No.

SOP 05/SOP/PBS/BPBD-BM/2017
PEMERINTAH KABUPATEN BENER MERIAH Tanggal Pembuatan 2 Desember 2017
BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH Tanggal Revisi -
Jln.Strategis Simpang Uring-Kandepag,Kampung Tingkem Benyer Kec Bukit. Tanggal Pengesahan
E- mail : bpbdkabbenermeriah@gmail.com, - Redelong Disahkan Oleh Kepala Pelaksana BPBD

SADRA BK, SE
Nip.19591002 198510 1 001
Nama SOP Pelaksanaan Bimtek / Sosialisasi
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. Undang-undang nomor 43 Tahun 2003 tentang Pembentukan
Kabupaten Bener Meriah di Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam
2. Undang-Undang 11 Nomor Tahun 2006 tentang Pemerintahan Aceh 1. Menguasai tugas-tugas dibidang Ketatalaksanaan, Kelembagaan
3. Undang-Undang 14 Nomor Tahun 2008 tentang Keterbukaan Kepegawaian, Akuntabilitas Kinerja dan Pendayagunaan Aparatur
Informasi Publik Negara
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 33 Tahun 2008 tentang Pedo- 2. SDM memahami kebijakan reformasi birokrasi dan memiliki wawasan
man Hubungan Kerja Organisasi Perangkat Daerah dalam Penyeleng- dalam hal penyelenggaraan pemerintahan
garaan Pemerintahan Daerah 3. Memahami mekanisme tata cara pelaksanaan Bimbingan Teknis /
5. Qanun Aceh Nomor 14 Tahun 2012 tentang Perubahan Qanun Aceh Sosialisasi
Nomor 4 Tahun 2007 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Aceh
Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam
6. Qanun Aceh Nomor 1 Tahun 2008 tentang Pengelolaan Keuangan Aceh

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Surat Keluar 1. Komputer / Laptop dan Printer
2. SOP Pelaksanaan pembentukan tim pelaksana Kegiatan 2. Bahan Bimtek / Sosialisasi
3. SOP Penyediaan Nara Sumber / Fasilitator 3. ATK, Perlengkapan Peserta, Spanduk
4. SOP Pemanggilan Calon Peserta Bimtek / Sosialisasi 4. Infocus dan layar presentasi
5. SOP Penunjukan Pelaksana Penyedia Jasa 5. Ruangan Tamu / ruang rapat ber AC, Meja, Kursi Tamu
6. SOP Pelaksanaan Penyediaan ATK 6. Buku tamu dan Absen Kehadiran/Daftar Absensi
7. SOP Penyusunan Laporan Kegiatan 7. Pesawat Telepon, mesin Faximile dan Akses Internet
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Narasumber harus sdh menyampaikan kepastian kehadirannya paling - Seluruh Data dan Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan direkam pada
lambat 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan penanggungjawab data di Bagian masing-masing
2. Konfirmasi kehadiran calon peserta paling lambat 2 minggu sebelum
pelaksanaan kegiatan
PROSEDUR PELAKSANAAN BIMTEK / SOSIALISASI BPBD

PELAKSANA

NO URAIAN PROSEDUR KEPALA

KASUBBAG
PELAKSANA SEKRETARIS JFU TIM
UMUM
BPBD
1. Sekretaris Menugaskan kepada
Kasubbag Umum untuk menyiapkan
rencana Bimtek /sosialisasi

2. Menyiapkan Konsep ToR Kegiatan,

Konsep Surat Undangan/Kawat,
Konsep Surat Permintaan Nara
Sumber dan menugaskan Fungsional
Umum mengetik konsep dan
mengumpulkan bahan/data yang
dibutuhkan untuk penyelenggraan
Bimtek /sosialisasi

3. Mengetik konsep dan menyiapkan

bahan/data (materi, jadwal, absensi,
lokasi, calon peserta, rincian biaya
kegiatan, spanduk, perlengkapan
peserta dll) dan diserahkan kepada
Kasubbag Umum

4. Kasubbag memeriksa konsep naskah

dinas kegiatan dan kelengkapan Tidak
data/bahan. Jika setuju rencana
pelaksanaan Bimtek / sosialisasi dan
konsep yang jadi diserahkan kepada
SEKRETARIS. Jika tidak setuju Ya
dikembalikan kepada Fungsional
Umum untuk diperbaiki dan
dilengkapi.
2 1
PROSEDUR PELAKSANAAN BIMTEK / SOSIALISASI BPBD

PELAKSANA

NO URAIAN PROSEDUR KEPALA

KASUBBAG
PELAKSANA SEKRETARIS JFU TIM
UMUM
BPBD
5. SEKRETARIS memeriksa konsep
rencana perlaksanaan Bimtek / 2 1
sosialisasi. dan kelengkapan bahan
kegiatan Jika setuju di Paraf dan
disampaikan kepada KEPALA
PELAKSANA. Jika tidak setuju Ya
dikembalikan kepada Kasubbag
untuk diperbaiki Tidak

6. KEPALA PELAKSANA memeriksa

konsep rencana penyelenggaraan
Bimtek/sosialisasi. Jika setuju
ditanda tangani dan diserahkan
Tidak
kepada SEKRETARIS untuk ditindak
lanjuti. Jika tidak setuju
dikembalikan kepada SEKRETARIS
untuk diperbaiki
Ya

7. SEKRETARIS menugaskan Kasubbag

untuk menyiapkan konsep pidato dan
laporan panitia kegiatan Bimtek
/sosialisasi dan kesediaan Bupati
/sekda untuk membuka acara

8. Kasubbag menyiapkan konsep pidato

dan laporan panitia dan Nota Dinas
kesediaan Bupati/sekda untuk
membuka acara

9 SEKRETARIS memeriksa konsep

pidato dan laporan panitia serta
telahaan staf kesediaan Bupati
/sekda untuk membuka acara, Tidak
apabila setuju diparaf dan
diserahkan kepada KEPALA
PELAKSANA untuk ditandatangan
dan diserahkan ke Biro TU Biro
Ya
Umum dan Biro Humas, apabila
tidak serahkan ke kasubbag untuk 4 3
diperbaiki

10 KEPALA PELAKSANA memeriksa dan

mengoreksi konsep pidato, laporan
panitia, nota dinas kesediaan 4 3
Bupati /sekda untuk membuka
acara, apabila setuju ditandatangan,
diserahkan ke JFU untuk
disampaikan ke Ro Humas dan Ro
Umum serta memerintahkan Tim Tidak
untuk melaksanakan kegiatan
apabila dan apabila tidak setuju
kembalikan ke SEKRETARIS untuk
diperbaki
Ya
PROSEDUR PELAKSANAAN BIMTEK / SOSIALISASI BPBD

PELAKSANA

NO URAIAN PROSEDUR KEPALA

KASUBBAG
PELAKSANA SEKRETARIS JFU TIM
UMUM
BPBD
11 Menyampaikan surat/kawat
undangan, surat permintaan nara
sumber dan nota dinas permohonan
membuka acara bimtek/sosialisasi

12 Tim melaksanakan kegiatan

Bimtek/sosialisasi dan menyerah-kan
laporan hasil pelaksanaannya kepada
KEPALA PELAKSANA

13 KEPALA PELAKSANA memeriksa

laporan hasil pelaksanaan
Bimtek/sosialisasi. Jika setuju
ditanda tangani sebagai dokumen
laporan kegiatan dan diserahkan
kepada SEKRETARIS untuk ditindak Tidak
lanjuti. Jika tidak setuju
dikembalikan kepada Tim untuk
diperbaiki Ya

14 SEKRETARIS menyerahkan dokumen

laporan pelaksanaan kegiatan Bimtek
/ Sosialisasi pada Kasubbag Umum
untuk dicetak dan diperbanyak
sebagai bahan pertanggung jawaban 5
kegiatan

15 Kasubbag Umum menugaskan

Fungsional Umum untuk 5
mendokumentasikan hasil
pelaksanaan Bimtek /sosialisasi.

16 Fungsional Umum mengirim dan

menyimpan Laporan Pelaksanaan
Kegiatan.
AN BIMTEK / SOSIALISASI BPBD

PELAKSANA MUTU BAKU

OSEDUR KEPALA
KASUBBAG
PELAKSANA SEKRETARIS JFU TIM KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
UMUM
BPBD
an kepada Alur Kas, RKA 2 Menit Disposisi
uk menyiapkan
alisasi

ToR Kegiatan, Komputer, Printer, Kertas, Konsep (Surat

gan/Kawat, Daftar Ceklist Kegiatan, Undangan/Kawat,
taan Nara dan RKA Kegiatan, Perminta
skan Fungsional Nara Sumber)
sep dan
n/data yang 3 Hari
nyelenggraan

menyiapkan Konsep Naskah dinas dan 2 Hari Konsep (Surat

adwal, absensi, Draf untuk Perlengkapan Undangan/Kawat,
rincian biaya Kegiatan/acara serta data Kegiatan, Perminta
erlengkapan peserta Nara Sumber) yang
ahkan kepada telah diketik, data
perserta dan
Perlengkapan
Kegiatan/acara

konsep naskah Konsep (Surat 1 Hari Konsep (Surat

elengkapan Tidak Undangan/Kawat, Tor Undangan/Kawat,
uju rencana Kegiatan, Permintaan Kegiatan, Perminta
/ sosialisasi dan Nara Sumber) yang telah Nara Sumber) , dat
rahkan kepada diketik, data peserta dan peserta dan
dak setuju Ya Perlengkapan Perlengkapan
Fungsional Kegiatan/acara Kegiatan/acara, ya
iki dan telah diperiksa

2 1
AN BIMTEK / SOSIALISASI BPBD

PELAKSANA MUTU BAKU

OSEDUR KEPALA
KASUBBAG
PELAKSANA SEKRETARIS JFU TIM KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
UMUM
BPBD
ksa konsep Konsep (Surat 30 Jam Konsep (Surat
n Bimtek / 2 1 Undangan/Kawat, Tor Undangan/Kawat,
gkapan bahan Kegiatan, Permintaan Kegiatan, Perminta
di Paraf dan Nara Sumber) , data Nara Sumber) , dat
KEPALA peserta dan Perlengkapan peserta dan
ak setuju Ya Kegiatan/acara, yang Perlengkapan
Kasubbag telah diperiksa Kegiatan/acara, ya
Tidak telah diperbaiki

memeriksa Konsep final Surat 15 Menit Surat Undangan

elenggaraan Undangan/Kawat, Tor /Kawat, Tor
ka setuju Kegiatan, Permintaan Kegiatan,Permintaa
diserahkan Nara Sumber) , data Nara Sumber yang
Tidak
untuk ditindak peserta dan Perlengkapan ditandatangan, dat
uju Kegiatan/acara, yang peserta dan
SEKRETARIS telah diperbaiki Perlengkapan
Kegiatan/acara
Ya

askan Kasubbag Lembar Disposisi, Kertas, 5 Menit Disposisi

onsep pidato dan Pulpen
an Bimtek
diaan Bupati
uka acara

n konsep pidato Disposisi dan Pulpen, 5 Jam konsep pidato dan

an Nota Dinas Kertas, PC/Laptop, laporan panitia
kda untuk Printer kegiatan Bimtek
/sosialisasi dan No
Dinas untuk
membuka acara

ksa konsep konsep pidato dan 30 Menit konsep pidato dan

anitia serta laporan panitia kegiatan laporan panitia
an Bupati Bimtek /sosialisasi dan kegiatan Bimtek
uka acara, Tidak Nota Dinas untuk /sosialisasi dan No
f dan membuka acara Dinas untuk
EPALA membuka acara ya
tandatangan telah didiperiksa d
ro TU Biro diperbaiki
Ya
mas, apabila
subbag untuk 4 3

memeriksa dan konsep pidato dan 30 Menit konsep pidato dan

dato, laporan laporan panitia kegiatan laporan panitia
sediaan 4 3 Bimtek /sosialisasi dan kegiatan Bimtek
membuka Nota Dinas untuk /sosialisasi dan No
ditandatangan, membuka acara yang Dinas untuk
ntuk telah didiperiksa dan membuka acara ya
umas dan Ro diperbaiki telah diperbaiki,
tahkan Tim Tidak disetujui dan
kegiatan ditandatangani
dak setuju
ETARIS untuk

Ya
AN BIMTEK / SOSIALISASI BPBD

PELAKSANA MUTU BAKU

OSEDUR KEPALA
KASUBBAG
PELAKSANA SEKRETARIS JFU TIM KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
UMUM
BPBD
/kawat Buku Agenda, Surat, Nota 1 Hari Paraf Tanda Terima
mintaan nara Dinas dan Lampiran Surat
as permohonan (Pidato, Laporan Panitia,
ek/sosialisasi Tor Acara)

egiatan Bahan Kegiatan, Absensi, 2 Hari tandatangan daftar

n menyerah-kan Tanda Terima Bahan, hadir dan bukti tan
naannya kepada Kelengkapan peserta terima
bahan/kelengkapa
peserta

memeriksa Konsep laporan 30 Menit laporan pelaksanaa

naan pelaksanaan kegiatan kegiatan yang telah
ka setuju disetujui dan
gai dokumen ditandatangani
diserahkan
untuk ditindak Tidak
uju
Tim untuk
Ya

ahkan dokumen laporan pelaksanaan 5 Menit Disposisi

kegiatan Bimtek kegiatan yang telah
subbag Umum disetujui dan
perbanyak ditandatangani dan
ggung jawaban 5 lembar disposisi

nugaskan Lembar Disposisi, dan 1 Hari Buku laporan

ntuk 5 Pulpen pelaksanaan kegiat
hasil yang telah dicetak
/sosialisasi. diperbanyak

engirim dan Buku laporan 1 Jam Bukti Tanda Terim

Pelaksanaan pelaksanaan kegiatan
yang telah dicetak dan
diperbanyak