Rukan Victorian Blok AA No 15

Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E -mail : cs.admin@meltama.com
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

No. 1/MKT/MELTAMA/I/2022 Jakarta, 17 Januari 2022

Kepada Yth: Bapak /

Ibu di Tempat

Perihal : Surat Daftar Harga Manajemen Pengelolaan Arsip

Dengan Hormat,

Pertama-tama perkenalkan kami dari PT Patra Melindo Tama ( MELTAMA ) yang merupakan perusahan yang
bergerak di bidang jasa Manajemen Pengelolaan Arsip. Bersama surat ini kami bermaksud untuk
menyampaikan penawaran jasa kami yang meliputi beberapa hal dalam manajemen pengelolaan kearsipan.

Arsip merupakan bagian yang tidak terlepaskan dari proses kerja, oleh sebab itu Arsip itu sangat penting untuk
dikelola. Dalam kesempatan yang baik ini kami siap untuk memberikan solusi terbaik dalam pengelolaan arsip
di area kerja. Berikut kami sampaikan rincian Jasa Manajemen pengelolaan arsip sebagai berikut:

1. Pemilahan & Penataan Arsip Aktif & Inaktif

Aktifitas

Pemilahan, pembenahan dan penataan arsip yang tidak terkelola dengan baik, kemudian dilakukan
proses pendataan keseluruhan arsip baik arsip Aktif atau arsip Inaktif

Pelayanan

• Pemilahan arsip berantakan baik arsip aktif atau inaktif

• Proses pendataan arsip berantakan baik arsip aktif atau inaktif • Proses
penataan arsip berantakan baik arsip aktif atau inaktif

Target/Keuntungan yang didapat

Keuntungan yang didapatkan oleh pelanggan dari jasa ini :

• Arsip yang berantakan akan tertata dengan baik sesuai dengan klasifikasi
• Arsip yang berantakan akan terdata dengan baik sesuai dengan klasifikasi

2. Alih Media/Scanning Dokumen

Aktifitas

Alih media dari arsip Hardcopy menjadi Softcopy baik Image atau Document Edit

Pelayanan
• Mengaliahmediakan Arsip Hardcopy menjadi softcopy
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

• Pemberian nama file sesuai dengan judul arsip

• Pengelolaan penempatan Arsip Softcopy di dalam Folder sesuai dengan Klasifikasi
• Penyediaan backup data sesuai keperluan pelanggan

Target/Keuntungan yang didapat

Keuntungan yang didapatkan oleh pelanggan dari jasa ini :

• Arsip Hardcopy memiliki data sofcopy

• Memudahkan akses lebih efektif dan efisien arsip tanpa harus mengecek atau mencari arsip
hardcopy
• Arsip yang rusak di masa akan datang terdapat backup data softcopy data tersebut

3. Aplikasi Pengelolaan Kearsipan

Aktifitas

Membuat aplikasi/program yang digunakan untuk mengelola keseluruhan Arsip Pelanggan sesuai
dengan ketentuan kearsipan yang berlaku di pelanggan

Pelayanan

• Sistem pendataan arsip sesuai dengan klasifikasi arsip

• Sistem pengidentifikasian Arsip dalam Ordner dengan menggunakan Kode klasifikasi arsip
• Sistem pencetakan Label ordner yang seragam sesuai dengan ketentuan kearsipan
pelanggan
• Sistem pengelolaan Mutasi arsip dimulai arsip diciptakan, dipinjam, dikembalikan, Transisi
arsip aktif ke inaktif, transisi inaktif ke statis/musnah
• Sistem pengelolaan retensi arsip
Target/Keuntungan yang didapat

Keuntungan yang didapatkan oleh pelanggan dari jasa ini :

• Pengelolaan seluruh proses kearsipan pelanggan terpantau melalui aplikasi

• Sistem pengendalian data arsip
• Memudahkan untuk menelusuri mutasi arsip

4. Pemberkasan & Pengelolaan Arsip Rutin

Aktifitas

Pemberkasan dan pengelolaan Arsip pelanggan secara rutin sesuai dengan kesepakatan

Pelayanan

Keuntungan yang didapatkan oleh pelanggan dari jasa ini :

• Tenaga kerja kearsipan

• Proses pemberkasan arsip secara rutin
• Proses pendataan arsip secara rutin
• Proses penataan arsip secara rutin
• Proses alih media/Scanning secara rutin
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

Target/Keuntungan yang didapat

Keuntungan yang didapatkan oleh pelanggan dari jasa ini :

• Semua arsip tercipta akan diberkaskan

• Semua Arsip yang tercipta akan terdata
• Semua Arsip akan selalu tertata dengan baik
• Arsip yang diperlukan akan dialih mediakan

5. Pelatihan & Pedoman Pengelolaan Arsip

Aktifitas

Memberikan pelatihan kearsipan kepada pegawai atau karyawan pelanggan untuk meningkatkan
kemampuan dalam pengelolaan arsip. Membuat Pedoman Pengelolaan Arsip di pelanggan untuk
dijadikan acuan dalam mengelola kearsipan

Pelayanan

 Pelatihan
• Dasar-dasar Kearsipan
• Teknik Pengarsipan Arsip Aktif ( Pengelolaan arsip yang masih aktif digunakan di area
kerja )
• Teknik Pengarsipan Arsip Inaktif ( Pengelolaan arsip yang frekuensinya sudah menurun
atau mendekati masa retensi )
• Proses pemusnahan arsip

 Pedoman Pengelolaan Arsip

• Pembuatan Pedoman ketentuan pengelolaan arsip
• Pembuatan Klasifikasi Arsip

Target/Keuntungan yang didapat

Keuntungan yang didapatkan oleh pelanggan dari jasa ini :

• Pegawai/karyawan paham bagaimana tatacara pengelolaan kearsipan

• Perubahan dalam tatacara pengelolaan arsip menjadi lebih baik
• Adanya acuan dalam mengelola arsip

6. Aplikasi Otomasi Arsip

Aktifitas
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

Membuat aplikasi/program yang digunakan untuk menciptakan arsip dan mendistribusikan arsip tanpa
harus mencetak Arsip tersebut (Pencetakan arsip hanya dilakukan ketika diperlukan)

Pelayanan

• Sistem aplikasi dalam membuat/menciptakan arsip dengan berbagai format sesuai dengan
kebutuhan dan ketentuan arsip pelanggan
• Sistem pengajuan persetujuan/Approval penciptaan arsip
• Sistem pendistribusian arsip tanpa harus dicetak

Target/Keuntungan yang didapat

Keuntungan yang didapatkan oleh pelanggan dari jasa ini :

• Pembuatan semua jenis arsip dengan berbagai format dilakukan hanya di dalam satu aplikasi
• Efisein penggunaan kertas
• Proses pendistribusian arsip efektif dan efisien

Demikian surat ini kami sampaikan dan kami sangat berharap kami bisa bekerjasama dengan pihak Bapak/Ibu
dalam pengelolaan kearsipan. Terima kasih.

PT. Patra Melindo Tama

Afri Yudha Pratama

Projectt Manager
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

LINGKUP KERJA DAN SPESIFIKASI

A. Gambaran Umum
Pembenahan arsip adalah rangkaian kegiatan penataan fisik dan informasi arsip agar tertata rapih
fisiknya, mudah ditemukan kembali, serta terjaga relasi dan konteksnya. Alih Media merupakan kegiatan
pemindahan informasi dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya, dengan
catatan media baru yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien dan efektif. Pembenahan
arsip dilakukan pada arsip terjaga dimana setelah dilakukan pertelean arsip.

B. Permasalahan yang Dihadapi

1) Keterbatasan Arsiparis yang bertugas mengelola arsip
2) Arsip masih tercampur hanya dipisahkan berdasarkan tahun dan belum memiliki data arsip dan
pencipta arsip
3) Belum tersusunnya Daftar Arsip Aktif dan atau Inaktif di Satuan Kerja
4) Arsip yang digunakan sangat penting karena terkadang arsip digunakan sebagai bukti hukum
walaupun arsip tersebut dalam kategori fasilitatif
5) Arsip memerlukan cadangan arsip media elektronik.

C. KERAHASIAAN
1) Meltama diwajibkan untuk merahasiakan semua data , dokumen, catatan, hasil pekerjaan atau informasi
dalam bentuk apapun yang diketahui atau didapatkan oleh Pekerja baik dari klien maupun secara
langsung di lapangan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan ini.
2) Meltama tidak diperbolehkan untuk mengungkapkan, memperbanyak, menyebarluaskan, mengalihkan
atau memberikan data, dokumen, catatan, atau informasi dengan cara apapun tanpa persetujuan
tertulis dari klien
3) Meltama berkewajiban untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menyimpan,
melindungi dan mengamankan semua data, dokumen, catatan atau informasi dari klien, produk atau
hasil pekerjaan, termasuk mewajibkan tenaga kerja Meltama untuk melaksanakan dan mentaati
ketentuan¬ketentuan kerahasiaan sebagaimana diatur.
4) Meltama berhak mengajukan perpanjangan waktu pekerjaan jika terjadi kejadian diluar kendali Meltama
atau Force Major seperti Demo, Banjir, Hama Arsip DLL.

D. BIAYA
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

1. Pemilahan / Penataan Arsip

Jasa Lingkup Kerja Satuan Harga Keterangan

Melakukan Pemilahan
Memisahkan arsip & non-arsip
Perhitungan
Melakukan pendataan arsip Meter berdasarkan keadaan
Penataan Arsip Rp.350.000
Lari dilapangan, diukur
Pemberian Label arsip luasnya meter lari
Penyusunan ke dalam rak/tempat
penyimpanan

2. Alih Media

Ukuran Kertas Quantity Harga Keterangan

1 – 1.000 Rp. 550

1.001 – 50.000 Rp. 525

50.001 – 100.000 Rp. 500

Harga scanning jenis
Paper A4
& A3 Black White (BW)
>100.000 Rp. 470

A2, A1 & A0 Rp. 15.000

1 – 1.000 Rp. 600

Paper 1.001 - 50.000 Rp. 570

Harga scanning jenis

A4 & A3 50.001 – 100.000 Rp. 550
Color (Berwarna)

>100.000 Rp. 500

A2, A1 & A0 Rp. 15.000

 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

3. Pelatihan Kearsipan/Training

Jasa Modul Pelatihan Satuan Harga Keterangan

Dasar-Dasar Kearsipan

Identifikasi jenis arsip

Klasifikasi & Retensi Arsip

Pelatihan/Training Pemberkasan Arsip

1 Person Rp.1.850.000 Minimal 7 Person
Kearsipan
Pendataan dan pelabelan arsip

Mutasi Arsip

Penyusutan Arsip

4. Pedoman Manajemen Arsip

Jasa Modul Pedoman Satuan Harga Keterangan

Pedoman ketentuan pengelolaan
arsip
Pedoman Pedoman Klasifikasi Arsip
1 Pckg Rp.27.000.000
Manajemen Arsip Pedoman Retensi Arsip
Pemberkasan Arsip

5. Aplikasi Sistem Manajemen Arsip

Jasa Modul Aplikasi Satuan Harga Keterangan

Paket 1 ( Arsip Aktif ) :

Modul Master :
- Master Karyawan
Aplikasi Sistem - Master Divisi Harga untuk aplikasi
1 Pckg Rp.40.000.000
Manajemen Arsip arsip aktif
- Master Wilayah
- Master Klasifikasi
- Master Label
- Master Lokasi Arsip
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

Modul Transaksi Penyimpanan :

- Pembuatan label
- Penyimpanan arsip aktif

Modul Transaksi Peminjaman :

- Peminjaman arsip aktif
- Pengembalian arsip

Modul Laporan/History :
- Inquery Data
- Laporan Mutasi
- Laporan Data Detail
- Laporan Penyimpanan
- Laporan Peminjaman
- Laporan Penyusutan Arsip

Print Label Odner

Print Label Lokasi

Jasa Modul Aplikasi Satuan Harga Keterangan

Paket 2 ( Arsip Aktif & In-aktif ) :
Modul Master :
- Master Karyawan
- Master Divisi
- Master Wilayah
- Master Klasifikasi
- Master Label
Aplikasi Sistem - Master Lokasi Arsip Harga untuk aplikasi
- Master Lokasi Gudang 1 Pckg Rp.95.000.000
Manajemen Arsip arsip aktif
- Master Box Arsip
Modul Transaksi Penyimpanan :
- Pembuatan label
- Penyimpanan arsip aktif
- Penyimpanan arsip in-aktif
- Approval Atasan
- Penerimaan Box
- Penempatan Lokasi Box
 Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com

Modul Transaksi Peminjaman : -

Peminjaman arsip aktif
- Peminjaman arsip in-aktif
- Approval Atasan
- Pengambilan Box
- Pengembalian arsip aktif
- Pengembalian arsip in-aktif
Modul Transaksi Pemusnahan :
- Masa Retensi
- Pengajuan musnah
- Approval Atasan
- Pemusnahan
Modul Laporan/History :
- Inquery Data
- Laporan Mutasi
- Laporan Data Detail
- Laporan Penyimpanan arsip
aktif
- Laporan Penyimpanan arsip
inaktif
- Laporan Peminjaman arsip aktif
- Laporan Peminjaman arsip
inaktif
- Laporan Penyusutan Arsip
- Laporan Perhari
- Laporan Kapasitas
- Laporan Pemusnahan
Print Label Odner
Print Label Lokasi
Rukan Victorian Blok AA No 15
Jl. Bintaro Utama 3A, Pondok Karya, Pondok Aren, Tanggerang Selatan 15223
Telp. 021-7304611 WA. 081315247343, E-mail : cs.admin@meltama.com