ADMINISTRASI DAN PELAPORAN TPK

PELATIHAN PENDAMPING LOKAL SEKABUPATEN PADANG LAWAS UTARA GUNUNG TUA, 26 JUNI 1 JULI 2012

PERAN TPK DALAM TAHAPAN SETIAP TAHAPAN PNPM

TAHAPAN PERENCANAAN
Proses penggalian gagasan Musyawarah Desa II Penulisan Usulan Verifikasi Usulan MAD II Penyusunan RAB MAD II Musyawarah Desa III

PERAN TPK DALAM TAHAPAN SETIAP TAHAPAN PNPM

TAHAPAN PELAKSANAAN
Penyusunan rencana kerja Penyiapan dokumen dan Administrasi Pelaksanaan Prinsip-prinsip & prosedur pengadaan tenaga kerja dan peralatan Revisi kegiatan Pengendalian pekerjaan Penyelesaian kegiatan Administrasi dan keuangan Pelaporan

PERAN TPK DALAM TAHAPAN SETIAP TAHAPAN PNPM

TAHAPAN PELESTARIAN
Strategi pengelolaan pemeliharaan kegiatan prasarana Strategi pengelolaan pemeliharaan kegiatan ekonomi

ALUR PENCAIRAN DANA DESA

PERSIAPAN ADMINISTRASI TPK

Form - 23_Hasil Survey Harga Form - 26_Rencana Penggunaan Alat Berat Form - 31_Surat Perjanjian Sewa BA Musyawarah Desa Pra Pelaksanaan BA Musyawarah Desa Pembentukan dan Rapat Panitia Lelang Form - 32_Undangan Lelang Form - 33_Surat Penawaran Form - 34_BA Pelelangan Form - 35_Surat Perjanjian Kontrak Form - 44_Pendaftaran Calon Pekerja Papan Kegiatan Dan Papan Informasi. Realisasi Swadaya Masyarakat di Lapangan. BA Trial Lapangan.

ADMINISTRASI PELAKSANAAN
Form - 36_Rencana Penggunaan Dana Form - 37_Laporan Penggunaan Dana Form - 38_KW2 Form - 39_Buku Kas UmumTPK Form - 40_Catatan Harian Penerimaan Bahan Form - 41_Buku Material Form - 42_Bukti PenerimaanBahan Form - 45_FormB Insentif Harian Form - 46_FormC Insentif Kelompok

BUKU MATERIAL
MENGAPA DIPERLUKAN BUKU MATERIAL ???
Volume pengiriman terkontrol/tidak terjadi kekurangan atau kelebihan pengiriman. Volume material yang sudah dibayar jelas / menghindari pembayaran ganda pada material. Kualitas material juga terkontrol (material yang ditolak juga dicatat).

RENCANA PENGGUNAAN DANA DAN LAPORAN PENGGUNAAN DANA

RENCANA PENGGUNAAN DANA.
1. Harus sesuai dengan progres tahapan kegiatan. 2. Harga yang wajar sampai ditempat. 3. Volume sesuai kerja dilapangan.

LAPORAN PENGGUNAAN DANA 1. Kumpulan bukti penggunaan dana oleh TPK. 2. Bila Belum Lengkap, pencairan ditunda. 3. TPK tidak bisa mempertanggungjawabkan penggunaan dana.

LAPORAN DAN PENYELESAIAN

MD Pertanggung Jawaban Minimal Dua Kali Form - 61_SKMP Form - 62_BA SPK Form - 63_LP2K Form - 64_SP3K Form - 70a _Laporan Masalah Form - 71_Rencana Real Kegiatan Form - 75_Laporan Fisik Biaya Form - 75a_Lembar Kerja Bantu Form - 76_Laporan Swadaya Musyawarah Desa Serah Terima

PENGENDALIAN KEGIATAN
Form - 43_Sertifikat Penerimaan Pekerjaan Form - 44_Form A Daftar Calon Pekerja Form - 47_Berita Acara Revisi Form - 29_Surat Perjanjian Pemberian Bantuan

LAPORAN AKHIR
Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BA-SPK) Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) Berita Acara Musyawarah Desa Pertanggungjawaban Berita Acara Musyawarah Desa Serah Terima (MDST) Gambaran Ringkas Pelaksanaan PNPM-MP Realisasi Kegiatan dan Biaya Asbuilt Drawing Struktur Organisasi Tim Pemelihara Foto Dokumentasi Kegiatan

Hal yang harus diperhatikan dalam pengisian buku kas TPK :

1. Pengisian buku kas dilakukan secara baris (ke kanan) berati dilakukan tiap hari sesuai tanggal transaksi dan bukan secara kolom (diisi ke bawah) !!! transaksi tidak boleh dikumpulkan sampai sebulan atau dikerjakan sekali sebulan, karena ketidak disiplinan ini membuka kemungkinan adanya rencana pengaturan untuk tujuan negatif, yang menjurus kepada tindakan korupsi. 2. Jika terjadi kesalahan tidak boleh di Tip-ex, tetapi cukup dicoret lalu diparaf 3. Pencatatan harus dilakukan dengan tinta bukan pensil. 4. Pembukuan dibuat secara terbuka/transparan, hal ini untuk menghindari korupsi.

Pengelolaan Kearsipan/Dokumen TPK

TPK dan KPMD diwajibkan menyimpan seluruh dokumen kegiatan. Seluruh dokumen yang ada adalah milik Negara, oleh karena itu mengingat pentingnya dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekwensi hokum sesuai dengan hukum yang berlaku, pola pengelolaan dokumen di TPK secara sederhana dapat dilakukan dengan menggolongkan dan menyususn dokumen berdasarkan tahapan, perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Sedangkan untuk dokumen keuangan seperti bukti transaksi, dapat disusun berdasarkan waktu kejadian yang dikumpulkan dalam satu file. Foto-foto kegiatan dapat diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan yang disusun sesuai dengan tahapan.

Hal-Hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK

Pemberian Insentif harus diberikan secara langsung setiap orang yang bekerja baik upah harian maupun borongan. TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan Fasilitator, UPK, PjOK dan seluruh aparat pemerintah yang ada di desa maupun kecamatan. Dan seluruh unsure yang terkait baik langsung maupun tidak langsung. Pembayaran kepada pemasok/suplier dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa.

Hal-Hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK

Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim ke UPK untuk pengajuan pencairan dana . Untuk menegakkan prinsip transparansi dan akuntabilitas UPK dan TPK diwajibkan untuk mempublikasikan laporan keuangan.