ANALISIS PENERAPAN SISTEM IPO (INSPECTION PRA OPERASIONAL) DALAM MANAJEMEN PEMELIHARAAN GEDUNG DAN FASILITAS SECARA BERKALA

DI PT. BRISTOL MYERS SQUIBB INDONESIA, TBK.

SKRIPSI Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Kurikulum Sarjana Strata I

Oleh Nama NRP : Dwi Gunawan Darmadi : 0810315002

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN JAKARTA 2010

ABSTRAK Kegiatan Perawatan dan pemeliharaan bangunan gedung di industri farmasi merupakan kegiatan yang dianggap penting jika ditinjau dari satu kesatuan elemen yang ada di dalam perusahaan, maka diperlukanlah suatu system yang dapat dijadikan sebagai standard dalam menjaga kenyamanan dan kualitas bangunan yang baik sesuai dengan fungsinya. Dalam hal ini PT Bristol Myers Squibb Indonesi menerapkan suatu system yang bernama IPO ( inspection Pra Oprasional ). IPO ( Inspection Pra Operasional ) adalah suatu pedoman pelaksanaan perawatan bangunan gedung dan fasilitas di ruang Produksi dan Quality, yang memiliki jenis perawatan khusus dan dilakukan secara berkala sesuai dengan persyaratan CBOB ( Cara Pembuatan OBat Yang Baik ). Mengacu pada ketentuan BPOM RI ( Badan Pengawas Obat Dan Makanan) yang berlaku di dalam perusahaan Farmasi. Data data diperoleh dengan melakukan Tanya jawab langsung dilapangan kepada pelaksana dari bagian maintenance perusahaan, penyebaran kuesioner, dan menggunakan studi literature yang diambil dari buku-buku bacaan tentang perawatan banguan gedung dan saran atau pendapat dari para ahli. Dari hasil analisis didapat kesimpulan bahwa system ini masih memiliki kekurangan khususnya jika ditinjau dari sisi pendokumentasian, system ini dianggap memiliki alur proses yang panjang karena banyaknya form form yang harus diisi oleh pelaksana perawatan gedung didalam perusahaan. Maka dari hasil analisis terhadap Penerapan system IPO ( Inspection Pra Operasional ) dalam manajemen pemeliharaan gedung dan fasilitas didapat suatu rancangan baru terhadap perbaikan form-form yang sudah ada sehingga dapat mempersingkat dan memperpendek alur pendokumentasian dalam kegiatan perawatan bangunan gedung.

vii

ABSTRACT Care and maintenance activities of buildings in the pharmaceutical industry is an activity that is considered important if viewed from a single unitary element in the company, it requires the one system that can be used as the standard in comfort and maintaining good quality buildings according to function. In this case PT Bristol Myers Squibb Indonesi implement a system which is called an IPO (inspection Pre-Operations). IPO (Pre-Operational Inspection) is an implementation of treatment guidelines for buildings and facilities in the Production and Quality, which has a kind of special treatment and is performed periodically in accordance with the requirements CBOB (Good Manufacturing Practice). Referring to the provisions of BPOM RI (Food And Drug Administration) that apply within Pharmaceutical companies. Information obtained by question and answer directly in the field to the executor of the maintenance company, distributing questionnaires, and using literature study drawn from reading books about building and maintenance banguan suggestions or opinions from the experts. From the analysis concluded that this system still has deficiencies, especially if viewed from the side of the documentation, this system is considered to have a flow of a long process because of the many forms - forms that must be filled by the executor in the building maintenance company. So from the results of an analysis of the adoption system, an IPO (PreOperational Inspection) in building maintenance and facilities management gained a new design for improved forms of existing so that it can shorten and shorten the path of documenting the activities of building maintenance.

viii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan perusahaan di Indonesia khususnya dalam sektor Farmasi dan obat-obatan menciptakan sebuah persaingan yang semakin ketat, dimana pada saat ini dalam dunia usaha kesehatan masyarakat, perusahaan Farmasi atau perusahaan Obatobatan adalah perusahaan bisnis komersial yang fokus dalam meneliti,

mengembangkan dan mendistribusikan obat, terutama dalam hal kesehatan, perusahaan Farmasi dapat membuat obat generik maupun obat bermerek. Dalam pelayanan memenuhi kebutuhan akan kesehatan masyarakat

perusahaan farmasi bukan hanya tidak lagi bertumpu pada hasil produk saja, namun juga bertumpu pada fasilitas gedung atau prasarana yang dimiliki oleh perusahaan farmasi itu sendiri, dengan berkembangnya berbagai industri farmasi di Indonesia pada saat ini banyak perusahaan penghasil obat yang saling bersaing dalam pemenuhan fasilitas gedung dan prasarana yang dimiliki perusahaan. Dengan banyaknya perusahaan farmasi dan obat-obatan yang serupa sehingga menimbulkan iklim persaingan yang ketat, maka banyak perusahaan farmasi saling berlomba dalam pemenuhan fasilitas dan prasarana yang baik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga banyak perusahaan perusahan farmasi

mengeluarkan uang yang tidak sedikit dalam menjaga dan merawat berbagai fasilitas dan prasarana yang dimiliki oleh perusahan tersebut sehingga dapat dijadikan sebuah unggulan dibandingkan dengan perusahaan farmasi serupa. Dalam perkembangannya, bangunan gedung tidak hanya mempertimbangkan kekuatan konstruksi dan arsitekturnya tetapi juga mempertimbangkan kenyamanan

-1-

penghuninya. Kenyamanan ini salah satunya dipengaruhi oleh berfungsi atau tidaknya seluruh elemen dari gedung tersebut. Untuk menjamin berfungsinya elemen-elemen tesebut maka dibutuhkan suatu perawatan yang tepat dan sesuai dengan spesifikasi dari elemen-elemen tersebut. Kegiatan pemeliharaan gedung tersebut dimaksudkan untuk menjamin dan mempertahankan kondisi bangunan, beserta elemen, bahan dan peralatan yang digunakan di gedung tersebut agar dapat berfungsi sesuai dengan rancana serta menjaga terhadap pengaruh yang merusak, sehingga mencapai atau pun melebihi usia rencana yang telah ditentukan dan akan memberikan nilai lebih berkaitan dengan kualitas dan juga kenyamanan bagi penggunanya. Perlu ditekankan pula bahwa pemeliharaan yang dilakukan secara berkala akan mengurangi resiko pengeluaran biaya akibat kerusakan gedung di kemudian hari, gedung yang dipelihara dengan baik akan meningkatkan mutu dari lingkungan hidup, baik dalam maupun diluar gedung tersebut. Pemeliharaan gedung yang baik akan memberikan perasaan nyaman, aman, tenang dan bersih kepada masing- masing individu sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja. Dengan adanya berbagai fasilitas dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan farmasi, maka manajemen perawatan gedung dan prasarana secara berkala pun sangatsangat diperlukan untuk menjaga dan menjamin agar setiap ruangan dan fasilitas gedung dalam keadaan terawat dan siap pakai sesuai dengan standard CPOB yang berlaku di dalam perusahaan. Didalam Pelaksanaan manajemen pemeliharaan bangunan gedung masih terdapat kendala kendala dikarenakan kurangnya pemahaman dan penting nya

-2-

bangunan gedung dirawat dan dipelihara dengan baik. Beberapa hal yang menyebabkan kurangnya perhatian terhadap perawatan bangunan antara lain : 1. Cara pandang personal / individu terhadap bangunan gedung yang merasa kurang memiliki setiap bangunan gedung yang ada didalam perusahaan. 2. Terbentuknya opini bahwa perawatan bangunan gedung merupakan tugas dari departemen Maintenance sehingga mengakibatkan kurangnya perhatian individu / personal untuk menjaga minimal area kerja mereka di dalam perusahaan 3. Biaya dan strategi dalam pemeliharaan bangunan dalam merawat lebih mahal dan lebih sukar dilakukan ketimbang membangun suatu bangunan gedung baru dengan fungsi yang sama. 4. Lemahnya pembinaan pencatatan ( recording ) mengenai sektor informasi bangunan seperti : inventory bangunan dan asbuild drawing misalnya, demikian pulan pencatatan atas kapan, macam apa, biaya perawatan yang pernah dilakukan, sukar sekali dapat diperoleh. Hal ini menyebabkan tidak adanya informasi pendukung yang memadai untuk penyusunan strategi perawatan bangunan yang mantap. 5. Pemeliharaan bangunan masih dianggap sebagai komplemen bangunan dan semata-mata masih merupakan permasalahan teknis. Dengan demikian perawatan bangunan belum merupakan bagian yang integral dari tujuan dan fungsi organisasi yang menggunakan bangunan tersebut. Dalam struktur organisasi manajemen perusahaan farmasi, dalam hal ini PT. Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk. Pemeliharaan dan perawatan gedung dilakukan oleh salah satu Departement yaitu Maintenance. Dalam implementasinya departemen

-3-

Maintenance dalam melakukan perawatan bangunan gedung khusus nya Produksi dan Quality mnggunakan suatu sistem perawatan yaitu IPO ( Inspection Pra Operational ) IPO merupakan suatu sistem yang digunakan sebagai pedoman pengecekan terhadap kondisi bangunan gedung dan fasilitas, yang dilaksanakan sebelum ruangan / gedung digunakan untuk proses produksi. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk membahas judul mengenai Analisis penerapan sistem IPO ( Inspection Pra Operational ) dalam manajemen pemeliharan gedung dan fasilitas secara berkala di PT. Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk. B. Perumusan Masalah 1. Identifikasi Masalah Pada penerapan system IPO ( Inspection Pra Operational ) dalam perusahaan farmasi sangatlah diperlukan agar bangunan gedung khususnya Produksi dan Quality tersebut dapat dipelihara dengan baik sesuai dengan ketentuan pemeliharaan dan perawatan gedung yang berlaku di dalam perusahaan. a. Dalam memelihara dan melakukan perawatan gedung dengan system IPO, Departement Maintenance memiliki tenaga kerja yang mempunyai latar belakang pendidikan tidak sesuai dengan pelaksanaan system ini, tetapi tenaga kerja tersebut harus menjalankan tugas pokok dan fungsinya. b. Berkaitan dengan perawatan dan pemeliharaan gedung saat ini department Maintenance masih menggunakan penyimpanan data secara manual yang kadang kala dalam system dokumentasi dari perawatan gedung tidak tersimpan sesuai urutan dari setiap pelaksanaan perbaikan yang dilakukan.

-4-

2 a.

Rumusan Masalah Mengapa Sistem IPO ini, yang digunakan oleh PT.Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk, dalam melaksanakan perawatan dan pemelihaan baik dalam maupun luar bangunan gedung Produksi dan Quality di dalam perusahaan. b. Apa saja faktor faktor penghambat proses perawatan gedung dengan menggunakan sistem IPO di dalam pelaksanaannya dilapangan. c. Bagaimana Sistem IPO ini dapat dikembangkan pada kegiatan perawatan dan pemeliharaan gedung di dalam perusahaan Industri farmasi.

C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulisan penulisan ini adalah untuk menjawab rumusan masalah yang akan diteliti yaitu sebagai berikut : 1. Mengetahui tingkat ketepatan penerapan sistem IPO ( Inspection Pra Operational ) dalam pelaksanaan perawatan gedung dan fasilitas di ruang produksi dan quality. 2. Mengetahui faktor faktor apa saja yang dapat menghambat pelaksanaan sistem IPO pada penerapannya dilapangan. 3. Mengembangkan sistem IPO pada proses pemeliharaan dan perawatan gedung secara berkala di lingkungan industri farmasi.

-5-

D. Ruang Lingkup Penelitian Untuk mencegah meluasnya pembahasan yang timbul dalam penulisan ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan dan arah penyelesaian agar dapat terfokus pada inti permasalahan yang dibahas. Maka di berikan batasan masalah sebagai berikut : 1. Penelitian Perawatan gedung dengan system IPO ( Inspction Pra Operational ) pada PT. Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk ini berlaku terhadap semua ruangan Produksi dan Quality, tidak terhadap bangunan gedung yang lain seperti Ware House, Main Office, Cafetaria dan bangunan gedung lainnya. 2. Penelitian perawatan gedung ini tidak mencakup perawatan terhadap mesin dan kelistrikan dalam perusahaan tetapi hanya fasilitas dan infrastruktur bangunan gedung Produksi dan Quality. 3. Masalah yang diteliti adalah yang berkaitan dengan penerapan sistem IPO ini pada kegiatan perawatan dan pemeliharaan gedung di dalam perusahaan. 4. Penelitian ini dilakukan tidak untuk mempengaruhi kinerja perusahaan khususnya departemen Maintenance dan Engineering PT. Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk yang sudah ada sebagai pelaksana system ini, tetapi bertujuan sebagai pengembangan yang lebih baik dari kegiatan perawatan gedung dan infrastrukturnya. E. Metodelogi Penelitian Dalam metodelogi penelitian ini akan diuraikan mengenai perancangan penelitian yang digunakan untuk mencapai tujuan dalam penulisan ini yaitu sebagai berikut :

-6-

1. Penelitian lapangan Dalam melakukan penelitian ini penulis menggunakan metode turun kelapangan dan melakukan observasi langsung terhadap pelaksanaan perawatan gedung dengan menggunakan sistem IPO ( Inspection Pra Operational ) ini di dalam perusahaan. 2. Pengumpulan data Tahap I : pengumpulan data mengenai pelaksanaan perawatan gedung dengan sistem IPO ini melalui data Form form yang telah diisi oleh pelaksana perawatan gedung. Tahap II : Pengumpulan data yang dilakukan pada tahap ini penulis mengunakan metode Interview atau tanya jawab dengan para pakar atau supervisi dari pelaksanaan sistem IPO ini didalam perusahaan. F. Sistematika yang dipergunakan dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Isi didalam pendahuluan penulis akan mengemukakan latar belakang permasalahan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian ini dilakukan dan sistematika penulisan. Bab II Tinjauan Pustaka Tinjauan Pustaka berisi tentang konsep dan teori yang berkaitan dengan permasalahan dan rangkaian hasil penelitian yang berhubungan.

-7-

Bab III Metodologi Penelitian Dalam Bab ini penulis akan mengemukakan tata cara pengumpulan data yang diperlukan, dan tata cara penyelesaian masalah. Bab IV Pengumpulan Dan Pengolahan Data Isi dalam Bab ini berisi tentang proses atau tata cara pengumpulan data dilakukan dan dipaparkan bagaimana kegiatan pengolahan data dilakukan. BAB V Analisa dan Pembahasan Isi dalam Bab ini lebih menekankan pada proses menganalisa dan membahas data yang sudah didapatkan dalam kegiatan pengumpulan data. Bab VI Kesimpulan dan saran Pembahasan dalam Bab berisi uraian mengenai kesimpulan dan saran yang dihasilkan dari pembahasan yang menggambarkan secara ringkas dan menyeluruh, serta berisikan saran-saran kepada pihak perusahaan PT.Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk. Yang berguna untuk tetap menjaga dan menjamin agar setiap ruangan dan fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat dan siap pakai sesuai dengan standard CPOB (

Cara Pembuatan Obat Yang Baik ) yang berlaku di dalam perusahaan.

-8-

BAB II LANDASAN TEORI

A.

Persyaratan Bangunan Gedung Salah satu persyaratan yang harus dipenuhi setiap bangunan gedung adalah

persyaratan teknis sesuai dengan fungsi bangunan gedung, Persyaratan teknis bangunan gedung meliputi persyaratan tata bangunan dan persyaratan keandalan bangunan gedung. Persyaratan tata yaitu meliputi persyaratan peruntukan dan intensitas bangunan gedung, arsitektur bangunan gedung, dan persyaratan pengendalian dampak lingkungan , hal ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang bangunan gedung. Yang didalamnya berisi persyaratan keandalan bangunan gedung yang meliputi : 1. Persyaratan Keselamatan Didalam pembangunan sebuah bangunan gedung, persyaratan keselamatan menduduki urutan pertama dalam skala prioritas pembangunan. Persyaratan keselamatan bangunan gedung meliputi persyaratan kemampuan bangunan gedung untuk mendukung beban muatan, serta kemampuan bangunan gedung dalam mencegah dan menangulangi bahaya kebakaran dan bahaya petir. Kemampuan bangunan gedung untuk beban muatannya merupakan kemampuan struktur bangunan gedung yang stabil dan kukuh dalam mendukung beban muatan. Disamping hal tersebut bangunan gedung juga harus mampu dalam mencegah dan menanggulangi bahaya kebakaran melalui pengamanan terhadap bahaya kebakaran system proteksi pasif dan/ atau proteksi aktif serta mencegah terhadap bahaya petir.

-8-

2.

Persyaratan Kesehatan Persyaratan kesehatan bangunan gedung meliputi persyaratan sistem tata udara, pencahayaan, sanitasi, dan penggunaan bahan bangunan gedung. Sistem tata udara merupakan kebutuhan sirkulasi dan pertukaran udara yang harus disediakan pada bangunan gedung melalui ventilasi atau lubang udara. Sistem pencahayaan merupakan kebutuhan pencahayaan yang harus disediakan pada bangunan gedung melalui pencahayaan alami dan/ atau pencahayaan buatan, termasuk pencahayaan darurat. Sistem sanitasi merupakan kebutuhan sanitasi yang harus disediakan di dalam dan di luar bangunan gedung untuk memenuhi kebutuhan air bersih, pembuangan air kotor dan/atau air limbah. Sistem sanitasi pada bangunan gedung dan lingkungannya harus dipasang sehingga mudah dalam pengoprasian dan pemeliharaannya, tidak

membahayakan serta tidak mengganggu lingkungan. Penggunaan bahan bangunan gedung harus aman bagi kesehatan pengguna bangunan gedung dan tidak menimbulkan dampak negative terhadap lingkungan. 3. Persyaratan Kenyamanan Persyaratan kenyamanan bangunan gedung meliputi kenyamanan ruang gerak dan hubungan antar ruang.kondisi udara dalam ruang, pandangan, serta tingkat getaran dan tingkat kebisingan. Kenyamanan ruang gerak merupakan tingkat kenyamanan yang diperoleh dari dimensi ruang dan tata letak ruang yang memberikan kenyamanan bergerak dalam ruangan. Kenyamanan hubungan antar ruang merupakan tingkat kenyamanan yang diperoleh dari tata letak ruang dan sirkulasi antar ruang dalam bangunan gedung untuk terselenggaranya fungsi bangunan gedung.

-9-

Kenyamanan kondisi udara dalam ruang merupakan tingkat kenyamanan yang diperoleh dari tempratur dan kelembaban di dalam ruang untuk terselenggaranya fungsi bangunan. Kenyamanan kondisi udara dalam ruang merupakan tingkat kenyamanan yang diperoleh dari tempratur dan kelembaban di dalam ruang untuk terselenggaranya fungsi bangunan. Kenyamanan pandangan merupakan kondisi dimana hak pribadi orang dalam melaksanakan kegiatan didalam gedungnya tidak terganggu dari bangunan gedung lain di sekitarnya. Kenyamanan tingkat getaran dan kebisingan merupakan tingkat kenyamanan yang ditentukan oleh suatu keadaan yang tidak mengakibatkan pengguna dan fungsi bangunan gedung terganggu oleh getaran dan/atau kebisingan yang timbul baik dari dalam bangunan gedung maupun lingkungannya. 4. Persyaratan Kenyamanan Persyaratan kemudahan meliputi kemudahan hubungan ke, dari, dan di dalam bangunan gedung, serta kelengkapan prasarana dan sarana dalam pemanfaatan bangunan gedung. Kemudahan hubungan ke, dari, dan di dalam bangunan gedung meliputi tersedianya fasilitas dan aksesibilitas yang mudah, aman, dan nyaman termasuk bagi penyandang cacat dan lanjut usia. Kelengkapan sarana dan prasarana pada bangunan gedung untuk kepentingan umum meliputi penyediaan fasilitas yang cukup untuk ruang ibadah, ruang ganti, ruangan bayi, toilet, tempat parker, tempat sampah, serta fasilitas komunikasi dan informasi.

- 10 -

B.

Tinjauan Manajemen Pemeliharaan Gedung Menurut Ebeling (1997), pemeliharaan atau maintenance didefinisikan sebagai

aktifitas agar komponen / system yang rusak akan dikembalikan / diperbaiki dalam suatu kondisi tertentu pada periode tertentu. Manajemen pemeliharaan bertujuan untuk mempelajari, mengidentifikasi, mengukur, dan menganalisis serta memperbaiki kerusakan fungsi operasional suatu system dengan meningkatkan umur pakainya, mengurangi probabilitas, kerusakan dan mengurangi down time, yang pada akhirnya akan meningkatkan ketersediaan system tersebut untuk operasi. Karena walaupun suatu system atau komponen telah didesain, diproduksi, dan dioperasikan secara benar, tetapi kerusakan fungsional akan tetap ada. 1. Definisi Pemeliharaan Gedung Menurut para ahli dan lembaga, definisi dari pemeliharaan adalah sebagai berikut: a. Arditi dan Nawakorawit (1999) Pemeliharaan digambarkan sebagai pemeliharaan suatu bangunan sehingga dapat melayani tujuan didirikannya bangunan tersebut. b. Antony S. Corder Pemeliharaan adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang atau untuk memperbaikinya sampai suatu kondisi yang dapat diterima. c. British Standarts (BS : 3811) Pemeliharaan adalah gabungan kegiatan baik dari awal pemunculan ide, kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, organisasi maupun kegiatan fisik pemeliharaan itu sendiri yang dilakukan untuk menjaga ataupun

- 11 -

mempertahankan suatu barang pada kondisi yang semestinya sesuai dengan persyaratan. d. White (1969) Pemeliharaan adalah bersinonim dengan pengendalian syarat suatu bangunan sehingga polanya berada didalam daerah yang ditetapkan artinya pemeliharaan merupakan aktifitas pengendalian suatu bangunan untuk mendapatkan bangunan dengan kondisi sesuai dengan standar/ pedoman yang telah ditetapkan. e. Maintenance Management Framework Pemeliharaan adalah suatu pekerjaan pada bangunan yang sudah ada dengan maksud antara lain: 1. Mengembalikan kondisi bangunan pada persyaratan yang telah ditetapkan 2. Mencegah terjadinya kegagalan pada bangunan 3. Memulihkan operasi yang benar sesuai dengan parameter-parameter yang telah ditetapkan 4. Menggantikan komponen-komponen yang sudah berakhir masa ekonomisnya dengan ekuivalen komponen yang modern 5. Melakukan pekerjaan perbaikan sementara dengan

mempertimbangkan kesehatan keselamatan dan keamanan 6. Menaksir bangunan untuk syarat pemeliharaan f. The Committee on Building Maintenance Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjaga,

memperbaharui, dan juga memperbaiki semua fasilitas yang ada sebagai

- 12 -

bagian dari suatu bangunan, baik fasilitas layanan maupun lingkungan standar yang berlaku dan mempertahankan kegunaan serta nilai dari bangunan tersebut. g. Laporan akhir kajian pedoman teknis pemeliharaan dan perawatan gedung 1. Pemeliharaan bangunan adalah kegiatan menjaga keandalan

bangunan gedung beserta prasarana dan sarananya agar selalu laik fungsi. 2. Pemeliharaan bangunan adalah juga merupakan suatu cara atau teknik yang tepat untuk menjaga kondisi / komponen bangunan agar selalu dalam keadaan prima sesuai dengan fungsinya. h. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum nomor : 45/ PRT/ M/ 2007 1. Pemeliharaan bangunan adalah mempertahankan kondisi bangunan agar tetap memenuhi persyaratan laik fungsi atau dalam usaha meningkatkan wujud bangunan, serta menjaga terhadap pengaruh yang merusak. 2. Pemeliharaan bangunan juga merupakan upaya untuk menghindari kerusakan komponen/ elemen bangunan akibat kerusakan bangunan/ kelusuhan sebelum umurnya berakhir. 3. Perawatan Yang dimaksud dengan perawatan bangunan adalah kegiatan memperbaiki dan/atau mengganti bagian bangunan gedung,

komponen bahan bangunan, dan atau sarana dan prasarana agar bangunan gedung tetap laik fungsi.

- 13 -

i. Building Maintenance SOP No. FO : 008, PT. Bristol Myers Squibb Indonesia Perawatan gedung adalah aktifitas pemeliharaan yang bertujuan untuk menjamin agar setiap ruangan / gedung dalam keadaan terawatt dan siap pakai sesuai dengan standar CPOB yang berlaku. 2. Tujuan Pemeliharaan gudung Tujuan Pemeliharaan Tujuan dari aktifitas pemeliharaan yang utama adalah sebagai berikut: a. Memperpanjang usia kegunaan asset b. Ketersediaan optimum persediaan peralatan yang dipasang untuk produksi dan mendapatkan laba investasi (return of investment) yang maksimal. c. Menjamin kesiapan operasional d. Menjamin keselamatan yang menggunakan sarana tersebut. 3. Sasaran Pemeliharaan gedung Sasaran dari kegiatan pemeliharaan adalah sebagai berikut: 1. Menurunkan bahkan menghilangkan kegiatan pemeliharaan 2. Perbaikan keadaan suatu peralatan atau bangunan bila terdapat kerusakan 3. Mengurangi jumlah break down 4. Overhaul untuk mengembalikan keadaan peralatan seperti semula Sedangkan sasaran pemeliharaan menurut Magee adalah: 1. Melaksanakan pekerjaan tata graha agar memelihara fasilitas dengan baik 2. Melakukan pekerjaan perbaikan utama berdasar pada biaya life cycle cost terendah.

- 14 -

3. Mengembangkan dan melaksanakan suatu system secara teratur dengan membuat penjadwalan pemeliharaan terhadap fasilitas bangunan 4. Segera melakukan perbaikan jika terdapat kerusakan-kerusakan kecil 5. Mengidentifikasi desain dan membuat peningkatan proyek untuk mengurangi dan memperkecil jumlah keseluruhan biaya pemeliharaan 6. Menggunakan fasilitas bangunan dengan hemat sesuai dengan kegunaan dan kebutuhan 7. Menyediakan laporan yang lengkap dan mudah dipahami serta

mengidentifikasi pekerjaan pemeliharaan 8. Melakukan estimasi biaya pemeliharaan yang akurat untuk memastikan mendapatkan biaya pemeliharaan yang paling rendah. Melakukan Breakdown detail biaya pemeliharaan yang teliti. Menjadwalkan semua pekerjaan yang telah direncanakan dan melakukan antisipasi terhadap pekerjaan yang tidak terencana. C. Strategi Pemeliharaan Gedung Menurut Ebeling (1997) dalam melakukan kegiatan perawatan bangunan gedung, terdapat 3 ( tiga ) macam strategi yang dapat digunakan dan dipertimbangkan dalam mengambil keputusan yaitu : 1. Perawatan pencegahan ( preventive Maintenance ) Preventive Maintenance adalah aktivitas perawatan yang dilakukan sebelum sebuah komponen atau system mengalami kerusakan dan bertujuan untuk mencegah terjadinya kegagalan fungsi. Tujuan preventive maintenance adalah sebagai berikut : a. b. Mencegah atau meminimalisasi akibat terjadinya kegagalan Mendeteksi kegagalan

- 15 -

c. d.

Menemukan kegagalan tersembunyi Meningkatkan Reliability dan Availability komponen atau system tersebut.

2. Perawatan berdasarkan variable waktu ( Time Directed Maintenance ) Kebijakan perawatan ini dilakukan berdasarkan variable waktu. Kebijakan perawatan yang sesuai untuk diterapkan pada Time Directed Maintenance adalah Periodic Maintenance dan On Condition Maintenance. Periodik Maintenace adalah Preventive Maintenance yang dilakukan secara terjadwal dan bertujuan untuk mngganti suatu komponen atau system berdasarkan pada rentang waktu tertentu. Sedangkan On Condition Maintenance adalah Preventive Maintenance yang

dilakukan berdasarkan kebijakan dari oporatornya, yang meliputi kegiatan Cleaning Inspection kegiatan ini dilakukan karena tuntutan terhadap factor keamanan atau faktor keselamatan yang tinggi. 3. Perawatan Perbaikan ( Corrective Maintenance ) Corrective Maintenance adalah kegiatan perawatan yang tidak direncanakan, kegiatan ini dilakukan setelah suatu kompoenen atau sistem mengalami kerusakan dan bertujuan untuk mengembalikan kehandalan komponen atau sistem yang rusak tersebut pada kondisi seperti semula. Kegiatan perawatan ini bersifat tidak terjadwal, artinya tergantung dari kondisi komponen atau sistem itu sendiri.

Allan T Stutts membagi strategi pemeliharaan bangunan gedung manjadi 4 ( empat ) jenis yaitu : a. Pemeliharaan korektif ( Corrective Maintenance ) Pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang dilaksanakan berdasarkan pada suatu jadwal tertentu yang sudah dibuat sebelumnya atau selama masa inspeksi, sebagian

- 16 -

kegiatan juga dilakukan sebagai hasil dari dilaksanakannya aktivitas inspeksi pada penerapan strategi pemeliharaan pencegahan. b. Pemeliharaan Renovatif ( Renovative Maintenance ) Pemeliharaan renovatif dilakukan ketika peralatan peralatan yang ada dikeluarkan untuk sementara waktu dari area pelayanan. Pemeliharaan ini melibatkan suatu modifikasi perancangan ulang atau instalasi teknologi baru. Pemeliharaan tenovative ini menjadi perlu diperhitungkan apabila biaya untuk aktivitas overhaul bertambah besar dari biaya penggantinya. c. Pemeliharaan Pencegahan (Preventive Maintenance) Pemeliharaan pencegahan merupakan suatu usaha yang dilaksanakan untuk menjaga agar kondisi bangunan tetap baik dengan melakukan inspeksi, deteksi dan

penggantian komponen terhadap gejala-gejala awal kerusakan. Pemeliharaan pencegahan ini dilakukan pada fasilitas-fasilitas bangunan yang dianggap vital sebagai upaya untuk meminimumkan terjadinya kerusakan pada fasilitas-fasilitas tersebut. d. Pemeliharaan Darurat (Breakdown Maintenance) Pemeliharaan darurat baru dilakukan apabila suatu bangunan atau peralatan mengalami kerusakan. Dengan kata lain tidak ada kegiatan pemeliharaan yang dilakukan sampai fasilitas tesebut rusak. Walaupun sebenarnya strategi pemeliharaan seperti ini tidak disarankan, tetapi strategi ini mungkin menjadi penting untuk elemenelemen dari suatu bangunan yang berharga tidak terlalu mahal. Hal ini juga berlaku untuk peralatan yang tidak terlalu penting dalam menunjang operasi pelayanan dari suatu bangunan.

- 17 -

Sedangkan menurut hasil kajian pedoman teknis pemeliharaan dan perawatan gedung (2005) pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dapat dibagi dalam 4 (empat) strategi pemeliharaan, yaitu: a. Pemeliharaan atau Perawatan Pencegahan (Preventive Maintenance) 1. Kegiatan yang ditujukan untuk mempertahankan keutuhan fisik semula dan mencegah atau menghilangkan perawatan korektif. 2. Kegiatan yang dilakukan secara teratur dengan melakukan inspeksi bangunan gedung berikut perlengkapan/ peralatannya secara rutin, agar dapat menemukan permasalahan arsitektural, struktural, mekanikal, elektrikal dan tata ruang luar, sebelum terjadi kerusakan yang membutuhkan perbaikan kecil, sedang atau besar. b. Perawatan Korektif (Corrective Maintenance) 1. Kegiatan yang melibatkan perbaikan-perbaikan nyata yang ditujukan untuk mempertahankan fungsi dari peralatan / perlengkapan bangunan gedung, fungsi utilitas, dan fungsi-fungsi lainnya sebagaimana ditentukan pada dokumen kontrak untuk dan oleh penyedia jasa / pengguna jasa. 2. Perbaikan dilakukan berdasarkan kondisi kerusakan komponen bangunan gedung. c. Pemeliharaan atau Perawatan Rutin (Routine Maintenance) 1. Kegiatan yang paling banyak dilakukan, yang merupakan bagian terbesar dari pekerjaan tata graha (house keeping). 2. Kegiatan yang difokuskan pada pekerjaan pembersihan dan perapihan serta perawatan rutin, seperti penggantian suku cadang yang sudah pada waktunya harus diganti (meskipun masih berfungsi).

- 18 -

d. Perawatan Kosmetik (Refurbishment) 1. Kegiatan yang ditujukan pada usaha meningkatkan penampilan bangunan gedung (perawatan kosmetik) dengan melakukan penggantian pada beberapa bagian bangunan gedung dengan bahan-bahan yang baru. 2. Kegiatan ini dapat berupa dekorasi, rehabilitasi, renovasi, restorasi, revitalisasi dan refurbishment. Menurut East Sussex County Council, membagi strategi pemeliharaan menjadi 4 jenis yaitu: 1. Planned Maintenance Perawatan terencana dilakukan untuk mencegah kegagalan utama dan mengurangi jumlah keseluruhan biaya pemeliharaan dari waktu ke waktu, yang dikerjakan sebagai hasil suatu penilaian terhadap aset bangunan. 2. Term Maintenace (Term Maintenance or Preventive Maintenance) Pemeliharaan yang dilakukan pada interval waktu yang telah ditentukan. 3. Reactive Maintenance Reactive Maintenance (korektif, hari perhari) merupakan pemeliharaan minor yang tidak direncanakan untuk mengetahui kerusakan barang, kegagalan atau pengrusakan dari komponen dan mengidentifikasi barang yang akan dibuang. Terlepas dari kebutuhan peraturan, tidak ada kegiatan pemeliharaan yang dilakukan sampai barang tersebut mengalami kerusakan atau kualitas barang dibawah spesifikasi minimum, reactive maintenance digunakan untuk sebagian kecil barang yang kurang penting dan diperuntukan pada barang yang akan diperbaharui, diganti atau dibuang.

- 19 -

4. Required Maintenance (Backlog) Required Maintenance (Backlog) merupakan pemeliharaan yang ditunda

pelaksanaannya pada pemeliharaan terencana maupun tidak terencana yang biasanya disebabkan karena kekurangan biaya. Menurut A.J. Fagg, strategi pemeliharaan dibagi menjadi 3 (tiga) jenis yaitu: 1. Day to day Maintenace Merupakan aktivitas pemeliharaan yang dilakukan untuk mencegah kerusakan yang tidak terduga. 2. Cyclic Maintenance Merupakan kegiatan pemeliharaan yang dilakukan untuk mencegah kerusakan. 3. Planned Maintenance Kegiatan pemeliharaan yang dilakukan untuk memperbaiki fasilitas bangunan kepada kondisi standart yang dapat diterima.

D.

Organisasi Manajemen Perawatan gedung Karena tujuan suatu instansi / departement berbeda- beda, maka susunan organisasi

pun demikian pula halnya, artinya tidak ada satu pun organisasi yang dapat digunakan untuk segala macam kegiatan dan situasi dengan hasil yang sama. Beberapa ahli mendefinisikan organisasi adalah sebagai berikut : Pfiffner & Sherwood, mendefinisikan suatu pola dari cara cara dimana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka secara intim dan terkait dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan antara satu dengan yang lainnya secara sada, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis.

- 20 -

Organisasi pemeliharaan bangunan akan ditentukan oleh karakteristik organisasi induk dimana pemeliharaan bangunan sering merupakan suatu unit atau departement / bagian yang khusus menangani kegiatan pemeliharaan bangunan, Organisasi pemeliharaan bangunan gedung bertanggung jawab terhadap : 1. Beroperasinya seluruh fasilitas yang ada dengan baik 2. Pemeliharaan bangunan gedung 3. Pemelihraan dan perbaikan fasilitas yang ada 4. Pengendalian biaya 5. Inventory suku cadang 6. Renovasi 7. Melakukan renovasi atas staff nya 8. Membuat laporan pengeluaran kegiatan kepada atasannya Matthias Aroef mendefinisikan organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuannya. Menurut Imam Soeharto ( 1997 ), proses pengorganisasian, mempunyai urutan sebagai berikut : a. Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan. Lingkup kegiatan terdiri dari sejumlah pekerjaan yang berbeda beda, misalnya tahap implementasi fisik proyek engineering construction pada perusahaan konstruksi, mulai dari menyiapkan gambar- gambar design engineering, pengadaan, pembelian material, sampai dengan konstruksi. Ini semua perlu diidentifikasi dan di klarifikasi untuk mengetahui berapa besar volume, macam dan jenis rangka bangunan sebelum diserahkan kepada individu atau kelompok yang menanganinya.

- 21 -

b. Mengelompokan pekerjaan Setelah melakukan identifikasi dan klarifikasi, dilanjutkan dengan mengelompokan pekerjaan tersebut kedalam unit atau paket yang masing-masing telah diidentifikasi biaya, jadwal, dan mutunya, selanjutnya diserahkan kepada individu atau kelompok yang menanganinya. c. Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan Sejajar dengan kegiatan tersebut butir a dan b, pada tahap ini dimulai persiapan pihakpihak yang akan menerima tugas tersebut, seperti memilih keahlian dan keterampilan kelompok yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawabnya. d. Mengetahui wewenang dan tanggung jawab Agar hasil pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan maka kelompok yang menerima pekerjaan harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya, untuk menghindari tumpang tindihnya suatu pekerjaan yang dilakukan. e. Menyusun mekanisme organisasi Mekanisme organisasi perlu dilakukan mengingat kemungkinan besar pelaku yang akan melaksanakan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain akan saling terkait dan agar semua bagian pekerjaan yang akan ditanganinya dapat bergerak maju.

Organisasi pemeliharaan gedung yang dibentuk sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pemeliharaan bangunan gedung dengan memperhatikan penyediaan pelayanan yang cukup serta mampu bekerja secara efektif dengan memonitor dan melakukan pengawasan performance bangunan gedung.

- 22 -

Sesuai dengan prisip prinsip manajemen, langkah-langkah dalam membuat organisasi pemeliharaan bangunan adalah sebagai berikut : 1. Membuat dengan bertanggung jawab divisi-divisi dengan jelas wewenangnya dengan seminimal mungkin adanya overlap 2. 3. 4. Membuat jalur vertikal kewenangan dan pertanggung jawaban sependek mungkin Membuat jumlah orang optimum yang melaporkan kepada satu orang atasannnya Menyiapkan organisasi dengan melibatkan personal personalnya.

Dalam pembentukan suatu organisasi pemelihaaan dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tipe dari pemeliharaan Jadwal atau waktu dijalankannya pemeliharaan Situasi lingkungan Ukuran dari bangunan Jangkauan dari departemen pemeliharaan bangunan gedung Tingkat penekanan kerja berdasarkan peletihan dan reliability.

Pelaksanaan pengoperasian dan perawatan yang sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan secara efisien dan efektif memerlukan organisasi yang baik dengan ketentuan sebagai berikut : a. Seluruh personil mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas dan terukur. b. c. Seluruh personil merupakan tenaga terampil dan handal sudah terlatih dan siap pakai. Manajeman menerapkan pemberian imbalan dan sanksi yang adil.

- 23 -

Bentuk Struktur organisasi Formal yang biasa digunakan oleh perusahaan yang terkenal ada 3 ( tiga ) Yaitu : a. Organisasi Fungsional Organisasi fungsional merupakan suatu bentuk organisasi dengan memecah atau mengelompokan tiap tiap item bagian sesuai dengan fungsinya, organisasi ini memiliki ciri utama struktur piramida, dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat sifat sebagai berikut : 1. Prinsip komando tunggal dimana masing masing personil hanya memiliki satu atasan. 2. Setiap personil memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas 3. Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal 4. Hubungan kerja horisontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan (policy ) dan petunjuk pelaksanaan. 5. Mekanisme koordinasi antar unit bila diperlukan dengan rapat rapat atau membentuk panitia perwakilan. Menurut Imam Soeharto ( 1997 ). Berpendapat bahwa terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh dengan menerapkan struktur organisasi fungsional antara lain : 1. Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan 2. Adanya potensi meningkatkan ketrampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidanganya. 3. Konsentrasi dan perhatian personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan. 4. Pengguna sumber daya yang semakin efisien sebagai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang ulang. 5. Memudahkan pengendalian kinerja serta biaya, jadwal, dan mutu produk.

- 24 -

Plant Manager

Equipment Supervisor

Project Management

Surveyor supervisor

Shop Operation Field Operation

Electrical Work Mekanical Work

Estimation Supervisor

Sipil Work Gambar 2.1 Function-Grouped Construction organization

Selain itu struktur organisasi tipe ini memiliki beberapa kekurangan terutama yang berkaitan dengan pengembangan organisasi bila menangani pekrjaan yang dinamis, misalnya : 1. Sulit mengkoordinasikan dan mengintegrasikan pekerjaan yang multi disiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi. 2. Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing masing bidang/ kelompok sehinggga cenderung mengabaikan tujuan akhir organisasi. 3. Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan. 4. Kurangnya jalur komunikasi horizontal. b. Organisasi Produk dan area Struktur organisasi produk dan area terbagi bagi menjadi divisi divisi bertanggung jawab terhadap laba dan rugi divisi yang bersangkutan. Pada struktur Organisasi produk apabila perusahaan mengalami perkembangan produksi atau perusahaan mengelami perkembangan produksi atau perusahaan mempunyai produksi yang berbeda-beda, maka struktur organisasi dibagi terlebih dahulu menjadi produksi tersebut.

- 25 -

General Manager

Concerete Division

Excavation Division

Mansory Divisioning

Project

Equipment

Estimator

Management

Management Shop Field Admin/ Logistic

Gambar 2.2 Product - Grouped Construction organization

Penyusunan Struktur organisasi perusahaan perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani bermacam produk, biasanya didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi jika perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur organisasi fungsional. c. Organisasi Matriks Bila pada kedua struktur organisasi sebelumnya mempunytai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertikal, maka pada organisasi matriks disamping jalur formal vertikal terdapat juga jalur formal horizontal. Struktur Organisasi matriks biasanya diciptakan berdasarkan kebaikan- kebaikan organisasi fungsional dan organisasi proyek. Para staff atau ahli dihimpun berdasarkan fungsinya untuk mengerjakan proyak tertentu. Struktur Organisasi ini memiliki beberapa

- 26 -

kelebihan / keuntungan dibandingkan organisasi dengan struktur organisaia lainnya antara lain: 1. Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tutututan ganda lingkungan. 2. Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel 3. Sesuai untuk pengembilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil 4. Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

Vice President

Direktur ManajemenProyek

Direktur Penelitian & pengembangan

Direktur Produksi

Direktur Pemasaran

Manajer Proyek A Bertanggung jawab terhadap alokasi kerja dan cara pengerjaan

Manajer Proyek B

Bertanggung jawab Memperinci paket pekerjaan sesuai dengan hasil kerja jadwal waktu dan anggaran.

Dst

Gambar 2.3 Matrikst - Grouped Construction organization

Struktur organisasi matriks juga memiliki kekurangan / kelemahan dalam pelaksanaannya antara lain :

- 27 -

1. Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis 2. Koordinasi dan komunikasi antar produk sulit. 3. Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional. 4. Integrasi ataupun standarisasi antar produk sulit tercapai.

E. IPO ( Inspection Pra Operational ) Sebagai upaya untuk mewujudkan kinerja pemeliharaan bangunan gedung yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya, diperlukan suatu sistem yang menjabarkan point atau petunjuk secara rinci mengenai apa dan bagaimana proses perawatan bangunan gedung dilakukan. Dalam hal ini penulis akan membahas suatu sistem perawatan bangunan bagian dalam gedung ruang produksi dan quality yang di beri nama IPO ( Inspection Pra Operasional ). Adapun definisi , fungsi dan tujuan IPO dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Definisi IPO ( Inspection Pra Operasional ) IPO adalah suatu pedoman pelaksanaan perawatan terhadap kondisi bangunan gedung dan fasilitas ruang Produksi dan Quality yang memiliki jenis perawatan khusus dan dilakukan secara berkala sesuai dengan persyaratan CPOB ( Cara Pembuatan Obat Yang Baik ) mengacu pada ketentuan BPOM RI( Badan Pengawas Makanan dan Minuman ) yang berlaku di dalam perusahaan farmasi. 2. Fungsi IPO ( Inspection Pra Operasional ) Perawatan bangunan gedung dengan menggunakan sistem IPO ini memiliki fungsi untuk menjamin agar setiap ruangan / gedung dalam keadaan terawat dan siap pakai / digunakan sesuai dengan standard CPOB yang berlaku saat ini Persyaratan bangunan produksi dan quality

- 28 -

Standard bangunan gedung produksi dan Quality sesuai dengan kebutuhan GMP dan persyaratan CPOB yang berlaku terhadap fasilitas bangunan gedung produksi dan quality : 1. Dinding, langit langit, posisi / kedudukan tempat lampu, dan lain lain dalam kondisi baik. 2. Tidak ada cat yang terkelupas, menggelembung dan retak. 3. Permukaan lantai, dinding dan langit langit tampak bersih, dan tidak ada kotoran atau debu yang menempel. 4. Tidak ada keretakan, lubang atau celah di sekeliling pipa. 5. Tidak ada karat, bekas genangan air, benda asing atau kebocoran. 6. Drainase tertutup dengan baik dan didesinfeksi secara teratur sesuai dengan kebutuhan. 7. Tersedia pencahayaan yang memadai. 8. Pipa pipa dan tabung silinder tidak ada kebocoran dan diberi penandaan yang baik.

9. Suplay dan Return grill AC dan filter secara visual dalam keadaan bersih dari debu, kotoran dan kerusakan. 10. Ruangan diberi penandaan / laber yang benar dan jelas Penulisan dan Pendokumentasian IPO a. Penulisan terhadap IPO sebagai berikut : AAA-IPO-ZZ-XXYYY AAA = Kode area sesuai kategori area

- 29 -

Misalnya Non Chephalosporin area = BNC ZZ = Menunjukan tahun dari pelaksanaan inspeksi terkait Contoh : 09 untuk tahun 2009 dan seterusnya XX = Menunjukan bulan dari pelaksanaan inspeksi terkait Januari Februari Dst YYY = No Urut IPO = 01 = 02

b. Pendokumentasian IPO Documen Asli disimpan dan didokumentasikan sampai seluruh tindakan perbaikan telah diselesaikan Setelah tindakan perbaikan diselesaikan, dokumen asli diserahkan ke document control untuk disimpan selama 6 tahun. 3. Tujuan IPO ( Inspection Pra Operasional ) Dengan memenuhi kebutuhan akan GMP ( Good Manufacturing Process ) yang baik sistem IPO ini diharapkan dapat menjawab akan kebutuhan tersebut melihat persaingan industri farmasi yang semakin ketat.

Adapun tujuan sistem IPO ini dilakukan adalah sebagai berikut :

- 30 -

1. Memastikan area produksi dan quality terawat dengan baik dan layak digunakan untuk pembuatan produk farmasi. 2. Mengetahui lebih awal jika terdapat penyimpangan terhadap fasilitas kerja ruang produksi dan quality. 3. Menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung, sebagai syarat tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan. 4. Pencatatan / pendokumentasian yang baik terhadap penyimpangan yang terjadi sebagai evaluasi perbaikan. 5. Menetapkan hubungan timbal balik antar satuan kerja.

- 31 -

Alur Proses Inspeksi Pra - Operational

IPO Inspector / QC Sampler / Personil yang ditunjuk Melakukan IPO Mingguan TIDAK QA Inspector Melakukan IPO Bulanan YA Sesuai? YA IPO Inspector, Supervisor/Foreman Produksi & QA Inspektor Melakukan Verifikasi Fasilitas dapat digunakan sesuai dengan IPO mingguan Sesuai?

Fasilitas dapat digunakan dalam kurun waktu tertentu

Supervisor/Foreman Area & QACompliance Menentukan ada/tidaknya pengaruh terhadap kualitas, keamanan, kemurnian dan efikasi/khasiat obat

YA

- Berpengaruh?

TIDAK

Fasilitas Produksi Dapat Digunakan dalam kurun waktu tertentu Supervisor Area Terkait Membuat CAPA

Proses tidak dapat dilanjutkan sebelum perbaikan dilakukan TIDAK QO Manager/ Personil yang ditunjuk Memverifikasi hasil inspeksi dan dampak Sesuai dengan hasil evaluasi? YA Supervisor Area Terkait Membuat CAPA TIDAK QO Manager Mereview CAPA CAPA Disetujui?

TIDAK CAPA Disetujui? Supervisor Area / QA Compliance / ME Foreman Input CAPA pada Tracking System YA Supervisor Area Terkait Melaksanakan CAPA

YA Supervisor Area / QA Compliance / ME Foreman Input CAPA pada Tracking System Supervisor Area Terkait Melaksanakan CAPA

QO Manager / Personil yang ditunjuk Verifikasi pelaksanaan CAPA

TIDAK

CAPA Telah sesuai? TIDAK YA

QO Manager / Personil yang ditunjuk Verifikasi pelaksanaan CAPA

CAPA Telah sesuai? YA Fasilitas Produksi Dapat Digunakan QA Compliance CAPA ditutup

QA Compliance CAPA ditutup

Document Control Simpan Dokumen Asli

Gambar 2.4 Alur proses IPO ( Inspection Pra Operational )

32

33

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Pendahuluan Dalam metodologi penelitian ini akan dipaparkan mengenai perancangan penelitian yang digunakan untuk mencapai tujuan dalam penulisan ini, Metodologi penelitian ini akan menguraikan stretegi penelitian, identifikasi variabel, instrumen penelitian yang digunakan, jenis data yang dikumpulkan, tekhnik pengumpulan data, tekhnik pengolahan datanya dan diakhiri dengan kesimpulan.

B.

Latar Belakang Permasalahan Kegiatan perawatan dan pemeliharaan banguanan gedung khususnya produksi dan

quality memiliki jenis perawatan khusus untuk menghasilkan bangunan gedung yang berkualitas tetapi dalam pelaksanaannya banyak individu dari pengguna bangunan itu sendiri yang tidak memahami arti pentingnya suatu bangunan sehingga kegiatan perawatan dan pemeliharan bangunan gedung diabaikan. Berikut latar belakang permasalahan dari penelitian terhadap kegiatan pemeliaharaan dan perawatan bangunan gedung : 1. Biaya dan strategi pemeliharaan lebih mahal disbanding melakukan perawatan terhdap bangunan gedung yang sudah ada 2. cara pandang personal terhadap bangunan gedung yang merasa kurang memiliki 3. lemahnya pencatatan/ recording yang tidak urut dan kadang kala pakerjaan perbaikan yang dilkukan tidak tercatat.

- 29 -

C. 1.

Rumusan Masalah Dan strategi Penelitian Rumusan Masalah

Berdasarkan gambaran yang telah penulis berikan sebelumnya, maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah : a. Mengapa sistem IPO ini, yang digunakan oleh PT Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk, dalam melaksanakan perawatan dan pemeliharaan bagian dalam ruang produksi dan quality di dalam perusahaan. b. Apa saja faktor- faktor penghambat proses perawatan gedung dengan menggunakan sisitem IPO ini di dalam pelaksanaannya dilapangan. c. Bagaiamana sistem IPO ini dapat dikembangkan pada kegiatan perawatan dan pemeliharaan bangunan gedung perusahaan industri farmasi.

2. Strategi Penelitian Dalam penelitian ini digunakan suatu strategi yang disarankan Yin ( 1996 ) untuk dapat menjawab pertanyaan dalam penelitian tersebut. Terdapat 3 ( tiga ) faktor yang akan mempengaruhi jenis strategi penelitian, yaitu : 1. Tipe pertanyaan yang diajukan 2. Luas kontrol yang dimiliki peneliti atas peristiwa perilaku yang akan diteliti. 3. Fokus terhadap peristiwa kontemporer sebagai kebalikan dari peristiwa sejarah / history.

- 30 -

Tabel 3.1. Bentuk Pertanyaan Penelitian

Strategi

Bentuk pertanyaan penelitian

Kontrol dari peneliti dengan tindakan dari penelitian yang aktual

Fokus terhafap peristiwa kontemporer

Eksperimen Survei Analisis Historis Studi Kasus

Bagaimana, mengapa Siapa, apa, dimana, berapa banyak Siapa, apa, dimana, berapa banyak Bagaimana, mengapa Bagaimana, mengapa

Ya Tidak Tidak Tidak Tidak

Ya Ya Ya / Tidak Tidak Ya

Sumber. Prof Dr.Robert K.Yin.. studi kasus Desain dari metode Raja Grafindo Persada. 2002. Hal 8

Berdasarkan tabel diatas dan jenis pertanyaan penelitian yang digunakan, maka metode yang tepat untuk menjawab pertanyaan penelitian dengan jenis pertanyaan apa adalah menggunakan metode survey dan jenis pertanyaan bagaimana adalah menggunakan metode studi kasus. D. Studi Literatur Dalam melakukan penelitian yang relevan dengan judul, sesuai dengan kegiatan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung peneliti menggunakan beberapa referensi mengenai kegiatan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung yang diperoleh dari : a. Buku buku maintenance building b. Undang undang pemerintah yang mengatur tentang bangunan gedung c. SOP dari kegiatan perawatan dan pemeliharaan bangunan gedung d. WI ( Work Instruction ) tentang kegiatan perawatan bangunan gedung e. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum f. Tesis atau skripsi dari penelitian sebelumnya

- 31 -

Dari beberapa referensi literatur diatas maka penelitian ini sangat terbantu mengenai pengadaan data dan sebagai bahan pertimbangan dalam pengajuan pertanyaan pertanyaan yang akan disusun sesuai dengan kebutuhan penelitian. E. Identifikasi Variabel Untuk menjawab pertanyaan penelitian pertama, peneliti mengidentifikasikan variabel variabel melalui kuesioner yang didapat dari literatur seperti dilihat pada tabel di bawah ini :

- 32 -

Tabel 3.2. Lembar Kuesioner 1. Organisasi 1.1 Struktur Organisai 1. Bentuk struktur organisasi mana yang sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan. ( berikan tanda ( ) pada salah satu kolom ). Fungsional 2. Produk dan area Matriks Bagaimana pembagian tugas pekerjaan pemeliharaan gedung pada pelaksanaannya dilapangan ? ( berikan tanda ( ) semua apabila diterapkan ke seluruhan ). Sesuai dengan uraian tugas yang telah ada. Berdasarkan besar kecilnya biaya pada masing- masing pekerjaan pemeliharaan. Berdasarkan tingkat kerumitan / kompleksitas pekerjaan. 3. 1.2 Spesifikasi kerja Apakah diperusahaan ini memiliki sumber daya yang mampu melakukan penilaian kondisi bangunan yang di buktikan dengan memiliki SKA / SKT sehingga dapat menentukan strategi pemeliharaan.? ( berikan tanda ( ) pada salah satu kolom ). YA / Memiliki TIDAK / tidak Memiliki

33

4. Apa yang membedakan antara pekerja bagian luar dan bagian dalam bangunan gedung.? ( berikan tanda ( ) semua apabila diterapkan ke seluruhan ). Keterampilan Pendokumentasian Tingkat pendidikan 5. Dilihat dari jenjang pendidikan, mana yang lebih dibutuhkan oleh perusahaan dalam kegiatan pemeliharan bangunan gedung.? ( berikan tanda ( ) pada salah satu kolom ). S1 2. Sumber Daya Manusia Pengalaman kerja D3 SLTA 6. Sudah berapa lama anda bekerja di perusahaan ini.? ( berikan tanda ( ) pada salah satu kolom ). 1 5 tahun 5- 10 tahun 10 15 tahun > 15 tahun 7. Apa latar pendidikan anda sehingga dapat membantu dalam menjalankan Latar belakang pendidikan kerja anda sesuai dengan fungsinya.? S2 Teknik S1 Teknik sipil D3 Teknik sipil D3 Manajemen STM / SMK bangunan
34

8. Apakah semua staff perawatan gedung disini memiliki latar belakang pendidikan teknik.? ( berikan tanda ( ) hanya pada item berikut ). Sebagian besar karyawan Separuh dari jumlah karyawan Maintenance Secara keseluruhan 9. Apa posisi anda sekarang didalam struktur organisasi perusahaan pada Posisi dan jabatan Bagian perawatan bangunan gedung dalam perusahaan.? Manager Maintenence Supervisor Maintenence Koordinator Building Staff building maintenance 10. Dalam rangka peningkatan kemampuan, berapa kali rata rata Peningkatan Kualitas penyelenggaraan untuk mengikuti pelatihan pada instansi saudara ( berikan tanda ( ) hanya pada item berikut ). Sering ( beberapa kali dalam seminggu ) Kadang-kadang ( beberapa kali dalam sebulan ) Jarang ( beberapa kali dalam setahun
35

11. Untuk menentukan strategi pemeliharaan berasal dari manakah sumber Pembagian tugas daya pada instansi saudara ? ( berikan tanda ( ) hanya pada item berikut ). Tenaga ahli dari luar keseluruhan ( full outsourching ) Beberapa tenaga ahli dari luar dan pegawai sendiri ( selective outsourching and inhouse service ) Pegawai sendiri keseluruhan ( in house service ) 12. Bagaimana penentuan kebutuhan jumlah sumber daya manusia untuk pekerjaan pemeliharaan pada instansi saudara.? ( berikan tanda ( ) semua apabila diterapkan keseluruhan ). Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ditangani Berdasarkan besar kecilnya biaya pekerjaan Berdasarkan tingkat kerumitan / kompleksitas pekerjaan. 3. IPO (inspection Pra Operational ) Data dan Informasi 13. Apakah yang menjadi sumber utama pengaduan mengenai perawatan gedung ( berikan tanda ( ) pada salah satu item berikut ). Pekerjaan plafon Pekerjaan dinding Pekerjaan lantai Pekerjaan tata graha / kosmetik
36

Cleaning and sanitation Pengendalian hama 14. Berdasarkan pengalaman saudara permasalahan apa sajakah yang timbul dalam penelitian bangunan. ( berikan tanda ( ) semua apabila diterapkan ke seluruhan ). Kekurangan staff Terlalu banyak permintaan pada perbaikan bangunan Kekurangan anggaran Desain bangunan yang tidak efisien Pelaksanaan administrasi yang tidak efisien Kualitas bangunan yang tidak memadai Sistem pendokumentasian. 15. Bagaimana jadwal penggantian atas kerusakan komponen dilakukan.? ( berikan tanda ( ) pada salah satu item berikut ). Pada saat umur ekonomis dari komponen tersebut berakhir Hanya apabila terjadi kerusakan Penggantian dilakukan sesuai dengan jadwal preventive

37

16. Bagaimana pelaksanan IPO dilapangan ( berikan tanda ( ) pada salah satu item berikut ). Berjalan lancar sesuai dengan ketentuan Kadang terjadi permasalahan Selalu bermasalah 17. Apakah pelaksanaan IPO sudah disesuaikan dengan SOP perawatan bangunan yang sudah ada.? Sudah disesuaikan secara keseluruhan Hanya sebagian besar dari SOP Mengambil referensi dari SOP 18. Permasalahan pendokumentasian apa saja yang biasa dan sering terulang terjadi dalam penggunaan sistem IPO ini ( berikan tanda ( ) pada salah satu item berikut ). Lambatnya info data entry IPO Alur / prosedur IPO yang terlalu panjang Sistem Closing atau penutupan masalah yang terlalu rumit

38

19. Apakah keseluruhan alur dalam IPO dilaksanakan pada implementasinya dilapangan ( berikan tanda ( ) pada salah satu item berikut ). Ya Tidak keseluruhan Point tertentu

20. Mengapa sistem IPO ini yang digunakan dalam pelaksanaan perawatan gedung di dalam area produksi ( berikan tanda ( ) semua apabila diterapkan semua ). Lebih detail dan rinci dalam pelaksanaan inspeksi Sistem ini memberikan masukan pada skala prioritas perbaikan Informasi tentang penyimpangan dapat terdeteksi di awal. 21. Apakah yang menjadi dasar pedoman dalam pelaksanaan jenis pekerjaan perbaikan ( berikan tanda ( ) semua apabila diterapkan semua ). Pedoman pemeliharaan Keputusan pimpinan Penilaian kondisi bangunan gedung

39

22. Melihat sistem IPO ini perbaikan perbaikan apa saja yang dapat di lakukan oleh staff perawatan gedung didalam kegiatan meintenance ( berikan tanda ( ) semua apabila diterapkan semua ). Perbaikan kualitas pekerja Perbaikan sistem dokumentasi Perbaikan standard operasional prosedur 23. Bagaimana sistem IPO ini dapat dikembangkan dengan baik di dalam perusahaan farmasi. Sistem IPO ini di buatkan sebagai SOP yang berlaku dalam perusahaan. Penetapan IPO sebagai dasar perawatan berkala dalam perusahaan. Sistem IPO ini ditetapkan secara resmi sebagai pedoman dalam perawatan bangunan gedung.

40

F.

Instrumen Penelitian Instrumen penelitian adalah alat bantu yang dipilih dan digunakan oleh peneliti dalam

kegiatan pengumpulan data agar kegiatan tersebut menjadi sistemtis dan dapat dipermudah. Data yang dikumpulkan haruslah data yang benar, agar datayang dikumpulnkan baik dan benar, instrumen pengumpulan datanya pun harus baik. Ada beberapa instrumen pengumpulan data yang dapat digunakan dan sesuai dengan teknik pengumpulan data. Dalam penelitian ini instrumen yang digunakan adalah angket ( Quesioner ). Kuesioner merupakan daftar pertanyaan, yang disusun dalam bentuk kalimat tanya, dimana dilakukan melalui media, yaitu daftar pertanyaan dikirim kepada responden, sehingga dilakukan tidak secara langsung berhadapan muka antara peneliti dan responden. Tujuan penyebaran angket adalah mencari informasi yang lengkap mengenai suatu masalah dari responden tanpa merasa khawatir bila responden memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan kenyataan dalam pengisian daftar pertanyaan.

G.

Pengumpulan Data Terdapat 2 ( Dua ) jenis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu: a. Data sekunder, didapat dari hasil studi literatur seperti buku, referensi, jurnal, penelitian lapangan dan penelitian lain yang terkait dengan penelitian ini yang bertujuan untuk identifikasi awal variabel penelitian. b. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari hasil kuisioner dan hasil wawancara dengan para pakar.

41

Dalam melakukan proses identifikasi, teknik yang digunakan untuk memperoleh hasil yang sesuai dengan tujuan penelitian, digunakan teknik wawancara terhadap para pakar, berikut adalah kriteria para pakar ; a. Para pakar berjumlah 5 orang b. Minimal pendidikan S1 dari arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, atau tata lingkungan. c. Para ahli adalah personil yang memiliki gelar keahlian dan merupakan praktisi dibidang Mainrtenance Building dan memiliki pengalaman minimal 15 tahun di bidangnya.

42

LATAR BELAKANG PERMASALAHAN

Pemeliharaan bangunan gedung Gedung yang berkualitas

PENYUSUNAN KUESIONER STUDI LITERATUR Penelitian yang relevan Referensi buku yang relevan SOP dan peraturan pemerintah Penyusunan kuesioner yang terkait dengan sistem perawatan bangunan Penyusunan kuesioner untuk disebarkan kepada para responden

Biaya dan strategi pemeliharaan lebih mahal dibanding melakukan perawatan terhadap gedung yang sudah ada

Cara pandang personal terhadap bangunan yang merasa kurang memiliki

PENGUMPULAN DATA Penyebaran kuesioner kepada responden subyek penelitian Dengan adanya sistem IPO ( inspection Pra Operasional ) dapat mengurangi penyimpanganpenyimpangan yang ada dalam pelaksanaan kegiatan perawatan bangunan gedung di dalam perusahaan

lemahnya pencatatan / record yang tidak urut dan kadang kala perkerjaan perbaikan yang dilakukan tidak tercatat

VERIVIKASI DATA Pengecekan terhadap hasil dari penyebaran kuesioner

PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA Penggunaan sistem IPO ( inspection Pra Operasional ) Analisa hasil penyebaran kuesioner kepada responden Validasi pakar terhadap hasil penelitian

RUMUSAN MASALAH Mengapa Sistem IPO ini, yang digunakan oleh PT.Bristol Myers Squibb Indonesia Tbk, dalam melaksanakan perawatan dan pemelihaan baik bangunan gedung Produksi dan Quality Apa saja faktor faktor penghambat proses perawatan gedung dengan menggunakan sistem IPO di dalam pelaksanaannya dilapangan Bagaimana Sistem IPO ini dapat dikembangkan pada kegiatan perawatan dan pemeliharaan gedung di dalam perusahaan Industri farmasi. SARAN KESIMPULAN

Mengembangkan sistem IPO ( inspection pra operational )

Validasi kepada subyek penelitian dan para pakar terhadap pengembangan sistem IPO

Gambar 3.1 Road Map Metodologi Penelitian

43

44

H.

Tahap Verifikasi Data Pada bab ini akan dibahas mengenai pengumpulan dan analisa data yang dilakukan

dalam penelitian ini. Pengumpulan data tahap pertama dilakukan melalui study literatur untuk mengetahui variabel variabel pada tahap pelaksanaan perawatan bangunan gedung. Pengumpulan data tahap dua dilakukan dengan metode interview kepada pakar. Pada tahap ini pertanyaan pertanyaan kuesioner disusun dari hasil studi literatur kemudian di verifikasi, klarifikasi dan validasi oleh pakar. Pertanyaan kuesioner tersebut disebar ke 16 responden dan untuk dijawab, memberi komentar, tanggapan maupun masukan, masing masing memberikan masukan atau perubahan pada pertanyaan kuesioner. I. Pengolahan Data dan Analisa Data Pengolahan data dan analisa data dilaksanakan untuk menjawab pertanyaaan penelitian (Research question) yang pertama dengan langkah sebagai berikut : Analisa Data 2 Dalam menganalisa data kuesioner yang disebar kepada responden pada objek penelitian, menggunakan metode statistik deskriptif. Metode ini adalah metode paling sederhana yang menghasilkan gambaran umum. Analisa Data 3 Analisa data 3 menggunakan metode wawancara dengan para pakar, jumlah pakar sebanyak 3 orang yaitu pimpinan dari Dept Maintenance. Analisa data 3 ini bertujuan untuk mengklarifikasi hasil penyebaran kuesioner dibagian Maintenance dan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi terhadap faktor-faktor perawatan bangunan dengan menggunakan sistem IPO ini.

45

J.

Kesimpulan Dalam penelitian ini digunakan metode penelitian yaitu survei dan studi kasus. Metode

penelitian survei ini digunakan untuk mengetahui mengapa sistem IPO ini, yang digunakan dalam melaksanakan perawatan dan pemeliharaan bagian dalam ruang produksi dan quality di dalam perusahaan dan mengetahi apa saja faktor- faktor penghambat proses perawatan gedung dengan menggunakan sisitem IPO ini di dalam pelaksanaannya dilapangan dan metode studi kasus kepada para pakar digunakan untuk mengembangkan sistem IPO pada kegiatan perawatan dan pemeliharaan bangunan gedung perusahaan industri farmasi.

46

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

A.

Pengumpulan Data PT Bristol-Myers Sqiubb Indonesia Tbk. merupakan salah satu perusahaan penanaman

modal asing dari Amerika Serikat yang bergerak dalam bidang farmasi / obat- obatan yang berlokasi di jalan Raya Jakarta Bogor Km-38, Cimanggis Depok. Secara Internasional PT Bristol-Myers Sqiubb Indonesia Company mempunyai misi memproduksi produk produk bermutu tinggi dalam rangka memperpanjang dan meningkatkan kualitas hidup manusia. Visi dari PT Bristol-Myers Sqiubb Indonesia Tbk. Adalah menjadikan Technical Operational sebagai organisasi supply berkualitas paling tinggi, paling dapat diandalkan dan disegani/ dipercaya dalam industri farmasi. Startegi untuk mencapai visi ini adalah : 1. Terbaik dalam menjaga kualitas dan kepatuhan 2. Bermental tim pemenang 3. Mengutamakan aspek keselamatan kerja dan lingkungan hidup 4. Memiliki kemampuan teknis tinggi 5. Fleksibel dan sigap dalam memberikan respon 6. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan 7. Berhasil guna dalam aspek keuangan PT Bristol-Myers Sqiubb Indonesia Tbk. Telah mendapatkan 16 setifikat CPOB ( cara Pembuatan Obat Yang Baik ) dari BPOM ( balai Pengawasan Obat dan Makanan ) Departemen Kesehatan RI untuk berbagai jenis obat. Sertifikat CPOB tersebut sebagai
- 43 -

jaminan bahwa PT Bristol-Myers Sqiubb Indonesia Tbk. Diakui untuk memproduksi obat yang bermutu tinggi. Sebagai perusahaan PMA ( Penanaman Modal Asing ) PT Bristol-Myers Sqiubb Indonesia Tbk. Juga mengikuti standard Bristol-Myers Sqiubb Internasional, kewajiban dari setiap personel yang bekerja di lingkungan PT Bristol-Myers Sqiubb Indonesia Tbk. Adalah senantiasa menjaga tingkat kepatuhan ( compliance ) dengan mengikuti semua aturan yang berlaku. B. Subyek Penelitian Bangunan gedung Produksi dan Quality PT. Bristol Myers Squibb Indonesia, merupakan bangunan gedung yang cuckup penting jika ditinjau dari fungsinya dan kelangsungan Operasional perusahaan, dibandingkan dengan bangunan gedung penunjang lainnya. jika di skala prioritaskan memiliki urutan pertama dalam arti sangat penting jika ditinjau dari sistem manajemen perawatan bangunan gedung karena gedung ini merupakan jantung operasional perusahaan yang memerlukan perawatan khusus sesuai dengan standard CPOB ( Cara Pembuatan Obat Yang Baik ). Dalam hal ini meliputi kinerja gedung dari fungsi yang disandangnya dan juga keadaan kondisi fisiknya. 1. Fungsi Bangunan Bangunan gedung Produksi dan Quality adalah tempat dilaksanakannya proses / aktifitas pembuatan obat obatan berlangsung, bangunan ini memiliki luas area 3065 m gedung ini didesain berbeda gedung bangunan yang lain, standard kualitas mengacu pada ketetapan BPOM ( Badan Pengawas Obat dan Makanan ) perbedaannya sangat jelas jika dilihat dari konstruksi bangunan dan bahan yang digunakan dengan kondisi fisiknya sebagai berikut : a. Struktur / konstruksi Ceiling atau Plafon terbuat dari bahan plat polyurethane yang dilapisi dengan palt seng dengan ketebalan 12 Cm sehingga plafon ini dapat
- 44 -

menahan beban seberat 450 Kg, memiliki permukaan yang halus serta terbebas dari retak dan sambungan bercelah, sudut dinding membentuk coving sehinga tidak ada bagian sudut pada palfonnya. b. Permukaan dindingnya sangat halus karena dilapisi dengan bahan Epoxy sebagai lapisan terluarnya dengan ketebalan 200 Micron, tidak ada sudut pada sambungan antar dinding sehingga dapat memudahkan pelaksanaan proses pembersihan. c. Konstruksi lantainya terbuat dari bahan Epoxy kedap air dengan warna light grey, permukannya rata dan tidak bernat / bercelah, sudut sudut antar dinding dan lantai membentuk coving sehingga memudahkan proses pembersihan dengan efektif. d. Desain pemipaan yang terpasang di dalam ruangan produksi tidak menempel pada dinding tetapi digantungkan dengan suppot / penahan besi menggunakan siku siku pada jarak yang cukup dan memudahkan proses pembersihan secara meyeluruh pada bagian pipa. e. Memiliki saluran pembuangan air ( Drainage )yang cukup besar, yang dirancang dan dilengkapi dengan bak control serta ventilasi yang baik untuk mencegah terjadinya arus balik ketika dialiri.

2.

Kondisi fisik bangunan Perlu dipertimbangkan fasilitas pengkondisian ruangan, dengan kebutuhan akan GMP ( Good Manufacturing Process ) maka diperlukan suatu sistem perawatan bangunan gedung yang baik pula. Umum Departement Maintenance Building merupakan pengelola pemeliharaan bangunan gedung produksi dan quality yang ada di dalam perusahaan PT. Bristol Myers Squibb Maintenance & Engineering

- 45 -

Indonesia sub bagian indoor sebagai pelaksana dari sistem IPO ini memiliki komposisi pegawai sebagai berikut :

D3
Manajemen

10%

Lain - Lain 62%

D3 teknik 18% S1 teknik 8% S2 Teknik 2%

Gambar 4.1 Komposisi Pegawai Maintenance & Engineering

Sumber : Hasil Olahan

a. Tugas : 1. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan bangunan gedung bagian dalam ruangan. 2. Melaksanakan sistem IPO dalam perawatan bangunan gedung. 3. Melakukan pencatatan terhadap pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan gedung dan bangunan serta sarananya. 4. Mengatur penggunan gedung serta fasilitas peralatannya.

b. Wilayah tugas, meliputi : 1. Lantai lantai gedung 2. Dinding gedung 3. Ceiling ( plafon ) gedung 4. Ruang ruang kerja ( process )
- 46 -

5. Fasilitas area dalam gedung ( telepon, kabel kabel, gril suply dan return Ac ) 6. Pintu pintu dan jendela 7. Loker karyawan

Struktur ogranisasi dapat dilihat pada gambar berikut :

As of Dec
09 M&E MANAGER Utility & Project Supervisor Part & Maint. Plan Staff S/part Adm in. Staff Qualif & Calib. Tech Staff Utility. Tech Staff Maintenance Supervisor EHS Officer WWTP & B3 Tech.

Machinery Maint. Coordinator

Building MTC Coodinator

O/S HVAC Staff O/S PWS Staff O/S Boiler Staff O/S Compressor Staff

VS TMP Tech. Staff VS CTP Tech. Staff VS DMD Tech. Staff

Outdoor Staff Gardening Staff

Indoor Staff Pest Control Staff Cleaning & sanitasi Staff

Gambar 4.2 . Struktuktur Organisasi Maintenance & Engineering Dept

Sumber : Hasil Olahan

C.

Informasi Umum Responden 1. Tingkat responden terhadap kuesioner Sampel responden yang digunakan dalam penelitian ini adalah pegawai yang bekerja pada bagian maintenance prusahaan sebanyak 16 orang. Sampel responden diambil dari bagian maintenance perusahaan di karenakan seluruh kegiatan perawatan

- 47 -

dan pemeliharaan bangunan gedung yang berada di dalam perusahaan dilakukan oleh maintenance Dept. Berikut merupakan tabel tingkat respon terhadap kuesioner pada bagian maintenance di dalam perusahaan.

Tabel. 4.1 Tingkat respon terhadap kuesioner pada bagian maintenance perusahaan Keterangan Hilang / tidak kembali Valid TOTAL Jumlah 0 16 16 Prosentase 0,0 100,0 100,0

Dari 16 kuesioner yang telah disebar pada staff bagian maintenance perusahaan, 16 kuesioner kembali atau tingkat respon terhadap kuesioner 100 % penyebaran kuesioner dilakukan dalam waktu 1 (satu) hari, dan untuk pengembalian kuesioner dari responden membutuhkan waktu 7 ( tujuh ) hari hasil jawaban dari responden tersebut akan dianalisa lebih lanjut lagi.

0%

100%

kembali

tidak kembali

Gambar 4.3 Tingkat Respon terhadap kuesioner di bagian maintenance

- 48 -

2. Data Responden Peneliti membagi data responden kedalam 3 ( tiga ) kategori yaitu pendidikan terakhir, jabatan serta lama bekerja / pengalaman kerja yang dijelaskan di bawah ini. 3. Pendidikan terakhir Pertanyaan dari kuesioner yang menyangkut sumber daya manusia adalah pendidikan terakhir dari masing masing responden yaitu staff maintenance perusahaan, pertanyaan ini di desain agar peneliti mengetahui tingkat / latar belakang pendidikan terakhir staff yang bekerja di dept meintenance perusahaan. Peneliti mengelompokannya dalam 5 ketegori yaitu S2 teknik, S1 Teknik sipil , D3 teknik sipil , D3 manajemen, dan SMK / STM bangunan, peneliti mengelompokan mengenai latar belakang pendidikan berdasarkan pada Keputusan Dewan Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional Nomor 71/KPTS/LPJK/D/VIII/2001 tentang pedomon sertifikasi dan Registrasi Tenaga Ahli Jasa Konstruksi. Yang menyebutkan bahwa sertifikasi keahlian ( SKA ) dapat diperoleh dengan cara menyelesaikan pendidikan sekurang kurangnya pendidikan diploma III ( D3 ) di perguruan tinggi atau setara yang telah terakreditasi dan telah melakukan pemagangan secara profesional yang diakhiri dengan pengujian atau penilaian oleh Asosiasi Profesi terkait. Di dalam persyaratan untuk memperoleh sertifikat keahliat ( SKA ) yang diterbitkan oleh Asoaiasi Perawatan Bangunan Indonesia ( APBI ) latar belakang pendidikan yang disyaratkan yaitu minimal Diploma III teknik sipil, Arsitektur. Mesin, electrikal, dan tata lingkungan.

Tabel. 4.2 Jenjang / latar belakang pendididkan pada bagian maintenance perusahaan - 49 -

Latar Belakang Pendidikan S2 Teknik S1 / D III teknik Sipil D III Manajemen SMK / STM bangunan SMA TOTAL
Sumber : hasil Olahan

Jumlah 1 6 1 8 0 16

Prosentase 6,3 37,5 6,3 50,0 0,0 100,0

Gambar 4.2 Jenjang pendidikan pada bagian maintenance

SMA S2 Teknik

SMK / STM bangunan D III Manajemen

S1 / D III teknik Sipil

S2 Teknik SMK / STM bangunan

S1 / D III teknik Sipil SMA

D III Manajemen

Gambar 4.4 Jenjang pendidikan pada bagian maintenance Sumber : hasil Olahan

Berdasarkan dari grafik diatas dapat diketahui bahwa pada bagian maintenance perusahaan didominasi dengan pegawai yang mempunyai latar belakang pendidikan SMK/STM yaitu sebanyak 8 orang, ( 50 % ), S I dan D III teknik sebanyak 6 orang ( 37,5 % ), sisanya mempunyai latar belakang D III manajeman dan S 2 teknik sebanyak 1 orang dengan persentase ( 6.3 % ).
- 50 -

4. Posisi Jabatan Peneliti mengajukan pertanyaan ini dengan tujuan mengetahui jabatan dari masing masing responden, sehingga dapat diketahui secara pasti posisi jabatan responden dalam manajemen pemeliharaan bangunan gedung.
Tabel. 4.3 Posisi dan jabatan pada bagian maintenance perusahaan

Posisi dan jabatan Manajer teknik Supervisor maintenance Koordinator Building Staff Building Maintenence TOTAL Sumber : hasil Olahan

Jumlah 1 1 2 12 16

Prosentase 6,25 6,25 12,5 75,0 100,0

Jumlah Manajer teknik, 1 Supervisor maintenance, 1 Koordinator Building, 2 Staff Building Maintenence, 12 Manajer teknik Koordinator Building Supervisor maintenance Staff Building Maintenence

Gambar 4.5 Posisi dan jabatan pada bagian maintenance Sumber : hasil Olahan

Berdasarkan grafik diatas, posisi atau jabatan dari jumlah staff sebanyak 16 orang yang ada pada bagian maintenence perusahaan adalah sebagai berikut manajer
- 51 -

teknik 1 orang, Supervisor Maintenence 1 orang, Koordinator Building terdiri dari 2 orang dan 12 orang lainnya sebagai Staff Maintenance.

5. Lama Bekerja / Pengalaman Kerja Pertanyaan ini bertujuan untuk mengetahui lamanya / pengelaman bekerja dari masing masing responden pada bagian maintenence sehingga dapat di ketahui secara pasti apakah responden tersebut merupakan karyawan / stafff yang baru bekerja atau sudah berpengalaman di bidang building maintenance, selain itu juga pertanyaan ini bertujuan untuk mengetahui responden telah bekerja berapa lama pada bagian maintenence perusahaan.

Tabel. 4.4 Lama bekerja / pengelaman kerja pada bagian maintenance perusahaan

Masa Pengalaman kerja 1 5 Tahun 6- 10 Tahun 11 15 Tahun > 15 Tahun TOTAL Sumber : hasil Olahan

Jumlah 1 8 4 3 16

Prosentase 6,2 50,0 25,0 18,8 100,0

Jumlah

3, 19%

1, 6%

4, 25%

8, 50%

- 52 1 5 Tahun 6- 10 Tahun 11 15 Tahun > 15 Tahun

Gambar 4.6 Lama bekerja / pengalaman kerja pada bagian maintenance Sumber : hasil Olahan

D.

Analisa Data Pada bab ini semua data akan disajikan dalambentuk grafik maupun tabel. Dan pada

bab ini pula akan disajikan ilustrasi serta hasil jawaban responden terhadap kuesioner yang diajukan oleh peneliti. 1. Organization Dalam melaksanakan kegiatan perawatan bangunan gedung sangat dibutuhkan penentuan jenis organisasi untuk mengetahui kebutuhan akan Sumber Daya Manusia agar mengetahui tugas pokok dan fungsinya didalam melaksanakan manajemen perawatan bangunan gedung pada departemen maintenance & engginering sesuai dengan pertanyaan melalui kuesioner yang diajukan oleh peneliti. Pembagian tugas pekerjaan perawatan dan pemeliharan gedung Lingkup kegiatan ini terdiri dari sejumlah pekerjaan yang berbeda beda misalnya tahap pelaksanaan fisik proyek dari bagian mintenance & enngineering pada perusaahan konstruksi, mulai dari menyiapkan gambar gambar design enggineering, pengadaan, pembelian material, sampai dengan konstruksi. Ini semua perlu diidentifikasi dan diklarifikasi untuk mengetahui berapa besar volume, macam, dan jenisnya dalam rangka mengetahui
- 53 -

berapa besar volume dalam menangani kerusakan atau apabila terjadi penyimpangan terhadap standard bangunan yang telah ditentukan sebelum diserahkan kepada individu atau kelompok yang menanganinya.diperlukan pembagian tugas yang jelas dan terperinci mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan oleh masing masing pekerja sehingga dapat melaksanakan fungsinya dengan baik dan menghasilkan hasil yang maksimal.
Tabel. 4.5 Lingkup pembagian tugas pada dept Maintenance

Jumlah Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ditangani Berdasarkan besar kecilnya biaya pekerjaan Berdasarkan tingkat kerumitan / kompleksitas pekerjaan Sumber : hasil Olahan
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Berdas ark an lingk up pek erjaan yang ditangani 16 100 Berdas ark an b es ar k ec ilnya b iaya pek erjaan 12 75

Prosentase 100,0 75,0 37,5

16 12 6

Berdas ark an tingk at k erumitan / k om plek sitas 6 37.5

Jum lah Pros entas e

Gambar 4.7 Lingkup pembagian tugas Pada Dept Maintenance

Didalam aktivitas pemeliharaan bangunan gedung terdapat dua macam perawatan yang dilakukan yaitu perawatan bangunan bagian luar dan dalam dari bangunan gedung. Sesuai dengan pelaksanaanya perawatan bagaian dalam memiliki perbedaan dengan
- 54 -

perawatan bagian luar gedung, karena bagaian dalam memiliki jenis perawatan khusus yaitu dilihat dari segi pendokumentasiannya.
Jum lah

Ke te ra m pila n pe ke rja , 29%

Siste m pe ndokum e nta sia n, 47%

Tingka t pe ndidika n, 24%

Keteram pilan pek erja

Sisitem pendokumentasian

Tingkat pendidikan

Gambar 4.8 Perbedaan pekerjaan antara bagian dalam dan luar Pada Dept Maintenance Sumber : hasil Olahan

Tabel. 4.6 perbedaan perawatan bagian luar dan dalam bangunan gedung Jumlah Keterampilan pekerja Sisitem pendokumentasian Tingkat pendidikan Sumber : hasil Olahan Jenjang pendidikan yang lebih diutamakan oleh perusahaan dalam kegiatan perawatan bangunan gedung. Terkait dengan pertanyaan diatas tentang keahlian tenaga kerja, dibutuhkan pula backround / latar belakang pendidikan yang dapat membantu pekerja dalam menjalankan fungsinya, berikut jawaban para responden. 10 16 8 Prosentase 62.5 100.0 50.0

Tabel. 4.7 kebutuhan tenaga kerja berdasarkan jenjang pendidikan

- 55 -

Jumlah S1 D3 STM / SLTA Sumber : hasil Olahan 2 10 4

Prosentase 12.5 62.5 25

Jum lah

STM / SLTA 25%

S1 13%

D3 62%

S1

D3

S TM / S LTA

Gambar 4.9 Kebutuhan tenaga kerja berdasarkan jenjang pendidikan Sumber : hasil Olahan

2.Sumber Daya Manusia Ketersediaan Sumber Daya yang memiliki Sertifikat Keahlian (SKA) atau Sertifikat Keterampilan (SKT). Jika dilihat kepentingan dari perawatan bangunan gedung sangat diperlukan tenaga ahli yang dapat menilai kondisi suatu bangunan gedung Sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 36 tahun 2002 tentang peraturan pelaksanaan Undang Undang Nomor 28 2002 tentang bangunan gedung dan peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2000 tentang usaha dan peran masyarakat konstruksi, membutuhkan tenaga kerja perawatan bangunan yang memiliki sertifikat

- 56 -

keahlian (SKA) maupun sertifikat keterampilan ( SKT ) jawaban dari responden mengenai pertanyaan tersebut.

gedung Berikut adalah

Tabel. 4.8 Ketersediaan SDM yang memiliki SKA atau SKT Jumlah Memiliki Tidak Memiliki Total Sumber : hasil Olahan 0 16 16 Prosentase 0.0 100.0 100.0

0, 0%

16, 100%

Memiliki

Tidak Memiliki

Gambar 4.10 Ketersediaan SDM yang memiliki SKA atau SKT Sumber : hasil Olahan

Dari grafik diatas terlihat bahwa pada Dept Maintenance & Enngineering tidak terdapat Sumber Daya manusia yang memiliki Sertifikat keahlian (SKA) pada tingkat manajerial dan Sertifikat Keterampilan (SKT) pada tingkat Non Manajerial didalam perawatan bangunan gedung, sesuai dengan pasal 73 ayat ( 1 ) Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2005 tentang peraturan pelaksanaan Undang Undang Nomor 28 Tahun 2002
- 57 -

tentang bangunan gedung. Penentuan strategi pemeliharaan terhadap sumber daya manusia yang terdapat didalam Dept Maintenence. Didalam kegiatan pemeliharaan bangunan gedung perusahaan banyak dibantu oleh tenaga tenaga kerja dari luar perusahaan seperti outsourching berikut jawaban para responden.

Tabel. 4.9 Strategi pemeliharaan berdasarkan keterampilan Sumber Daya Manusia Jumlah Tenaga ahli dari luar ( Full Outsourching ) Beberapa tenaga ahli dari luar dan pegawai sendiri
( selective outsourching and inhouse service )

Prosentase 0.0 100.0 100.0 100.0

0 16 0 16

Pegawai sendiri keseluruhan ( in house service ) Total Sumber : hasil Olahan

Dari data diatas terlihat jelas bahwa dalam pelaksanaan perawatan bangunan gedung pihak perusahaan menggunakan beberapa tenaga ahli dari luar dan pegawai sendiri atau ( Selective outsourching and inhouse service ). Maka dalam pemilihan tenaga tenaga ahli tersebut hendaknya tenaga ahli yang memiliki sertifikat keterampilan atau keahlian, sedangkan pegawai yang ada ( in House ) berfungsi sebagai pendukung dalam pekerjaan pemeliharaan yakni menyiapkan dokumen sampai dengan proses pembayaran dilakukan. Meskipun personil In house service menjadi terbantu dengan adanya outsourching namun kedepan, personil yang ada seharusnya tetap memiliki sertifikat keahlian.

- 58 -

Jum lah

0%

0%

100%

Tenaga ahli dari luar ( Full Out s ourc hing ) B eberapa tenaga ahli dari luar dan pegawai s endiri ( s elec tive outs ourc hing and inhous e s ervic e ) P egawai s endiri k es eluruhan ( in hous e s ervic e )

Gambar 4.11

Strategi pemeliharaan berdasarkan keterampilan tenaga kerja Sumber : hasil Olahan

3. Inspection Pra Operational ( IPO ) Penerapan sistem IPO Dalam perusahaan farmasi sangatlah diperlukan agar bangunan gedung khususnya Produksi & quality tersebut dapat dipelihara dengan baik sesuai dengan ketentuan pemeliharaan dan perawatan gedung yang berlaku di dalam perusahaan.Berikut analisa dari jawaban jawaban para responden melalui kuesioner yang disebarkan. Penggunaan sistem IPO dalam pelaksanaan perawatan gedung di dalam area produksi dan quality Sebagai upaya untuk mewujudkan kinerja pemeliharaan bangunan gedung yang terukur dan dapat di evaluasi keberhasilannya, diperlukan suatu sistem yang menjabarkan point atau petunjuk secara rinci mengenai apa dan bagaimana proses perawatan bangunan gedung dilakukan. Tidak seperti bangunan gedung yang lain ruangan produksi dan quality memiliki sistem perawatan khusus yang dilaksanakan sesuai dengan ketetentuan dari pamerintah dalam hal ini BPOM ( Badan Pengawas Obat dan Makanan ).

- 59 -

Tabel. 4.10 Penentuan sistem IPO sebagai pedoman pemeliharan bangunan gedung ruang produksi dan quality Jumlah Lebih detail dan rinci dalam pelaksanaan Inspeksi Sistem ini memberikan masukan pada skala prioritas perbaikan yang akan dilakukan. Informasi tentang adanya penyimpangan dapat terdeteksi lebih awal Sumber : hasil Olahan Jika dilihat dari tabel berikut dapat kita lihat bahwa penggunaan sistem IPO ini sangat efektif terbukti dengan responden yang memilih lebih dari 50 % terhadap jawaban yang ada dan fungsi IPO ini sangat berguna bagi pelaksana dilapangan karena dapat membantu memberikan informasi tentang adanya penyimpangan dapat terdeteksi lebih awal. 14 12 Prosentase 87.5 75.0

16

100.0

100 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 87.5 75

14

12

16

Lebih detail dan rinci dalam pelaksanaan Inspeksi

Sistem ini Inf ormasi tentang memberikan adanya mas ukan pada penyimpangan skala prioritas dapat terdeteksi perbaikan yang lebih aw al akan dilakukan.

Jumlah

Prosentase

Gambar 4.12 Penentuan Sistem IPO sebagai pedoman pemeliharan bangunan produksi & quality Sumber : hasil Olahan

Permasalahan yang timbul dalam kegiatan penelitian perawatan bangunan. Kegiatan perawatan bangunan gedung yang dilakukan secara berkala tidak selelu mengalami kebaikan
- 60 -

saja tetapi banyak kendala kendala dilapangan yag sering ditemukan oleh pekerja, tetapi tentu saja permasalahan permasalahan tersebut harus diatasi, apa sajakah permasalahan yang sering timbul dalam kegiatan perawatan gedung. Tabel. 4.11 Permasalahan yag sering timbul dalam kegiatan perawatan bagunan gedung Jumlah Kekurangan staff Terlalu bangunan Kekurangan anggaran Desain bangunan yang tidak efisien Pelaksanaan administrasi yang tidak efisien Kualitas bangunan yang tidak memadai System pendokumentasian banyak permintaan pada perbaikan 5 8 4 10 6 8 14 Prosentase 31.25 50.00 25.00 62.50 37.50 50.00 87.50

Jika dilihat dari tabel diatas terlihat bahwa permasalahan pertama atau kendalah yang sering dihadapi oleh para pekerja dalam penelitian bangunan gedung adalah sistem pendokumentasian dengan 14 orang responden dengan persentase 87.50 %, dan

permasalahan kedua yang sering muncul adalah desain bangunan yang tidak efisien dari 16 responden 10 diantaranya yang memilih dengan persentase 62,50 %, sehingga mengakibatkan terlalu banyaknya permintaan perbaikan pada bangunan gedung.hal ini pula yang menempati pilihan ke tiga tertinggi dari para responden mengenai kendala yang timbul dalam kegiatan perawatan bangunan gedung terlihat dari jumlah tabel diatas, 8 orang responden yang memilih dengan persentase 50.00 % dalam hal ini terlihat bahwa permasalahan yang timbul saling terkait satu dengan yang lainnya. Dan dapat ditunjukan dalam grafik sebagai berikut.

- 61 -

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 5 8 4 10 6 8 14 Prosentase Jumlah 31.25 25 62.5 50 50 37.5 87.5

Kekurangan staff

Terlalu banyak permintaan pada perbaikan bangunan

Kekurangan anggaran

Desain bangunan yang tidak efisien

Pelaksanaan administrasi yang tidak efisien

Kualitas bangunan yang tidak memadai

Jumlah

Prosentase

Gambar 4.13 Permasalahan yang sering timbul dalam kegiatan perawatan bangunan gedung Sumber : hasil Olahan

Didalam pelaksanaannya kegiatan perawatan bangunan gedung yang, dilakukan tidak hanya menerima order perbaikan yang siftnya rutin saja tetapi banyak juga permintaanpermintaan yang sifatnya urgenitas atau sesuatu yang permintaan yang mendadak, pertanyaan berikut akan menjawab bagaimana para staff maintenence mengatur jadwal perbaikan atas suatu komponen.

Tabel. 4.12 Jadwal penggantian atas kerusakan komponen Jumlah Prosentase

- 62 -

System pendokumentasian

Pada saat umur ekonomis dari komponen tersebut berakhir Hanya apabila terjadi kerusakan Penggantain dilakuakan sesuai dengan jadwal preventive maintenance

6 12 4

37.50 75.00 25.00

Jika dilihat dari tabel diatas para staff melakukan perbaikan atas kerusakan komponen sebanyak 6 responden memilih pada saat umur ekonomis berakhir dengan prosentase 37.50 % baerati jadwal penggantian dilakukan jika umur atau komponen telah umur ekomonisnya, sebanyak 12 orang dengan presentase 75 % responden melakuakn jadwal panggantain terhadap kerusakan komponen dilakukan jika terjadi kerusakan saja.kemudian 4 orang responden dengan presentase 25 % responden melakukan perbaikan atas kerusakan komponen dilakukan sesua dengan jadwal preventive maintenance

Jumlah

12

Pada saat um ur ek onomis dari komponen tersebut berakhir Hany a apabila terjadi kerusak an Penggantain dilak uakan ses uai dengan jadwal preventive maintenance

Gambar 4.14 Jadwal penggantian dalam kegitatan perawatan bangunan gedung

Permasalahan pendokumentasian dalam perawatan bangunan gedung yang sering terjadi secara berulang Jika ditinjau dari segi perbaikan perawatan bangunan gedung ada
- 63 -

permasalahan yang dapat diatasi dengan sekali perbaikan atau pekerjaan, tetapi adakalanya perbaikan yang terjadi dapat terulang atau pekerja merasa kasulitan dalam mengatasi masalah,dan sistem pendokumentasian sangat diperlukan untuk mengetahui history / sejarah perbaikan yang dilakukan, ada pula kendala kendala pendokumentasian di lapangan yang para pekerja alami berikut jawaban para responden. Tabel. 4.13 Permasalahan pendokumentasian yang sering terjadi dalam kegiatan perawatan gedung Jumlah Lambatnya Info Data entry IPO Alur / prosedur IPO yang terlalu panjang System closing / penutupan masalah yang terlalu rumit Total 2 5 9 16 Prosentase 12.50 31.25 56.25 100.00

31%

Jumlah

13%

56%

Lambatnya Info Data entry IPO Alur / prosedur IPO yang terlalu panjang System closing / penutupan masalah yang terlalu rumit
Gambar 4.15 Permasalahan pendokumentasian yang sering timbul dalam kegiatan perawatan bangunan gedung

Dari grafik data diatas terlihat permasalahan pendokumentasian yang sering terjadi menurut para responden berada pada urutan pertama ialah pada sistem closing / penutupan
- 64 -

masalah yang terlalu panjang dengan 56.50 %, permasalahan pendokumentasian kedua alur / prosedur IPO yang telalu panjang sehingga menimbulkan kesulitan bagi pakerja dalam perbaikan, kemudian permasalahan ketiga lambatnya info dari data entry IPO, dengan prosentase 12.50 % dengan jumlah responden 2 orang. Perbaikan yang dapat dilakukan pada dept Maintenance dalam kegiatan perawatan bangunan gedung dengan menggunkan sistem IPO Dept maintenance selaku pelaksana dari kegiatan perawatan bangunan gedung di dalam perusahaan dengan menggunakan sistem IPO ini para pkerja dapat pula melakukan perbaikan terhadap sistem yang sudah ada dengan begitu kegiatab perawatan bangunan geduang dapat dilakukan dengan baik, apasaja perbaikan perbaikan yang dapat dilakukan berikut jawaban para responden. Tabel. 4.14 Perbaikan perbaikan IPO yang dapat dilakukan di dalam kegiatan perawatan gedung Jumlah Perbaikan kualitas pekerja Perbaikan sistem pendokumentasian Perbaikan standard operasional procedure Total 2 10 4 16 Prosentase 12.50 62.5 25.00 100.00

Dilihat dari tabel diatas dept Mantenance dapat melakukan perbaikan perbaikan untuk meningkatkan hasil dari pekerjaan yang dilakukan dengan melakukan perbaikan sistem pendokumentasian dengan 10 orang responden yang memilih, perbaikan kedua yang dapat dilakukan adalah dalam sisitem Standar operasional Prosedur dengan 4 orang responden yang memilih dengan prosentase 25 %. Perbaikan ke tiga yang dapat dilakukan adalah perbaikan

- 65 -

kulitas pekerja yang dapat dilakukan dengan diadakannya pelatihan / training responden yang memilih sejumlah 2 orang dengan prosentase 12.50 %.

Jumlah 25% 13%

62% Perbaikan kualitas pekerja Perbaikan sistem pendokumentasian Perbaikan standard operasional procedure
Gambar 4.16 Perbaikan perbaikan yang dapat dilakukan dalam sistem IPO Sumber : hasil Olahan

Pengembangan sistem IPO dalam perusahaan Farmasi Perawatan bangunan gedung dengan menggunakan sistem IPO ini memiliki fungsi untuk menjamin agar setiap ruangan / gedung dalam keadaan terawat dan siap pakai / digunakan sesuai dengan standard CPOB yang berlaku saat ini. Sistem ini perlu dikembangkan lebih jauh lagi karena manfaat nya yang dapat membantu kegiatan perawatan bangunan gedung adapaun cara cara yang dapat dilakukan untuk mengambangkan sistem IPO ini menurut para responden dapat diketahui melalui tabel berikut ini.

Tabel. 4.15 Pengembangan sistem IPO didalam perusahaan

- 66 -

Jumlah Sistem IPO ini dibuatkan sebagai SOP yang berlaku dalam perusahaan Penetapan IPO sebagai dasar perawatan berkala dalam perusahaan Sistem IPO ini ditetapkan secara resmi sebagai pedoman dalam perawatan bangunan gedung Total 10 2 4 16

Prosentase 62.50 12.50 25.00 100.00

Jika kita tinjau dari tabel diatas terlihat bahwa jawaban para responden mayoritas memilih jawaban perta yaitu IPO dapat dikembangkan dengan cara sistem IPO ini dibuatkan sebagai SOP perawatan bangunan gedung, jumlah responden yang memilih sebanyak 10 orang dengan prosentase sebesar 62.50 %. Dua orang responden menggunakan cara lain untuk mengembangkan sistem IPO ini yaitu dengan menetapkan IPO ini sebagai dasar perawatan berkala didalam perusahaan, dengan prosentase 12.50 %. Empat orang responden sisanya yang jika di prosentase sebanyak 25 %, berpendapat dalam mengembangkan IPO ini dapat dilakukan dengan menetapkan secara resmi bahwa sistem IPO ini harus ditetapkan sebagai pedoman dalam kegiatan perawatan bangunan gedung. Dengan melihat hasil grafik diatas terlihat pengembangan sistem IPO sangat diperlukan, walaupun dengan berbagai cara proses pengembangan IPO ini harus dilakukan sesuai dengan fungsi dan kegunaannya.

- 67 -

Sistem IPO ini dibuatkan sebagai Jumlah berlaku dalam perusahaan SOP yang Penetapan IPO sebagai dasar perawatan berkala dalam perusahaan Sistem IPO ini ditetapkan secara resmi sebagai pedoman dalam perawatan bangunan gedung

25%

13%

62%

Gambar 4.17 Pengembangan sistem IPO di dalam perusahaan Sumber : hasil Olahan

- 68 -

BAB V ANALISIS

Pada Bab ini diperoleh data dari hasil pengolahan analisa data yang telah diperoleh maka didapatkan temuan yang telah di analisis mengenai sistem IPO dalam kegiatan perawatan dan pemeliharaan bangunan gedung di dalam perusahaan yang dibagi menjadi tiga kategori permasalahan berikut adalah pembahasannya : A. Analisis Faktor Organization di dalam perusahaan Salah satu bagian terpenting dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung adalah penilaian kondisi bangunan ( Condition Assesment ) bangunan gedung. Tujuan dari penilaian kondisi bangunan gedung berdasarkan Building Condition Assesment, Maintenance Management Framework Antara lain 1. Mengkaji kondisi aktual bangunan dan unsur-unsur serta layanannya, dengan membandingkan pada kondisi standard yang telah ditentukan pemilik bangunan atau perusahaan. 2. Mengidentifikasi pekerjaan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung untuk membuat kondisi bangunan gedung dan layananannya tersebut pada kondisi standard sesuai dengan fungsinya. 3. Mengatur pekerjan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung sesuai dengan urutan berdasarkan skala prioritas.

- 65 -

4. Penentuan tindakan perbaikan oleh penilai kondisi bangunan untuk mengurangi resiko yang bersifat mendesak ( urgent ) sampai pekerjaan mengenai perbaikan ( atau tindakana lain ) yang dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Jika dilihat dari ketetapan mengenai Building Condition Assesment dan manajemen Frame work diatas mengenai penilaian kondisi suatu bangunan penulis menemukan beberapa temuan mengenai ketidak sesuaian dengan ketetapan yang ada di dalam kegiatan pemeliharaan dan perawatan banguanan pada Dept Maintenance Perusahaan berikut hasil temuan yang diperoleh dari wawancara dan kuesioner yang disebarkan : a. Spesifikasi Kerja Didalam perencanaan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung di Dept Maintenance PT. Bristol Myers Squibb Indonesia Menunjukan bahwa untuk pelaksanaan jenis jenis pekerjaan pemeliharaan bangunan gedung dilakukan oleh para pekrjan dengan jadwal perbaikan yang telah ditetapkan atau telah diatur sebelumnya. Tetapi yang manjadi permasalahan disini ialah sistem pembagian tugas dari masing masing pekerja pada dept maintenance ini pembagian tugas berdasarkan kompleksitas dan kerumitan pekerjaan. Beragamnya latar belakang pendidikan menyebabkan banyak pekerjaan yang tidak mencpai target penyelesain. Karena pekerja yang telah berpengalaman akan semakin mendapakan dan menanggung beban pekerjaan yang semakin berat. Karena tidak adanya pemerataan kemampuan sumber daya manusia atau pelaksana pekerjaan. b. Strategi Pemeliharaan Organisasi pemeliharan dan perawatan bangunan gedung yang dibentuk sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pemeliharan bangunan gedung dengan

- 66 -

memperhatikanpenyedian pelayanan yang mampu serta dapat bekerja secara efektif, didalam perencanaan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung di Dept maintenance menunjukan bahwa untuk pelaksanaan jenis jenis pekerjaan pemelihraan lebih didominasi keputusan pimpinan. Para pakar berpendapat bahwa hanya keputusan pimpinan tanpa didukung dengan penilain kondisi, pedoman pemeliharaan dan manual book tidak dapat dijadikan dasar penentuan pekerjaan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung, dikarenakan keputusan pimpinan tidak selalu sesuai dengan kebutuhan yang ada dilapangan. Dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dibantu dengan tenaga ahli dari luar ( selective Outsourching ) maka dalam pemilihan tenaga tenaga ahli tersebut sebaiknya memilih tenaga tenaga ahli yang memiliki keahlian manganalisa kondisi bangunan yang sudah berpengalaman sedangkan pegawai yang ada ( in house service ) berfungsi sebagai pendukung dalam pekerjaan pemeliharaan / perawatan bangunan gedung seperti membantu akses keluar / masuk pekerja dan menentukan area- area mana yang akan diperbaiki serta pengaturan jadwal perbaikan dan berkoordinasi dengan dept terkait jika akan dilakukan perbaikan. Para pakar berpendapat bahwa manajemen pemeliharaan bangunan gedung dapat tetap berjalan dengan / tanpa tenaga kerja ( in House ) memiliki sertifikat ketrampilan atau sertifikat keahlian dengan syarat seluruh pelaksana dari kegiatan perbaikan terhadap kondisi banguanan dilakukan dengan strategi pemelihraan ( full Outsourching ) dengan menggunakan tenaga dari luar secara keseluruhan, bagi manajemen yang menerapkan strategi dengan full outsourching harus memilih tenaga tenaga kerja yang memiliki sertifikat keahlian tenaga kerja ini bertugas sebagai pendamping dalam pelaksanaan pekerjaan perbaikan pemelihraaan bangunan gedung.

- 67 -

Organisasi pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung khusus nya produksi dan quality di dalam perusahaan dalam dept maintenence dipengaruhi oleh tingkat kompleksitas bangunan yang meliputi luas dan dimensi bangunan serta kerumitan dan peruntukan bangunan, serta syarat syarat kondisi bangunan gedung yang telah ditetapkan atau disesuaikan dengan ketetapan pemerintah dalam hal ini BPOM sehingga menghasilkan atau memenuhi standatd CPOB ( Cara Pembuatan Obat Yang Baik ). Organisasi Perawatan bangunan gedung ini sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pemeliharaan bangunan dengan memperhatikan penyediaan layanan yang cukup serta mampu bekerja secara efektif dengan melakukan pengawasan terhadap kondisi bangunan. Kebutuhan tenaga kerja merupakan fungsi dari ruang lingkup pekrjaan yang akan dilakukan dalam hal ini berhubungan dengan tekhnologi yang digunakan, sistem perawatan yang digunakan, jika ruang lingkup pekerjaan yang terdiri dari Arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal dan tata lingkungan semakin besar maka dibutuhkan tenaga kerja yang semakin banyak. B. Analisis Faktor Sumber Daya Manusia Dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan perawatan banguana gedung diperlukan adanya sumber daya manusia yang mampu menilai kondisi fisik bangunan, tidak banyak pekerja yang mampu menilai kondisi bangunan gedung yang pada dasarnya kemampuan ini sangat diperlukan oelh perusahaan untuk tetap menjaga kondisi bangunannya dalam keadaan terawat dan siap digunakan sesuai dengan fungsinya berikut temuan penelitian yang dilakukan :

- 68 -

a. SDM Level Manajerial Pada kegiatan pengawasan terhadap kondisi bangunan sangat diperlukan adanya pekerja yang memiliki kemampuan manajerial yang berfungsi sebagai control / batasan dalam melaksanakan kegiatan dan mengatur kegiatan pemeliharaan dan perawatan bangunan, dengan pekerjaan yang membutuhkan kemampuan manajerial diperlukan tenaga kerja yang memiliki kemampuan dan berlatar belakang pendidikan sesuai dengan kebutuhan pemeliharaan bangunan. Pada dept maintenence pekerja pada tahap ini memliki latar belakang S2 Non teknik sedangkan kebutuhan akan tenaga kerja terampil dan berlatar belakang pendidikan arsitektur, sipil, dan tata lingkungan yang sangat dibutuhkan. Berdasarkan data kuesioner yang diperoleh terlihat sebagian besar pelaksana pekerjaan tidak memiliki SKA ( sertifikat ketrampilan ) dan SKT ( sertifikat Keahlian ). Dept maintenance didalam perusahaan menerima tenaga kerja yang hanya memiliki pangalaman dibidang pemelihraan dan perawatan banguanan gedung hanya 2 tahun. b. SDM level Non Manajerial Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat perlu adanya dukungan sumber daya manusia yang dapat mengimbangi kemajuan tekhnologi tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan tenaga kerja yang memiliki latar belakang pendidikan yang dapat menunjang dan mambantu dalam mempermudah pekerjaannya. Dalam hal ini sumber daya manusia pada level Non manajerial sangat diperlukan tenaga kerja yang tidak hanya berpengelaman di lapangan saja tetapi dapat juga mengerjakan kegiatan kegiatan pendokumentasian. Tatapi terlihat dari jawaban

- 69 -

kuesioner para pekerja terlihat ada beberapa staff berlatar belakang SMU dan tidak memiliki sertifikat ketrampilan. c. Strategi Pemeliharaan Pada Dept Maintenance perusahaan dalam melaksanakan pemeliharaan dan perawatan bangunan dibantu dengan tenaga ahli dari luar (Selective Outsourching) maka dalam pemilihan tenaga ahli tersebut hendaknya tenaga ahli yang mempunyai sertifikat keahlian, sedangkan pegawai yang ada ( in house ) berfungsi sebagai pendukung dalam pekerjaan pemeliharaan dan perawatan. Outsourching ini bertugas sebagai pendamping dalam pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan. Para pakar berpendapat meskipun personil personil in House service terbantu dengan adanya outsourching namun kedepan, personil yang ada seharusnya tetap memiliki sertifikat keahlian dan keterampilan. d. Training Dan Pelatihan Organisasi pemeliharaan gedung yang baik sudah selayaknya melaksanakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan mengingat kembali pengetahuanpengetahuan mengenai kegiatan dan penyelesain permasalahan permasalahan yang ada, pada Dept Maintenance terlihat penyimpangan dari kuesioner jawaban para responden yaitu tidak semua Sumber Daya Manusia / pekerja mendapatkan kesempatan untuk melaksanakan training dan/atau pelatihan. Dikarenakan pihak perusahaan menggunakan sistem organisasi outsorching sehingga kesempatan untuk training tidak diberikan kepada seluruh pekerja..

- 70 -

Berdasarkan Undang undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan gedung, Pasal 37 ayat ( 3 ) menyebutkan bahwa pemeliharaan, perawatan dan pemeriksaan kondisi bangunan secara berkala pada bangunan harus dilakukan agar tetap memenuhi persyaratan laik fungsi, sedangkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2005 Tentang Peraturan Pelaksanaan Undang undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang bangunan gedung , pasal 71 ayat ( 3 ) menyatakan bahwa sertifikat laik fungsi berlaku selama 20 ( dua puluh ) tahun untuk rumah tinggal tunggal dan rumah tinggal deret, serta berlaku 5 ( lima ) tahun untuk bangunan gedung lainnya. Agar bangunan gedung tetap laik fungsi, pasal 73 ayat ( 1 ) Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2005 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang Undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung menyatakan bahwa pemeliharaan bangunan gedung harus dilakukan oleh pemilik dan/atau pengguna bangunan gedung yang memiliki sertifikat sesuai dengan peraturan perundang undangan. Dalam Hal untuk memperoleh sertifikat keahlian ( SKA ) dalam bidang pemeliharaan, seseorang harus mempunyai latar belakang minimal Diploma III teknik sipil, Arsitektur, Mesin, Elektrikal dan Tata Lingkungan, namun dari hasil jawaban kuesioner para responden, pegawai pada Dept Maintenence perusahaan banyak didominasi dengan dengan pegawai yang berlatar belakang STM / SMU dan D3/ SI Non teknik sehingga dengan latar belakang pendidikan tersebut yang bisa memperoleh sertifikat keahlian hanya 3 orang saja. Diharapkan dengan adanya tenaga kerja / sumber daya manusia yang memiliki Sertifikat keahlian dan sertifikat ketrampilan mampu menilai kondisi bangunan dan mangevaluasi keseluruhan bagian fisik bangunan dan strukturnya secara terperinci dan detail sehingga mampu mencegah adanya gangguan ganguan mendadak atau urgent di dalam setiap kegiatan perawatan bangunan gedung. Para pakar berpendapat

- 71 -

seharusnya dalam manajemen pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung perusahaan atau pengguna bangunan memiliki personil yang bersertifikat dalam kegiatan perawatan bangunan, dengan adanya personil yang memiliki sertifikat dalam manajemen tersebut memberikan jaminan bahwa pekerjaan pekerjaan pemeliharaan ditangani oleh orang yang berkompeten / memiliki keahlian di bidangnya sehingga diharapkan kegiatan pemeliharaan bangunan dapat berjalan efektif dan efisien C. Analisis Faktor IPO ( Inspection Pra Operasional ) Didalam menentukan strategi pemeliharaan bangunan gedung diperlukan adanya suatu sistem yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung sistem yang digunakan oleh Dept Maintenance PT.Bristol Myers Squib Indonesia ialah IPO ( Inspection Pra Operasional ) dimana sistem ini lebih menitik beratkan pada proses pengecekan atau controling serta penyelesain dari permasalahan yang ada, dari kegiatan perawatan bangunan khususnya area produksi dan quality. Karena kedua area ini memiliki pananganan khusus yang telah distandardkan sesuai dengan fungsinya sebagai tempat dan penggembangan produk farmasi yang berbentuk obat. Melihat jawaban yang disebarkan melalui kuesioner temuan masalah yang timbul adalah sebagai berikut : a. Jadwal penggantian komponen Pelaksanaan monitoring atau pengawasan bangunan tidak selalu mengalami permasalahan yang telah dijadwalkan, tetapi dilapangan adakalanya permasalahan yang timbul secara mendadak atau dadakan kerusakan kerusakan seperti ini biasanya terdapat pada fasilitas fasilitas yang sering digunakan, oleh karena itu

- 72 -

permasalahan seperti ini telah dijadwalkan mengenai penggaantian terhadap komponen yang sering digunakan, menurut jawaban responden terhadap pertanyaan mengnai hal ini adalah para teknisi atau pekerja melakukan penggantian terhadap komponen jika terdapat kerusakan saja, dengan

mengabaikan jadwal preventive maintenance yang telah ditetapkan. b. Keterkaitan antara IPO dan SOP perawatan bangunan gedung Jika ditinjau dari fungsinya IPO dan SOP perawatan bangunan gedung yang ada di dalam perusahaan memiliki keterkaitan karena pelaksanaan sistem IPO ini mengacu pada SOP perawatan bangunan gedung, tetapi dalam pelaksanaannya dilapangan para responden menjawab pelaksanaan kegiatan IPO dilakukan hanya sebagian dari SOP perawatan bangunan gedung. Didalam SOP perawatan banguan gedung telah mencakup keseluruhan kegiatan perawatn dan preventive yang seharusnya dilakukan, sedangkan IPO dibuat hanya diperuntukan bagi ruang produksi dan Quality saja. c. Kegiatan pendokumentasian Dokumentasi adalah jantungnya sistem kualitas di dalam industri farmasi, artinya tanpa dokumen sistem kualitas tidak akan berjalan, di dalam industri farmasi dokumentasi sangat penting oleh karena itu dokumentasi diatur oleh CPOB, agar abat yang dihasilkan adalah aman, murni, berkhasiat, identitas benar dan kondisinya baik.terdapat temuan tentang permasalahan dokumentasi dengan menggunakan sistem IPO ini para pelaksana pekerjaan di dept maintenance perusahaan melakukan pendokumentasian dilakukan setelah keseluruhan proses

- 73 -

perbaikan dilakuakan sedangkan Dokumentasi yang baik dikerjakan setiap tahapan proses perbaikan selesai dilakukan Adapun syarat dan ketentuan bangunan produksi dan quality yang telah ditetapkan oleh Instansi pemerintah mengenai syarat kondisi bangunan gedung produksi dan quality dengan mengcu pada ketetapan BPOM ( Badan Pengewas Obat dan Makanan ) Republik Indonesia yang menetapkan kondisi bangunan sesuai dengan CPOB ( Cara Pembuatan Obat Yang Baik ) yang berlaku dalam perusahaan. CPOB adalah suatu aturan yang mengatur tata cara pembuatan dan pengawasan produk obat, agar proses yang dijalankan dan obat yang dihasilkansenantiasa memenuhi persyaratan. Setiap industri farmasi wajib melaksanakan ketentuan tersebut. Jika lalai, maka izin dari industri farmasi akan dicabut dan pabrik ditutup, Dalam hal ini CPOB mengatur mengenai sistem pengewasan bangunan dan fasilitas yang dalam perusahaan dimana perusahaan menggunakan sistem IPO sebagai pedoman kegiatan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung. Dengan adanya sistem IPO ini diharapkan dapat mengantisipasi permasalahan permasalahan yang timbul secara mendadak atau tidak terdeteksi terlebih dahulu mengenai adanya penyimpangan dalam kondisi bangunan. Kegiatan pengawasan terhadap kondisi bangunan diharapkan dapat lebih memahami dan mengerti tentang setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakan sebagai pedoman yang dapat digunakan dalam kegiatan pemeliharaan dan perawatan bangunan sistem IPO ini merupakan panduan tertulis / terstruktur dan dipahami dengan baiak oleh sumber daya pelaksana yang harus tersedia untuk menjamin keamanan, keselamatan, kesehatan dan kenyamanan bagi penghuninya.

- 74 -

- 75 -

76

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Standard atau batasan yang digunakan dalam pengelolaan dan pemeliharaan bangunan gedung dengan menggunakan sistem IPO ( inspection Pra Operational ) yang ada di dalam perusahaan farmasi PT. Bristol Myers Squibb Indonesi Tbk terdiri dari 3 faktor yaitu : a. Organization Didalamnya berisi mengenai jalur pelaporan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung, pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing masing pegawai / staff yang ada sesuai dengan fungsinya. b. Sumber daya manusia Didalamnya berisi mengenai jenjang karir dari tenaga ahli dan tenaga terampil serta lama bekerja dan pengalaman bekerja yang didukung oleh backround / latar belakang pendidikan yang dapat membantu pelaksanaan perawatan gedung dalam rangka meningkatkan kualitas kondisi bangunan gedung. c. IPO ( Inspection Pra Operational ) Didalamnya berisi mengenai history data pemeliharaan bangunan gedung dan informasi pendukung seperti as build drawing dan hasil penilaian kondisi

- 73 -

bangunan yang dilakukan secara berkala untuk menjamin setipa bangunan gedung produksi dan quality berada pada kondisi yang siap digunakan sesuai dengan CPOB ( Cara Pembuatan Obat yang Baik ) yang berlaku di dalam perusahaan dan internasional. 2. Perusahaan menggunakan sistem IPO ( Inspection Pra Operasional ) karena dinilai dengan sistem ini pengecekan yang dilakukan menjadi lebih rinci dan detail karena bagian bagian bangunan dilakukan pengecekan per point sehingga informasi informasi terjadinya penyimpangan terhadap kondisi bangunan gedung dapat terdeteksi lebih awal. 3. Di dalam pengelolaan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dengan menggunakan sistem IPO ini terdapat penyimpangan penyimpangan yang terjadi di dalam pelaksanaannya dilapangan sehingga dapat disimpulkan sebagai berikut : Tabel 6.1 Kesimpulan penyimpangan yang terjadi di bagian Maintenance & Engineering Departement terhadap faktor faktor pelaksanaan IPO Indikator 1. Organization Departemen M&E a. Spesifikasi kerja Pembagian tugas dilakukan berdasarkan kompleksitas dan kerumitan pekerjaan b. Strategi Pemeliharaan Dasar pedoman dalam Ideal ( pendapat para pakar ) a. Spesifikasi kerja Pembagian tugas dilakukan sesuai dengan uraian tugas yang telah ada b. Strategi Pemeliharaan Pedoman pemelihaan sesuai

- 74 -

pemeliharaan dan perawatan lebih dominan pada keputusan pimpinan 2. Sumber Daya a. SDM level manajerial Manusia Pendidikan S2 Non teknik, S1 non teknik dan SMU Tidak memiliki SKA Pengalaman dibidang pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung maksimal hanya 2 tahun

dengan SOP pemeliharaan bangunan Sesuai kondisi bangunan a. SDM level manajerial Pendidikan minimal S1 teknik Arsitektural, Elektrikal dan tata lingkungan ( ASMPT ) Memiliki SKA Pengalaman dibidang pemeliharaan dan perawatan banguanan gedung minimal 5 tahun

b. SDM level non manajerial b. SDM level non manajerial Ada beberapa staff berlatar belakang pendidikan SMU Tidak ada yag memiliki SKT Pendidikan minimal STM teknik Ada yang memiliki SKT

c. Penentuan strategi pemeliharaan menggunakan tenaga Outsoursching tetapi di dalam manajemen tidak ada SDM yang c. penentuan strategi pemeliharaan menggunakan tenaga outsourching tetapi didalam manajeman harus ada

- 75 -

memiliki SKA. d. Tidak semua SDM mendapatkan kesempatan untuk training / pelatihan

SDM yang memiliki SKA. d. Dilakukan diklat minimal 1 tahun sekali atau sesuai dengan kebutuhan pengetahuan SDM dan setiap SDM berhak mengikuti diklat. a. Jadwal Penggantian komponen

3. IPO ( Inspection Pra a. Jadwal Penggantian komponen Operasional ) dilakukan hanya apabila terdapat kerusakan b. Pelaksanaan IPO dilakukan hanya sebagian dari SOP perawatan bangunan gedung c. Kegiatan pendokumentasian dilakukan setelah keseluruhan proses perbaikan dilakukan

dilakuakan sesuai dengan jadwal preventive Maintenance. b. pelaksanaan IPO dilakukan dari keseluruhan SOP perawatan bangunan gedung c. kegiatan pendokumentasian dilakukan tahap demi tahap setiap proses perbaikan dilakukan.

- 76 -

4. Pengembangan IPO ( Inspection Pra Operational ) Untuk menjawab tujuan penelitian yaitu mengembangkan IPO pada proses manajemen pemeliharaan bangunan gedung, maka dalam pengembangan IPO harus

memperhatikan berbagai aspek diantaranya : a. Sistem recruitmen atau penerimaan karyawan, dalam hal ini terkait departemen personalia yang harus mampu menilai karyawan yang memiliki kemampuan sebagai pelaksana sistem IPO sehingga tidak mengalamai kesulitan dalam menjalankanya, karena didukung dengan latar belakang pendidikan yang dapat menunjang kegiatan pemelihraan dan perawatan bangunan gedung. b. Birokrasi yang panjang terhadap masalah perbaikan dan closing / penutupan

masalah setelah perbaikna dilakukan harus dipersingkat agar pekerjaan pemeliharaan tidak terhambat c. Kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan pengecekan dan monitoring kondisi bangunan gedung harus benar-benar dilaksanakan sesuai dengan ketetapan yang sudah ada. d. Pelatihan dan training sangat dibutuhkan bagi seluruh staff dan karyawan pemelihraan dan perawatan bangunan dan harus dilaksanakan secara merata kepada seluruh staff dan pekerja sehingga para pekerja memiliki kemampuan dan pengetahuan yang sama terhadap pelaksanaan pemeliharaan bangunan gedung. e. Membangun sistem pendokumentasian yang terkomputerisasi yang dapat dilaksanakan oleh para pekerja sehingga memudahkan kegiatan monitoring pelaksanaan pekerjaan apakah sesuai dengan rencana dan bagaimana tindak lanjut apabila ada penyesuaian penyesuaian serta memastikan informasi pekerjaan

- 77 -

pekerjaan yang telah dilaksanakan dapat terdokumetasi dan dapat diketahui secara cepat jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya dilapangan. B. Saran Berdasarkan hasil kesimpulan yang telah dipaparkan, setelah pelaksanaan IPO tersebut berjalan maka perlu dilakukan penelitian lebih lanjut mengenai keefektifan Omplementasi penerapan IPO yang telah dibuat atau disusun pada dept mainetenence untuk mengetahui apakah sistem IPO tersebut dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dana perawatan bangunan gedung dapat dilaksanakan dengan baik dan meningkatkan kinerja manajemen Pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dalam melaksanakana pengelolaan pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung.Peneliti menyarankan dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan perawatan banguanan gedung dengan sistem ini sebagai bentuk pengembangan dari sistem IPO kedalam 8 (delapan ) konsep pengembangan IPO seperti pada tabel berikut :
Tabel. 6.2 Konsep Saran - saran dalam pengembangan IPO

NO

Kegiatan yang dilakukan

Tujuan Menjelaskan Point- point dalam melaksanakan pekerjaanpemeliharaan

Penguraian pekerjaan pemeliharaan untuk setiap komponen bangunan, 1 dan pemerataan kemampuan SDM penanggung jawab dan mekanisme penambahan jumlah pegawai apabila diperlukan 2 Peningkatan Kompetensi SDM Menjelaskan mengenai mekanisme

- 78 -

pengajuan untuk melakukan training / pelatihan secara rutin dan dilakukan berkala Didalamnya berisi tentang penyusunan kondisi standard bangunan gedung untuk Penentuan dan pengembangan 3 standard pemeliharaan perawatan bangunan yang ditetapkan dengan SOP pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan

Menyusun kebijakan yang diterapkan dasar dasar yang menggukan dan Pengembangan kebijakan 4 pemeliharaan kedepan apabila diperlukan adanya penyesuaian - penyesuaian Menyusun mekanisme penilaian kondisi bangunan gedung dan prosedur Penyusunan penilaian kondisi 5 bangunan gedung yang dapat menilai kondisi apabila pegawai lama / existing tidak ada Mengatur tata cara mengenai opengeduan dan tindaklanjut perbaikannya dan 6 Pengkajian kebutuhan pemeliharaan penetapan pekerjaan pekrjaan untuk pemeliharaan dalam rangka preventive maintenance recruitmen / penerimaan pagawai baru bagaimana mengembangkan kebijakan

- 79 -

Melakukan pengawasan pelaksanaan pekrjaan apakah sesuai dengan rencana dan bagaimana tindak lanjut terhadap pengawasan, pengkajian ulang dan pengaduan apabila terjadi penyimpangn 7 memastikan informasi pelaksanaan terhadap kondisi bangunan dan pemeliharaan dari pengawasan memastikan informasi pekerjaan pekerjaan yang telah dilaksanakan dapat diketahui dengan cepat. Mengatur mekanisme pelaksanaan Menerapkan dan mengembangkan perogram program kerja 8 pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung yang ada dan melakukan persiapan terhadap pekrjaan pekerjaan yang bersifat mendadak atau urgent. Sumber : hasil Olahan Dengan adanya konsep konsep pengembangan dan perbaikan perbaikan dari mekanisme yang sudah ada maka diharapkan kegiatan manajemen pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung menjadi lebih seragam dan terarah antara satu orang dengan yang lainnya, tahap tahap dalam masing masing proses pemeliharaan juga semakin jelas sehingga penyimpangan penyimpangan dalam manajemen pemeliharaan dan perawatan bangunan dapat dikurangi. program program kerja yang telah direncanakan, pengembangan rencana

- 80 -

Dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dilapangan diharapkan masalah masalah mengenai pengendalian dan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan jadwal, program dan prioritas pekerjaan pemeliharaan agar sejalan dengan konsep awal perencanaan dapat teratasi begitu juga permasalahan mengenai penentuan komponen bangunan yang perlu dipelihara dan standard yang akan dicapai, rentang waktu yang tersedia, banyaknya bahan dan tenaga kerja yang dibutuhkan, peralatan, kebutuhan operasional, kinerja bangunan dan kondisi minimum bangunan dapat dilakukan oleh manajemen pemeliharaan dengan baik dan terencana.

- 81 -

DAFTAR PUSTAKA A.J.Fagg ; Stategi Pemeliharaan Gedung, Edisi kedelapan, penerbit Erlangga ; Jakarta 1999 Allan T Stuts ; Maintenance Building Strategic, Massacisets Institute Of technology ; 1986 Antony S.Corder ; Operation Manajeman Building , penerbit Akademika Pressindo ; Jakarta 1995 Arditi & Nawakorawit ; Building Manjemen System, penerbit PT. Grasindo Jakarta ; 1999 Biegel, Jhon E ; Maintenance Framework, penerbit Prentice Hall, New Jersey, terjemahan dalam bahasa Indonesia 1999 Ebeling ; Tinjauan Menajeman Pemeliharaan Gedung, Manajemen, Analiysis, Masacussets Institute Of Technology ; 1997

Pfiffner & Sherwood ; Organisasi Perawatan Gedung, Edisi Kedua, Penerbit Intraaksara ; Jakarta 1999. Soeharto, Imam ; Organisasi building system, jilid satu, edisi kedua, penerbit Intraaksara ; Jakarta 1999. Timbo, Robert ; SOP Inspection Pra Operational, Bristol Myers Squibb Indonesia ; Jakarta 2004