Nama : Keisa Martha Elena

NIM : 233140501111043
Kelas : N1F

UAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

SOAL

1. Jelaskan perbedaan antara filing vertikal dan filing lateral dalam konteks administrasi
perkantoran. Sebutkan keuntungan dan kelemahan dari masing-masing metode tersebut.

2. Seorang resepsionis memiliki tanggung jawab utama dalam sebuah kantor. Sebutkan
lima tugas utama yang biasanya dilakukan oleh seorang resepsionis dan jelaskan mengapa
tugas- tugas tersebut penting dalam menjaga kelancaran operasional kantor.

3. Sebutkan lima prinsip dasar dalam mengatur jadwal pertemuan yang efektif di
lingkungan kantor. Berikan penjelasan singkat mengenai setiap prinsip tersebut dan
bagaimana prinsip-prinsip tersebut dapat membantu dalam manajemen waktu.

4. Apa peran penting teknologi informasi dalam meningkatkan efisiensi administrasi

perkantoran? Berikan contoh konkrit bagaimana penggunaan teknologi informasi seperti
software manajemen dokumen atau email dapat mempercepat administrasi.

5. Bagaimana pentingnya komunikasi yang efektif didalam lingkungan kerja perkantoran?

Jelaskan bagaimana komunikasi yang baik dapat mempengaruhi produktivitas dan
hubungan antarpegawai dalam suatu perusahaaan.
 Lembar Jawaban

1. Vertikal Filing atau disebut juga Pengarsipan Vertikal merupakan salah satu
metode penyimpanan arsip dokumen atau informasi mengenai berkas administrasi
secara tegak lurus. Dalam hal ini, digunakan lemari arsip dengan bentuk laci vertikal
yang berfungsi untuk menyimpan serta mengatur, mengorganisir dokumen sesuai
dengan kategori maupun abjad tertentu. Penyimpanan ini menyebabkan kemudahan
secara efisien, sehingga dapat memperoleh dan mengelola berbagai jenis informasi
dalam lingkup lingkungan perkantoran. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk
menyimpan arsip dokumen dengan metode ini yaitu dokumen dimasukan ke dalam
folder atau map arsip kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang sesuai
urutan mulai dari depan ke belakang.

 Keuntungan Penggunaan Vertikal Filing

a. Adanya penghematan ruang
Penggunaan ruang yang diberikan lebih efisien, karena laci disusun secara vertikal
tanpa memerlukan ruang samping yang besar.
b. Memudahkan dalam mencari arsip
Suatu dokumen dalan vertical fillinh telah diorganisir, sehingga dalam pencarian
arsip dokumen dan aksesibilitas akan lebih mudah.
c. Mudah dalam pengelolaan arsip
Laci telah diatur dengan baik yang telah disusun berdasarkan klasifikasi abjad dan
kategori yang menyebabkan mudahnya pengelolaan arsip.
d. Keselamatan dan keamanan file. Laci akan dikunci setelah merujuk file yang
diinginkan.

 Kelemahan
a. Kapasitas penyimpanan yang terbatas
Apabila dokumen yang dihasilkan banyak, maka lemari filling vertikal akan
memiliki ruang penyimpanan yang sedikit. Sehingga, akan membutuhkan lebih
banyak lemari atau penyimpanan tambahan.
b. Aksesibilitas memerlukan waktu yang lebih lama
Dengan berkembangnya teknologi saat ini, pencarian arsip dapat dilakukan dengan
cepat dan efektif melalui sistem /pencarian fitur digital. Pencarian secara manual
akan membutuhkan waktu yang lebih banyak dan kurang efisien.
c. Rentan dalam kerusakan
Arsip dokumen yang disimpan secara vertikal akan lebih mudah rusak,
dikarenakan jika tidak disimpan dengan hati-hati atau apabila lemari filing tidak
kokoh.

Filling lateral adalah penyimpanan arsip berupa dokumen atau map yang disimpan
secara berdiri namun arsip disusun berderet menyamping berdasarkan jenis dan fungsi.
Filing lateral ini disimpan dalam sebuah peralatan arsip yang digunakan untuk
menyimpan berbagai macam berkas ke dalam laci. Di setiap bagian laci, terdapat tanda
ataupun slide untuk mempermudah ketika membuka dan pengunci untuk mencegah laci
 ketarik keluar hingga lepas. Biasanya didepan laci diberikan label untuk mengidentifikasi
berkas yang sesuai dengan didalamnya.

 Keuntungan Filling Lateral

a. Pengaturan yang fleksibel
Dengan laci yang dapat ditarik, dapat memudahkan dalam fleksibelitas untuk
mengatur dan mengakses dokumen.
b. Kapasitas Penyimpanan baik
Lemari Filling memiliki penyimpanan yang lebih besar. Oleh karena itu, dapat
menampung volume dokumen lebih banyak.
c. Akses lebih cepat
Karena dokumen disusun secara horizontal, aksesibilitas dalam mencari informasi
akan lebih cepat,mudah, dan efisien.

 Kelemahan
a. Filling lateral memiliki ukuran yang besar dan sulit dipindahkan
b. Terdapat kemungkinan kesalahan dalam menempatkan berkas, apabila tidak
mengikuti aturan.
c. Keamanan yang tidak terjamin. Berkas didasarkan pada nama yang sangat mudah
dilihat serta diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik.
d. Biaya awal yang lebih tinggi.

2. Lima tugas utama yang dilakukan oleh Resepsionis dalam Kantor, yaitu:
a. Menerima dan menyambut Tamu yang datang
Dalam hal ini, resepsionis harus bisa mengarahkan tamu saat pertama kali masuk ke
kantor. Melakukan kontak mata kepada tamu dan memberikan gerak gerik yang
mengarahkan ke meja resepsionis. Dan menyapa tamu dengan senyum, salam, sapa.
Sehingga akan membuat tamu nyaman dan memberikan kesan yang baik.

b. Menerima adanya panggilan telepon

Apabila terdapat panggilan telepon yang masuk dalam sebuah perusahaan, maka
resepsionis bertanggung jawab untuk menjawab panggilan tersebut. Seluruh panggilan
yang masuk ke kantor akan diarahkan kepada bagian resepsionis terlebih dahulu,
kemudian akan diteruskan kepada divisi atau pihak yang dituju. Oleh karena itu,
resepsionis harus menjawab telepon dengan sopan dan ramah, memberi informasi kepada
tamu yang dibutuhkan, lalu meneruskan panggilan telepon ke divisi yang telah dituju,
mencatat panggilan ke logbook.

c. Melayani keperluan tamu

Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Contohnya penerimaan magang,
lowongan pekerjaan, letak ruang, mempertemukan tamu dengan pihak kantor yang
ditemui.

d. Menerima serta meneruskan surat yang masuk

Tanggung jawab resepsionis dalam tugas ini adalah meneruskan paket ataupun surat
yang mendapat kiriman tersebut. Resepsionis harus mengecek ulang tentang alamat yang
 diberikan apakah sudah benar atau belum dan nama penerima paket orang yang bekerja di
kantor tersebut. Dan jika sudah benar, maka paket atau surat bisa diberikan.

e. Melakukan pengelolaan arsip sederhana yang berkaitan dengan administrasi

resepsionis
Resepsionis mampu dalam urusan administrasi yang sederhana seperti penerimaan
tamu, menerima panggilan telepon, atau pengiriman paket dan surat. Tetapi, administrasi
yang wajib dikuasai ialah mengelola arsip atau berkas yang masuk, panggilan masuk dan
keluar, membuat laporan harian secara berkala.

3. a. Tujuan atau Prioritas yang Jelas

Menentukan dan menetapkan tujuan diadakannya pertemuan dengan jelas. Dimana hal
ini membantu seseorang fokus pada topik. Prinsip ini dapat mengarahkan energi dan
waktu pada tujuan tertentu yang ditetapkan serta meningkatkan efisiensi dan
produktivitas pertemuan.

b.Partisipasi yang Relevan

Setiap peserta yang hadir memiliki kontribusi dalam rapat, sehingga mengurangi
kelebihan informasi dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Manajemen waktu
dalam prinsip menghemat waktu peserta, mencegah pertemuan yang terlalu panjang.

c. Agenda tersedia di awal

Mempersiapkan serta membagikan agenda pertemuan sebelumnya. Hal ini mencakup
pembacaan materi, merumuskan pertanyaan, membawa dokumen yang diperlukan.
Manfaatnya membantu memaksimalkan waktu diskusi yang produktif dan mengurangi
waktu yang terbuang.

d.Durasi yang terbatas

Membatasi durasi pertemuan yang mendorong fokus dan efisiensi, sehingga menjaga
pertemuan agar singkat dan efisien.

e. Tindakan dan follow up

Menetapkan tindakan lanjutan setelah beberapa pertemuan, kemudian mengirim hasil
dan tanggapan memastikan bahwa keputusan dan tanggung jawab sudah jelas.
Menciptakan akuntabilitas, hasil pertemuan diimplementasikan dengan cepat,
mengoptimalkan penggunaan waktu serta sumber daya

4. Peran teknologi informasi dapat meningkatkan efisiensi administrasi perkantoran

yaitu pengelolaan data dapat disimpan secara efisien dimana teknologi informasi yang
berkembang saat ini melakukan penyimpanan dan pengelolaan data dokumen, serta
mengakses data yang lebih cepat dan teroganisir sehingga memudahkan pengambilan
keputusan informasi secara akurat. Selain itu, juga meningkatkan komunikasi yang lebih
efektif antara internal dan eksternal yang mempercepat alur informasi.

Contohnya adalah penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik ialah perangkat

lunak atau platform khusus untuk melakukan pembuatan, penyimpanan, mencari, dan
 berbagai dengan efisien. Karena dengan teknologi ini, proses administrasi dapat
dilakukan secara cepat dalam hitungan detik, dibandingkan dengan pencarian secara
manual yang biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama.

5. Komunikasi yang efektif menjadi peran penting dalam lingkungan perkantoran.

Dikarenakan mengakibatkan pemahaman yang jelas antara rekan kerja, sehingga
meminimalisir kesalahan dan kebingungan dalam melakukan tugas. Selain itu,
komunikasi yang efektif dapat membangun hubungan interpersonal yang kuat. Lalu,
terciptanya suasana lingkungan yang positif dan mudah menyelesaikan konflik serta
bekerja sama dalam mengatasi berbagai tantangan. Yang terakhir, dapat menyampaikan
informasi secara cepat dan tepat untuk pengambilan keputusan efektif.