Pembuatan Flow dengan Microsoft Power Automate

Medina Fitri Maulida

G6401211096
Karier dan Etika Ilmu Komputer

Dalam suatu kepanitiaan, untuk memastikan bahwa tiap-tiap divisi melakukan pekerjaannya dengan
baik, perlu diadakan laporan progres secara rutin. Akan lebih praktis jika laporan progres semua divisi
terkumpul pada satu tempat dan dipisah per minggunya. Solusi yang bisa dilakukan untuk ini antara lain
adalah dengan membuat team pada Microsoft Teams, beranggotakan perwakilan masing-masing divisi,
kemudian membuat postingan setiap minggunya untuk mengumpulkan laporan progres tersebut. Untuk
membantu mempermudah kegiatan ini, Power Automate dapat digunakan untuk mengotomasi
pembuatan postingan tersebut secara terjadwal. Berikut ini adalah langkah-langkahnya.

1. Pertama-tama, klik “Create”, lalu pilih “Scheduled cloud flow”.

2. Tentukan nama dari flow, misalnya “Progress Report Mingguan”. Tentukan juga kapan flow ini
mulai dijalankan, dijadwalkan setiap berapa kali dalam satu waktu. Misalnya, jika progres report
perlu diadakan setiap beraoa minggu sekali, atur menjadi “1” dan “Week”. Pilih juga hari yang
ingin dijadwalkan, misalnya hari Jumat, berarti atur supaya lingkaran yang terpilih hanya “F”, atau
“S” (yang pertama) untuk hari Minggu. Jika sudah sesuai, klik “Create”.
3. Akan terbuka halaman penyuntingan flow yang baru berisi “Recurrence”. Klik ini, lalu klik “Edit”,
lalu “Show advanced options”. Ini akan menampilkan pengaturan lebih lanjut terkait
penjadwalan flow. Misalkan, postingan progres report ingin dibuat setiap Minggu pukul 00.20,
berarti atur “0” untuk “At these hours” dan “20” untuk “At these minutes”. Jangan lupa juga
sesuaikan dengan time zone setempat.

4. Tambahkan langkah selanjutnya dengan mengeklik “+New step”.

Jika sudah muncul tampilan sebagai berikut, klik “Microsoft Teams”.

Scroll dan cari “Post message in a chat or channel” pada “Actions”, lalu klik.
5. Klik ikon titik tiga di pojok kanan atas, lalu pada “My connections” pastikan bahwa akun yang
terpilih adalah akun yang tergabung dalam team kepanitiaan pada Microsoft Teams. Jika tidak,
klik “+Add new connection” untuk menyambungkan ke akun yang sesuai.

6. Pada pengaturannya, pilih “User” untuk “Post as” agar akun Microsoft Teams yang digunakan
mendapat notifikasi ketika ada pengguna lain yang memberi reply. Pilih “Channel” untuk “Post
in”, lalu pilih juga team kepanitiaan untuk “Team” dan salah satu channel pada team tersebut
untuk “Channel”. Isikan juga subjek dan pesan keterangan sesuai kebutuhan.
 7. Jika sudah sesuai, klik “Save” untuk menyimpan flow, lalu tunggu beberapa saat.

Tulisan berikut ini akan muncul jika penyimpanan flow sudah berhasil.

Setelah mengerjakan langkah-langkah di atas, flow akan berjalan mengikuti jadwal yang telah ditetapkan.
Postingan laporan progres progres akan secara otomatis dibuat pada hari Minggu pukul 12.20 WIB di
channel “General” dari team “Tim 1”. Perwakilan dari masing-masing divisi kemudian dapat memberi
reply pada postingan ini untuk menyampaikan laporan divisi mereka.