REKONSTRUKSI ARSIP INAKTIF KEUANGAN

PT. ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE Tbk

OLEH RAHMANIA ADE ARINI (12/337586/SV/02253/D)

PROGRAM STUDI KEARSIPAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS GADJAH MADA

2013 PROPOSAL REKONSTRUKSI ARSIP INAKTIF KEUANGAN PT. ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE Tbk 2013

PT.

ADIRA

DINAMIKA

MULTI FINANCE Tbk

(Kantor Pusat) Landmark Lt 27 Tower A, Jalan Jendral Sudirman Kavling 1, DKI Jakarta

(021) 57901500

REKONSTRUKSI ARSIP KEUANGAN PT. ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE

A. Latar Belakang. Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen. Oleh karena itu, arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pada penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus meminimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh suatu lembaga. Hanya yang benar-benar memiliki nilai guna yang tinggi perlu disimpan secara permanen. Sedangkan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu dilakukan pemusnahan. Walaupun demikian bukan berarti untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dapat dilakukan secara sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mengingat akumulasi arsip akan senantiasa bertambah dari waktu ke waktu selama lembaga beraktivitas maka PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk sebagai perusahaan terbaik dan terpercaya yang

bertanggungjawab dalam bidang sektor pembiayaan konsumen kendaraan bermotor perlu mengupayakan manajemen kearsipan dalam mengelola arsip yang sistematis, efektif, dan efisien serta berupaya dalam melakukan rekonstruksi arsip. Karena dengan manajemen kearsipan yang baik, akan memudahkan dalam penyusutan arsip. Adapun penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak berguna dan penyerahan arsip statis (permanen).

Pada tahap ini yang menjadi prioritas adalah arsip-arsip keuangan yang berdasarkan survai awal mencapai 1200 meter liniar (ML) atau kurang lebih setara dengan 100 m. Besarnya volume arsip keuangan yang tidak teratur tersebut kemudian menjadi prioritas untuk dilakukan proses rekonstruksi. Adapun Dasar Hukum dan Ketentuan Perundangan yang memayungi kegiatan ini adalah: a. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; b. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012; c. SE Kepala ANRI Nomor SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip; d. SE Kepala ANRI Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan; e. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur, secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada kesulitan yang berarti. Akan tetapi, arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu. Untuk itu perlu secara teknis berpedoman pada SE Kepala ANRI Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.

B. Tujuan Kegiatan Kegiatan ini bertujuan untuk: 1. Menghindari pencampuradukan arsip dan non arsip. 2. Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting. 3. Menghemat biaya dan ruangan. 4. Memudahkan proses penyusutan arsip. 5. Menyelamatkan arsip perusahaan yang mempunyai nilai berkelanjutan sesuai yang tertera di DA (Daftar Arsip).

C. Hasil Kegiatan Hasil utama kegiatan ini adalah: 1. Arsip Dinamis Inaktif yang tersusun secara sistematis dan logis. Setelah dilakukan rekonstruksi, arsip-arsip akan tertata secara sistematis dan logis. Gudang yang sebelumnya berisi tumpukan atau karungan arsip yang berserakan, namun setelah terekonstruksi gudang tersebut menjadi ruangan yang rapi serta arsip yang terdapat didalamnya dapat terkelola dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik dapat menunjang kegiatan administrasi perusahaan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali arsip apabila diperlukan dan memudahkan dalam proses penyusutan. 2. Terciptanya Daftar Arsip (DA) Tahapan akhir dari rekonstruksi arsip adalah terwujudnya Daftar Arsip (DA) yang bermanfaat sebagai database arsip keuangan yang telah direkonstruksi. DA yang disusun secara sistematis dan logis juga merupakan sarana penemuan kembali (finding aid) arsip pada saat arsip tersebut diperlukan. DA juga menjadi sarana utama untuk melakukan penilaian arsip dalam program penyusutan. Data yang tercantum dalam DA digunakan untuk menentukan apakah arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip statis.

D. Pelaksanaan Kegiatan Berdasarkan volume arsip keuangan yang mencapai 1200 ML, dengan estimasi sumber daya manusia (SDM) sejumlah 8 orang, standar ratarata kemampuan perorang dalam menangani arsip perhari adalah 0,5 ML, maka diperlukan waktu 40 minggu untuk menyelesaikan proses rekonstruksi arsip keuangan tersebut.

1. Jadwal Kegiatan Kegiatan 1. Survai Arsip Waktu Pelaksanaan Minggu 1 Minggu 2 Indikator Kerja Terkumpulnya data fisik (volume, kondisi arsip dll.) dan lembaga pemilik arsip (provenance). Terpisahnya bahan yang dikategorikan sebagai arsip dan non arsip Pengelompokan arsip berdasarkan permasalahan yang sama dan atau atas dasar filing system lain berdasarkan karakteristik arsip yang diberkaskan. Terjadi proses perekaman informasi dari fisik berkas arsip yang meliputi komponen-komponen penting arsip (a.l. isi informasi, kurun waktu penciptaan, volume, dll) Seluruh berkas terlindungi oleh sampul/kising. Tercipta sebuah desain penataan arsip yang sistematis dan logis. Terkelompokkannya hasil deskripsi yang sama berdasarkan sistem pemberkasan tertentu lengkap dengan penomoran definitif sebagai dasar penomoran pada bungkus/sampul, box, dan DA. Terkelompokkannya fisik arsip berdasarkan hasil manuver kartu. Manuver berkas diikuti dengan penomoran definitif berkas

2. Pemilahan

Minggu 3 Minggu 5 Minggu 6 Minggu 8

3. Pemberkasan

4. Deskripsi

Minggu 9 Minggu 16

5. Pembungkusan 6. Pembuatan Skema

Minggu 9 Minggu 16 Minggu 17 Minggu Minggu 20 Minggu 21 Minggu 28

7. Manuver Kartu

8. Manuver Berkas

Minggu 32

9. Penataan dalam Box

Minggu 36

10. Pembuatan DA

Minggu 40

yang dicantumkan pada sampul berkas. Tertatanya fisik arsip dalam box arsip secara sistematis berdasarkan urutan nomor definitif. Terciptanya daftar arsip yang merupakan perekaman informasi arsip yang telah direkonstruksi. Informasi DA disusun secara sistematis dan logis berdasarkan skema penataan arsip dan informasi dalam kartu deskripsi arsip yang telah dimanuver.

2. Anggaran Kegiatan a. Justifikasi Anggaran 1) Bahan Nama a Box Arsip Kertas kising Kartu Deskripsi (Kertas HVS) Jumlah b 6000 30.000 60 Satuan c lembar/buah lembar rim Harga Satuan d 15.000 500 35.000 Jumlah e=bxd 90.000.000 15.000.000 2.100.000

Sub total I 2) Hononarium Tenaga Pengolah Arsip Jumlah Tenaga (SDM) a 8 Bulan b 10 bulan Sub total II Tarif/bulan Rp c 3.000.000

Rp107.100.000

Jumlah Rp e=axbxc 240.000.000 Rp240.000.000

3) Lain-lain Uraian Biaya Survai Sub total III 4) Jumlah Total Jumlah biaya seluruhnya (I + II + III) = Rp348.100.000 (tiga ratus empat puluh delapan juta seratus ribu rupiah) b. Penjelasan Perhitungan Anggaran 1) Kebutuhan Box Arsip Jumlah Arsip = 1200 ML Jumlah, Rp 1.000.000 Rp1.000.000

Kebutuhan Box = 1200 x 100 : 20 = 6000 box Harga Box @Rp15.000 x 6000 box = Rp90.000.000

2) Kebutuhan Kertas Kising Rata-rata tebal berkas 2 cm, 1 box = 10 berkas 10 berkas x 6000 box = 60.000 berkas 1 lembar kising = 2 berkas, maka diperlukan 30.000 lembar kising @Rp500 x 30.000 = Rp15.000.000

3) Kartu Deskripsi (Kertas HVS) Berkas definitif sebanyak 60.000 berkas Sebelum manuver, berkas tersebut diestimasikan berjumlah 2 kali lipat yaitu sebanyak 120.000 berkas (berkas yang harus dideskripsi). 1 lembar kertas HVS dapat digunakan untuk 4 kartu deskripsi, maka 1 rim (500 lembar) dapat digunakan untuk 2000 berkas. Jadi, 120.000 berkas membutuhkan 60 rim kertas. 60 x @Rp35.000 = Rp 2.100.000

4) Hononarium Tenaga Pengolah Arsip @Rp3.000.000 x 8 orang x 10 bulan = Rp240.000.000

(estimasi = satu tenaga pengolah dapat menyelesaikan 0,5 ML per hari) 5) Biaya Survai Kebutuhan Anggaran Rekonstruksi Arsip = Rp 1.000.000

= Rp348.100.000

(tiga ratus empat puluh delapan juta seratus ribu rupiah)

PENUTUP

Proposal Proyek Rekonstruksi Arsip Inaktif Keuangan PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk diajukan untuk memberikan gambaran tentang perlunya upaya manajemen kearsipan dalam mengelola arsip inaktif yang sistematis, efektif, dan efisien. Besar harapan kami agar proposal ini dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pihak-pihak yang terkait untuk merealisasikan kegiatan ini. Atas perhatian dan terealisasinya kegiatan ini diucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 11 November 2013 Ketua Pelaksana

Rahmania Ade Arini 12/337586/SV/02253/D