Pengantar administrasi perkantoran

FUNGSI / TUJUAN KANTOR

Oleh Kelompok 4 :
Elisa sona rahmahwati
Gitania Primus
Ilsya wulandari
Mia rahmayanti
Reza shabrina
Umi latifah
A. Tujuan Kantor
Tujuan kantor yaitu untuk memberikan
sistem pelayanan yang berupa komunikasi
dan penyimpanan data serta tempat
berkumpulnya orang-orang yang
mengerjakan sesuatu untuk mencapai
target atau tujuan yang telah di tentukan
sebelumnya.Bisa juga disebut memberikan
sebuah sistem pelayanan berupa
komunikasi dan perekaman/penyimpanan.
B.Fungsi Kantor
Kantor mempunyai beberapa fungsi
di antaranya, yaitu
menerima informasi
merekam informasi
mengatur informasi
memberi informasi dan
melindungi aset/harta.
Untuk lebih jelasnya simak uraian
berikut mengenai beberapa fungsi
kantor.
1.Menerima Informasi
Salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk
menerima segala macam bentuk Informasi,seperti
surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga
semua laporan tentang segala macam kegiatan
bisnis. Selain menerima informasi yang
masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk
memperoleh informasi secara lebih lanjut yang
nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.
Selain menerima informasi yang masuk,kantor
juga memiliki fungsi untuk memperoleh
informasi secara lebih lanjut yang nantinya
mungkin akan diminta oleh manajemen.
2.Merekam Informasi

Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk

merekam/menyimpan informasi agar informasi
tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila
pihak manajemen memintanya. Rekaman atau record
semua informasi harus disimpan untuk kepentingan
hukum atau sebagai sebuah alat bukti.
Disamping itu,rekaman/record juga
disimpan untuk memenuhi
kebutuhan sebuah manajemen
dalam melakukan perencanaan dan
pengendalian pada perusahaan.
 
 
3.Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam
bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang
sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang
membutuhkan secara maksimal.
4.Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada
pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen
meminta informasi,kantor memberikan informasi yang
dibutuhkan berdasarkan data yang telah
diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi
yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain
dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat
diberikan secara lisan atau tertulis.
5.Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga
memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta.
Segala macam bentuk informasi/data yang diterima
oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari
kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi
sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi
menerima,merekam,mengatur dan memberi
informasi saja.
 antor juga harus dapat melindungi
set atau harta (informasi atau
ata),baik tepat penyimpanannya,
maupun isi dari informasi atau data
ersebut sehingga benar benar
igunakan untuk kepentingan
erusahaan dan informasi tidak jatuh
epada pihak pihak yang tidak
ertanggung jawab.
Kelima fungsi tersebut harus
dilaksanakan dalam setiap organisasi.
Selain lima fungsi tersebut, kantor
masih memiliki empat fungsi lain, yaitu:
 
 a. Pusat syaraf administrasi dan
perencanaan kebijaksanaan
Sebagai badan eksekutil, kantor harus
bertindak sebagai pusat administrasi.
Administrasi dalam hal ini adalah
segenap proses penyelenggaraan dalam
setiap usaha kerja sama sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu.
b. Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang
menghubungkan antar bagian dalam organisasi.
c. Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan
organisasi.
d. Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar
organisasi dan memberikan dukungan terhadap
organisasi.