Tugas Mandiri

Pertemuan 6
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Selasa 18:30 – 21:00
Kelas L
Dr. Julisar., SE., Ak, MM. CA.

NIM : 201950508
Nama : Elisa Sona Rahmahwati

Jurusan Akuntansi
Trisakti School of Management
Jakarta
2021
Pertanyaan :

A. Halaman 180, Discussion Questions no. 2, 3, 4, 5

2. Bagaimana Anda membedakan antara Webcast dan Webinar? Jelaskan skenario dalam
penggunaan Webcast dan Webinar akan sesuai?
3. Identifikasi secara singkat tiga rekomendasi yang harus diikuti saat menggunakan blog
perusahaan untuk tujuan branding, pemasaran, atau hubungan masyarakat!
4. Apa saja masalah hukum dan privasi yang mungkin timbul saat memposting di blog
perusahaan? Diskusikan bagaimana Anda dilindungi oleh Amandemen Pertama saat
memposting ke blog perusahaan!
5. Apa perbedaan antara IM dan Chat? Keunggulan apa yang dimiliki layanan ini? Masalah
hukum dan privasi potensial apa yang diangkat melalui penggunaan IM dan Chat?
B. Halaman 180, Action Needed no. 2
2. Anda adalah manajer layanan yang baru ditunjuk untuk informasi keberadaan organisasi
layanan. Layanan ini diterapkan tiga bulan lalu, tetapi tidak digunakan secara efektif.
Hampir 50 persen karyawan tidak mengerti bagaimana cara menggunakannya, dan
kebanyakan dari mereka yang mengerti dengan keras kepala bersikeras untuk "tidak
tersedia" selama jam kerja. Apa yang bisa dilakukan memanfaatkan layanan ini agar dapat
berjalan lebih baik?

Jawaban :
A. Discussion Questions
2. Webcast dan Webinar
Webinar adalah singkatan dari web seminar atau lebih mudah kita kenal dengan
istilah seminar online. Saat ini webinar menjadi program andalan sebagai upaya berbagi
informasi. Seminar berbasis web ini bisa diakses melalui web dan aplikasi dengan
menggunakan koneksi internet yang stabil dan lancar.
Webinar memungkinkan pembicara bisa membagikan materi melalui media
elektronik yang tersambung dengan koneksi internet. Jadi meskipun tidak dilakukan secara
tatap muka, namun webinar ini bisa membuat antusias para peserta tetap sama dengan
seminar yang digelar offline.

1
 Webinar juga bisa dilakukan untuk proses mengajar dan berbagi informasi tanpa
perlu membutuhkan ruang besar. Sebab bisa dilakukan dimana saja, kapan saja dengan
menggunakan computer, laptop, ataupun ponsel pintar.
Terdapat tiga jenis webinar yang bisa dilakukan untuk berbagi informasi
menggantikan pertemuan tatap muka. Jenis-jenis webinar adalah sebagai berikut:
1. The Lead-Generation or Sales Webinar
Webinar jenis ini biasanya dipakai untuk proses marketing atau para pemasar.
Tujuannya adalah untuk meningkatkan leads. Peserta dalam webinar ini juga bisa
langsung mendaftarkan diri dan emailnya melalui website yang telah disediakan khusus.
Webinar jenis ini cocok untuk peserta yang ingin mencari banyak informasi dan
pemahaman baru.

2. The One-off for Profit-Webinar

Jenis webinar yang satu ini ditujukan untuk mencari keuntungan sebanyak-
banyaknya terutama bagi sales atau pemasar. Namun biasanya webinar yang dipungut
biaya akan memberikan informasi yang lebih berkualitas. Pembicara dalam seminar
online jenis ini dipastikan sudah professional dan bisa diandalkan. Biaya yang
dikeluarkan oleh peserta akan sepadan dengan ilmu yang didapatkan. Akan tetapi tetaplah
berhati-hati dengan adanya aksi penipuan yang mengatasnamakan webinar.

3. The Multi-Module Webinar or Webinar Series

Seluruh topik yang akan dijelaskan dalam webinar ini akan dijelaskan oleh
pembicara seminar online dijamin berkualitas. Penjelasannya lebih komprehensif dari
biasanya karena materi disampaikan dengan gamblang dan jelas. Bahkan jika peserta
ingin mengajukan pertanyaan juga dipersilahkan.

Dengan mengetahui manfaat webinar di bawah ini, akan membaut para peserta
menempatkan diri tanpa ragu untuk mulai mengikutinya. Manfaat webinar tersebut
diantaranya :
1. Bagi Pemasar

2
 Bagi para pemasar, sudah pasti webinar ini akan mendapat manfaat luar biasa.
Kemudian bagi yang hendak mempromosikan sebuah produk, dijamin aka nada banyak
keuntungan yang didapat dan tak mengecewakan. Pemasar akan lebih mudah
membagikan informasi kepada segmentasi pasarnya.
2. Bagi Peserta
Selain pemasar, webinar juga bermanfaat buat para peserta yang mengikutinya.
Peserta bisa mendapatkan ilmu yang banyak dari webinar yang diikutinya. Informasi
akan lebih cepat didapat dari seminar online ini. Dengan di rumah saja, kita bisa bertemu
dengan pembicara dan orang-orang hebat di luar sana.
3. Seminar Interaktif
Selain itu, manfaat webinar adalah seminar interaktif, artinya setiap peserta bisa
bisa mengajukan pertanyaan ke pembicara maupun ke peserta lain untuk mendiskusikan
topik yang sedang dibahas. Dengan webinar, komunikasi dua arah masih tetap bisa
terjalin tanpa bertemu secara langsung. Menarik sekali bukan?
4. Beragam Fitur
Manfaat webinar adalah tersedianya beragam fitur yang bisa digunakan selama
acara seminar berlangsung. Mulai dari pertanyaan inetrakfit, fitur polling untuk jajak
pendapat, survey, tes, hingga fasilitas power poit yang dapat menampilkan materi selama
seminar. Dengan banyaknya fitur tersebut dijamin acara seminar akan lebih terasa seperti
halnya digelar tatap muka.
5. Hemat Waktu dan Biaya
Webinar atau seminar online lebih mudah dijangkau sehingga bisa menghemat
waktu dan biaya dan tidak mengurangi esensi dari seminar itu sendiri. Webinar lebih
hemat waktu, biaya, tenaga, dan sumber daya lainnya.

Webcast
Webcast adalah media presentasi didistribusikan melalui Internet menggunakan
streaming media teknologi untuk mendistribusikan sumber konten tunggal untuk banyak
simultan pendengar / pemirsa. Sebuah webcast dapat didistribusikan secara langsung atau
atas permintaan. Pada dasarnya, webcasting adalah " penyiaran " melalui Internet.

3
 "Webcasters" terbesar mencakup stasiun radio dan TV yang ada, yang " menyiarkan "
output mereka melalui TV online atau streaming radio online, serta banyak "stasiun"
khusus Internet. Webcasting biasanya terdiri dari penyediaan aliran atau acara linier non-
interaktif. Badan hak dan lisensi menawarkan "lisensi webcasting" khusus kepada mereka
yang ingin melakukan penyiaran Internet menggunakan materi berhak cipta.

Perbedaan antara Webinar dan Webcast

1. Perbedaan Fitur
Meskipun bentuk modern dari webinar dan webcast menggunakan platform
WebRTC yang sangat efektif, namun, kedua bentuk komunikasi ini sangat berbeda di
luar teknologi intinya. Misalnya, webinar dirancang untuk menjadi interaktif dan
menyediakan ruang dan lingkungan pertemuan virtual yang lebih kolaboratif.
Untuk memungkinkan hal ini, perangkat lunak webinar, terutama perangkat lunak
webinar tingkat lanjut seperti MegaMeeting, host akan menerima akses ke berbagi layar,
berbagi file, obrolan berbasis teks yang aman, dan fitur lainnya. Fitur berbagi layar
memungkinkan penyaji untuk berbagi tampilan desktop mereka dengan audiens. Dengan
demikian, peserta webinar dapat melihat aplikasi aktif apa pun yang digunakan penyaji di
desktopnya.
Di sisi lain, webcast dirancang untuk lebih fokus pada presentasi. Karena itu,
webcast tidak memiliki banyak fitur yang dimiliki webinar sebagai fitur standar. Namun,
untuk meningkatkan keefektifan presentasi, banyak webcast akan memiliki fitur berbagi
PowerPoint atau slide.
Singkatnya, ketika membandingkan webinar vs. webcast dari sudut pandang fitur,
kita akan menyadari webinar berisi fitur, dan webcast umumnya memiliki fitur minimal.

2. Perbedaan Implementasi
Ada perbedaan dalam cara penerapan dan penggunaan kedua bentuk rapat virtual
ini. Dalam webinar, fokusnya adalah memberikan informasi yang diperlukan
sambil melibatkan audiens. Dengan demikian, selain presentasi, penyelenggara webinar
juga dapat menggunakan jajak pendapat dan survei, Tanya Jawab, berbagi layar, dan file
bersama untuk memberikan pengalaman yang komprehensif dan lebih mendalam.

4
 Di sisi lain, presentasi webcast berbeda. Mengingat arus informasi adalah satu
arah, fokusnya lebih pada apa yang dikatakan presenter. Selain itu, webcast
menggunakan alat bantu presentasi yang jauh lebih sedikit. Hanya beberapa bantuan yang
diperlukan, seperti slide, biasanya digunakan dalam siaran web.
3. Perbedaan Ukuran Penonton
Webcast biasanya tersedia untuk audiens yang lebih besar daripada
webinar. Misalnya, melalui software webinar MegaMeeting, sebanyak 500 peserta dapat
mengakses webinar. Sedangkan Webcast dapat mencapai ribuan, atau bahkan ratusan
ribu, seperti yang terjadi pada webcast populer seperti "TED Talks".
Ada juga perbedaan dalam riasan penonton. Webcast dapat memiliki penonton
langsung di studio selain penonton online, seperti halnya dengan TED Talks. Di sisi
lain,Webinar hampir selalu hanya memiliki audiens online.

4. Perbedaan Tingkat Interaksi

Webinar memberikan interaksi yang jauh lebih besar antara penyelenggara
dan peserta mereka. Dengan penyertaan alat webinar berbagi dan mengobrol, partisipasi
audiens adalah bagian yang melekat dan alami dari sesi. Peserta memiliki kesempatan
untuk berpartisipasi dalam Tanya Jawab, jajak pendapat, dan survei saat menghadiri
webinar.
Di sisi lain, webcast tidak memiliki bentuk interaksi apa pun. Webcast host
menyajikan informasi, dan audiens menerimanya. Aliran informasi adalah satu arah, dari
presenter ke audiens.

Pada kenyataannya, Perusahaan dan organisasi dapat memanfaatkan webinar dan

webcast karena kedua platform berfungsi sebagai alat yang sangat diperlukan yang
bermanfaat bagi bisnis di seluruh dunia. Bergantung pada informasi yang dikomunikasikan,
audiens, dan tujuan pertemuan virtual, dapat menggunakan webinar atau perangkat lunak
webcast. Terlepas dari perbedaannya, kedua alat memiliki kegunaan dan kedua alat memiliki
peran untuk dimainkan dalam membantu bisnis dan orang berkomunikasi secara efisien dan
efektif.

5
3. Coorporate blog for branding and marketing purpose
Semakin banyak organisasi yang menggunakan blog perusahaan secara eksternal
untuk branding, pemasaran, atau tujuan hubungan masyarakat. Seringkali, eksekutif
memposting dengan tujuan meningkatkan citra publik perusahaan dan mempromosikan
produk dan layanannya.
Blog korporat adalah blog yang dijalankan oleh perusahaan. Konten blog milik
perusahaan biasanya diselaraskan dengan tujuan pemasaran perusahaan, tetapi juga dapat
berfungsi sebagai representasi eksternal perusahaan atau untuk informasi pelanggan.
Blogging korporat berasal dari AS. Saat ini, lebih dari 30 persen dari 500 perusahaan
terbesar AS mengoperasikan blog perusahaan mereka sendiri.
Blog umumnya ditandai oleh fakta bahwa artikel ditulis sebagian besar dari sudut
pandang subjektif penulis. Blog korporat khususnya subjektif karena mewakili kepentingan
perusahaan dan mengejar tujuan pemasaran tertentu. Jika kita mengklik jejak blog korporat,
kita biasanya akan menemukan perusahaan yang bertanggung jawab atas konten blog.
Biasanya blog perusahaan akan memenuhi banyak tujuan terkait dengan hubungan
masyarakat dan pemasaran online, diantaranya :
 Memperkuat identitas perusahaan: Ketika konten blog perusahaan dibuat oleh
karyawannya sendiri dan terkait langsung dengan perusahaan, identitas perusahaan
dapat diperkuat baik secara internal maupun eksternal. Blog juga dapat digunakan
untuk mengelola manajemen reputasi online, dan untuk komunikasi krisis.
 Memperkuat status pakar : Setiap perusahaan memiliki keahlian dasar dalam
industri atau ceruknya. Blog korporat dapat membantu mengkonsolidasikan status
pakar online.
 Meningkatkan jangkauan: Dengan menggunakan blog perusahaan dalam konten
atau pemasaran media sosial, perusahaan dapat secara signifikan meningkatkan
jangkauan di Internet.
 Penyebaran berita perusahaan: Dalam hal ini, blog perusahaan dapat digunakan
sebagai penyalur pers. Berita dari perusahaan dipublikasikan, misalnya siaran pers
termasuk materi gambar.
 Majalah pelanggan: Status pakar suatu perusahaan dapat memberikan informasi
nyata kepada pelanggan atau calon pelanggan. Ada banyak kemungkinan penerbitan

6
 di area ini, misalnya buku panduan, informasi latar belakang, atau deskripsi produk
terperinci.
 Komunikasi internal: Jika blog perusahaan dioperasikan pada intranet, karyawan
memiliki kesempatan untuk bertukar informasi melalui sistem blog.
 Riset pasar: Jika blog perusahaan dikunjungi oleh banyak pembaca, mudah untuk
melakukan survei pasar di antara pelanggan dan prospek.
 Memperkuat visibilitas: Blog dapat membantu perusahaan memperkuat visibilitas
perusahaan dalam hasil pencarian Google. Posting blog dapat berkontribusi pada
peringkat yang baik, terutama untuk kata kunci ekor panjang, sehingga meningkatkan
traffic.

Bentuk blogging perusahaan

Blog korporat dapat dibagi menjadi dua kategori besar: blog korporat internal dan
eksternal. Sementara yang pertama ditujukan khusus untuk karyawan atau penyedia layanan
yang terhubung langsung ke perusahaan, blog korporat eksternal ditujukan khusus untuk
dunia luar.
Konten dan topik yang mungkin untuk blog perusahaan
 Wawasan ke dalam pekerjaan sehari-hari perusahaan: Karyawan atau pemilik
perusahaan disajikan. Masing-masing departemen dapat membuat blog, atau peserta
magang dapat melaporkan pengalaman mereka. Konten dapat dibuat lebih menarik
dengan gambar dan video.
 Informasi industri: Ada perubahan harian di beberapa industri. Berita ini dapat
diintegrasikan ke dalam blog perusahaan.
 Presentasi produk: Perusahaan dapat menghadirkan produk baru di blog mereka
sendiri, dan mereka dapat menggunakan blog untuk menanggapi pertanyaan
pelanggan.
 Mengundang penulis tamu: Jika influencer diundang untuk menulis posting tamu,
ini dapat secara signifikan meningkatkan jangkauan blog.

4. Hukum dan privasi blog perusahaan

7
 Masalah privasi dengan layanan situs web blog adalah bagian dari privasi data ,
yang melibatkan hak untuk mewajibkan privasi pribadi terkait penyimpanan, tujuan ulang,
penyediaan kepada pihak ketiga, dan menampilkan informasi yang berkaitan dengan diri
sendiri melalui Internet. Selain itu, teknologi yang diperlukan untuk menangani informasi
pengguna dapat mengganggu privasi perusahaan.

Masalahnya termasuk cyberstalking, pengungkapan lokasi, profil sosial,

pengungkapan informasi pribadi pihak ketiga, dan penggunaan situs web jejaring sosial oleh
pemerintah dalam penyelidikan tanpa pengamanan surat perintah penggeledahan .
Informasi yang terdapat dalam website sebuah perusahaan adalah untuk tujuan
umum saja. Perusahaan tidak membuat pernyataan atau jaminan apapun, tersurat maupun
tersirat, tentang akurasi kelengkapan, kesesuaian, atau ketersediaan ke situs web atau
informasi, produk, jasa, atau gambar terkait yang terdapat pada website untuk tujuan apapun.
Setiap ketergantungan yang anda tempatkan pada informasi tersebut adalah risiko
penggunanya masing-masing.

Kebijakan Privasi
Kebijakan Privasi (Privacy Policy) ini menjelaskan bagaimana perusahaan
mengumpulkan, menyimpan, menggunakan, memproses dan melindungi informasi/data
dibawah naungan perusahaan. Perusahaan juga sangat menganjurkan bagi pengguna blog
perusahaan untuk selalu melihat dan mempelajari kebijakan penanganan informasi pribadi di
situs-situs tersebut sebelum memberikan informasi pribadi, terkait kebijakan privasi berikut
uraiannya :
1. Informasi yang dikumpulkan
Perusahaan mengumpulkan Data Pribadi yang diberikan dan yang terekam secara
otomatis saat menggunakan layanan Perusahaan, seperti ketika menerima penawaran;
mengunduh (download); atau memakai aplikasi dari Perusahaan. Data ini biasanya
bersifat anonim, tapi tetap saja dianggap data pribadi, baik secara tersendiri ataupun jika
bersama-sama dikombinasikan.
2. Bagaimana Perusahaan Menggunakan Informasi

8
 Perusahaan dapat dan berhak menggunakan Informasi yang telah diberikan
tentang penggunanya untuk memenuhi permintaan misalnya terikait produk, program,
layanan Perusahaan, dan untuk menanggapi pertanyaan-pertanyan tentang penawaran
Perusahaan, dalam menawarkan produk-produk lain, program atau layanan yang
Perusahaan percaya mungkin menarik bagi penggunanya.
3. Berbagi dan Mentransfer Data Pribadi
Perusahaan dapat dan Berhak membagikan Data Pribadi kepada perusahaan
afiliasi Perusahaan, serta Kami (dan/atau perusahaan afiliasinya) juga dapat
mengungkapkan Data Pribadi kepada pihak ketiga yang bekerjasama dengan kami, pihak
kepolisian, pengadilan, institusi hukum terkait, perusahaan iklan, agency dan jaringan
iklan dengan persetujuan kedua belah pihak terlebih dahulu sebelumnya.
4. Persetujuan
Sebagaimana dinyatakan di atas, dengan menjelajah dan menggunakan Situs, atau
dengan menikmati layanan dari Perusahaan. Memberikan persetujuan kepada Perusahaan
untuk mengolah informasi yang telah berikan sebagaimana diatur dalam Kebijakan
Privasi saat ini atau perubahan yang ada. Pengolahan yang dimaksud adalah
menggunakan informasi dengan beragam cara, termasuk namun tidak terbatas,
mengumpulkan, menyimpan, menghapus, menggunakan, menggabungkan, dan
mengungkapkan informasi namun tidak terbatas sesbgaimana yang dijelaskan dalam
ketentuan ini.
5. Penarikan Persetujuan
Pengguna dapat menarik persetujuan terhadap pengumpulan, penggunaan atau
pengungkapan atas data pribadi setiap saat, dengan menyampaikan alasannya kepada
kami dan dikrimkan sesuai dengan kontak Perusahaan.
Dengan hal itu, Perusahaan akan berhenti mengumpulkan, menggunakan atau
mengungkap data pribadi tersebut setelah pemberitahuan, kecuali diwajibkan oleh hukum
atau jika Perusahaan memiliki alasan dan pertimbangan yang sah atau dengan alasan
tujuan hukum.
6. IP Addresses
Perusahaan menyimpan IP (Internet Protocol) address, atau lokasi komputer
penggunanya di Internet, untuk keperluan administrasi sistem dan troubleshooting.

9
 Perusahaan menggunakan IP address secara keseluruhan (agregat) untuk mengetahui
lokasi-lokasi yang mengakses sitis web/blog setiap Perusahaan.
7. Log Files
Log Files, atau Data Log hanya digunakan dalam bentuk agregat (keseluruhan)
untuk menganalisa penggunaan situs Perusahaan.
8. Kepatuhan Pada Proses Hukum
Perusahaan dapat menyampaikan informasi pribadi jika diperintahkan oleh hukum
dan/atau untuk (1) untuk kepentingan hukum atau proses pengadilan; (2) melindungi dan
mempertahankan hak cipta, hak milik Perusahaan dan hak-hak lainnya; (3) melindungi
terhadap penyalahgunaan atau penggunaan tanpa ijin dari situs (web) Perusahaan; atau
(4) melindungi keamanan pribadi atau properti atas publik (di antara hal lainnya, hal ini
berarti jika pengguna terbukti memberikan informasi palsu atau berpura-pura menjadi
orang lain, informasi mengenai diri penggunjung dapat Perusahaan sampaikan sebagai
bagian dari penyelidikan atas tindakan tersebut).

5. Instant Messaging (IM) dan Chat

Instant Messaging (IM) hadir di pertengahan tahun 1990-an untuk mengisi
kebutuhan akan adanya aplikasi percakapan/obrolan online. Karakteristik utama IM
adalah real-time. Seperti namanya, IM merupakan platform percakapan yang instan,
sehingga memungkinkan penggunanya untuk ‘ngobrol’ secara langsung meskipun terpisah
jarak ribuan kilometer.
IM saat ini telah berevolusi dari hanya sekedar aplikasi desktop sederhana menjadi
aplikasi mobile yang sangat fleksibel. Kini orang bisa ‘ngobrol’ di mana pun, kapan pun.
Syaratnya, kita harus menggunakan aplikasi yang sama agar dapat saling berkirim pesan.
Beberapa aplikasi IM yang populer digunakan saat ini diantaranya: Whatsapp, Line,
BBM, Facebook Messenger, Telegram, WeChat, Snapchat, dan masih banyak lagi.
Seperti halnya Email, IM pun memiliki kelebihan dan kekurangan, diantaranya :
Kelebihan IM
 Instan (real-time). Pesan akan langsung diterima begitu kita mengirimkannya.
Kita juga bisa mengetahu status pesan apakah sudah terkirim, terbaca,
atau pending.

10
  Bersifat obrolan. IM cenderung berupa kalimat singkat yang saling berbalas
secara langsung.
 Ekspresif. IM menyediakan sticker dan emoticon atau emoji untuk
mengekspresikan perasaan kita pada saat ‘ngobrol’. Ini membuat IM lebih
terkesan lebih akrab, kasual dan tidak kaku.
Kekurangan IM
 Tertutup. Kelemahan utama IM adalah sifatnya yang closed platform, yaitu
hanya dapat berkomunikasi dengan sesama pengguna aplikasi tersebut. Misalnya,
jika kita menggunakan BBM dan ingin mengirim pesan kepada seseorang yang
tidak menggunakan BBM, kita harus meminta dia untuk meng-install BBM
terlebih dahulu.
 Tidak ada fungsi pengorganisasian pesan. Komunikasi kita dengan seseorang
diproses dalam satu thread yang sulit untuk ditelusuri. Tidak ada fungsi
pengaturan folder, pencarian berdasarkan waktu, memisahkan pesan-pesan
penting, dsb.
 Tidak cocok untuk komunikasi bisnis. Karena kemasannya yang kasual, IM
kurang tepat jika digunakan untuk komunikasi bisnis. Selain itu, sangat tidak
profesional jika kita meminta rekan bisnis untuk meng-install aplikasi tertentu
agar mereka menyesuaikan dengan aplikasi yang kita gunakan.

Meskipun istilah Chat dan Instant messaging (IM) sering digunakan secara
bergantian, mereka sebenarnya adalah dua cara berbeda untuk berkomunikasi melalui
Internet. Chat mengacu pada penggunaan forum digital (ruang obrolan) di mana banyak
orang dapat berkomunikasi dengan satu lainnya dengan mengirimkan teks, gambar, dan
tangkapan layar ke semua orang sekaligus.

Aplikasi perpesanan seluler global paling populer 2021

11
(Diterbitkan oleh H. Tankovska , 10 Feb 2021)

Pada Januari 2021, dua miliar pengguna mengakses messenger WhatsApp setiap
bulan. Jangkauan aplikasi ini adalah penetrasi penggunaan sangat kuat di pasar di luar
Amerika Serikat dan merupakan salah satu aplikasi sosial seluler paling populer di seluruh
dunia. Berbeda pada saat Februari 2014, jejaring sosial Facebook-lah yang mengakuisisi
aplikasi seluler seharga 19 miliar dolar AS.

Hukum dan Privasi terkait IM

Penggunaan IM berbasis web menimbulkan masalah rilis yang tidak disengaja yang
bersifat pribadi atau sensitive. Beberapa bank besar, termasuk Barclays, Citigroup, Deutsche
Bank, dan UBS, telah mempertimbangkan untuk melarang IM karena kekhawatiran yang
berkembang seputar infomasi pribadi.
Pertukaran data yang ceroboh melalui IM dapat mengakibatkan organisasi dituduh
mengungkapkan informasi sensitif tentang saluran tanpa jaminan, membuka perusahaan
terhadap risiko di beberapa bidang.
Untuk mengurangi risiko yang terkait dengan IM adalah dengan membuat kebijakan
yang menyatakan siapa yang dapat menggunakannya, untuk tujuan apa, untuk jenis data apa,
dan apakah lampiran file itu diizinkan atau tidak. Organisasi harus memutuskan apakah dan

12
 bagaimana mengarsipkan percakapan dan untuk apa berapa lama. Untuk memastikan
keberhasilan kebijakan ini, perusahaan harus mengkomunikasikan bagaimana kebijakannya
dipantau dan ditegakkan.
Ancaman serangan penyadapan juga yang akhir- akhir ini sering terjadi pada
jaringan instant message (IM) merupakan sesuatu hal yang mengkhawatirkan bagi
pengiriman data rahasia yang melalui jaringan. Banyak penelitian yang telah dikembangkan
untuk memperbaiki kelemahan keamanan pada instant message diantaranya menggunakan
fitur Hidden chat yang ada pada Line dan penggunaan enkripsi md5 hash yang ada whatsapp
pada android dan Ios.
Sistem keamanan menggunakan hidden chat dan algoritma enkripsi md5 hash masih
dianggap lemah karena masih sering terjadi penyadapan dan fabrikasi terhadap pesan teks
yang terkirim oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Dengan demikian, maka keamanan
menjadi suatu hal yang sangat penting untuk dipertimbangkan. Apalagi jika data yang
dikirimkan via layanan instant messaging (IM) tersebut sifatnya rahasia. Maka dari itu peran
utama kriptografi untuk mengamankan data dari berbagai ancaman penyadapan dengan
menggunakan teknik enkripsi sangatlah penting.

B. Action Needed
2. Tanggapan & Tindakan
Manajemen layanan sistem informasi adalah suatu metode pengolahan sistem
Teknologi Informasi (TI) yang secara filosofis terpusat pada perspektif
konsumen/pemakai layanan TI terhadap bisnis perusahaan.Istilah manajemen layanan
sistem informasi tidak berasal dari suatu organisasi, pengarang, atau pemasok tertentu
dan awal penggunaan frasa ini tidak terlalu jelas kapan di mulainya.
Dalam kasus Action needed hal : 180 No 2 diatas, Layanan perusahaan yang
diterapkan sejak tiga bulan lalu, tidak digunakan secara efektif karena hampir 50 persen
karyawan tidak mengerti bagaimana cara menggunakannya, dan kebanyakan dari mereka
yang mengerti justru keras kepala bersikeras untuk "tidak tersedia" selama jam kerja.
Untuk menangani masalah tersebut, sebagai manajer layanan perlu memberikan
penjelasan bahwa layanan sistem informasi memiliki banyak peran yang sangat efektif
dan juga sangat penting bagi organisasi manapun. Layanan sistem informasi memliki

13
banyak peran juga dalam kegiatan – kegiatan bisnis yang sangat operasional, dan juga
menunjang oragnisasi agar dapat mengambil kesimpulan, dan juga banyak menunjang
keungulan strategi kompeitif dalam organisasi.
Oleh karena itulah, ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh perusahaan, dalam
hal ini pimpinan dan manajerial di perusahaan dalam membantu personel karyawan pada
proses transformasi digital dengan tepat sasaran dengan cara-cara berikut, diantaranya :
1. Hilangkan Rasa Takut Karyawan akan Kehadiran Teknologi
Cara pertama yang bisa dilakukan adalah dengan meyakinkan karyawan
bahwa teknologi tidak akan menggantikan posisi mereka. Manajer layanan perlu
menjelaskan bahwa teknologi digunakan untuk membantu tugas mereka yang
repetitif dan memakan banyak waktu, sehingga mereka dapat fokus untuk
melakukan pekerjaan lainnya yang lebih penting.
Misalnya, jika perusahaan menggunakan aplikasi checklist digital,
jelaskan pada karyawan bahwa dengan menggunakan aplikasi, tim di masing-
masing outlet tidak perlu lagi mengisi log book untuk melaporkan masalah di
outlet, tim juga tidak perlu lagi mengetik data hasil pemeriksaan satu per satu dari
kertas ke spreadsheet karena hal-hal tersebut sudah ditangani oleh teknologi.
Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menginput data, tim di
lapangan bisa segera fokus untuk menangani masalah yang terjadi di outlet atau
membantu tim lainnya yang sedang melayani pelanggan.

2. Komunikasikan Tujuan & Rencana Perusahaan dalam Melakukan

Transformasi Digital
Dengan mengetahui alasan perusahaan menggunakan teknologi digital dan
bagaimana perusahaan akan mengimplementasikannya, karyawan akan lebih bisa
memahami dan termotivasi untuk menggunakan teknologi tersebut. Selain itu,
juga bisa menjelaskan mengenai hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan
penggunaan teknologi digital.
Beberapa contoh tujuan menggunakan aplikasi checklist operasional diantaranya :
 Standardisasi laporan dan sistem inspeksi di seluruh cabang
perusahaan

14
  Memperbaiki proses manajemen operasional yang kurang efisien
 Memungkinkan pembuatan keputusan berdasarkan data yang aktual
dan faktual
 Meminimalisasi kesalahan dalam penginputan data
 Mencegah pemalsuan data dan penyusutan stok
 Membuat data dapat diakses melalui perangkat digital secara online

3. Berikan Sosialisasi, Terutama Kelebihan Menggunakan Teknologi bagi

Karyawan
Perubahan yang terjadi di dalam perusahaan tentunya akan menimbulkan
ketidaknyamanan bagi karyawan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan
untuk menyiapkan karyawannya terhadap perubahan yang akan terjadi di
perusahaan, sehingga karyawan akan dapat menyiapkan dirinya untuk
menghadapi perubahan yang terjadi.
Manajer juga dapat menekankan pada kelebihan yang akan diperoleh
karyawan dengan implementasi teknologi baru ini. Misalnya, dengan adanya
aplikasi checklist digital, karyawan tidak perlu lagi mencari-cari laporan di antara
tumpukan laporan lainnya di dalam kabinet ketika ada informasi yang dibutuhkan
dari beberapa bulan yang lalu. Karyawan cukup membuka aplikasi dan melihat
histori laporan yang tersimpan di aplikasi tersebut.

4. Persiapkan Manajemen yang Siap dengan Digitalisasi

Pihak manajemen perusahaan perlu menguasai kebijakan dan proses
digitalisasi dengan baik, serta memahami manfaat digitalisasi yang akan
dilakukan oleh perusahaan. Pihak manajemen dalam hal ini juga perlu
memberikan contoh kepada timnya dengan turut menggunakan aplikasi yang telah
dipilih perusahaan. Dengan begitu, tim akan melihat urgensi dari implementasi
proses digitalisasi. Berbeda ketika proses digitalisasi tersebut hanya dijalankan
oleh karyawan, sedangkan pihak manajemen tidak ada yang menggunakan
aplikasi tersebut.

15
 Misalnya, ketika kita sebagai atasan juga aktif menggunakan aplikasi yang
telah dipilih dan memanfaatkan fitur-fitur dalam aplikasi tersebut untuk
melakukan penugasan tim, manajemen data, dan menggunakan grafik dalam
aplikasi tersebut saat rapat. Karyawan akan merasa mereka perlu mempelajari dan
rutin menggunakan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan.

5. Berikan Pelatihan Teknologi Bagi Karyawan

Terkadang karyawan yang fasih menggunakan teknologi pun butuh sedikit
waktu untuk mengenal aplikasi yang baru saja ia gunakan. Maka dari itu,
perusahaan sebaiknya memfasilitasi pelatihan kepada seluruh divisi maupun
karyawan yang ada. Terlebih lagi bila teknologi digital yang digunakan masih
baru.
Sebagai pimpinan dan manajer perusahaan, perlu bagi manajer untuk
menjadwalkan kapan sebaiknya pelatihan dilakukan dan mengetahui apa saja
yang harus dipersiapkan oleh perusahaan untuk memfasilitasi pelatihan tersebut.
Komunikasikan dengan perusahaan penyedia aplikasi apakah mereka
menyediakan pelatihan bagi karyawan perusahaan.
6. Kumpulkan Hasil dan Feedback dari Proses Digitalisasi
Selama proses transisi digital di perusahaan, sangat penting bagi
perusahaan untuk melakukan pemantauan. Pemantauan ini dilakukan untuk
mengetahui bagaimana proses digitalisasi berjalan di dalam perusahaan, apakah
tujuan awal digitalisasi tercapai, dan apa saja yang dapat diperbaiki dari proses
digitalisasi tersebut.
Jangan terkejut, penurunan produktivitas mungkin terjadi pada awal
periode transisi karena karyawan masih menyesuaikan diri dengan aplikasi baru
tersebut. Pada masa itu, sering-seringlah mendengarkan pertanyaan dan masukkan
dari karyawan. Konsultasikan dengan perusahaan penyedia aplikasi tentang
bagaimana mengoptimalisasi penggunaan aplikasi tersebut.

7. Garis Bawahi Keberhasilan dan Evaluasi untuk Proses Optimalisasi

16
 Terakhir, yang perlu dilakukan adalah mencatat hasil apa saja yang
didapat selama dan sesudah digitalisasi yang dilakukan di perusahaan. Tentukan
KPI yang akan digunakan untuk evaluasi sebelum implementasi teknologi
dijalankan. KPI tersebut akan digunakan untuk mengevaluasi apakah hasil yang
didapatkan sudah sesuai dengan tujuan digitalisasi perusahaan. Hasil evaluasi
dapat digunakan untuk mengetahui aspek apa yang perlu ditingkatkan dan hal apa
saja yang patut dipertahankan.

Berdasarkan analisa diatas, dapat disimpulkan bahwa ada begitu banyak keuntungan
yang didapatkan oleh perusahaan dengan menggunakan teknologi, mulai dari organisasi data
perusahaan yang lebih baik hingga meningkatnya produktivitas karyawan. Secara jangka
panjang, mengimplementasikan teknologi dalam alur kerja perusahaan akan membantu
perusahaan menjadi lebih unggul dalam kompetisi dan selalu menemukan inovasi baru
dalam berbisnis.pentingnya Teknologi digital yang telah menjadi kebutuhan utama
dalam proses manajemen perusahaan.

17