11

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Sebelum Mahasiswa/i Diploma III Politeknik Darussalam Palembang

membuat laporan magang di wajibkan untuk melaksanakan Praktek Kerja

Lapangan (PKL)/Magang karena untuk mempermudah membuat tugas akhir.

Pada waktu pelaksanaan PKL/Magang di Dinas Tanaman Pangan dan

Holtikultura Kabupaten Muara Enim kami mendapatkan banyak ilmu

pengetahuan serta manfaat tentang dunia kerja.

Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura Kabupaten Muara Enim merupakan

instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang pertanian yakni tanaman pangan

seperti padi inhibrida, jagung dan Holtikultura seperti cabai, terong, dan kentang.

Produk utama yang di hasilkan Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura adalah

bibit-bibit unggul.

Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura Kabupaten Muara Enim ini

memberikan bibit-bibit unggul kepada para petani di Kabupaten Muara Enim.

Bibit-bibit unggul tersebut dikelola oleh para petani. Hasil produksi bibit-bibit

unggul tersebut langsung dipasarkan dan dapat kita rasakan di kehidupan sehari-

hari. Di Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura inilah kami melakukan kegiatan

magang.

Adapun kegiatan magang yang dilakukan dan dikerjakan di Dinas Tanaman

Pangan dan Holtikultura dibagian sekretariat. Bagian ini merupakan bagian yang

mengelolah surat-menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar dan juga
 22

pengarsipan surat-surat yang ada di Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura. Di

Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura Kabupaten Muara Enim, fungsi

pengelolaan arsip dikerjakan oleh bagian sekretariat, termasuk juga pengarsipan

surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan teorinya sistem pengarsipan di bagi

menjadi 5 bagian, yaitu:

a. Sistem Abajad

Pengertian sistem abjad yaitu salah satu sistem penataan berkas yang

pengkodeannya berdasarkan persaturan mengindeks.

b. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

kelompok permasalahan yang di beri nomor tertentu, untuk di buatkan

daftar klasifikasi arsip nya.

c. Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal

termaksud diperhatikan dari datangnya surat.

d. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah salah satu penataan berkas berdasarkan daerah

wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula.

e. Sistem Masalah

Sistem masalah yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan

perusahaan.
 33

Untuk mempermudah pengarsipan dibutuhkan peralatan-peralatan penataan

arsip, peralatan dalam penataan arsip yaitu:

1. Folder , yaitu tempat arsip berbentuk map tanpa daun penutup pada sisi

nya dan diatas nya terdapat tab yang digunakan untuk menempatkan kode

dan indeks arsip.

2. Sekat yaitu petunjuk atau pemisah antara kelompok masalah yang satu

dengan kelompok masalah yang lain dibuat dari karton tebal.

3. Filing Cabinet/lemari arsip yaitu tempat untuk menyimpan arsip.

Di Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura menggunakan sistem pengarsipan

masalah karena di dalam bindex banyak terdapat berbagai surat masuk seperti

Surat Izin, Surat Cuti, Surat Kepegawaian Masuk, Surat Undangan , Surat Tugas,

Surat Umum Masuk, Surat SK Berkala dan Pangkat, Bimtek (Bimbingan

Teknologi), Surat BP4K (Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian, Perikanan dan

Kehutanan ), Surat Masuk Perencanaan, dan Surat SK Bupati atau Kadin.

Itulah sebabnya mengapa penulis tertarik memilih sistem pengarsipan sebagai

bahan yang akan dibahas dalam penyusunan laporan magang dengan judul

“Sistem Pengarsipan Surat Masuk Pada Bagian Sekretariat Dinas Tanaman

Pangan dan Holtikultura Kabupaten Muara Enim”.

1.2. TUJUAN DAN MANFAAT

Adapun tujuan laporan sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pengarsipan surat masuk di Dinas Tanaman Pangan dan

Holtikultura Kabupaten Muara Enim .

 44

2. Untuk mengetahui jenis surat masuk apa saja di terima Dinas Tanaman

Pangan dan Holtikultura Kabupaten Muara Enim

3. Mengetahui langkah apa saja dalam pengagendaan surat masuk sebelum

di Arsipkan.

Adapun juga manfaat laporan sebagai berikut:

1. Dapat membantu Instansi untuk meningkatkan efektifitas kerja dan batuan

sistem / program sistem aplikasi pengarsipan surat masuk.

2. Untuk mempermudah dalam meningkatkan kinerja kerja.

3. Dapat memperoleh pengetahuan tentang sistem pengagendaan surat

masuk.

1.3. METODE DAN PELAKSANAAN

1.3.1. Waktu dan Tempat

1.3.1.1. Waktu

Waktu pelaksanaan magang dilaksanakan dari tanggal 06 April

sampai 30 April 2015.

1.3.1.2. Tempat

Tempat pelaksanaan magang di Dinas Tanaman Pangan dan

Holtikultura Kabupaten Muara Enim, yang beralamat di jalan

Mayor Tjik Agoes Kiemas , SH Lintas Kepur – Muara Lawai

Muara Enim.

1.3.2. Prosedur Pelaksanaan

1.3.2.1. Metode dan Pelaksanaan Magang

 55

Praktek magang sesuai aktivitas yang ada di instansi.

1.3.2.2. Diskusi dan Wawancara

Penulis mengadakan tanya jawab kepada narasumber

mengenai pembahasan tersebut secara langsung kepada

pembimbing PKL/magang.

1.3.2.4. Pengumpulan Data Sekunder

Penulis mengumpulan data-data yang diperoleh dari

narasumber yang tertulis berupa sejarah singkat instansi dan

keadaan pegawai serta hard-copy file.

BAB II

GAMBARAN UMUM
 66

2.1. Sejarah Singkat Instansi

Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura Kabupaten Muara Enim bergerak

di bidang pertanian terletak di jalan Mayor Tjik Agoes Kiemas , SH Lintas

Kepur – Muara Lawai Muara Enim , Nomor Telepon : 0734-7420100 E-mail :

perta@muaraenim.go.id atau www.muaraenim.go.id .

Gambar 1.1

Sumber : Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura Kabupten Muara Enim

2.2. Struktur Organisasi

 77

Sebagai suatu landasan untuk mencapai suatu tujuan atau hasil yang telah

direncanakan oleh instansi, dalam hal ini harus melalui organisasi. Tidak

mungkin instansi itu berhasil dengan baik tanpa adanya susunan organisasi

yang baik, apalagi jika instansi tidak memperhatikan susunan organisasinya

pada kenyataannya instansi tersebut masih berhasil akan tetapi tidak begitu

memuaskan dengan instansi yang memakai struktur organisasi yang baik.

88
 99

2.3. URAIAN TUGAS

1. Kepala Dinas

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Dinas mempunyai

fungsi :

a. Merumuskan kebijakan teknis di bidang Tanaman Pangan dan

Hortikultura

b. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di

bidang Tanaman Pangan dan Hortikultura.

c. Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan urusan di bidang Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

d. Membina dan melaksanakan tugas di bidang Tanaman Pangan dan

Hortikultura.

e. Mengelola kesekretariatan meliputi perencanaan, umum, dan

keuangan.

f. Melaksanakan pengawasan, evaluasi, pengendalian dan pelaporaan

bidang Tanaman Pangan dan Hortikultura.

g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

2. Sekretaris

a. Menyiapkan bahan koordinasi, mengolah data dan menyusun program

kerja di lingkungan Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura.

 1010

b. Menyiapkan bahan administrasi, akuntansi dan pelaporan keuangan di

lingkungan Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura.

c. Mengelola administrasi kepegawaian di lingkungan Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

d. Megelola perlengkapan, tata naskah dinas, kearsipan, rumah tangga,

kehumasan dan perjalanan Dinas di lingkungan Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

e. Menyiapkan bahan rencana kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan

inventaris kantor.

f. Menyiapkan bahan fasilitas advokasi dalam bidang Tanaman Pangan

dan Hortikultura.

g. Menyiapkan bahan penyusunan laporan dan evaluasi pelaksanaan

program.

h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

Di Sekretaris mempunyai sub bagian – bagian terdiri dari :

- Kepala Sub Bagian Umum

a. Mengumpulkan bahan, pengolahan data dan penyusunan rencana

kegiatan Sub Bagian Umum.

b. Mengurus tata naskah dinas, kearsipan, perjalanan dinas dan humas

serta rumah tangga di lingkungan Tanaman Pangan dan Hortikultura.

 1111

c. Mengumpulkan bahan penyusunan rencana kebutuhan, pengadaan dan

pemeliharan barang inventaris kantor dilingkungan Tanaman Pangan

dan Hortikultura.

d. Mengumpulkan bahan fasilitas advokasi bidang Tanaman Pangan dan

Hortikutura.

e. Mengumpulkan administrasi kepegawaian dan pengumpulan bahan

pembinaan disiplin pegawai di lingkungan Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

- Kepala Sub Bagian Keuangan

a. Mengumpulkan bahan mengolah data dan menyusunan rencana

kegiatan Sub Bagian keuangan.

b. Mengurus surat permintaan pembayaran dan surat perintah membayar.

c. Melaksanakan akuntansi dan pelaporan keuangan.

d. Mengurus pembukuan dan perhitungan anggaran di lingkungan Dinas.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

- Kepala Sub Bagian Perencanaan.

a. Mengumpulkan bahan, pengolahan data dan penyusunan rencana

kegiatan Sub Bagian Perencanaan.

b. Mengumpulkan bahan koordinasi penyusunan program di lingkungan

Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura.

 1212

c. Mengumpulkan bahan serta pelaksanaan pengendalian dan program di

lingkungan Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura.

d. Mengumpulkan bahan pelaksanaan administrasi, evaluasi dan

pelaporan program di lingkungan Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

3. Bidang Tanaman Pangan

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Bidang Tanaman Pangan

mempunyai fungsi :

a. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kerja bidang

Tanaman Pangan.

b. Menyiapkan bahan dan pelaksanaan teknis dibidang Tanaman Pangan.

c. Menyiapkan bahan pelaksanaan pembinaan di bidang Tanaman Pangan

d. Menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan

instansi terkait dan lembaga lainnya di bidang Tanaman Pangan.

e. Menyiapkan bahan pelaksanaan pengawasan evaluasi dan pelaporan

dibidang produksi Tanaman Pangan.

f. Melaksakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

4. Bidang Hortikultura

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Bidang Hortikultura

mempunyai fungsi :
 1313

a. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kerja bidang

Tanaman Pangan dan Hortikultura

b. Menyiapkan bahan dan pelaksanaan teknis di bidang Hortikultura.

c. Menyiapkan bahan pelaksanaan pembinaan dibidang Hortikultura.

d. Menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan

instansi terkait dan lembaga lainnya di bidang Hortikultura.

e. Menyiapkan bahan pelaksaan pengawasan, evaluasi dan pelaporan di

bidang Hortikultura.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

5. Bidang Usaha Tani, Pengolahan dan Pemasaran Hasil.

Untuk melaksankan tugas pokok Usaha Tani, Pengolahan Pemasaran Hasil

mempunyai fungsi :

a. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kerja bidang

Usaha Tani, Pengolahan dan Pemasaran Hasil.

b. Menyiapkan bahan dan pelaksanaan teknis dibidang Usaha Tani,

Pengolahan dan Pemasaran Hasil.

c. Menyiapkan bahan pelaksanaan pembinaan di bidang Usaha Tani,

Pengolahan dan Pemasaran Hasil.

d. Menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan

instansi terkait dan lembaga lainnya dibidang Usaha Tani, Pengolahan

dan Pemasaran Hasil.

 1414

e. Menyiapkan bahan pelaksanaan pengawasan, evaluasi dan pelaporan

di bidang Usaha Tani, Pengolahan dan Pemasaran Hasil.

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

6. Bidang Sarana dan Prasarana.

Untuk melaksanakan tugas pokok bidang Sarana dan Prasarana

mempunyai fungsi :

a. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program kerja bidang

Sarana dan Prasarana

b. Menyiapkan bahan dan pelaksanaan petunjuk teknis di bidang Sarana

dan Prasarana

c. Menyiapkan bahan pelaksanaan pembinaan di bidang Sarana dan

Prasarana.

d. Menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan

instansi terkait dan lembaga lainnya di bidang Sarana dan Prasarana.

e. Menyiapkan bahan pelaksanaan pengawasan, evaluasi dan pelaporan

dibidang Sarana dan Prasarana.

f. Melaksakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura.

7. UPTD ( Unit Pelaksana Teknis Dinas )

Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) wilayah merupakan unit pelaksanaan

teknis yang melaksanakan sebagian tugas Dinas dalam wilayah kerjanya.

 1515

Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Pertanian dipimpin oleh Kepala

UPTD yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas

sedangkan secara Operasional dikoordinasikan oleh Camat. Kedudukan

dan wilayah kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Pertanian wilayah

terdiri dari 9 ( sembilan ) kecamatan yang penempatannya diatur oleh

Bupati yang terdiri dari : Semendo Darat Laut, Tanjung Agung, Muara

Enim, Gunung Megang, Rambang Dangku, Lubai, Sungai Rotan,

Gelumbang dan Muara Belida.

2.4. Tinjauan Pustaka

2.4.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani

(sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen

yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,

materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering

dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang

berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling

berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-

item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara.

2.4.2. Pengertian Arsip

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan

surat – surat penting. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi

persyaratan berikut ini :

 1616

1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi

atau lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang.

2. Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut

sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan

kembali.

Proses pengarsipan surat masuk yaitu :

1. Penerimaan

Surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau

petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah

alamat nya benar atau tidak. Tugas penerima surat, yaitu :

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat.

c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi

penyelesaian surat.

Pengelompokkan semacam ini maksud nya untuk membantu

memudahkan dalam penanganan selanjutnya, yaitu selain dapat

diketahui kemana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat

diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat

telah diterima.

2. Penyortiran
 1717

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat

yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam keompok atau

golongan-golongan yang telah ditentukan.

3. Pencatatan surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu-persatu sambil

diteliti tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Disini tidak semua

surat boleh dibuka, ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka

oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai

hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah

surat rahasia dan surat pribadi.

Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain

dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada

amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan

untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-

surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi

hanya namanya saja.

Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang kosong

di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel

agenda serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang

harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan

pada buku agenda surat masuk.

4. Pengarahan surat

Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar

disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan

 1818

kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan

menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau

informasi.Surat yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan

kepada unit pengolah untuk diproses.

5. Penyampaian surat

Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang

dituju. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada

pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan

Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda

bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat. Data yang

tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan

surat, isi surat, dan paraf penerima. Apabila pendistribusian surat

masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada

Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar

lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi

Ekstern.

6. Penyimpanan surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan

kepada bagian TU untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan

metode pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.

2.4.3. Pengertian Surat dan Surat Masuk

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi

tertulis oleh suatu pihak pada pihak lain. Fungsinya mencakup 5 hal:
 1919

1. Sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan

2. Alat bukti tertulis

3. Alat pengingat

4. Bukti historis

5. Pedoman kerja

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau

perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.

 2020

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. HASIL

Berdasarkan hasil kegiatan magang di Dinas Tanaman Pangan dan

Hortikultura Kabupaten Muara Enim pada bagian sekretariat banyak yang

penyusun kerjakan, penyusun banyak mendapat ilmu dan pengetahuan, tata

cara pengarsipan surat dalam bentuk sistem masalah, yaitu:

1. Penerimaan surat

2. Surat di agendakan

3. Surat diberi lembar disposisi

4. Surat ditindaklanjuti oleh kepala dinas

5. Surat diterima oleh kepala bidang yang bersangkutan untuk diproses

6. Surat diarsipkan

Di Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura Kabupaten Muara Enim

sistem pengarsiapan menggunakan Sistem Masalah.

3.2. PEMBAHASAN

Sistem pengarsipan menurut kantor Dinas Tanaman Pangan dan

Holtikultura Kabupaten Muara Enim , Yaitu :

1. Surat Masuk
 2121

Surat dari pemerintah, organisasi, perusahaan dan lain-lainl tiba atau

masuk ke Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura Kabupaten Muara

Enim.

2. Surat di Agendakan

Setelah surat masuk lalu surat di agendakan di buku agenda, buku

agenda tersebut meliputi :

 Nomor urut

 Tanggal terima

 Asal surat

 Nomor surat

 Tanggal surat

 Pokok/isi surat

 Proses/tindaklanjut

3. Surat di beri lembar disposisi

Lembar disposisi secara umum berisi informasi nonverbal untuk

diterjemahkan secara seksama dan ditindaklanjuti. Disposisi

merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut(penyelesaian)

terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh

pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau

kewenangannya.

Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staff dapat menindaklanjuti atau

menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang

dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan,

tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.

 2222

4. Surat di tindaklanjuti oleh kepala dinas

Surat di tindak lanjuti oleh Kepala Dinas bertujuan untuk memberi

Disposisi ke Kepala Bidang Berdasarkan Permasalahan.

5. Surat di terima oleh kepala bidang yang bersangkutan untuk di proses

Surat di terima oleh Kepala Bidang yang bersangkutan untuk di proses

bertujuan untuk memberikan disposisi ke Kepala Seksi sesuai dengan

permasalahan.

6. Di arsipkan dengan cara :

a. Surat di lubangi dengan menggunakan perpulator (pelubang

kertas)

Surat di lubangi dengan menggunakan perpulator (pelubang

kertas) dengan cara kertas di lipat menjadi dua supaya saat di

lubangi sejajar setelah di di lipat menjadi dua lalu di lubangi

dengan menggunakan perpulator.

Tujuan surat di lubangi menggunakan perpulator untuk

mempermudah surat untuk diarsipkan.

b. Setelah surat di lubangi kemudian di masukkan ke dalam odner

untuk di arsipkan sesuai dengan permasalahannya.

Surat di masukkan ke dalam odner untuk diarsipkan sesuai dengan

permasalahannya bertujuan mempermudah mencari arsip surat.

 2323

BAGAN SURAT MASUK

Staff

Surat Masuk

Di agendakan
Diberi Lembar Disposisi

Tidak

Ya
ACC Ka. Sub Bagian Kelengkapan?

Sekretaris

Tidak Pengantar
Disposisi?

Ya

Kepala Dinas
 2424

Proses Pengarsipan di Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura

Kabupaten Muara Enim menggunakan Sistem Masalah. Pengarsipan

tersebut dibagi menjadi beberapa masalah, antara lain :

1. Masalah Cuti

2. Masalah Surat Kepegawaian

3. Masalah Surat Izin

4. Masalah Surat Umum Masuk

5. Masalah Surat Umum Keluar

6. Masalah Pangkat

7. Masalah Surat Badan Pelaksana Penyuluh Pertanian Perikanan dan

kehutanan.
 2525

BAB IV

PENUTUP

4.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil selama melaksanakan magang di Dinas Tanaman

Pangan dan Hortikultura Kabupaten Muara Enim pada bagian sekretariat,

maka sistem yang digunakan adalah sistem masalah. Menurut kami sistem

pengarsipan di Dinas Tanaman Pangan dan Hortikultura sudah sesuai dengan

teori sistem pengarsipan yang ada, akan tetapi dalam penataan dan

pemeliharaan arsip kurang mendapat perhatian. Hal ini terbukti dengan

banyaknya arsip yang bertumpuk, berdebu, berantakan dan kurang

pemeliharaan, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan

arsip yang diperlukan kembali. Dan beberapa kelemahan dalam penataan

arsip-arsip tersebut, diantaranya:

a. Penataan arsip kurang rapi

Penataan arsip kurang rapi di karena kan kurangnya Perawatan , lemari

(rak arsip) sehingga penataan arsip kurang rapi.

b. Tempat penyimpanan arsip terdapat debu

Tempat penyimpanan arsip terdapat debu di sebabkan karena kurang nya

dilakukan perawatan dan pembersihan pada rak (lemari) arsip.

c. Odner yang digunakaan untuk arsip tidak di pisahkan berdasarkan tahun

arsip.

Odner yang digunakan untuk arsip tidak di pisahkan berdasarkan tahun

arsip karena yaitu kurang nya Odner untuk setiap sistem masalah.
 2626

4.2. SARAN

Menurut saran kami agar penataan arsip lebih terlihat rapi dan terpelihara

dengan baik, maka perlu dilakukan berbagai hal:

1. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak dan

almari arsip.

a. Rak arsip

Untuk menjaga keamanan rak arsip dari serangan serangga, rayap dan

sebagainya dapat dilakukan usaha sebagai berikut :

1. Rak dibuat dari logam. Rak dilangkapi dengan papan.

2. Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih 6

inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga memudahkan

waktu membersihkan lantai.

3. Rak arsip yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dieldrin. Cara

mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis

yang ada pada kayu.

b. Almari arsip

Untuk menjaga arsip di dalam almari agar tetap terpelihara antara lain:

1. Disusun agak renggang agar tidak mudah lembab.

2. Almari arsip harus sering dibuka untuk menjaga tingkat

kelembabannya.

3. Arsip di dalam almari diberi kapur barus atau kampher..

2. Debu

Rusaknya arsip yang disimpan juga disebabkan oleh karena adanya

 2727

debu yang menempel pada arsip tersebut. Debu yang menempel pada

arsip terdiri dari macam-macam bahan, seperti dari asap, tanah dan

dari kotoran-kotoran yang mendebu. Untuk menjaga agar arsip tidak

lekas rusak maka perlu dijaga agar arsip tidak kena debu. Salah satu

cara agar arsip terlindungi dari debu adalah dengan melakukan

penyampulan, penyampulan arsip mengunakan kertas sampul dengan

PH rendah.

3. Susunan Odner tidak berdasarkan tahun arsip

Penyusunan pada Odner masih memiliki kesalahan seperti berkas yang

tahun lalu masih di tumpuk walaupun sudah berubah tahun .

Untuk menjaga kebersihan dan keindahan dalam menyusun arsip perlu

di perhatikan beberapa hal, seperti :

a. Ganti Odner yang baru bila Odner yang lama sudah dianggap

penuh.

b. Jangan ditumpuk berkas baru bila Odner telah penuh.

c. Penyusunan Odner Harus dalam posisi tegak .

d. Bila dalam suatu lemari arsip sudah dipenuhi oleh arsip maka arsip

yang baru harus di ganti atau disusun pada lemari baru.