ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

DESA
Oleh :
GREGORIUS FATIN, SH
KASUBID. ADM. DAN APARATUR PEMDESA PADA BPMPDKKB
KABUPATEN MALAKA

1
DASAR HUKUM

2
DEFENISI ……………

Administrasi Bahasa Latin

“ AD” dan “ MINISTRATE” Yang

Berarti Pemberian Jasa atau Bantuan atau
melayani dengan sebaik-baiknya.

3
1. ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT :

• Soewarno Handayaningrat :
Yaitu Meliputi Kegiatan Catat Mencatat, Surat
Menyurat, Pembukuan, Ketik Mengetik, Agenda
Dan Sebagainya Yang Bersifat Tekhnis
Ketatausahaan.
Jadi Administrasi Dlm Arti Sempit :
Merupakan Kegiatan Ketatatausahaan Yang
Meliputi Kegiatan Catat Mencatat Untuk
Menyediakan Informasi Serta Mempermudah
Untuk Memperoleh Informasi Kembali Jika
Dibutuhkan.
4
2. ADMINISTRASI DALAM ARTI
LUAS :
• THE LIANG GIE :
Administrasi secara luas adalah :
Serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu.
Jadi administrasi Dlm Arti Luas : dapat
disimpulkan bahwa pada dasarnya semua
mengandung unsur pokok yang sama yaitu :
Adanya kegiatan tertentu,
Adanya manusia yang melakukan kerjasama serta
 Adanya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

5
Lanjutan………..
• SONDANG P. SIAGIAN :
Mengemukakan admistrasi adalah keseluruhan
proses kerjasama antara dua orang atau lebih
yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukkan
sebelumnya.

Jadi Administrasi adalah : seluruh rangkaian

kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama
dalam suatu organisasi berdasarkan rencana
yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.
6
3. ADMINISTRASI DESA

Keseluruhan Proses Kegiatan

Pencatatan Data Dan Informasi
Mengenai Penyelenggaraan
Pemerintahan Desa Pada Buku
Adm Desa

7
Pemerintahan Desa :
“ Penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh
Pemerintah Desa dan Badan
Permusyawaratan Desa dlm mengatur dan
mengurus kepentingan masy. setempat
yang diakui dan dihormati dalam sistem
Pemerintahan Negara Kesatuan Republik
Indonesia”

Sesuai UU No 32 Tahun 2004 Pasal 200, Yang

mengamanatkan Pemerintahan Kab/Kota
membentuk Pemerintahan Desa dan BPD
8
 MAKSUD dan TUJUAN

 Maksud :
Utk menata kembali pelaksanaan Adm Desa
sehingga dapat bekerja lebih baik dlm
menyelenggarakan Adm Desa yg semakin luas
dan efektif sejalan dgn dinamika yg berkembang
di masy.

 Tujuan : Sebagai pedoman bagi aparat

Pemerintah Desa dalam
melakukan kegiatan pencatatan
penyelenggaraan Pem. Desa.

9
Kewajiban Kepala Desa

Menyelenggarakan
Administrasi Pemerintahan
Desa yang baik;

10
JENIS ADMINISTRASI DESA

 Administrasi Umum;
 Administrasi Penduduk;
 Administrasi Keuangan;
 Administrasi Pembangunan;
 Administrasi BPD; dan
 Administrasi lainnya.

11
ADMINISTRASI UMUM
“ Kegiatan pencatatan data dan informasi
mengenai penyelenggaraan
pemerintahan desa pada Buku
Administrasi Umum ”

ADMINISTRASI PENDUDUK
“Kegiatan pencatatan data dan informasi
mengenai penduduk dan mutasi penduduk
pada Buku Administrasi Penduduk ”

12
ADMINISTRASI KEUANGAN
“ Kegiatan pencatatan data dan informasi
mengenai pengelolaan keuangan desa
pada Buku Administrasi Keuangan ”

ADMINISTRASI PEMBANGUNAN

“ Kegiatan pencatatan data dan informasi

mengenai pembangunan yang akan,
sedang dan telah dilaksanakan pada
Buku Administrasi Pembangunan ”
13
ADMINISTRASI PERMUSYAWARATAN DESA

“ Kegiatan pencatatan data dan informasi

mengenai BPD ”

14
Bentuk Administrasi Umum
1. Buku Data Peraturan Desa;
2. Buku Data Keputusan Kepala Desa;
3. Buku Data Inventaris Desa;
4. Buku Data Aparat Pemerintah Desa;
5. Buku Data Tanah Milik Desa/Tanah Kas
Desa;
6. Buku Data Tanah di Desa;
7. Buku Agenda;
8. Buku Ekspedisi.
15
 BUKU DATA PERATURAN DESA
(Model A.1.)

NOMOR DAN
NOMOR DAN NOMOR DAN
NO TANGGAL URAIAN
TENTANG TANGGAL TANGGAL KETERANGAN
. PERATURAN SINGKAT
PERSETUJUAN BPD DILAPORKAN
DESA

1 2 3 4 5 6 7

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

16
 BUKU DATA KEPUTUSAN KEPALA DESA
(Model A.2.)

NOMOR DAN TANGGAL NOMOR DAN

NO. KEPUTUSAN KEPALA TENTANG URAIAN SINGKAT TANGGAL KETERANGAN
DESA DILAPORKAN

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

17
 BUKU DATA INVENTARIS DESA
(Model A.3.)

KEADAAN KEADAAN
BARANG/BAN BARANG/BAN
ASAL BARANG/BANGUNAN TANGGAL PENGHAPUSAN
GUNAN AWAL GUANAN
TAHUN AKHIR TAHUN
JENIS
NO. BARANG/
KET.
URUT BANGUN
AN
BANTUAN
TGL.
SU
DIBELI DISUM- PEN
MB RUSA DIJUA BAI
SENDIR BAIK RUSAK BANG- GHA- RUSAK
PR ANG K L K
I PEMER KAB/ KAN PUSA
OVI AN
INTAH KOTA N
NSI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………
18
 BUKU DATA APARAT PEMERINTAH DESA
(Model A.4.)

NOMOR DAN NOMOR DAN

JENIS TEMPAT PANGKAT PEN- TANGGAL TANGGAL
JABA-
NO NAMA NIAP NIP KELAMI DAN TGL AGAMA GOLO- DIDIKAN KEPUTUSAN KEPUTUSAN KET
TAN
N LAHIR NGAN TERAKHIR PENGANG- PEMBERHEN
KATAN -TIAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

19
 BUKU DATA TANAH MILIK DESA/
TANAH KAS DESA
(Model A.5.)
PEROLEHAN TKD JENIS TKD PATOK
PAPAN
TANDA
T NAMA
BANTUAN BATAS
A
ASAL NOMOR M
TG PE
TANAH SERTIFI AS B TAN
K L RU
MILIK KAT LUA LI A AH LO
L P LAIN PE SA TE KE N
NO DESA/T BUKU S MI K KERI KA KET
A E P KAB - RO WA GA BU TU
ANAH LETTER (HA) LIK / NG A A SI
S M R / LAIN LE H L N TDK TDK KK
KAS C/PERS DE K /DA D D
R O KOT HA ADA ADA AN
DESA IL SA O RAT A A
T P A N
H. L
A
M

1 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 16 18 20 21 22 23
5 7 9

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

20
 BUKU DATA TANAH DI DESA
(Model A.6.)
STATUS HAK TANAH (M²) PENGGUNAAN TANAH (M²)

SUDAH BELUM
NON PERTANIAN PERTANIAN
BERSERTIFIKAT BERSERTIFIKAT
NAMA
PER- JM
NO
ORANGA L
UR PE FA PETE HUT
N (M
UT PER R SI R AN
BADAN ²) PER PER HUT
HUKUM H H H U DA LI SA NAK LEBA
H H M KAN INDUS TEGA KEB AN TANAH KO LAIN-
G G P VI TN MA GA TA W AN/ T
M P A TOR TRI LAN UNA BELU SONG LAIN
B U L HA N S AH PERI /LIN
AN N KAR
N G UM KAN DUN
AN UM AN G

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

21
 BUKU AGENDA
(Model A.7.)
SURAT MASUK SURAT KELUAR

TANG SURAT TANGGAL/

NO. NOMOR KET
GAL PENGIRIM ISI SINGKAT ISI SINGKAT TUJUAN
NOMOR TANGGAL PENGIRIM
AN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

22
 BUKU EKSPEDISI
Tahun……….
(Model A.8.)

NOMO
TANGGAL DAN ISI SINGKAT SURAT YANG
R TANGGAL PENGIRIMAN TUJUAN SURAT KETERANGAN
NOMOR SURAT DIKIRIM
URUT

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

23
Bentuk Administrasi Penduduk

1. Buku Data Induk Penduduk Desa;

2. Buku Data Mutasi Penduduk Desa;
3. Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk
Akhir Bulan;
4. Buku Data Penduduk Sementara.

24
 BUKU DATA INDUK PENDUDUK DESA
Tahun …….
(Model B.1.)

TEMPAT &
NAMA JENIS STATUS TANGGAL LAHIR PDDK KE
DPT ALAMAT
N LENGKAP KE- PER AGA TER P’KER WAR GA KDDKN DLM NMR NMR KE
TEM- BACA LENGKA
O / PANG- LAMI KAWIN TANG- MA AKHI JAAN NEGAR KE LUARGA KTP KSK T.
PAT HRF P
GILAN N AN GAL R A AN
LAHIR

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

25
 BUKU DATA MUTASI PENDUDUK DESA
Bulan ……. Tahun ……
(Model B.2.)

NAMA TEMPAT & KEWAR

JENIS PENAMBAHAN PENGELUARAN
LENGKAP/ TANGGAL LAHIR GA KET
NO. KELAM
PANGGILA TANGG NEGARA DATANG LAHI TANGG PINDAH TANGGA MAT TANGG .
TEMPAT IN TANGGAL
N AL AN DARI R AL KE L I AL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

26
 BUKU DATA REKAPITULASI JUMLAH PENDUDUK
Tahun ……….
(Model B.3.)

JML PENDUDUK AWAL BLN TAMBAHAN BULAN INI PENGURANGAN BULAN INI
JML PENDUDUK AKHIR BLN
WNA WNI LAHIR DATANG MATI PINDAH
NAMA JM
J
N DUSUN/
M JML
L
J JML KE
O LINGKU JIW WNA WNI WNA WNI WNA WNI WNA WNI WNA WNI JML T
L ANGG M ANGGO
NGAN A JIWA
K L P L P KEL. L TA
(3+ (30+3
K P L P L P L P L P L P L P L P L P L P K KELUAR
8) 1)
K GA

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 30 31 32 33
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

27
 BUKU DATA PENDUDUK SEMENTARA
(Model B.4.)

No Nam Jenis Nom Tem Pekerj Kewarganegaraan Data Maksu Nam Data Pergi Kete
a Kelami or pat aan ng d a ng tangg rang
leng n iden dan dari kedata dan tangg al an
kap titas tang ngan Alam al
LK PR Kebang Keturu
/ gal at
saan nan
tand lahir yang
a / didat
peng umu angi
enal r
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….
……………………………… ………………………………

28
Bentuk Administrasi Keuangan Desa

1. Buku Anggaran Penerimaan;

2. Buku Anggaran Pengeluaran Rutin;
3. Buku Anggaran Pengeluaran Pembangunan;
4. Buku Kas Umum;
5. Buku Kas Pembantu Penerimaan;
6. Buku Kas Pembantu Pengeluaran Rutin;
7. Buku Kas Pembantu Pengeluaran
Pembangunan.

29
 BUKU ANGGARAN PENERIMAAN
(Model C.1.a)

KODE JUMLAH
URAIAN / KEGIATAN KETERANGAN
ANGGARAN (RP)

1 2 3 4

JUMLAH

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. BENDAHARAWAN DESA …………….
……………………………… ………………………………

30
 BUKU ANGGARAN PENGELUARAN RUTIN
(Model C.1.b)

KODE JUMLAH
URAIAN / KEGIATAN KETERANGAN
ANGGARAN (RP)

1 2 3 4

JUMLAH

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. BENDAHARAWAN DESA …………….
……………………………… ………………………………

31
BUKU ANGGARAN PENGELUARAN PEMBANGUNAN
(Model C.1.c)

KODE JUMLAH
URAIAN / KEGIATAN KETERANGAN
ANGGARAN (RP)

1 2 3 4

JUMLAH

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. BENDAHARAWAN DESA …………….
……………………………… ………………………………

32
 BUKU KAS UMUM
(Model C.2)

PENERIMAAN PENGELUARAN

NOMOR POS / KODE JUMLAH NOMOR POS/KODE JUMLAH

TANGGAL URAIAN TANGGAL URAIAN
BUKTI ANGGARAN (Rp) BUKTI ANGGARAN (Rp)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

JUMLAH JUMLAH

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. BENDAHARAWAN DESA …………….
……………………………… ………………………………

33
 BUKU KAS PEMBANTU PENERIMAAN
(Model C.3.a)

POS/KODE ANGGARAN

JUMLAH
TGL URAIAN NOMOR BUKTI
(Rp)
III V VI VII VIII
I (Rp) II (Rp) IV (Rp)
(Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

JUMLAH

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. BENDAHARAWAN DESA …………….
……………………………… ………………………………

34
BUKU KAS PEMBANTU PENGELUARAN RUTIN
(Model C.3.b)

POS/KODE ANGGARAN

TANGGA NOMOR JUMLAH

URAIAN
L BUKTI (Rp)
I II III IV V VI
(Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

JUMLAH

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. BENDAHARAWAN DESA …………….
……………………………… ………………………………

35
BUKU KAS PEMBANTU PENGELUARAN PEMBANGUNAN
(Model C.3.c)

POS/KODE ANGGARAN
NOMOR
TANGGA JUMLAH
URAIAN BUKT
L (Rp)
I I II III IV V VI
(Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

JUMLAH

MENGETAHUI ………,……….,………
KEPALA DESA ……………. BENDAHARAWAN DESA …………….
……………………………… ………………………………

36
Bentuk Administrasi Pembangunan
1. Buku Rencana Pembangunan;
2. Buku Kegiatan Pembangunan;
3. Buku Inventaris Proyek;
4. Buku Kader-Kader Pembangunan.

37
 Buku Rencana Pembangunan
(Model D.1.)

SUMBER BIAYA
NO NAMA PROYEK/ JUMLA PELAKSAN KETERANGA
LOKASI MANFAAT
. KEGIATAN PEME PROVINS KAB/ H A N
SWADAYA
RINTAH. I KOTA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA SEKRETARIS DESA

……………………………… ………………………………

38
 BUKU KEGIATAN PEMBANGUNAN
(Model D.2.)

SUMBER DANA/BESARAN BIAYA SIFAT PROYEK

NAMA
No. VOLUME JUMLAH WAKTU PELAKSANA KET.
PROYEK
PEMERINTAH PROVINSI KAB/KOTA SWADAYA BARU LANJUTAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

39
 BUKU INVENTARIS PROYEK
(Model D.3.)

NO. JENIS/NAMA PROYEK VOLUME BIAYA LOKASI KETERANGAN

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

40
 BUKU KADER-KADER PEMBANGUNAN
(Model D.4.)

NO. NAMA UMUR JENIS KELAMIN PENDIDIKAN/KURSUS BIDANG ALAMAT KETERANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8

MENGETAHUI
………,……….,………

KEPALA DESA …………….

SEKRETARIS DESA …………….

………………………………
………………………………

41
Bentuk Administrasi BPD

1. Buku Data Anggota BPD;

2. Buku Data Keputusan BPD;
3. Buku Data Kegiatan BPD;
4. Buku Data Agenda BPD;
5. Buku Data Ekspedisi BPD.

42
 BUKU DATA ANGGOTA
BADAN PERMUSYAWARATAN DESA
(Model E.1.)

KEPUTUSAN
TEMPAT & TGL. PEN- KEPUTUSAN
NO NAMA JENIS PENGANGKATA
LAHIR AGAMA JABATAN DIDIKAN PEMBERHENTIAN KET.
. LENGKAP KELAMIN N
TERAKHIR
TEMPAT TANGGAL TANGGAL NOMOR TANGGAL NOMOR

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

43
 BUKU DATA KEPUTUSAN BPD
(Model E..2.)

TANGGAL DAN NOMOR

NO KEPUTUSAN TENTANG URAIAN SINGKAT KETERANGAN
.
TANGGAL NOMOR
1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

44
 BUKU DATA KEGIATAN BPD
(Model E.3.)

NO. TENTANG PELAKSANA POKOK-POKOK KEGIATAN HASIL KEGIATAN KETERANGAN

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI
………,……….,………

KEPALA DESA …………….

SEKRETARIS DESA …………….
………………………………
………………………………

45
 BUKU DATA AGENDA BPD
(Model E.4.a)

SURAT MASUK SURAT KELUAR

NO SURAT ISI TANGGAL KETERANGA
TANGGAL PENGIRI
. ISI SINGKAT SINGK PENGIRIMA TUJUAN N
NOMOR TANGGA M N
L AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

46
 BUKU EKSPEDISI
(Model E.4.B) .

NOMOR ISI SINGKAT SURAT SURAT YANG

TANGGAL PENGIRIMAN TANGGAL DAN NOMOR SURAT KETERANGAN
URUT YANG DIKIRIM DITUJU

1 2 3 4 5 6

MENGETAHUI ………,……….,………

KEPALA DESA ……………. SEKRETARIS DESA …………….

……………………………… ………………………………

47
 PEMBINAAN dan PENGAWASAN
Pemerintah Kab/Kota dan Camat wajib
membina dan mengawasi pelaksanaan
Administrasi Desa
(Psl 6 Permendagri 32/2006).

Pembinaan oleh Pemerintah Kab/Kota :

 Menetapkan pengaturan yg berkaitan dgn Adm Desa
 Memberikan pedoman teknis pelaksanaan Adm Desa

 Memberikan bimbingan, supervisi dan konsultasi

pelaksanaan Adm Desa

48
Pembinaan dan Pengawasan oleh CAMAT

 Memfasilitasi Administrasi Desa;

 Melakukan pengawasan Administrasi Desa;

 Memberikan bimbingan, supervisi dan

konsultasi pelaksanaan Administrasi Desa.

(Pasal 6 ayat (3) Permendagri 32 Tahun 2006)

49
50