PT Sampoerna Agro Tbk

Permohonan Penambahan SGRO Item Code

Form No. : FRM-ABT-F&A-003
Rev. : 02

Nama : Klinik Perusahaan No. Doc. :

Company : PT. Aek Tarum Tanggal Doc. : 25 Januari 2024
Division : Klinik Perusahaan
Department : Klinik Perusahaan
Version 2.2

Unit Name
Item Product
Sub Product Item Descriptions (Vehicle & Intial Price U of M Item Code
Class Group Heavy Equipment)

CM 30 40 PINSET BEDAH 18 CM KLINIK PERUSAHAAN Rp 60,000 pcs

𝐴=𝜋𝑟
CM 30 40 PINSET EPILASI KLINIK
^2 PERUSAHAAN Rp 40,000 pcs

CM 30 41 RESUSITATOR BAYI/NEONATUS KLINIK PERUSAHAAN Rp 400,000 pcs

CM 30 42 SEMPRIT, GLISERIN KLINIK PERUSAHAAN Rp 155,000 PCS

CM 30 20 SPALK KLINIK PERUSAHAAN Rp 240,000 SET CM30200023

CM 30 39 TENSIMETER DIGITAL KLINIK PERUSAHAAN Rp 450,000 pcs CM30390004

CM 30 17 LARINGOSKOP KLINIK PERUSAHAAN Rp 2,500,000 pcs CM30170004

CM 30 33 GUNTING BUKA JAHITAN KLINIK PERUSAHAAN Rp 65,000 pcs CM30330002

CM 30 34 TIMBANGAN OBAT KLINIK PERUSAHAAN Rp 1,500,000 pcs CM30340002

CM 30 25 LEMARI OBAT NARKOTIKA/PSIKOTROPIKA KLINIK PERUSAHAAN Rp 350,000 pcs CM30250002

Version 2.2

Checklist: Check By Yes/No

1. Konfimasi bahwa item deskripsi yang persis sama atau yg menyerupai seperti yang diminta di atas tidak ditemukan di GP? User (Krani Gudang/Staff Dept.)
2. Konfirmasi bahwa semua informasi di atas sudah benar dan sesuai dengan SGRO Direktori? Head User (KTU/Dept. Mgr)
3. Apakah spesifikasi dan UoM sudah sesuai dengan nama teknis dan atau nama umum yang digunakan di perdagangan? Purchasing
4. Rekonfirmasi apakah item Code ini sudah di gunakan oleh item deskripsi yang sama atau menyerupai? Custodian
C14: Rizky Mackenzie:
Item Class Berdasarkan Mapping Item

D8: Rizky Mackenzie:

Diisi nama user yang akan menginput PR.

D9: Rizky Mackenzie:

Company User berada

D14: Rizky Mackenzie:

Product Group Berdasarkan Mapping Item

E14: Rizky Mackenzie:

SubProduct Berdasarkan Mapping Item

G14: Rizky Mackenzie:

Diisikan detail keterangan mengenai kode unit dari vehicle dan Heavy Equipment (Contoh : TRAKTOR MF 440)

H14: Rizky Mackenzie:

Diisikan detail keterangan mengenai harga penawaran terakhir dari Vendor. (Diisi oleh bagian Procurement.

Diisi angka saja

I14: Rizky Mackenzie:

Unit of Measurement, satuan umum menurut standard industry dan eksis dalam GP. Diisi oleh user dan diperiksa oleh Procurement.
 ADDITIONAL MASTER DATA - GP
USER GUIDE

PROJECT : USER GUIDE ITEM CODE INVENTORY

AUTHOR : FINANCIAL SYSTEM
FILE NAME : SGRO_USER GUIDE ITEM CODE INVENTORY
DOCUMENT VERSION : 1.1

MASTER DATA ITEM CODE INVENTORY

Panduan untuk pengisian template penambahan master data Inventory adalah sbb:

Header Dokumen
1 Nama : Nama User yang mengajukan permohonan penambahan master
3 Company : Nama Perusahaan
4 No. Doc. : Nomor Dokumen (No. Urut/Inventory/Great Plan/SR/Bulan/Tah
5 Tanggal Doc. : Tanggal Dokumen di buat
6 Division : Nama Divisi User
7 Department : Nama Department User

Detail Master Data

1 Item Class : Diisi dengan Item Class
3 Product Group : Diisi dengan Product Group
4 Sub Product : Diisi dengan Sub Product
5 Item Descriptions
Unit Name : Diisi dengan
Diisi dengan Unit
Item Name
Descriptions sesuai
(Vehicle & Standard
: Heavy Equipment)
Initial Price : Diisi dengan Harga Penawaran dari Vendor (diisi oleh Procureme
6 U of M : Diisi dengan Unit of Measurement
Item Code : Diisi oleh Custodian.

Checklist Table

Kolum Approval
1 0 : Kolom untuk tanda tangan User yang mengajukan permohonan
2 0 : Kolom Persetujuan dari Dept. Head (KTU/Depart. Manager)
3 0 : Kolom Persetujuan dari Purchasing/Procurement Staff
0 : Kolom Persetujuan dari pihak Custodian
 STER DATA - GP
GUIDE

DOCUMENT NO. : DOC-ABT-F&A-003

PAGE : 1 OF 1

CODE INVENTORY

permohonan penambahan master data Item Code Inventory

ventory/Great Plan/SR/Bulan/Tahun), contoh : (0001/INV/GP/AT/0311)

sesuai Standard

dari Vendor (diisi oleh Procurement).

r yang mengajukan permohonan ( Krani Gudang/Staff Dept )

Head (KTU/Depart. Manager)
sing/Procurement Staff
Custodian
 Prosedur Pengisian Form Permintaan Item Code baru

Tahap Deskripsi Tahap

1 User setelah mengecek dalam list directory Item Code dalam GP dan tidak
menemukan pada saat pembuatan PR. User dapat memulai melakukann pengisian
form Permintaan Item Code
2 User Mengisi Nama User pada kolom Nama User
3 User Mengisi nama Perusahaan User Berada
4 User Mengisi Nomor Document sesuai Quick Guide sheet
5 User mengisi tanggal sesuai tanggal permintaan terjadi
6 User mengisi Divisi tempat user berada
7 User mengisi Department tempat user berada
8 User mengisi Item Class sesuai panduan
9 User mengisi Product Group sesuai panduan
10 User mengisi Sub Product sesuai panduan
11 User mengisi Produk Deskripsi

12 User mengisi Unit Name

13 User mengisi Unit of Measurement

14 User mengisi Checklist nomor 1

15 User menandatangani Document

16 User mengirim email kepada dept Head terkait
17 Dept Head mengecek dan konfirmasi kembali Item Code yang diminta User
18 Dept Head mengisi Checklist nomor 2 dalam Form
19 Dept Head akan menandatangani form permintaan item code baru setelah memastikan
item tersebut tidak ada dalam master data GP
20 Dept. Head mengirim form permintaan item code kepada pihak Custodian

21 Custodian melakukan Validasi dalam Master Data Gp

22 Custodian akan mengirim Form ke Procurement setelah melakukan Validasi dalam

sistem
23 Procurement melakukan validasi item yang di request

24 Procurement mengisi Checklist nomor 4 dalam Form

25 Procurement mengirim kepada Custodian setelah setuju

26 Custodian akan input item code baru dalam Master Data GP dan dimasukkan dalam
Kolom SGRO Item Code
27 Custodian mengisi Checklist nomor 3
28 Custodian akan menandatangani form
29 Custodian mengirim Form yang sudah lengkap kepada Dept. Head User
30 Finish
ntaan Item Code baru Master Data GP

PIC Remarks
User

User
User
User
User
User
User
User
User
User
User, Procurement Produk Deskripsi wajib dikoordinasikan dengan Procurement
Staff Staff terlebih dahulu dalam hal penulisan nama barang, agar
sesuai standar industri yang berlaku
User, Procurement Unit Name wajib diisi dengan Unit Name jika Class ID termasuk
Staff Vehicle, dan Alat Berat (Heavy Equipment)
User, Procurement Unif of Measurement wajib koordinasi dengan Procurement
Staff Staff
User User memastikan semua item yang diminta sebelum ke tahap
selanjutnya
User User menandatangi secara digital dalam form
User, Dept Head Dikirim via Email
Dept Head
Dept Head Apabila tidak sesuai, maka dikembalikan kepada User
Dept. Head

Dept Head Kirim via Email, alamat email tujuan = '_allCustodianreq'

Custodian Custodian memastikan item code tersebut secara Item

Description
Custodian Kirim via Email

Procurement Procurement memastikan item tersebut sudah standar secara

class, product, dan deskripsi item sesuai standar

Procurement Apabila tidak sesuai, maka Procurement akan notifikasi kepada

Dept. Head User
Procurement kirim via email
Custodian

Custodian
Custodian Tandatangan secara digital
Custodian Kirim via Email