MAIL-MERGE

(MS WORD & MS EXCEL)

 MAIL-MERGE
A. PENGERTIAN & FUNGSI
 Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang
isinya sama untuk penerima yang berbeza secara cepat dan mudah.
 Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sijil, label, dan sampul surat.
 Hanya 2 fail diperlukan :
 File pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama,
alamat atau data lainnya yang akan diolah. (Ms Excel)
 File kedua adalah berupa isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada
pada file yang satunya. (Ms Word)
 MAIL-MERGE
B. MICROSOFT EXCEL
 Sediakan satu fail database dan simpan. Contoh ; NAMA SIJIL.xlsx
 MAIL-MERGE
C. MICROSOFT WORD
 Sediakan satu template sijil dan simpan. Contoh ; SIJIL.docx
 Pada contoh sijil ini, NAMA dan NO KP akan di merge kan ke senarai excel
 MAIL-MERGE
D. MULAKAN MAIL-MERGE DI MS WORD
 Pilih MAILINGS > START MAIL MERGE > STEP-BY-STEP MAIL MERGE WIZARD
 Pilih LETTERS > NEXT: STARTING DOCUMENT
 MAIL-MERGE

 Pilih USE THE CURRENT DOCUMENT > NEXT: SELECT RECIPIENTS

 MAIL-MERGE
 Pilih senarai nama sijil yang telah disimpan tadi.
 Pilih USE AN EXISTING LIST > BROWSE
 Pilih “NAMA SIJIL.xlsx” > OPEN
 MAIL-MERGE
 Pilih “SHEET” nama yang dibuat dalam Microsoft Excel tadi.
Klik “OK”.
 MAIL-MERGE
 Paparan ini akan keluar, klik OK.
 MAIL-MERGE
D. MERGE DATA
 Senarai tadi telah dihubungkan dengan template sijil ini. Seterusnya, kita
akan ‘merge’ data pada bahagian NAMA, NO. KAD PENGENALAN dan
TARIKH satu persatu.
 Klik “NEXT: WRITE YOUR LETTER”
 MAIL-MERGE
 ’Select’kan perkataan NAMA pada sijil. Klik MORE ITEMS > NAMA > INSERT > CLOSE
 MAIL-MERGE
 Sekarang, data yang terdapat di bawah ‘row’ NAMA dalam Microsoft Excel tadi
telah dihubungkan dengan template ini. <<NAMA>>
 MAIL-MERGE
 Ulangi langkah yang sama untuk perkataan No KP dan TARIKH.
 MAIL-MERGE
E. PREVIEW
 Klik “NEXT: PREVIEW YOUR LETTERS”
 MAIL-MERGE
 Klik “NEXT: COMPLETE THE MERGE”
 MAIL-MERGE
 Selesai MAIL-MERGE, semua data telah di‘set’kan dalam template dan
sedia untuk dicetak.
 SEKIAN,
TERIMA KASIH