Proposal Kearsipan @2022

Company Profile Kearsipan 2021

 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

SEGMENTASI BISNIS

A. Latar Belakang

Kami perusahaan pelayanan Jasa Pengelolaan Arsip yang mempunyai pengalaman

cukup baik dalam menangani pengelolaan arsip, dimasa Pandemi Covid-19 dimana para
pendiri Perusahaan melihat adanya perubahan signifikan dalam proses kerja termasuk salah
satunya adalah pengelolaan Arsip. Selain itu tuntutan produktifitas yang harus terjaga
dimana akses untuk berinteraksi secara langsung bahkan untuk pergi ke kantor pun terbatas.
System pengelolaan arsip yang masih manual diharapkan berubah menjadi yang lebih
praktis dan mudah untuk di akses dimanapun dibutuhkan tanpa mengurangi nilai fungsi
arsip dan ke absahan arsip tersebut.

Tapi kami pun tidak menutup mata pengelolaan arsip secara manual pun masih banyak di
beberapa perusahaan, sehingga kami pun akan siap membantu para pelanggan kami yang
belum masuk tahapan pengelolaan arsip yang sudah tersistematis dengan memberikan
solusi pengelolaan Arsip yang lebih efisien dan efektif sehingga produktifitas kerja masih
bisa tetap terjaga.

Dengan memegang Komitmen yang tinggi dalam memberikan pelayanan yang terbaik
kepada pelanggan dalam mengelola arsip dan didukung oleh team kami yang
berpengalaman dalam pengelolaan arsip kami akan selalu memberikan yang terbaik dalam
setiap pelayanan yang akan kami berikan.

B. Tujuan Bisnis

PT. Patra Melindo Tama merupakan perusahaan yang bergerak dalam segmentasi
kearsipan dan memberikan solusi terbaik dalam menangani permasalahan yang terkait
dengan pengelolaan Arsip, dimulai dari penataan arsip, penyediaan aplikasi pengelolaan
arsip, alih media arsip, pelatihan kepada karyawan dalam mengelola arsip, pembuatan
pedoman pengelolaan arsip, konsultasi pembuatan record center.
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Dalam melaksanakan pemenuhan kebutuhan kearsipan dapat menjadikan arsip

sebagai salah satu penunjang kebutuhan informasi, baik formal maupun nonformal.
Mengembangkan layanan informasi berbasis pustaka pemanfaatan teknologi informasi dan
komunikasi. Mengembangkan infrastruktur arsip melalui peningkatan sarana dan prasarana,
serta mutu. Dan kompetensi sumber daya manusia dalam menciptakan arsip.

Visi

• Menjadi Perusahaan Manajemen Pengelolaan Arsip terbaik dan terpercaya

• Menjadi dikenal sebagai perusahaan yang bertanggung jawab penuh dan
memajukan teknologi informasi untuk bertekad menjadi yang terbaik dalam
menjalankan tugasnya

Misi

• Memberikan jalan yang terbaik dan pemecahan masalah terhadap pengelolaan

Arsip Pelanggan
• Memberikan kemudahan kepada pelanggan dalam mengelola arsip
• Memberikan inovasi dalam menunjang kebutuhan pengelolaan arsip

Produk/Jasa

• Penyimpanan arsip
• Penataan/Pembenahan Arsip
• Pemilahan Arsip
• Alih Media Arsip (Transformasi dari dokumen fisik menjadi dokumen digital)
• Pembuatan Aplikasi Pengelolaan Arsip
• Pembuatan Pedoman Pengelolaan Arsip
• Pelatihan Dalam Pengelolaan Arsip
• Konsultasi dalam Pembuatan Record Center
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

PENYIMPANAN ARSIP

Arsip menjadi bagian terpenting dalam proses kerja di suatu perusahaan, sehingga
memerlukan penanganan yang khusus dan sesuai ketentuan dimulai dari penciptaan arsip,
pengelolaan arsip, penyimpanan arsip sampai pemusnahan arsip. Sebagai penyedia solusi
manajemen dokumen yang menyeluruh, kami mengembangkan solusi Record Management,
yaitu layanan penyimpanan dokumen fisik yang terintegrasi dengan sistem. Ruang
penyimpanan di rancang dengan spesifikasi khusus, dan dilengkapi dengan fasilitas
perawatan arsip.

Untuk menjaga keamanan dokumen maka diperlukan rak dan gudang penyimpanan
dokumen disertai dengan perawatan fisik dokumen yang dilakukan secara berkala dengan
melakukan pest control dan rodent control serta fumigasi untuk menghindari ganguan hama
seperti : Tikus, Kecoa, Rayap, kutu kertas dll, disamping itu juga dilakukan pengontrolan
kondisi fisik gedung arsip.

Lokasi gudang yang strategis di pinggir kota Tangerang dengan akses yang mudah
dijangkau dan berhadapan langsung dengan Kantor Pos Polisi Graha Raya sehingga
keamanannya cukup terjamin, lahan milik sendiri, Bebas banjir dan Berdiri di lahan seluas
1.594 m2 dengan kapasitas gudang 89.000 box standard. Suatu Arsip memiliki nilai informasi
yang sangat berharga maka seluruh pelayanan didukung oleh armada dan tenaga
operasional terlatih yang selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, kami memberikan
kenyamanan kepada pelanggan untuk membangun kepercayaan terhadap perusahaan kami.

Fasilitas Gudang :
➢ Keamanan terjamin 24 Jam
➢ Alat pencegahan kebakaran standard International
➢ Security dan Kamera CCTV yang selalu siaga selama 24 jam
➢ Fasilitas ruang kerja dengan kelengkapan pendukung untuk pelanggan kami berikan
gratis
➢ Penangkal petir
➢ Bekerjasama dengan Pemadam kebakaran dan kepolisian setempat
Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Gudang Penyimpanan Arsip

 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Perawatan Arsip :
➢ Perawatan Fisik Arsip
➢ Gudang arsip, lemari, rak penyimpanan arsip secara berkala dan dibersihkan dari
debu.
➢ Adanya pest control dan rodent control untuk menghindari gangguan hama seperti
tikus, kecoa, rayap, kutu kertas, dll.
➢ Setiap tahun gudang penyimpanan dilakukan tindakan fumigasi.
➢ Secara berkala dilakukan pengecekan atas kondisi fisik gudang arsip
➢ Melakukan fumigasi setiap box baru/setelah dipinjam sebelum masuk ke gudang
arsip

Box Arsip :
➢ Box Standart ukuran 45cm x 26cm x 30cm dengan kapasitas ± 4 odner besar.
➢ Box Besar ukuran 45cm x 39cm x 30cm dengan kapasitas ± 6 -7 odner besar.
➢ Box A0 untuk gambar ukuran 17cm x 17cm x 90cm

Laporan Penyimpanan Arsip :

➢ Laporan yang diberikan adalah laporan penerimaan, peminjaman, pengembalian,
keluar / tidak melanjutkan penyimpanan box arsip, serta laporan yang menerangkan
adanya pembukaan box arsip di gudang (jika ada).

Bagaimana cara peminjaman box arsip yang telah di simpan ?

Permintaan pengiriman dan peminjaman box arsip melalui telpon atau email dengan
mengisi terlebih dahulu formulir jasa penyimpanan arsip yang ditanda tangani oleh pejabat
yang ada di Formulir Otorisasi.
➢ Normal Service :
Peminjaman Dokumen sebelum jam 10:00 WIB akan diserahkan dan tiba ditempat
tujuan dihari yang sama.
Peminjaman Dokumen diatas jam 10:00 WIB akan diserahkan dan tiba ditempat
tujuan pada hari kerja berikutnya.
➢ Emergency Service :
Peminjaman dokumen di luar jam kerja (min. 5 box)
➢ Self Service :
Klien datang ke lokasi gudang untuk mengambil arsip yang diperlukan, kami juga
menyediakan fasilitas ruang kerja
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

PENATAAN DAN PEMBENAHAN ARSIP

Perkembangan teknologi saat ini merubah proses pengelolaan arsip yang

sebelumnya manual menjadi lebih tersistematis dan praktis. Banyak kendala yang dihadapi
perusahaan ketika mereka memerlukan arsip mereka sendiri seperti susah ditemukan,
kondisi arsip rusak, terlalu banyak duplikat arsip dan lain lain. Kendala ini menjadi salah satu
penyebab dari turunnya produktifitas kerja, efisiensi dan efektifitas kerja, sedangkan di era
persaingan saat ini perusahaan harus tetap melaju dengan cepat dalam bersaing di dunia
usaha ini.

Pembenahan arsip adalah rangkaian kegiatan penataan fisik dan informasi dari suatu
arsip agar tertata rapih dalam bentuk fisiknya, mudah di kelola dan temukan kembali, serta
terjaga relasi dan konteksnya. Pembenahan arsip dilakukan pada arsip aktif dan arsip inaktif.
Pada pembenahan arsip aktif akan dilakukan pemberkasan dengan menempatkan suatu item
arsip kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan
konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi ,
kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Pembenahan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip dan daftar isi
berkas.

Proses kegiatan penataan arsip :

✓ Survei dokumen, pengecekan banyaknya dokumen yang akan di tata

✓ Pengecekan klasifikasi berdasarkan nilai kegunaan dari arsip tersebut
✓ Pemisahan atau pemilahan berdasarkan klasifikasi arsip
✓ Identifikasi arsip, pendeskripsian, penomoran definitif dan penataan fisik
✓ Membuat label dan menempelkan berdasarkan hasil dari pemilahan arsip
✓ Penempatan arsip sesuai dengan klasifikasi arsip tersebut
Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

1. Pemilahan Arsip : Memilah non arsip yang tidak perlu di simpan, seperti duplikasi
arsip, map atau amplop. Untuk selanjutnya arsip disatukan dalam satu map dan
disusun berdasarkan kesamaan masalah.
2. Pembuatan box arsip : Pembuatan box arsip dilakukan untuk persiapan penyusunan
arsip ke dalam box setelah dilakukan penginputan data.
3. Pengelompokan arsip : Mengelompokkan arsip berdasarkan kode dan indeks. Bagi
arsip yang memiliki kode dan indeks yang sama dikelompokkan menjadi satu berkas.
Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik), diatur menurut
urutan pokok masalah.
4. Penginputan data : Penginputan data dilakukan setelah pengelompokan arsip,
menentukan klasifikasi dari arsip tersebut dan menentukan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
5. Pelabelan box : Setelah melakukan penginputan data arsip siap di masukkan ke
dalam box yang telah tersedia, dan menempel label data dari box tersebut.
6. Penyusunan dalam rak : Arsip siap di susun dan diatur setelah mendapatkan nomor
lokasi yang kosong
7. Penyerahan data : Setelah selesai dalam penginputan data dan penyusunan kedalam
rak dari arsip-arsip yang disusun, maka pihak kami memberikan data keseluruhan
dari arsip yang telah di susun.
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

PEMILAHAN ARSIP

Suatu perusahaan harus mengelola arsip itu sendiri dengan baik agar terhindar dari
segala resiko kehilangan dari suatu informasi, pemilahan arsip dilakukan agar dapat
diketahui mana yang benar-benar arsip atau bukan. Pemilahan arsip merupakan kegiatan
memisahkan antara arsip dan non arsip dan duplikasi yang berlebihan, yang termasuk non
arsip antara lain amplop, map, blanko dan formulir kosong dan sebagainya. Pemilahaan arsip
merupakan bagian dari penataan arsip yang bertujuan terciptanya struktur kearsipan yang
baik.

Uraian kegiatan pemilahan arsip :

✓ Memilah non arsip yang tidak perlu di simpan, seperti duplikasi arsip, map atau amplop.
Untuk selanjutnya arsip disatukan dalam satu map dan disusun berdasarkan kesamaan
masalah.
✓ Memeriksa kelengkapan arsip :
Memeriksa kelengkapan berkas beserta lampirannya, jika belum lengkap atau terdapat
kekurangan maka diberi catatan khusus dilembar yang berbeda dan diberi keterangan
belum lengkap.
✓ Arsip yang sudah dipisahkan dan sudah memiliki keterangan informasi dari arsip
tersebut maka akan di masukkan ke dalam box/dus yang akan siap untuk dilakukan
penyimpanan.

Contoh pemilahan antara arsip dan non-arsip

Arsip Non-arsip (majalah,buku,koran)

 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Akhir proses kerja dari pemilahan arsip dan penataan arsip

Di mulai dari dokumen campur atau dokumen yang belum tertata sehingga menjadi
dokumen yang terklasifikasi dan di tata dengan baik.
Sebelum didilakukan penataan

Setelah dilakukan pemilahan dan penataan

 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

ALIH MEDIA

Alih media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik (kertas)
menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi
informasi. di antaranya dengan menciptakan data fisik (dokumen) menjadi data digital,
Teknologi scanner /scan dokumen sudah semakin terjangkau dan maju. Dengan teknologi
OCR (Optical Character Recognition) dan ICR (Intelligence Character Recognition) dokumen
dapat di scan dan diubah menjadi format digital yang dapat dicari (search) layaknya mencari
file di komputer.

Semua arsip atau dokumen yang telah dialih mediakan ke dalam media elektronik
atau media digital akan menjadi arsip elektronik/digital atau dokumen elektronik/ digital.
Arsip digital yang memerlukan penyimpanan dan pemeliharaan dalam jangka waktu lama
perlu memperhatikan langkah-langkah pemindaian (scanning) arsip asli (spesifikasi, format
file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi, duplikasi, dan dengan media terbarukan), serta
keberlanjutan keberadaannya.

Kegiatan Alih Media juga membantu proses pencarian dokumen dengan lebih cepat
dikarenakan kemampuan sistem dalam mengolah data arsip dengan lebih cepat dan efisien.
Kami anak - anak muda bangsa, berupaya untuk memberikan pandangan baru bahwa
perusahaan/instansi/organisasi yang sedang tumbuh dan berkembang hendaknya memiliki
yang dinamakan pengelolaan asset (fund management). Langkah ini bertujuan untuk
mengelola resiko terhadap hambatan, terlebih dalam pengadaan sistem informasi yang
sangat dibutuhkan pada era sekarang ini.

Bagaimana memulai alih media ?

✓ Melakukan estimasi berapa lama arsip akan disimpan, bagaimana kedepannya arsip yang
telah di alih media (digital) akan digunakan dan apa saja yang diperlukan untuk
menunjang agar informasi arsip tetap dapat digunakan secara baik.
✓ Lama pemeliharaan arsip elektronik akan berbeda dengan lama pemeliharaan arsip fisik,
maka itu perlu dilakukan proses pengelolaan dan manajemen tersendiri antara teknologi
informasi (software dan hardware) tempat arsip digital disimpan dengan informasi arsip
digital.
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

✓ Prosedur Teknis Alih Media Arsip melalui digitalisasi meliputi:

a. penyeleksian/penilaian arsip yang akan dilakukan alih media.
b. pemindaian/scanning arsip;
c. penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media; dan
d. pelaksanaan autentikasi arsip hasil alih media.
✓ Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format
image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip
✓ Adanya metadata, Metadata merupakan informasi berupa atribut mengenai format dan
struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan
nilai data.

Keuntungan Alih Media

✓ Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal akses dan proses temu-
kembali informasi arsip
✓ Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat
terkait dengan akses arsip yang cepat dan tepat
✓ Layanan arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepat diketahui
✓ Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas arsip dalam mencari informasi
✓ Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan memudahkan
dalam penggunaan kembali informasi arsip oleh unit atau organisasi lain
✓ Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi secara
akurat, cepat, dan transparan sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun
kebutuhan suatu regulasi
✓ Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan
keberlangsungan bisnis
✓ Penekanan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu-kembali, dan
pengelolaan atas media kertas.
✓ Mengkonversi dokumen hard copy menjadi dokumen digital dalam bentuk : PDF,BMP,
TIFF, JPG, Photo file, dll
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Jenis Dokumen & Media hasil pencipta

✓ Berbagai ukuran kertas (folio, quarto, invoice, cek, kartu nama, dll)
✓ Berbagai jenis kertas (HVS, kertas carbonize, dll) , Hitam putih atau berwarna
✓ Hasil alih media yang telah selesai akan di berikan dalam bentuk CD-ROM/DVD, Hard
Drive, Document Hosting

Penentuan biaya alih media:

Penentuan untuk biaya alih media tergantung dari banyaknya dokumen yang akan
diproses alih media, quality kertas dari dokumen yang akan di alih mediakan, menentukan
jenis dokumen seperti format dokumen apakah dokumen tersebut berwana (Full Color) atau
dokumen hitam putih (B/W), dan yang terakhir menentukan ukuran dokumen kertas
A0,A3,A4,A5, Jenis kertas HVS & Karbonise.

Secara teknis operasional di awal kami memperkerjakan sejumlah karyawan dan 1

orang sebagai Project Management yang berfungsi untuk melakukan pengawasan atas
keberlangsungan suatu proyek di sisi pemecahan masalah (problem solving), eskalasi, hingga
memastikan pertemuan Steering Committee dan melakukan pengawasan terhadap proses-
proses berjalannya proyek. 2 orang marketing dimana sebagai pemasaran produk dan
menghandle keinginan client dan beberapa karyawan harian lepas yang jumlahnya
tergantung dari banyaknya proyek.
Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Proses Alih Media

 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

APLIKASI SISTEM MANAJEMEN ARSIP

Dalam berkembangnya teknologi banyak kemajuan yang sangat signifikan,

diantaranya dalam pengelolaan arsip dapat menggunakan suatu system aplikasi untuk
mengelola arsip. Sistem aplikasi pengarsipan dibangun untuk menunjang kebutuhan klien
dengan berbagai alur kerja dan flowchart yang ada, Aplikasi Management Arsip membantu
mengelola seluruh kegiatan pengarsipan mulai dari dokumen fisik menjadi dokumen digital
agar dapat mudah dalam pencarian arsip tersebut, kami menterjemahkan dan
mengoperasikan semua kebutuhan yang ada ke dalam system berbasis komputerisasi.
Berikut gambaran umum pada system aplikasi :
➢ Aplikasi pengarsipan menggunakan teknologi berbasi web based dengan Bahasa
pemrograman PHP, Javascript dan Database yang di gunakan MYSQL
➢ Aplikasi dan database ditempatkan/dipusatkan pada satu Server dan dapat di
dunakan pada sebuah bagian-bagian/departemen dan semua cabang yang ada.
➢ Berbasis jaringan, dengan fasilitas ini semua komponen atau modul dapat
menggunakan sistem dan mendapatkan informasi. Sistem ini juga bisa diterapkan via
internet jika ingin dikembangkan. dengan teknologi ini semua pihak dapat
mengambil informasi dari Sistem tersebut.
➢ Sistem keamanan, pada aplikasi tersebut menggunakan sistem pengaturan hak user :

1. Authentication : adalah proses identifikasi suatu pengguna sehingga bisa

dikenali oleh sistem yang dimasukinya. Proses identifikasi ini menggunakan
langkah validasi bahwa pengguna sistem merupakan pengguna yang berhak
mengakses sistem.
2. Authorization : adalah cara untuk membatasi akses pengguna terhadap suatu
protected resource, sehingga pengguna yang tidak berhak, tidak diperkenankan
melihat workspace dari pengguna lain yang berbeda hak aksesnya. Selain itu,
pengguna juga lebih fokus pada tugasnya masing-masing sesuai aturan yang
sudah ditentukan.
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

3. Role : adalah suatu jenis hak akses yang diberikan kepada setiap pengguna. Role
akan membatasi hak akses pengguna terhadap beberapa protected resource
tertentu.
➢ Mutasi system, digunakan untuk melihat perjalan atau log dari sebuah system
tersebut. Dimana satu data/kegiatan dapat terlihat sampai sejauh mana proses
kegiatan dokumen tersebut di lakukan.
Keuntungan dalam menggunakan aplikasi sistem manajemen arsip :

✓ Memudahkan dalam pengelolaan arsip baik dari arsip fisik dan arsip digital
✓ Memudahkan pengelompokan arsip
✓ Memudahkan dalam penginputan data, dapat menggunakan media komputer dan
mobile phone.
✓ Penginputan data dapat dilakukan dalam waktu yang bersamaan untuk banyak user
✓ Dapat membuat penomor box secara otomatis dan terklasifikasi dengan baik
✓ Adanya record data secara berkala dan mempunyai database tersendiri
✓ Memudahkan dalam pencarian dokumen jika ingin diperlukan Kembali arsip tersebut
✓ Dapat mengetahui masa retensi dengan mudah
✓ Dapat mengetahui laporan seluruh arsip yang tersimpan

Alur Kegiatan Kerja

Kegiatan pengerjaan aplikasi diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah disepakati antara
pembuat aplikasi dan klien setelah kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan
asumsi klien tidak melakukan proses keterlambatan dalam pengiriman data yang dibutuhkan
dan keadaan-keadaan yang tak dapat disanggah (force majeure).
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

1. Persiapan
▪ Klien memberikan penjelasan secara menyeluruh tentang alur proses sistem informasi
yang ada pada organinasi perusahaan tersebut.
▪ Klien memberikan contoh data untuk pembuatan aplikasi
▪ Analisa data, sebelum membuat aplikasi kami melakukan analisa data dan membuat
flowchart dari suatu kegiatan perusahaan tersebut
2. Perancangan
▪ Kami melakukan perancangan struktur database terlebih dahulu, untuk memenuhi
data yang dibutuhkan
▪ Kami memberikan flowchart ke pada klien untuk melihat alur proses dari aplikasi
tersebut.
3. Implementasi
▪ Setelah flowchart dan alur kerja dari rancangan aplikas tersebut disetujui oleh klien,
kami melakukan proses coding atau pembuatan dari aplikasi.
4. Pengecekan
▪ Setelah aplikasi selesai dalam proses pembuatan, klien akan meng-uji coba aplikasi
tersebut.
▪ Pihak kami akan melakukan perbaikan jika terdapat error/bug pada aplikasi jika di
temukan oleh klien
5. Penyelesaian
▪ Kami akan memberikan tutorial atau demo penggunaan aplikasi pengarsipan.
▪ Serah terima aplikasi
▪ Sepenuhnya aplikasi di miliki oleh klien dan mendapat master aplikasi yang telah jadi.
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Pelatihan Kearsipan dan Pedoman Klasifikasi Arsip

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan,
Klasifikasi arsip dengan sistem ini (struktur kegiatan dan permasalahan) dapat digunakan
oleh setiap organisasi. Proses menilai, merumuskan, mengidentifikasi dan menyeleksi fungsi
unit kerja sehingga dapat diketahui jumlah dan jenis fungsi yang dimiliki oleh instansi yang
menjadi dasar untuk menyusun kerangka induk klasifikasi arsip.

Dalam aktual di lapangan banyak sekali yang belum mengetahui dasar dasar
pemahaman tentang arsip itu sendiri dan cara pengelolaannya. Hal ini mengakibatkan
banyak sekali dokumen yang sebenarnya bukan termasuk kategori arsip tapi diberkaskan
menjadi sebuah arsip,kemudian banyak juga yang susah untuk menemukan kembali arsip
ketika diperlukan, sehingga waktu akan terbuang secara percuma yang mengakibatkan
berpengaruh terhadap kecepatan produktifitas kerja dan juga tidak adanya acuan dalam
pengelolaan arsip yang mengakibatkan proses pemberkasan setiap unit/bagian/departemen
berbeda beda,bahkan banyak juga perbedaan cara pemberkasan dalam satu unit yang sama.

Kendala kendala tersebut harus secepatnya ditemukan solusi yang terbaik. Oleh sebab itu
kami dari PT Patra Melindo Tama menyediakan solusi pemecahan permasalahan
permasalahan tersebut melalui jasa jasa pelayanan kami diantaranya :

• Pelatihan dasar dasar kearsipan dan pengelolaan Arsip di Area Kerja

• Pembuatan Pedoman/SOP pengelolaan Arsip secara sistematis

Metode

Metode pelatihan yang kami berikan berupa pemahaman teori, simulasi, penugasan, games,
diskusi kelompok, post/pre test dan praktek.

Metode pembuatan pedoman/SOP pengelolaan arsip dengan observasi dilapangan dan

penyesuaian terhadap sistem yang sudah berjalan,

Dalam penyusunan klasifikasi arsip dapat digunakan kode klasifikasi, Kode Klasifikasi Arsip
adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu
menyusun tata letak identitas arsip.
 Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021

Contoh Kode klasifikasi arsip :

Jadwal Retensi Arsip(JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip,
penilaian arsip dalam rangka pemusnahan merupakan tindakan menganalisis apakah arsip
yang menurut JRA dinyatakan musnah benar-benar sudah boleh dimusnahkan.

Dalam JRA telah ditentukan klasifikasi arsipnya, disimpan berapa lama, dan setelah
masa simpan habis maka dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip statis. Pentingnya
suatu arsip harus memiliki JRA,dimana arsip tersebut dapat di nyatakan sebagai arsip yang
memiliki masa aktif. Pemusnahan arsip yang telah mencapai waktu JRA akan di minta
persetujuan dari pejabat berwenang yang memiliki otorisasi dalam memutuskan
pemusnahan dokumen, pihak pejabat tersebut diatur dalam suatu organisasi itu sendiri.

JRA di bedakan berdasarkan jenis-jenisnya, yaitu :

1. Arsip Fasilitatif, yang merupakan arsip pendukung yang mencerminkan tugas dan
fungsi pendukung dari instansi, sebagai contoh dari arsip fasilitatif adalah :
✓ Kepegawaian
✓ Keuangan, Legalitas
✓ Administrasi internal dari instansi tersebut
2. Arsip Substantif, merupakan arsip yang berkaitan dengan tugas pokok suatu
instansi yang secara operasional mempunyai kepentingan bagi kemasyarakatan,
Sebagai contoh dari arsip subsantif adalah :
✓ Berkas persyaratan-persyaratan
✓ Berkas pendaftaran, Notulen, Dll.
Proposal Kearsipan @2022
Company Profile Kearsipan 2021