dimaksudkan untuk
berkumpulnya para sanak keluarga, menunggu dewasa (hari baik) menurut sasih dll, tetapi
tidak boleh lewat dari setahun. Tetapi sebenarnya dengan mengambil jenis ngaben
sederhana yang telah ditetapkan dalam Lontar, sesungguhnya ngaben akan dapat
dilaksanakan oleh siapapun dan dalam keadaan bagaimana juga. Yang penting tujuan
utama upacara ngaben dapat terlaksana. Sementara menunggu waktu setahun untuk
diaben, sawa (jenasah / jasad / badan kasar orang yang sudah meninggal) harus
dipendhem (dikubur) disetra (kuburan).
 BAB II

PEMBAHASAN

A. NILAI GUNA PRIMER DAN SEKUNDER

No Jenis Arsip Tahun Rekomendasi

Musnah Inaktif Statis

1 2 3 4 5 6

1 Surat Pembinaan 2020 2026 2025 -

2 Upacara 2020 2025 2024 -

3 Surat Pembinaan 2020 2026 2025 -

Surat

4 Penyuluhan 2020 2023 2022 -

Surat

5 permohonan / 2021 - 2024 2025

Forum

pengabdian
6 kepada 2012 2018 2017 -
masyarakat
 DAFTAR ARSIP INAKTIF

Jenis/Series Tingkat
No Tahun Jumlah No. Boks Keterangan

1 2 3 4 5 6 7
Surat Tidak
1 2020 Asli 2 Lbr 01
Tidak
2 Upacara 2020 Asli 1 Lbr 02
Surat
Tidak
3 Penyuluhan 2020 Asli 1 Lbr 03 lengkap
Forum

pengabdian
4 kepada 2012 Asli 1 Lbr 04 Lengkap
masyarakat

Medan, April 2022

Yang Mengajukan Menyetujui,

Kepala Lembaga Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan

Hermansyah, M.Pd Keysa Riamsiah

NIP:87924945145T664 NIP:87195839332112
 FOTO – FOTO BERKAS ARSIP TENTANG UPACARA NGABEN

1. FOTO NGAJUM/PENENTUAN TANGGAL NGABEN

KARTU DESKRIPSI

PENENTUAN TANGGAL NGABEN I/GH

Proses upacara Ngaben diawali dengan menentukan hari baik oleh pendeta umat hindu. Jauh-
jauh hari sebelum ketetapan tanggal, keluarga dari orang yang meninggal, menyiapkan ‘’bade
dan lembu’’, yang dibuat dari kayum, bamboo, kerats warna-warni sesuai dengan golongan
social mendiang. Setelah itu diadakan berbagai rangkaian upacara. Dengan sarana berupa sajen
dan kelengkapannya sebagai symbol seperti ritual lain umat hindu bali.
Ketika menentukan tanggal dan hari baik untuk melaksanakan Upacara Ngaben, waktu yag
dibutuhkan tidak sedikit bahkan hingga berhari-hari. Selama itu pula, jasad mendiang akan diberi
ramuan yang berfungsi untuk memperlambat pembusukan. Namun, pada masa sekarang ini
penggunaan formalin yang jauh lebih praktis digunakan oleh hamper setiap keluarga untuk
mencegah pembususkan jenazah secara cepat.
Setelah itu, sebelum dilaksanakan prosesi upacara Ngaben maka jasad hanya dikatakan tertidur.
Dikarenakan masih dianggap hanya tertidur untuk sementara waktu, maka keluarga harus
melayaninya sesuai dengan saat masih hidup seperti menyediakan makan dan minuman untuk
jasad. Ketika hal ini terjadi tidak ada air mata menetes dari para anggota keluarga karena mereka
menganggap kematian bukan untuk ditangisi melainkan suatu fase untuk mengantarkan roh ke
nirwana.

Kondisi Keterangan Asli

Baik 1 folder
 2. FOTO PEMINDAHAN JASAD KE PAMALUNGAN

KARTU DESKRIPSI

PADMA/SIMBOL RUMAH TUHAN II/GH

Pengaben ini dilakukan tidak hanya kepada jenazah yang memiliki jasad saja, bagi korban
kecelakaaan, terseret air laut, atau kejadian bom bali, tetao bisa dilakukan dengan mengambil
tanah dikejadian lokasi lalu ikut dibakar.
Setelah keluarga mendapat hari baik dari pendeta, kemudia jasad dimandikan, dikenakan pakaian
adat bali lengkap dan setelah itu proses pelepasan roh menggunkan symbol kain yang dibentuk
dengan symbol-simbol penyucian roh.
Kemudian jasad di usung ketempat pengabenan menggunakan wadah jenazah untuk proses
pembkaran atau ngaben yang dilakukan dikuburan desa setempat. Biasanya wadah ini berbentuk
Padma atau symbol rumah Tuhan.
Dilokasi pembakaran juga dilakukan upacara penyucian roh oleh pendeta atau orang yang
mumpuni, dengan menggunakan praline yaitu api abstrak yang diiringi mantra peleburan kotoran
atma yang ada di jasad.

Kondisi Keterangan Asli

Baik 1 Folder
 3. FOTO PEMBAKARAN JENAZAH

KARTU DESKRIPSI ARSIP

Bagian Upacara Ngaben I/AU

Ngaben adalah upacara pembakaran jenazah umat Hindu di Bali. Upacara ngaben merupakan
suatu ritual yang dilaksanakan untuk mengembalikan roh leluhur ke tempat asalnya.Ngaben
dalam bahasaBali berkonotasi halus yang sering disebut palebon.Palebon berasal dari kata lebu
yang artinya prathiwi atau tanah. Upacara ngaben di bali disebut sebagai sebuah budaya lokal
yang telah terimbas efek budaya global Karena salah satunya faktor pariwisata Bali yang begitu
makmur dan makin banyaknya wisatawan mancanegara yang telah membawa perubahan baik
dari segi pakaian maupun budaya hidup yang membawa kesan tersendiri bagi warga Bali
sehingga tidak salah jika mereka mulai meninggalkan adat adat nenek moyang. Upacara ini
dilakukan dengan melibatkan jenazah yang masih utuh dalam artian jenazah tidak dikubur lebih
dulu dan pelaksanaannya dilakukan antara 3 sampai dengan 7 hari setelah waktu meninggal.
Dalam waktu khusus, ada juga pelaksanaan ngaben sawa wedana yang dilakukan satu bulan
setelah jenazah meninggal. Untuk membuat tubuh manusia meninggal dunia menjadi tanah,
salah satunya dengan dibakar. Dalam ajaran Hindu, selain dipercaya sebagai dewa pencipta,
Dewa Brahma memiliki wujud sebagai Dewa Api. Jadi upacara Ngaben adalah proses penyucian
roh dengan cara dibakar menggunakan api agar bisa kembali ke Sang Pencipta.

Tahun 722 - Sekarang

Kondisi/Ket Asli
Baik 1 Folder
 BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP

BERITA ACARA
SERAH TERIMA ARSIP STATIS
Nomor : VII/ANRI/04/2022

Pada hari ini Rabu tanggal 18 bulan April tahun 2022, bertempat di Medan kami yang
bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Maya Fitriani, SE
Jabatan : Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Maya Fitriani beralamat di Jl. Bustaman
Bandar
Khalipah yang selanjutnya disebut PIHAK
PERTAMA.

2. Nama : Dr. H. Wahyu Haryadi, M.Si

NIP : 196701151993031
Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia/Arsip Daerah Provinsi/Arsip Daerah Kabupaten/Kota beralamat di Jl.
Kemerdekaan No. 1 Jakarta Timur yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Menyatakatan telah mengadakan serah terima arsip statis tentang surat edaran mengenai
kebudayaan bali seperti yang tercantum dalam Daftar Arsip Statis terlampir untuk disimpan
di Arsip Nasional Republik Indonesia/Arsip Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota.

Medan, 18 April 2022

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA

Kepala Kearsipan Kota Medan Kepala Lembaga
Kearsipan

Maya Fitriani, SE Dr. H. Wahyu Haryadi,

M.Si
NIP : 196701151993031
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari semua uraian dan penjelasan Upacara Ngaben, sebagai penutup dapatlah
disimpulkan sebasgai berikut : Ngaben adalah upacara pemberian beya atau bekal bagi
roh untuk kembali kepada asalnya, dan pembakaran mayat, tawulan atau awak-awakan
Sawa (jenasah) untuk mempercepat proses kembalinya unsur Panca Maha Bhuta ke
asalnya. Ngaben dapat dibagi dua yakni ngaben sarat dan ngaben sederhana yakni ngaben
yang dilakukan dengan cara sangat sederhana. Ngaben ini terdiri dari : Mitra Yajna,
Pranawa, Swasta, dll. Ngaben sarat adalah ngaben yang penuh sarat dengan
perlengkapan-perlengkapan upakara bebanten dan peralatan lainnya. Ngaben sarat ini
terdiri dari dua jenis yakni sawa prateka dan sawa wedhana. Kendatipun ada perbedaan
dalam materi, maupun manfaat kedua jenis ngaben ini sama saja (utama juga ia, wenang
ingangge der sang catur janma). Upacara ngaben dilandasi oleh pemikiran akan hakekat
kehidupan sebagai manusia, yang berasal dari Tuhan untuk kembali kepada Tuhan.
Untuk tercapainya tujuan Ngaben dengan semaksimal telah ditentukan adanya hari-hari
baik (dewasa). Semua peralatan dan sarana Ngaben terutama sekali pada Ngaben Sarat,
adalah merupakan simbol-simbol yang bermakna. Ngaben adalah merupakan swadharma
pretisantana untuk menunukkan rasa bakti yang mendalam terhadap leluhurnya.
Meninggal yang tidak wajar dalam umat Hindu dikenal dengan istilah Salah Pati (dicari
mati seperti contohnya : kecelakaan), dan Ulah Pati (mencari mati seperti contohnya
bunuhdiri).
 REFERENSI

Aju. Punahnya Agama Kaharingan di Kalimantan Barat. Pontianak : Samudra Mas, 2016.

R. Nyoman dan M. Ida Bagus. (1979) “Palalintangan Kalender Astrologi Bali Koleksi Museum
Bali”. Denpasar: Proyek Pengembangan Permuseuman Bali.

R. George dan J. Douglas. (2008) “Teori Sosiologi, Dari Teori Sosiologi Klasik Sampai
Perkembangan Mutakhir Teori Sosial Postmodern”. Yogyakarta: Kreasi Wacana