Nama : Kurnia Kinantan

Matkul : Seminar

Permasalahan dan Solusi di dalam Seminar

Kesalahan Umum Saat Webinar Yang Bisa Dihindari

Apa pun tujuannya, pada dasarnya seminar online memiliki komponen yang sama. Yaitu
materi, pembicara, dan audiens. Nah, agar ketiga komponen tersebut bisa bersinergi dan
memberikan manfaat satu sama lain, hindari beberapa kesalahan umum berikut dan pastikan
semuanya aman:

1. Perlengkapan elektronik

Karena seminarnya bersifat online, maka segala perangkatnya pun dipastikan

menggunakan peralatan elektronik. Agar seminar daring bisa berjalan lancar, Anda harus
memastikan semua komponen elektronik yang digunakan berada dalam kondisi yang layak
pakai. Perlengkapan yang dibutuhkan seperti webcam, perlengkapan audio, dan peralatan
pencahayaan untuk menghasilkan gambar yang baik. Sebelum memulai seminar, tak ada
salahnya melakukan gladi resik untuk memastikan semua peralatan siap digunakan. Momen
gladi resik itu juga bisa berguna untuk menemukan masalah teknis yang bisa diatasi sebelum
seminar digital dimulai. Jika Anda tidak memiliki semua perlengkapan itu, tak masalah. Di kota
besar seperti Jakarta, sudah banyak event organizer Jakarta untuk webinar seperti Hanindo yang
menyewakan perlengkapan dan manpower untuk melangsungkan seminar online.

2. Materi

Materi seminar digital juga termasuk hal penting yang tidak boleh salah. Memang,
dalam seminar boleh saja membahas segala hal. Tapi, sangat disarankan untuk memilih materi
yang sifatnya ramah digital. Dalam arti, materinya tidak terlalu berat namun cukup menarik.
Hindari pemilihan materi yang membutuhkan ilustrasi secara langsung. Sebaiknya, Anda
menyiapkan materi pendukung berupa gambar atau video yang bisa diputar ketika seminar
online berlangsung. Dengan demikian, audiens akan merasa lebih menikmati jalannya seminar.
Lebih baik lagi jika Anda menyediaka fitur yang memungkinkan peserta bisa mengunduh
materi tersebut.

3. Pembicara

Sejalan dengan materi, para pembicara yang terlibat dalam seminar online pun harus
memiliki kompetensi. Setidaknya, Anda harus memiliki tiga orang dalam tim pembicara.
Mereka adalah moderator, pembicara, dan notulen. Ketiga peran tersebut sangat penting untuk
keberhasilan seminar online. Pembicara yang memiliki kompetensi sesuai materi pasti akan
mampu menyampaikan materi dengan baik. Moderator pun bisa mengatur jalannya seminar
agar tidak jauh keluar jalur. Sementara notulen, mencatat poin penting yang ada di seminar
digital, baik ringkasan materi maupun pertanyaan dari audiens. Untuk moderator dan notulen,
perannya bisa dilakukan oleh satu orang.

4. Promosi

Promosi dianggap cukup penting untuk keberhasilan seminar online. Sangat

disarankan agar Anda melakukan promosi sebelum melakukan seminar secara digital. Dengan
promosi, Anda bisa mengetahui seberapa besar animo publik untuk bergabung. Promosi yang
paling umum digunakan adalah melalui platform sosial media. Iklankan seminar digital Anda
ke grup atau halaman Facebook yang memiliki kecocokan dengan materi seminar digital yang
ingin diadakan. Dalam promosi tersebut, sampaikan dengan jelas rangkuman materi, apa yang
membuat seminar tersebut menarik, siapa pembicaranya, dan tentu saja waktu webinar akan
dilangsungkan. Jangan lupa, cantumkan nomor kontak agar para netizen bisa melakukan
registrasi.

5. Internet

Poin ini adalah yang paling utama. Koneksi internet harus cepat dan tanpa hambatan.
Sebab, seminar online menggunakan audio dan visual yang di transmisikan ke audiens lewat
jaringan daring. Dengan demikian, Anda harus menyiapkan kebutuhan data internet tanpa batas
untuk kelancaran seminar online. Hindari ruangan dengan banyak partisi, yang bisa
memungkinkan terjadinya hambatan sinyal wi-fi. Hindari juga memanfaatkan ruang publik
dengan akses internet gratis untuk melakukan seminar online, karena sudah pasti jaringannya
tidak akan bagus.

Demikian tadi, 5 hal yang berpotensi mengganggu jalannya seminar online dan wajib
dipersiapkan dengan matang. Dengan memastikan semuanya aman, Anda bisa melakukan
webinar dengan lebih nyaman tanpa gangguan berarti.

Agar event onlinemu terlaksana secara efektif, perhatikan langkah-langkah berikut ini:

1. Kuota Partisipan pada Video Conference

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengetahui jumlah partisipan
maksimal atau kuota partisipan pada platform video conference yang Anda gunakan. Jika Anda
menggunakan platform gratis maka kuota partisipan terbatas, sebaliknya jika berlangganan
maka kuota partisipan tidak terbatas atau unlimited. Semakin banyak kuota, maka semakin
banyak Anda menyerap peserta. Jika seminar yang Anda gelar berbayar maka semakin besar
juga keuntungan yang anda dapatkan.

2. Rundown Acara
Rundown atau susunan acara harus jelas, dari sub acara satu ke yang lainnya. Susunan
acara yang jelas akan mempengaruhi seberapa banyak materi yang harus Anda sampaikan,
bagaimana intonasi Anda saat berbicara. Jika harus melebihi waktu yang ditentukan pastikan
tidak melebihi 10 menit, karena ini akan mempengaruhi penyampaian materi pada sesi
berikutnya dan antusias partisipan.

3. Mute Microphone Partisipan

Manajemen event online harus diterapkan berbeda dengan saat Anda menggelar event
secara offline. Distraksi suara dari audio partisipan akan terdengar dengan jelas. Hal ini
tentunya akan mengganggu kelangsungan acara. Agar kondusif, mute mikrofon partisipan sejak
awal mereka bergabung. Mikrofon bisa dinyalakan saat mereka ingin bertanya atau memberikan
tanggapan
dari materi yang sudah disampaikan oleh pembicara.

4. Alur Tanya-Jawab
Alur tanya-jawab saat seminar online harus jelas, karena di awal acara mikrofon sudah
dinonaktifkan dan partisipan tidak leluasa untuk langsung mengungkapkan pertanyaan. Anda
bisa menggunakan fitur raise hand untuk tanda jika ada partisipan yang bertanya. Selain itu,
Anda bisa memaksimalkan fitur chat untuk menjadi wadah untuk menampung pertanyaan dari
partisipan.

5. Maksimalkan Share Screen

Komunikasi verbal dalam seminar online tidaklah cukup, alat peraga atau deck
presentasi dibutuhkan untuk penyampaian materi. Anda bisa memaksimalkan fungsi share
screen untuk menunjukkan deck presentasi yang sudah disusun. Sehingga Anda akan lebih
mudah dalam penyampaian dan dan partisipan akan lebih mudah dalam memahami materi
yang Anda sampaikan.

6. Integrasikan dengan YouTube

Seperti apa yang sudah dijelaskan sebelumnya jika seminar online bisa digelar secara
terbatas atau umum. Jika Anda ingin menggelar seminar dengan audiens umum atau tidak
memerlukan pendaftaran sebelumnya, manfaatkan platform YouTube. Platform video
conference menyediakan fitur integrasi dengan YouTube Live untuk memudahkan Anda
menjangkau khalayak yang lebih luas.

7. Maksimalkan Fitur Polling

Beberapa platform video conference menyediakan fitur poll questions yang bisa Anda
maksimalkan fungsinya. Anda bisa membuat sebuah gimmick atau pengantar materi dari fitur
tersebut, misalnya saja seberapa banyak mereka yang mengetahui machine learning untuk
seminar tentang machine learning. Selain untuk gimmick, poll questions bisa digunakan untuk
hal lain seperti meminta kritik dan saran. Sebelum acara berakhir ingatkan partisipan untuk
mengisi kritik dan saran melalui poll questions yang telah Anda buat. Dengan begitu, kritik dan
saran yang Anda dapatkan bisa menjadi bahan evaluasi untuk next event