Pengurusan GERKO

SISTEM FAIL DAN SURAT

MENYURAT
Disampaikan oleh
MUHAMMAD AFIQ BIN SALLEHUDDIN
KIC
CYBERJAYA
Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

Skop / Tajuk
Sistem dan jenis-jenis fail
Prosedur penulisan surat rasmi
Komunikasi rasmi melalui media eletronik

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

Apakah Sistem Fail?

Satu proses klasifikasi, penyususan dan
penyimpanan rekod supaya ianya dapat
diperolehi dengan segera apabila
dikehendaki
Seorang pegawai / pengurus perlu
mengetahui teknik penyimpanan, rekodrekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

Definisi fail
Proses penyimpanan segala rekod dan
dokumen untuk simpanan selamat atau
satu rangkaian aktiviti yang bermula dan
berkahir pada titik yang sama

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

Prinsip-Prinsip Sistem Fail

Rekod yang tersusun
Tidak banyak menggunakan ruang dan
menggunakan kulit nipis
Mudah disediakan dan disimpan
Cara yang mudah diperluas dan dipakai
berterusan
Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan
Rekod penyimpanan dan pengeluaran
Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
Abjad
Perkara
Angka
Tempat dan kawasan

Menggunakan kod;
Nombor
Ringkasan
Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

.pengkelasan fail
Tahap pertama:
01. Kurikulum
02. Kokurikulum
03. Hal Ehwal Pelajar
04. Kewangan
05. Asrama
Kokurikulum KIC/02
Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap kedua
Nombor

Perkara

02/01

JK Kokurikulum

02/02

Sukan dan permainan

02/03

Unit Berunifom

02/04

Kelab dan Persatuan

Kokurikulum/Unit Berunifom KIC/02/03/

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap Ketiga
Nombor
01

Perkara
Persekutuan Pengakap

02
03

Pandu Puteri
Puteri Islam

04

Bulan Sabit Merah

KIC/02/03/02 Pandu Puteri

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap keempat
Nombor
01
02
03
04

Perkara
Mesyuarat
Maklumat Ahli
Perlembagaan
Perancangan tahunan

KIC/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

10

Peringkat Keselamatan Fail

JENIS

FUNGSI

WARNA

RAHSIA BESAR

Keselamatan Negara

Kuning berpalang
merah (depan &
belakang)

RAHSIA

Tender
Kewangan

Merah Jambu
berpalang Depan /
Belakang

SULIT

Laporan sulit
Soalan

Hijau

TERHAD

Fail peribadi
Dokumen

Putih

BIASA

Terbuka
Pengurusan Gerko Harian
- NI2003

02/07/15

Putih
11

Sampul Kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail asal
tidak ditemui.
Mengandungi satu tajuk sahala
Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah
ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar
Fail ini tidak aktif

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

12

Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit.
Setiap surat masuk dan keluar perlu
diminitkan dan direkod
Menggunakan Borang Am
Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail
Kandungan masuk = dakwat merah
Kandungan keluar = dakwat hitam

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

13

Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi
>= 100 kandungan(1 inci)
Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan
menggunakan fail jilid 2 ;
kIC/02/03/Jld. 2/ ( )
Fail yang memerlukan tindakan segera,
dilabelkan Segera(Am 99B) @ Tindakan
Serta Merta(Am 99)

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

14

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

Kategori Surat Rasmi :
Surat - menyurat dari jabatan kerajaan
dan persatuan induk dan sebaliknya
Surat panggilan mesyuarat memohon
jawatan
Memohon ceramah.
Memohon lawatan.

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

15

Format Umum

Logo, nama dan alamat persatuan

Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)
Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)
Tarikh
Alamat Penerima
Melalui (jika berkenaan)
Menghadap / pembukaan surat
Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

16

.format umum

Tajuk surat
Pembukaan dan kandungan surat
Cogan kata
Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
Surat-surat salinan
Kependekan(initial) nama penulis dan
jurutaip

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

17

Komunikasi rasmi
Media eletronik

Radio
Televisyen
E-mail
Faks

Media cetak
Akhbar
Majalah

Lain-lain
Poster
Banner
Brosur
Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

18

Bahan Rujukan
Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),
Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur:
Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ).
Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum
Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat
Perkembangan Kurikulum dan Dewan
Bahasa dan Pustaka

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

19

Rumusan
Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif
mengenai pengurusan fail dan dapat menulis
surat yang tepat dan berkesan
Mengawas dan memantau jawatankuasa
menguruskan fail dan surat menyurat
Surat menyurat merupakan imej persatuan
dan organisasi

Pengurusan Gerko
- NI2003

02/07/15

20