Menyelenggarakan Virtual

Exhibition saat Pandemi

Pr event merupakan sebuah acara yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk meluncurkan
produk atau mengenalkan fitur-fitur baru dari sebuah produk. Cara ini digunakan untuk bisa
mendapatkan perhatian lebih besar dari publik dan juga media. Dengan adanya acara ini, tim
humas perusahaan bisa menyampaikan pesan langsung kepada publik, dan dari acara tersebut juga
diharapkan media menyiarkan pemberitaan yang positif mengenai perusahaan, dan juga produk
atau jasa perusahaan yang dikenalkan di event tersebut.

Mengadakan virtual exhibition untuk mengenalkan produk baru

Menyelenggarakan acara di saat pandemi

Sejak pandemi melanda, banyak aktivitas yang melibatkan kerumunan dilarang oleh pemerintah
untuk diselenggarakan. Begitupun dengan suatu event atau acara yang harus berubah konsep dari
offline menjadi online event. Perusahaan besar maupun kecil kini mengadakan acara dengan konsep
virtual seperti mengadakan konferensi pers, pameran bisnis, bursa kerja, dan lain sebagainya secara
online atau virtual.

Perusahaan teknologi tempat kamu bekerja, berencana untuk meluncurkan produk baru yaitu
smartphone, tablet atau tab, dan juga smartwatch. Dengan keadaan seperti saat ini, tidak
memungkinkan jika kamu menyelenggarakan acara dan mengumpulkan banyak orang. Oleh karena itu,
kamu berencana untuk membuat sebuah virtual exhibition. Sebagai seorang manajer, kamu harus bisa
mengkonsepkan dan mengarahkan anggota tim untuk acara ini.

Tahapan untuk menyelenggarakan virtual event

1. Riset

Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan, dan ekspektasi khalayak. Riset
yang dilakukan dengan baik dan mendalam, mampu mengurangi resiko kegagalan dalam
pelaksanaan event.

Mengacu pada kondisi WFH atau work from home, seharusnya tidak mengurangi
kewajiban praktisi humas untuk memenuhi key performance indicator atau KPI. Oleh karena itu

1
 manajer humas perlu memikirkan cara agar bisa tetap melaksanakan event meski ruang terbatas.
Karena bagaimanapun engagement dengan khalayak tetap harus berjalan.

Salah satu alternatif penyelenggaraan online event adalah melalui virtual exhibition.
Peserta atau pengunjung akan terlibat dalam satu ruang virtual, ini akan membuat lebih mudah
diakses oleh siapapun dan dimanapun. Selain itu, jangkauan khalayak juga bisa lebih luas, biaya
penyelenggaraan event bisa lebih terjangkau, dan tingkat engagement dan interaksi bisa lebih
tinggi. Ada beberapa alasan lain yang bisa jadi bahan pertimbangan kamu menyelenggarakan
virtual exhibition:

 Walkthrough

Pengunjung dapat “berjalan-jalan” di virtual exhibition seakan-akan mereka berdiri dan ada
di dalam ruangan acara tersebut.

 720 view

Pengunjung juga bisa melihat keadaan sekeliling ruangan acara dari berbagai sisi secara 3
dimensi.

 Live chat

Kamu sebagai penyelenggara acara juga bisa berinteraksi langsung dengan para pengunjung
menggunakan fitur live chat.

 Company profile

Dalam acara ini juga kamu bisa menunjukan dan membagikan video atau brosur terkait
company profile, materi ringkasan atau briefing materials, atau materi marketing perusahaan.

 VR view

Memberikan gambaran nyata yang bisa dinikmati melalui berbagai perangkat digital.

2. Desain

Membuat desain untuk virtual event sebenarnya tidak jauh berbeda dengan desain untuk
acara offline. Berikut hal-hal yang perlu disiapkan untuk virtual event:

 Kenali audiens

Hal pertama yang perlu kamu perhatikan adalah siapa yang akan menghadiri acara kamu.
Dengan ini, kamu akan lebih mudah untuk membuat sebuah desain. Pada virtual event nanti,
perusahaan kamu akan meluncurkan produk gadget terbaru yang terdiri dari smartphone,
tab, dan smartwatch.

2
 Kamu berencana akan mengundang beberapa media baik offline dan online terutama yang
memiliki rubrik atau desk teknologi, serta vlogger dan blogger yang berpengalaman me-
review gadget dan juga memiliki banyak penonton dan subcriber tentunya. Karena acara ini
akan dilaksanakan secara virtual, kamu memiliki keuntungan dimana dapat mengundang
lebih banyak audiens. Jika biasanya kamu hanya mengundang media atau reviewer dalam
negeri, kini kamu bisa mencoba undang media dan reviewer dari luar juga.

 Pertimbangkan konten

Setelah mengetahui siapa saja audiens yang akan diundang, kini kamu perlu menyiapkan
konten atau aktivitas apa saja yang bisa dinikmati audiens selama acara. Karena acara kali ini
bertujuan untuk mengenalkan produk baru, kamu menyiapkan beberapa booth yang bisa
dikunjungi audiens, seperti interactive display, work and play experience, product purchase,
dan live session.

Untuk booth interactive display, audiens bisa merasakan pengalaman virtual dan hands on
display produk dan dapat mengetahui spesifikasi produk yang disajikan secara virtual
tentunya.

Kemudian audiens juga bisa mengunjungi booth work and play experience untuk melihat
demo singkat terkait fitur-fitur produk, dan berkesempatan untuk mencoba produk.

Selain itu, pengunjung juga bisa menyaksikan live session, dimana akan ada perbincangan
dengan para narasumber inspiratif dan juga akan menjabarkan fungsi serta kelebihan dari
produk terbaru ini. Pengunjung juga bisa menanyakan hal terkait produk melalui live chat,
dan nanti akan coba dijawab oleh para narasumber.

Dan terakhir, pengunjung yang ingin membeli produk, bisa mendatangi booth purchase area.
Selama event ini berlangsung, kamu akan memberikan hadiah, diskon serta cashback
menarik untuk pengunjung.

 Pilih platform yang tepat

Kesuksesan acara virtual exhibition ini pasti akan sangat dipengaruhi oleh platform yang
kamu gunakan. Ada banyak platform yang bisa kamu gunakan, dan berikut ini tips untuk
memilih platform:

 Pilih platform yang bisa memfasilitasi obrolan

Obrolan langsung akan menjadi kunci dalam pengalaman yang dirasakan audiens. Kamu
bisa mencoba obrolan dalam bentuk chat, audio, atau video untuk mendorong
keterlibatan dan interaksi antara peserta dan penyelenggara. Dengan obrolan, acara
kamu juga akan lebih interaktif dan menyenangkan.

 Memilih platform yang mendukung streaming langsung

3
 Dengan live streaming kamu bisa menjangkau audiens yang jauh lebih besar

 Aktifkan integrasi

Pilih platform yang bisa terintegrasi dengan media sosial dan media milik perusahaan
lainnya. Selain itu, pilih juga platform yang memudahkan peserta untuk mendaftar dan
membuat tiket.

3. Perencanaan

Setelah desain selesai dirancang, maka selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah
membuat perencanaan. Di tahap ini, kamu akan menyusun suatu program acara dan juga
program kerja humas. Penyusunan program berdasarkan data dan fakta di lapangan, tema acara,
dan kemampuan dana perusahaan kamu.

Karena acara ini akan diselenggarakan secara virtual, kamu tidak perlu untuk mencari
tempat sebagai lokasi penyelenggaraan acara. Disini kamu perlu mengatur jadwal untuk
penyelenggaraan acara, serta ritme kerja tim selama persiapan hingga acara berlangsung.

4. Koordinasi

Di tahap ini, kamu sebagai manajer harus bisa mengatur koordinasi antara tim kamu dan
juga dengan tim lainnya. Karena acara ini akan berlangsung online dan tidak memungkinkan
untuk bertemu secara langsung, kamu bisa memanfaatkan aplikasi chat dan platform online
meeting untuk berkoordinasi.

5. Evaluasi

Di tahap ini kamu perlu mengevaluasi dari acara yang telah dilakukan. Kamu bisa
melakukan evaluasi secara online dengan cara mengirim kuisioner ke email pengunjung atau
menggunakan platform online untuk menyebarkan kuisioner.