PERATURAN DAN AMALAN

REGISTRI

PERGERAKAN (KAWALAN
PERGERAKAN FAIL) DAN
PENYIMPANAN FAIL

1 03/11/2022
 PENDAFTARAN RAHSIA

 Satu sistem bagi menerima, memproses,

menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen
tersebut supaya ianya diuruskan secara berasingan
daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat.

 Ia hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian

terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. .
 PERGERAKAN FAIL
TERBUKA
 SURAT DIKANDUNGKAN
 MINIT TINDAKAN
 CATATAN DI KULIT FAIL
 REKOD MAKLUMAT PERGERAKAN FAIL
 EDARAN MESTI MELALUI REGISTRI
 PENGGUNAAN NOTA PERGERAKAN
 FAIL TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA
PEGAWAI

3 03/11/2022
TUGAS PENDAFTAR RAHSIA
 Menyimpan rekod yang diperingkatkan tidak
rendah dari sulit.

 Menerima dan memproses.

 Sampul surat yang bertulis persendirian mesti

dihantar kepada pegawai yang di alamatkan tanpa
dibuka.
Surat nama sesuatu jawatan boleh dibuka oleh
penjawat jawatan itu atau Ketua Jabatan.

Menghantar semua dokumen terperingkat

dengan selamat dan membuat akuan terima dan
hantar.

Menyelenggarakan dan pastikan rekod

pergerakan dibuat.

5 03/11/2022
 PERGERAKAN FAIL
TERPERINGKAT

 PENDAFTARAN SULIT
 SISTEM SAMPUL DUA LAPIS
 EDARAN KELUAR PEJABAT
 BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN
 PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH 21/8/1999

6 03/11/2022
 TUJUAN PENYIMPANAN FAIL

 APABILA TINDAKAN SELESAI:

 UNTUK SEMAKAN
 MEMBUAT CATATAN PADA KULIT FAIL
 DIREKOD KE DALAM DOKET
 DISIMPAN KE DALAM KABINET 4 LACI
 FAIL DIMASUKKAN KE DALAM POKET FAIL
 SENARAI PADA KABINET

7 03/11/2022
 TUJUAN PENYIMPANAN FAIL

 APABILA TINDAKAN TIDAK SELESAI:

 CATAT TARIKH SDP DI KULIT FAIL DAN DOKET

 SIMPAN DALAM KABINET BERASINGAN
 SIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN 31 HARI
 DIPERIKSA TIAP-TIAP HARI
 HANTAR KEPADA PEGAWAI UNTUK TINDAKAN
SELANJUTNYA

8 03/11/2022
 TEMPOH PENGGUNAAN DAN
PANGGIL BALIK
 TINDAKAN SECEPAT MUNGKIN
 MAKSIMA 14 HARI
 JIKA LEBIH 14 HARI GUNAKAN KAEDAH SDP/KIV
 14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN
 GUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLU
 PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKAN

“TEMPOH 14 HARI ADALAH ADALAH JANGKAWAKTU YANG

DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG
MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN MENGINGATI
SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG LAZIM DALAM
KEHIDUPANNYA”

9 03/11/2022
 PENGGUNAAN TIDAK
MELALUI REGISTRI

 PERGERAKAN MESTI MELALUI REGISTRI

 PERGERAKAN FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN

DIREKOD

 MEMAKLUMKAN REGISTRI

 MENGGUNAKAN BORANG TRANSAKSI

10 03/11/2022
 FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

GUNA FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL

MAKSIMA 3 BULAN SAJA BOLEH TUNGGU
SEMAK/TANYA PEMEGANG TERAKHIR
SEMAK KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKAN
JAMES BOND/SPY/SELONGKAR
BAB IX PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL
TERPERINGKAT.

“FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA

SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA DIAMBIL UNTUK
MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI DALAM
TEMPOH KURANG DARI 14 HARI……”

11 03/11/2022
 DI ANTARA SEBAB

1) FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN:

Niat tidak baik.
Berkepentingan.
Salahlaku.
Unsur jenayah.

2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN:

Kelemahan manusia.
Kurang patuh prosedur.
Tiada arahan/peraturan standard.
Kurang kawalan.
Lupa.
12 03/11/2022
 MENJAGA DAN MEMELIHARA KESELAMATAN
FAIL

a) MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN

• KANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRAN

• TIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPAL
• JAUHI ANCAMAN SERANGGA
• HUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHAT

b) MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL

• SISTEM ACCES
• PATUHI ARAHAN KESELAMATAN

c) TEMPAT MENYIMPAN FAIL

• KABINET BERKUNCI
• ANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT
• PEGAWAI BERTUGAS
• PENCEGAHAN API
• JAUHI ANCAMAN
• LOKASI YANG SESUAI
13 03/11/2022
THE END

SELAMAT BERKURSUS

14 03/11/2022