CONTOH & DEFINISI

DAN PENGGUNAAN

1
03/11/2022
 ARKIB AWAM

"Arkib awam" ertinya - rekod awam

• Yang ditentukan oleh Pengarah sebagai mempunyai nilai
kebangsaan dan sejarah yang berkekalan atau kedua-
duanya sekali; dan
• Yang berumur lebih dari dua puluh lima tahun;
• Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-
mana tempat lain sebagaimana yang Pengarah boleh
arahkan dari semasa ke semasa; dan
• apa-apa dokumen, buku atau bahan lain yang diperolehi
untuk Arkib Negara oleh Pengarah;

• Sumber: Akta Arkib Negara 1966

2
03/11/2022
 REKOD AWAM
• "rekod awam" ertinya, kertas, dokumen, rekod, daftar,
bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar,
mikrofilem, filem wayang gambar, dan rakaman bunyi
dalam apa-apa bentuk sekalipun, yang diterima atau
dihasilkan secara rasmi oleh mana-mana pejabat awam
bagi pegawai menjalankan urusannya atau oleh mana-
mana pegawai atau pekerja sesebuah pejabat awam dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasminya.

• Sumber: Akta Arkib Negara 1966

3
03/11/2022
 DOKUMEN RASMI

• Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-

perkara rasmi dan termasuklah:
• Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan
bercetak dan juga draf dan buangan dari perkara itu;
• Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto dan filem, jalur suara dan
rakaman;
• Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarrajah, peta dan aneka jenis carta;
• Huruf cetak atur atau huruf miring, blok ltografer, acuan, stensil, proses plat
atau lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi.

4
03/11/2022
 PEMINDAHAN REKOD-REKOD
AWAM KE ARKIB NEGARA

• Mana-mana rekod awam yang lebih dari dua puluh tahun

umurnya, dan mana-mana rekod yang bukan semasa yang
pada pendapat Pengarah adalah mempunyai nilai yang cukup
untuk membenarkan pemeliharaannya, hendaklah
dipindahkan ke Arkib Negara.

• Dengan syarat bahawa Menteri adalah mempunyai kuasa

untuk menahan rekod-rekod awam yang mengandungi
maklumat rahsia dan sulit dari dipindahkan ke Arkib Negara.

• Sumber: Akta Arkib Negara 1966 (Sek 8)

 ISTILAH   Rahsia Besar   
• DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi
dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang
amat besar kepada Malaysia. Dokumen ini
hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar. 

• RUJUKAN:
Arahan Keselamatan
CONTOH:

7
03/11/2022
 CONTOH PENGGUNAAN
• Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar
utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi;  

• maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan

penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku
peperangan;  

• surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek

perdagangan dan pertahanan yang sangat penting;  

• maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan

Malaysia dan kaedah-kaedahnya.  
 ISTILAH Rahsia 

• DEFINISI:  Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan

bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran
akan membahayakan keselamatan negara,
menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan
dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan
besar kepada sesebuah kuasa asing. Dokumen ini
hendaklah diperingkatkan Rahsia. 

• RUJUKAN: 
Arahan Keselamatan 9
03/11/2022
CONTOH:

10
03/11/2022
 CONTOH PENGGUNAAN

a) Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia

yang membuat perundingan dengan negara asing;  

b) maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-

pemasangan tentera;  

c) maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan

subversif dan kegiatan-kegiatannya;  

d) surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar

yang penting. 
 ISTILAH Terhad  
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi
selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau
Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan
keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad. 

RUJUKAN:      Arahan Keselamatan
CONTOH PENGGUNAAN:
• Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan;
• Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan;
• Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat
kelengkapan biasa untuk tentera atau polis. 
 SULIT
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika
didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan
keselamatan negara tetapi
memudaratkan kepentingan atau
martabat Malaysia atau
kegiatan Kerajaan atau
orang perseorangan atau
akan menyebabkan keadaan memalukan atau
kesusahan kepada pentadbiran atau
akan menguntungkan sesebuah kuasa asing
hendaklah diperingkatkan Sulit. 
13
03/11/2022
 SULIT DAN TERHAD

 Disimpan di dalam kabinet keluli atau

almari keluli yang berkunci dan asing dari
tempat fail tidak terperingkat.

14
03/11/2022
CONTOH:

15
03/11/2022
 PERSENDIRIAN

Dalam hal-hal yang berkecuali apabila didapati

mustahak di atas sebab-sebab keselamatan untuk
menghadkan pengetahuan perkara terperingkat
kepada orang atau orang-orang perseorangan
maka mungkin perlu ditambah tanda
Persendirian kepada salah satu daripada
peringkat-peringkat keselamatan.

16
03/11/2022
 KULIT FAIL TERPERINGKAT

 Rahsia Besar –warna kuning dengan berpalang merah di

sebelah luar kulit hadapan dan belakang
 Rahsia - warna merah jambu
 Fail Sulit – warna hijau
 Fail Terhad - warna putih
PERINGATAN DI KULIT LUAR
DAN MUKA TAJUK
RAHSIA BESAR/ Rahsia/ Sulit
“Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan
Malaysia/Negeri………..dan dimaksudkan
bagi
Makluman ……....sendiri dan lain-lain
pegawai yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugas
rasmi mereka.
 TERHAD
“Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
langsung atau tidak kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak berkenaan.”

“sesiapa yang menjumpai perlu serah pada

pejabat daerah, balai polis atau pejabat
angkatan tentera”
 TANDA KESELAMATAN

DOKUMEN KEKAL BERJILID

• HURUF CERAI ATAU COP HURUF BESAR 7mm
• Sebelah luar kulit hadapan dan belakang
• Di muka tajuk
• Di muka surat pertama dan penghabisan
• Penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan
• Peringkat keselamatan hendaklah juga ditanda di penjuru kiri
sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah di setiap
muka yang mengandungi perkara bertulis, bercetak atau
bercap.
20
03/11/2022
 … TANDA KESELAMATAN

DOKUMEN TIDAK KEKAL BERJILID

• Dicop, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru
kiri sebelah atas dan penjuru kanan sebelah bawah.

LUKISAN, TEKAPAN, NEGATIF FOTO DAN

GAMBAR
• Di sebelah belakang

21
03/11/2022
TANDA KESELAMATAN

• Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah

ditanda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang.

• Nombor rujukan fail hendaklah ditulis di sebelah luar

kulit hadapan dan tajuknya dicatat disebelah dalam
kulit hadapan.

• Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan di

sebelah luar kulit hadapan.
22
03/11/2022
 TEMPAT SIMPANAN
 Rahsia Besar/Rahsia - di dalam bilik kebal atau
peti besi dipasang dengan kunci tatakira.

 Fail yang sedang digunakan oleh pegawai boleh

disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet
fail keluli atau almari keluli dipasang dengan
palang besi berkunci.
Sekiranya bangunan yang didudukinya tidak
mempunyai kawalan keselamatan yang rapi,
dokumen tersebut dikembalikan untuk disimpan
dalam bilik kebal atau peti besi.

24
03/11/2022
 SULIT DAN TERHAD

 Disimpan di dalam kabinet keluli atau

almari keluli yang berkunci dan asing dari
tempat fail tidak terperingkat
 PETI KESELAMATAN
• Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan
dokumen-dokumen atau bahan-bahan terperingat sama
ada secara tetap atau sementara adalah seperti berikut:

• Bilik kebal atau bilik kebal yang diubahsuaikan;

• Peti besi;
• Kabinet keluli;
• Peti yang dibuat bagi tujuan khas;
• Peti atau beg berkunci.

26
03/11/2022
 PETI KESELAMATAN
(sambungan)

• Dinding, lantai dan bumbung bilik kebal

sebaik-baiknya hendaklah dibina daripada
konkrit bertetulang besi setebal 23 cm.

• Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan kepada

satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu
kebal keluli yang dilengkapkan dengan kunci
dan kunci tatakira.

27
03/11/2022
 PETI KESELAMATAN
(sambungan)

• Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap atau lubang-

lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan, tingkap
atau lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada
minimum dan dipasang dengan palang besi setebal 1 cm
dengan jarak 7 cm di antara palang-palang.

• Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah

ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dilindungi
dengan dawai mata punai berukuran 2 cm.
28
03/11/2022
 PENGHANTARAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

 Guna peti besi/Beg berkunci dikehendaki

guna satu sampul surat sahaja.

 Tanda peringkat keselamatan dan nombor

rujukan dokumen, nama dan alamat penerima
dan dimeteri pejabat yang menghantar. 29
03/11/2022
 SISTEM PETI atau BEG BERKUNCI

• Sistem yang digunakan untuk penghantaran dokumen-

dokumen terperingkat dalam sebuah peti atau beg berkunci
yang dilengkapkan dengan kunci keselamatan di antara dua
buah pejabat.

• Peti atau Beg tersebut dibekalkan dengan dua anak kunci,

satunya disimpan oleh pejabat yang menghantar dan satu
lagi disimpan oleh pejabat yang menerima.

30
03/11/2022
 SISTEM DUA LAPIS SAMPUL

 TIDAK GUNA PETI BESI/BEG BERKUNCI.

 SAMPUL DALAM TANDA PERINGKAT
KESELAMATAN DAN METERI PEJABAT.
 SAMPUL LUAR NAMA DAN ALAMAT PENERIMA
DAN DIGAM.
 AKUAN TERIMA

• Jabatan yang menghantar dokumen hendaklah mendapat satu resit

terima dengan menggunakan Borang Jadual. Satu borang bagi setiap
penerima.

• Resit akuan yang telah diterima balik hendaklah dilekatkan kepada

salinan Borang Jadual berkenaan dan boleh dibinasakan selepas enam
bulan.

• Sekiranya resit akuan tidak terima dalam tempoh tujuh hari, surat
peringatan hendaklah dihantar serentak dengan satu penyiasatan serta-
merta dijalankan untuk mengetahui kedudukan dokumen yang dihantar.
32
03/11/2022
 PEMUSNAHAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

 Tidak boleh dimusnahkan sama sekali melainkan atas arahan

kerajaan

 Perlu dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

serta Ketua Pengarah Arkib Negara.

 Dirincih, dibakar di bawah penyeliaan staf yang

bertanggungjawab.
 KEHILANGAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

 Dicari dan dilaporkan kepada Ketua Jabatan

dalam masa 24 jam.

 Sekiranya kehilangan disahkan, pemula

dokumen tersebut hendaklah dimaklumkan
supaya taksiran risiko terhadap keselamatan
dapat dibuat dan tindakan menyelamat dan
pembetulan keadaan dapat diambil.
Ketua Jabatan perlu menimbang samada
tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di
bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut
dijalankan.

Laporan Balai polis yang terdekat hendaklah

dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan
jenayah telah berlaku.

35
03/11/2022
THE END

SELAMAT BERKURSUS

36
03/11/2022